Trường học: khởi chạy trong một ngày

Phần “Trường học” — quản lý trường tư và các khóa học: trường ngoại ngữ, âm nhạc, trẻ em, thể thao, trung tâm gia sư hoặc trường trực tuyến. Trong đó có học viên và phụ huynh đóng tiền, khóa học và lớp, thời khóa biểu, sổ điểm danh và bài tập về nhà, tài khoản của gia đình, hóa đơn và báo cáo.

Phần này tự bật nếu khi đăng ký bạn chọn loại hình kinh doanh “Giáo dục”. Mở phần này: Bảng quản trị → Trường học (/school). Các tab nằm trong địa chỉ (?tab=), nên F5 và liên kết gửi cho đồng nghiệp sẽ mở đúng tab đó:

Trường học thuộc một ngành dọc khác (ví dụ, quán cà phê có khóa học nấu ăn) được bật riêng tại chi nhánh: phần này sẽ hiển thị thông báo “Trường học tại chi nhánh này đã tắt” và nút “Bật trường học tại chi nhánh” — chỉ chủ sở hữu mới thấy nút này.

Cần chuẩn bị gì#

• Danh sách khóa học với giá “từ” và mô tả ngắn — đây là các mặt hàng trong danh mục, chúng được hiển thị trên trang giới thiệu và widget đăng ký.
• Gói học phí — cách thanh toán: theo tháng, gói buổi học, cả khóa học, trả góp, theo buổi học. Chi tiết — Gói học phí, nghỉ học và tính phí.
• Chính sách nghỉ học: có trừ buổi học hay không khi nghỉ không có lý do chính đáng, và cần thông báo trước bao nhiêu giờ để lý do được coi là chính đáng.
• Giáo viên và giờ làm việc của họ. Buổi học sẽ không được xếp chồng lên buổi học khác hoặc lịch hẹn riêng của cùng một giáo viên.
• Học viên và người đóng tiền: tên học viên, số điện thoại hoặc email của người đóng tiền. Đối với trẻ em cần có sự đồng ý của phụ huynh về xử lý dữ liệu cá nhân — bằng một mục riêng.

Không cần phần cứng: phần này hoạt động trên trình duyệt, giáo viên điểm danh buổi học từ điện thoại.

Khởi chạy theo từng bước#

1. Khóa học trong danh mục#

Danh mục → Thêm mặt hàng với loại “dịch vụ”. Với ngành “Giáo dục”, trong trình soạn thảo có khối “Khóa học”: hình thức (trực tiếp, trực tuyến, kết hợp), trình độ và ghi chú (“A2–B1”), độ tuổi “từ” và “đến”, số buổi học, thời lượng buổi học và chương trình — các chủ đề theo thứ tự. Không có thông tin tiền trong khối này: giá học là gói học phí của trường.

2. Giáo viên#

Nhân viên → Thêm, chức danh “Giáo viên”. Đăng nhập không bắt buộc: nếu không có, giáo viên chỉ là một cột trong thời khóa biểu. Khi có đăng nhập, giáo viên vào không gian làm việc “Giáo viên” và chỉ thấy lớp của mình, thời khóa biểu và sổ điểm danh — không thấy tiền và hồ sơ gia đình.

3. Cài đặt trường và gói học phí#

Trong khi màn hình “Trường → Cài đặt” đang được hoàn thiện, chúng tôi thiết lập chính sách và gói học phí của trường cùng với bạn khi kết nối (giai đoạn thí điểm có hỗ trợ đồng hành). Khi chưa cấu hình, các giá trị mặc định được đề xuất sẽ áp dụng: vắng không phép bị trừ, vắng có phép thì không, thời hạn là 12 giờ, chế độ điểm danh là “điểm danh người có mặt”, hóa đơn vào ngày 25 với thời hạn 5 ngày, buổi học thử miễn phí.

Những điều cần quyết định trước:

• Chính sách vắng mặt và thời hạn lý do có phép.
• Một đến hai gói học phí cho khóa học. Gói học phí không bị xóa (chỉ lưu trữ), và mô hình của gói không thay đổi sau khi tạo — hãy bắt đầu với gói chắc chắn sẽ dùng.
• Đơn vị tiền tệ: đơn vị tiền tệ được cố định từ gia đình đầu tiên.

4. Kiểm tra gói học phí qua ví dụ#

Trước khi ghi danh tất cả, hãy phân tích một tháng của một học viên theo bài viết Gói học phí, vắng mặt và khoản tính: số tiền sẽ tính cho tháng, điều gì xảy ra với buổi vắng và buổi học bị trường hủy.

