Trường học: gói học phí, vắng mặt và ghi nhận
Trong mục “Trường học”, tiền được tính từ sổ điểm danh: giáo viên điểm danh buổi học, và nhà trường tự ghi nhận cho gia đình theo gói học phí của học viên. Không cần tính lại trong bảng tính vào cuối tháng — việc sửa điểm danh hồi tố cũng được tính lại tự động, bằng bút toán điều chỉnh, chứ không viết lại lịch sử.
Ba nguyên tắc luôn áp dụng:
- Buổi học do nhà trường hủy không bao giờ bị ghi nhận — không tính theo buổi, không trừ từ gói buổi học, không tính vào khoản thu hàng tháng.
- Giá được cố định ở bút toán đầu tiên: sửa gói học phí không viết lại khoản đã ghi nhận.
- Số tiền tính bằng đơn vị tiền tệ nguyên (kopek, tetri, cent): cách làm tròn giống nhau trên giao diện và trên máy chủ.
Các mô hình gói học phí#
| Mô hình | Cách ghi nhận | Ví dụ |
|---|---|---|
| Theo buổi | mỗi buổi đã diễn ra theo điểm danh và chính sách vắng mặt | buổi lẻ 35 ₾, buổi học kèm 60 ₾ |
| Gói buổi học N buổi | bán gói — khi bắt đầu ghi danh; mỗi buổi trừ một đơn vị từ gói buổi học còn hiệu lực sớm nhất; hết gói thì bán gói tiếp theo; thời hạn tính từ ngày bán | 8 buổi với 200 ₾ trong 45 ngày |
| Hàng tháng | mức cố định mỗi tháng; các lựa chọn — “cả tháng”, “tỷ lệ theo số buổi trong thời gian ghi danh”, “theo số buổi đã diễn ra” (sau cuối tháng) | trẻ em 160 ₾ mỗi tháng |
| Khóa học | một khoản ghi nhận khi bắt đầu; buổi học do nhà trường hủy sẽ hoàn lại phần tương ứng | IELTS 12 tuần — 720 ₾ |
| Trả góp | các phần theo đúng kỳ hạn (độ lệch tính bằng ngày kể từ ngày bắt đầu); tổng các phần bằng giá; người đã rời không phải trả các phần sau khi rời | 3 × 250 ₾ sau 0, 30 và 60 ngày |
Gói học phí có thể có phạm vi áp dụng — các khóa học hoặc lớp mà gói đó khả dụng — và quy tắc vắng mặt riêng thay cho quy tắc của trường. Mỗi lớp có danh sách gói học phí được phép; danh sách trống nghĩa là tất cả gói phù hợp.
Không thể xóa gói học phí — chỉ có thể chuyển vào lưu trữ; mô hình gói học phí không thay đổi sau khi tạo. Nếu cần mô hình khác — hãy tạo gói học phí mới và chuyển học viên sang gói đó (thao tác “Thay đổi điều kiện” ở phần ghi danh).
Vắng mặt và điểm danh#
Các điểm danh trong sổ: “Có mặt”, “Đi muộn”, “Có lý do” (vắng mặt có lý do chính đáng), “Vắng mặt” (không có lý do chính đáng).
| Điểm danh | Có ghi nhận không? |
|---|---|
| Có mặt, Đi muộn | có |
| Vắng mặt không có lý do chính đáng | theo chính sách: “trừ buổi” (mặc định) hoặc “không trừ buổi” |
| Có lý do chính đáng | theo chính sách: “không trừ buổi” (mặc định), “trừ buổi” hoặc “chuyển sang buổi học bù” |
Khoảng thời gian báo có lý do chính đáng (mặc định — 12 giờ): nếu báo ốm muộn hơn khoảng thời gian này trước khi buổi học bắt đầu, vắng mặt được tính là vắng mặt không có lý do chính đáng. Ví dụ với gói buổi học 8 buổi:
- báo trước một ngày — có lý do chính đáng, buổi học không bị trừ;
- báo trước 3 giờ — muộn hơn khoảng thời gian, buổi học bị trừ như vắng mặt;
- đến muộn — buổi học bị trừ.
Buổi học bù: với chính sách “chuyển sang buổi học bù”, vắng mặt có lý do chính đáng không bị ghi nhận, và học viên có thể đến buổi học khác.
Chế độ điểm danh#
| Chế độ | Học viên chưa điểm danh sau khi buổi học kết thúc |
|---|---|
| Điểm danh người có mặt (mặc định) | được tính là vắng mặt không có lý do chính đáng |
| Tự động | được tính là có mặt — chỉ điểm danh người vắng mặt và người đi muộn |
Buổi học tự chuyển thành “đã diễn ra” sau khi kết thúc (kiểm tra mỗi 5 phút) hoặc bằng nút “Buổi học đã diễn ra” trong cửa sổ buổi học.
Giảm giá và giá riêng#
- Giá riêng của học viên — khi ghi danh (“Giá riêng”) hoặc sau đó bằng thao tác “Thay đổi điều kiện”.
- Giảm giá khi ghi danh — theo phần trăm hoặc số tiền, kèm lý do (gia đình, thủ công, khuyến mãi).
- Giảm giá gia đình của trường — phần trăm cho con thứ hai (hoặc thứ N) trong gia đình; bật trong cài đặt của trường. Giảm giá khi ghi danh được chỉ định rõ hoặc giá riêng sẽ thay thế khoản này.
