Registrazione di entrata e uscita

Il dipendente registra da sé l'entrata e l'uscita — e queste registrazioni diventano subito un dato di fatto nel tabellone presenze (scheda Piano-consuntivo della sezione «Dipendenti»), dal quale si calcola lo stipendio. L'orario è sempre impostato dal server: non è possibile «alterarlo» dal dispositivo.

Aprire: Pannello di amministrazione → Dipendenti → La mia area (dipendente) e Dipendenti → ⚙ Impostazioni orario e registrazione (titolare, manager — solo visualizzazione).

Cosa confluisce nel tabellone presenze#

Un turno nel tabellone presenze è un piano (se il turno era in orario) e un consuntivo: orario di entrata, uscita e pause. Il consuntivo ha sempre una fonte:

La correzione manuale è sempre «prioritaria» rispetto all'automatismo: dopo di essa gli automatismi non toccano più il turno.

Se il dipendente è arrivato senza un piano in orario, la registrazione crea un turno fuori orario — è visibile nel piano-consuntivo con un contrassegno separato.

Registrazione dal telefono del dipendente#

Nella Mia area, nel blocco «Oggi» — lo stato («Non in turno» / «In turno dalle 09:02» / «Turno non chiuso dal 18 settembre») e i pulsanti:

• Sono arrivato — apre il turno: se per oggi c'è un turno pianificato, il consuntivo si collega a esso, altrimenti viene creato un turno fuori orario;
• Pausa / Sono tornato — pause effettive all'interno del turno; se la pausa non è chiusa all'uscita, viene chiusa con l'orario di uscita;
• Sono uscito — chiude il turno aperto (compreso quello notturno iniziato ieri e quello dimenticato da diversi giorni: per un turno così «Oggi» mostra solo questo pulsante e il suggerimento sulla correzione).

Se si è dimenticato di registrarsi — nell'area c'è «Ho dimenticato di registrarmi»: una richiesta di correzione del tabellone presenze, che il manager conferma.

Dove è consentita la registrazione: geolocalizzazione o terminale#

L'impostazione «Gate di registrazione» in «Impostazioni orario e registrazione» decide se accettare la registrazione da qualsiasi luogo:

Il controllo geografico confronta le coordinate del browser con le coordinate della sede del turno (impostate nella scheda della location). Se la sede non ha coordinate, non c'è modo di verificare il gate per posizione, e la registrazione passa.

Il gate non deve essere unico per tutta l'azienda. Più sotto, nel blocco «Override per sede e mansione», modalità, raggio e chiusura automatica si impostano separatamente per una sede specifica e per una mansione specifica:

1. Premere «＋ Aggiungi override», scegliere «Sede» o «Mansione», e poi quale esattamente (le sedi provengono dalle vostre location, le mansioni da quelle che hanno dipendenti).
2. Compilare solo ciò che deve differire. Tutto ciò che è lasciato come «come nell'account» continua a essere preso dalle impostazioni sopra — non è «disattivato».
3. Salvare: il blocco si salva da solo, separatamente dal pulsante «Salva» dell'intero pannello.

Quale prevale, se le regole sono più di una: mansione del dipendente → sede del turno → account, e per ciascun campo separatamente. Cioè «sulla sede in centro — rigido, 80 m» e «per i corrieri il gate è disattivato» insieme significano: il cameriere di questa sede si registra entro 80 m, mentre il corriere — da qualsiasi luogo, perché la sua mansione prevale sulla regola della sede.

Terminale della sede: associazione di tablet o monitor#

Il Terminale è qualsiasi tablet, smartphone o computer con browser che rimane presso la sede. Un solo Account può associare più Terminali (uno o due per Sede).

1. Apra Pannello di amministrazione → Dipendenti → ⚙ Impostazioni di orario e timbratura sul Dispositivo stesso che diventerà il Terminale. L'accesso è possibile come titolare, manager o con il codice del Dispositivo.
2. Nel blocco «Terminali di timbratura» selezioni «Associa questo Dispositivo», gli assegni un nome («Tablet all'ingresso») e, se desiderato, una Sede.
3. Il Dispositivo riceve un proprio segreto e lo conserva nel browser — non viene più trasmesso al server né mostrato all'esterno. Il badge «Questo Dispositivo è un Terminale …» e il pulsante «Apri schermata Terminale» compaiono subito.
4. Imposti il gate di timbratura su «Solo dal Terminale della sede» e salvi.
5. Apra la schermata del Terminale (/clock-terminal) e la lasci attiva: lo schermo non si spegne da solo e la modalità (tablet o monitor) viene memorizzata nell'indirizzo.

Un Terminale con una Sede indicata accetta la timbratura di ingresso solo per i Turni di quella Sede: un Turno presso un'altra Sede viene rifiutato con «Turno odierno presso un'altra Sede». Un Turno fuori orario, avviato dal Terminale di una Sede, riceve automaticamente quella Sede.

Revocare un Terminale è possibile dallo stesso elenco: il Dispositivo con il vecchio segreto riceverà un rifiuto alla timbratura successiva. Il segreto nel browser viene cancellato se si eliminano i dati del sito — in tal caso il Dispositivo va semplicemente associato di nuovo.

Sotto ogni Terminale nell'elenco è visibile quando è stata effettuata l'ultima timbratura («5 min fa», «3 h fa») oppure «non ancora utilizzato». Se il Terminale tace da più di 24 ore, la riga viene evidenziata con un avviso — verifichi che il tablet sia acceso, connesso alla rete e che su di esso sia aperta la schermata del Terminale.