5. Lớp#

Trường → Lớp → Lớp mới:

• Cài đặt — tên, khóa học, hình thức, giáo viên phụ trách (và tối đa 5 trợ giảng), phòng học, số chỗ và số lượng tối thiểu, ngày tháng, gói học phí của lớp, đăng trên website.
• Thời khóa biểu — quy tắc theo tuần: ngày, giờ, thời lượng (15–720 phút). Ngoại lệ — ngày lễ và kỳ nghỉ.

Sau khi lưu, trường sẽ mở các buổi học cho 8 tuần tới và đưa vào sổ điểm danh. Nếu giáo viên hoặc phòng học bận trong thời gian đó, buổi học sẽ có đánh dấu “Xung đột” — lớp sẽ nổi lên đầu danh sách, và trong cửa sổ buổi học sẽ có lý do.

6. Học viên và gia đình#

Trường → Học viên → Thêm. Trẻ cần có gia đình (người thanh toán với số điện thoại hoặc email) và sự đồng ý của phụ huynh; người lớn có thể “tự thanh toán cho mình”. Anh và em — cùng một gia đình: gia đình có một số dư và một hóa đơn với các dòng theo từng học viên.

Tên, số điện thoại và email được lưu trong vùng dữ liệu cá nhân được bảo vệ; trong danh sách và tài liệu của trường — nhãn dạng #K7Q2, và tên chỉ được tiết lộ cho nhân viên có quyền.

7. Ghi danh#

Trong hồ sơ lớp — tab “Học viên” → “Ghi danh”: học viên, “đang học” hoặc “học thử”, gói học phí, ngày bắt đầu, giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền, giá riêng. Lớp đầy — “Vượt số chỗ” hoặc “Vào danh sách chờ”. Sau khi ghi danh, các khoản tính theo gói học phí được tính tự động (gói buổi học được bán ngay, phí theo tháng — tính cho tháng).

8. Buổi học đầu tiên#

Trường → Sổ điểm danh: mở buổi học, đánh dấu “Có mặt” / “Đi muộn” / “Có phép” / “Vắng”, ghi chủ đề và bài tập về nhà. Sau đó mở hồ sơ gia đình và đối chiếu khoản tính và số dư. Cách tính buổi học — trong bài viết Gói học phí, vắng mặt và khoản tính.

9. Gia đình và website#

• Gửi cho gia đình liên kết đến tài khoản — thời khóa biểu, sổ điểm danh, số dư và “Thanh toán”: Tài khoản học viên và gia đình.
• Cho website của trường có các widget “Đăng ký khóa học” và “Thời khóa biểu” trong mục “Website của tôi”: Widget cho website.
• Với lớp trực tuyến — liên kết Zoom/Meet hoặc phòng Jitsi: Buổi học trực tuyến.

Ai thấy gì#

Mục này được đánh dấu trong trình tạo vai trò là nhạy cảm: trong đó có dữ liệu cá nhân của trẻ và tiền của gia đình.

Những gì có thể hoãn lại#

• Thanh toán trực tuyến — khi chưa kết nối nhà cung cấp, các khoản thanh toán được đánh dấu thủ công (tiền mặt, chuyển khoản) hoặc qua thu ngân.
• Chạy hóa đơn hàng tháng — trong tháng đầu tiên, chỉ cần nhận thanh toán trong hồ sơ gia đình; lần chạy ngày 25 sẽ tự xuất hóa đơn.
• Thông báo — hãy bật sau khi kiểm tra thời khóa biểu và gói học phí trên dữ liệu của bạn.
• Phòng học — nếu buổi học luôn ở cùng một lớp, có thể không cần theo dõi tình trạng phòng.

Xử lý sự cố#

Câu hỏi thường gặp#

Có thể dạy kèm riêng không? Có. Thời khóa biểu cố định — lớp cá nhân cho một học viên; buổi học lẻ — đăng ký thông thường với giáo viên trong sổ điểm danh, khoản này được ghi vào tài khoản của học viên.

Khách vãng lai và buổi học thử ở đâu? Buổi học thử được đặt bằng ghi danh “học thử” hoặc đăng ký vào chỗ trống của buổi học; sau đó — nút “Ghi danh”.

Có thể nhập học viên không? Có, trong tab “Học viên” — nhập từ CSV.

Các mục liên quan#

• Gói học phí, vắng mặt và phí phát sinh
• Tài khoản học viên và gia đình
• Bài học trực tuyến
• Tiện ích cho website
• Biên lai cho lĩnh vực thể hình và giáo dục (Nga)