Đóng băng, tạm dừng, hủy buổi học#
- Đóng băng (nghỉ lễ, ốm) — các buổi học trong khoảng thời gian đó không bị ghi nhận, chỗ trong lớp được giữ.
- Tạm dừng — chỗ được giải phóng; “Tiếp tục” đưa học viên trở lại nếu còn chỗ.
- Nhà trường hủy buổi học — trong cửa sổ buổi học của “Thời khóa biểu”: các khoản ghi nhận cho buổi học đó tự động được đảo, thư được gửi đến các gia đình nếu sự kiện “Buổi học bị hủy” được bật. Trước khi xác nhận, cửa sổ hiển thị những ai bị ảnh hưởng bởi việc hủy và tiền sẽ được tính lại cho những tháng nào.
- Buổi học thử không bị ghi nhận vào khoản thu hàng tháng; giá buổi học thử — cài đặt của trường (miễn phí, có phí, tắt).
Tài khoản của gia đình#
Mỗi gia đình có một tài khoản chung cho tất cả các con: số dư = thanh toán − ghi nhận. Số dư âm — nợ, số dư dương — tiền trả trước. Thẻ gia đình (tab “Học viên”) hiển thị các bút toán trong năm, số dư, số tiền theo từng học viên và số buổi còn lại của các gói buổi học.
Với quyền “Tài chính”, trong thẻ gia đình có thể:
- “Nhận thanh toán” — tiền mặt hoặc chuyển khoản;
- bút toán thủ công — ghi nhận, giảm giá, điều chỉnh, hoàn tiền (hoàn tiền — không nhiều hơn tiền trả trước), đảo toàn bộ bút toán sai;
- chuyển số tiền giữa các học viên trong gia đình (số dư của gia đình không thay đổi).
Nhấn lại hoặc nhấn lại sau khi mất mạng không làm bút toán bị nhân đôi. Ngoài việc tính lại tức thì sau khi điểm danh, nhà trường đối chiếu các khoản ghi nhận mỗi đêm lúc 03:00 theo giờ của chi nhánh.
Hạn mức tín dụng — mức nợ mà gia đình vẫn được coi là “bình thường” (riêng cho từng gia đình hoặc chung cho trường, mặc định 0). Theo cài đặt, khoản nợ vượt hạn mức sẽ chặn truy cập học trực tuyến và ghi danh vào lớp mới.
Hóa đơn và thanh toán#
- Chạy hóa đơn hàng tháng — vào ngày chạy (mặc định ngày 25), mỗi gia đình chưa được lập khoản phải thu sẽ nhận một hóa đơn: cho tháng tiếp theo (phí định kỳ trả trước, mặc định) hoặc cho tháng hiện tại. Số hóa đơn theo mẫu của trường (
Ш-{YYYY}-{N}, đặt lại mỗi năm), hạn thanh toán là sau 5 ngày. Lần chạy sẽ không lập hóa đơn thứ hai cho cùng một tháng. - Trạng thái “đã lập → thanh toán một phần → đã thanh toán” tự động theo dõi tiền: thanh toán cấn trừ vào hóa đơn được chỉ định, phần còn lại — từ hóa đơn cũ đến hóa đơn mới.
- Trực tuyến: gia đình thanh toán qua liên kết trong email hoặc nút “Thanh toán” trong tài khoản — nhà cung cấp của chi nhánh. Không có nhà cung cấp thanh toán trực tuyến được kết nối thì không có thanh toán trực tuyến.
- Thu ngân: “Thanh toán học phí” trong menu thu ngân của chi nhánh trường — tìm gia đình theo số hóa đơn, tiền mặt, thẻ hoặc thanh toán hỗn hợp; thu ngân in biên lai tạm ứng. Hoàn tiền — trong tab “Hoàn tiền” của cùng cửa sổ đó (quyền “Tài chính”).
Đối với Liên bang Nga: thanh toán học phí — biên lai “tạm ứng”, quy định 54-FZ cho giáo dục — Biên lai cho thể hình và giáo dục.
Xử lý sự cố#
| Những gì bạn thấy | Nguyên nhân | Cần làm gì |
|---|---|---|
| Buổi học không được tính phí | đánh dấu “có lý do” trong cửa sổ, tạm dừng, buổi học đã hủy hoặc chưa diễn ra | kiểm tra đánh dấu và trạng thái buổi học trong sổ điểm danh |
| Đã tính phí cho buổi vắng có lý do | thông báo lý do muộn hơn cửa sổ | sửa đánh dấu và thời gian thông báo, nếu đã thông báo đúng hạn |
| Gói buổi học “hết” sớm hơn | vắng không có lý do sẽ trừ số buổi | xem số dư gói buổi học và các bút toán trong hồ sơ gia đình |
| Không thể xóa gói học phí | gói học phí không bị xóa | chuyển nó vào lưu trữ |
| “Hoàn tiền nhiều hơn tạm ứng” | hoàn tiền bị giới hạn bởi số dư dương | trước tiên hãy đảo bút toán khoản phải thu bị sai |
Câu hỏi thường gặp#
Có thể đổi gói học phí giữa tháng không? Có, bằng thao tác “Thay đổi điều kiện” tại ghi danh; khoản đã tính phí trước đó không thay đổi.
Còn những buổi học trước khi ghi danh thì sao? Không được tính phí: ghi danh có hiệu lực từ ngày bắt đầu.
Làm sao xem công nợ của tất cả gia đình? “Báo cáo → Tiền”: công nợ theo tuổi nợ (0–30, 31–60, 61–90, hơn 90 ngày), tạm ứng và thanh toán không có bút toán.