Modalità «Tablet»: PIN-pad#

Sulla schermata del Terminale ci sono quattro grandi pulsanti — Ingresso, Uscita, Pausa, Rientro da pausa. Il dipendente preme quello desiderato e inserisce il proprio PIN di Cassa (4–6 cifre, fornito nella scheda del dipendente). Non serve cercare nulla nell'elenco né effettuare il login: il PIN è univoco nell'Account e il server riconosce da sé chi ha timbrato — sullo schermo compare per qualche secondo «Anna: ingresso registrato alle 09:02».

Un PIN errato viene respinto con un neutro «PIN errato» dopo una breve attesa, e dopo dieci tentativi falliti in un quarto d'ora il Terminale (o il dipendente che inserisce il PIN dal telefono) viene bloccato per 15 minuti — tentare di indovinare i PIN altrui è inutile. Tutti gli errori sono espressi a parole: «ingresso già registrato», «al momento non c'è pausa», «mese chiuso», «Turno del 17 settembre non chiuso».

Modalità «Monitor»: QR sullo schermo#

Il Terminale mostra un grande codice QR che si aggiorna ogni 30 secondi. Il dipendente lo scansiona con la fotocamera del proprio telefono — si apre il suo account personale con il badge verde «Terminale della sede confermato» e i normali pulsanti «Ingresso» / «Uscita». La geolocalizzazione non viene richiesta: il codice sullo schermo dimostra già che la persona è davanti al monitor.

Il codice è valido circa due minuti dopo la visualizzazione: se non fa in tempo, il badge cambia in «Codice QR scaduto, scansionare di nuovo». Una sola scansione è sufficiente per una timbratura.

Ogni QR è monouso. Il monitor lo riceve dal server di nuovo ogni 30 secondi e, dopo la prima timbratura, il codice viene disattivato sul server: uno screenshot inoltrato funzionerà una sola volta — per il primo che lo apre — e solo fino alla scadenza; al secondo l'account risponderà «Terminale non confermato, scansionare di nuovo». Se il monitor perde la rete, mostra un codice di vecchio tipo (valido gli stessi due minuti, ma non monouso) — lo schermo all'ingresso non resta cieco.

Questa modalità è adatta a qualsiasi schermo senza touchscreen — una TV all'ingresso, un monitor al bar — e non richiede al dipendente nulla oltre al telefono, con cui entra comunque nell'account. Le ore non passano a chi ha fotografato lo schermo: il codice è monouso e dura due minuti, mentre la timbratura fa capo al login personale del dipendente.

Modi per registrare l'uscita con il minimo sforzo#

L'uscita viene dimenticata più spesso dell'ingresso: la persona è stanca e se ne va. In Cenaly ci sono diversi modi per chiudere il Turno e possono essere combinati — dal più economico al più preciso:

Cosa non è stato fatto di proposito: la geolocalizzazione in background del telefono (nel browser non esiste, e un'app che tiene traccia del dipendente dopo il Turno è una questione di privacy) e la biometria (Hardware separato e requisiti più severi per i dati personali).

Chiusura automatica dei turni dimenticati#

Blocco «Chiusura automatica dei turni dimenticati» in «Impostazioni di orario e timbratura»:

• Chiudere automaticamente i turni aperti — interruttore, disattivato per impostazione predefinita;
• Attendere dopo la fine prevista, minuti — tolleranza (per impostazione predefinita 30): se entro questo tempo dopo la fine prevista la timbratura di uscita non è arrivata, il turno viene chiuso con la fine prevista, non con l'ora corrente — l'automatismo non inventa ore oltre l'orario;
• Tetto del turno fuori orario, ore — per i turni senza pianificazione o iniziati già dopo la fine prevista: chiudere dopo N ore dall'ingresso (per impostazione predefinita 12; 0 — non toccare, tali turni resteranno nell'elenco dei «non chiusi» del piano-consuntivo).

Anche la chiusura automatica è sovrascrivibile: nel blocco «Sovrascritture per sede e mansione» per una sede o una mansione si possono impostare tolleranza e tetto propri (ad esempio, per un corriere — 8 ore invece di 12) oppure attivare la chiusura automatica solo su una sede, lasciandola disattivata sulle altre.

Il controllo avviene ogni 30 minuti. Il turno chiuso automaticamente è contrassegnato nel tabellone con l'etichetta «⏱ chiuso automaticamente · in attesa di conferma» (con un suggerimento su cosa l'ha determinato — l'orario o il tetto), e il dipendente riceve una notifica nella chat di lavoro: «L'uscita non è stata timbrata — il turno è stato chiuso automaticamente alle 18:00 secondo l'orario. Confermare l'ora in «Le mie ore»; se l'uscita è avvenuta in un altro momento, inviare una correzione». La modifica manuale dell'ora rimuove l'etichetta. I mesi chiusi e i turni del tabellone automatico per presenza l'automatismo non li tocca.

L'ora dedotta è una supposizione, non una timbratura, quindi deve essere confermata da una persona:

• il dipendente in «Le mie ore» vede per tale turno due pulsanti: «Corretto» — l'ora viene confermata così com'è, e «Indicare l'uscita» — si apre una finestra con l'ora dedotta, dove inserisce quella reale; al responsabile arriverà una normale richiesta di correzione, le ore cambieranno dopo la sua approvazione;
• il responsabile alla chiusura del periodo vede l'eccezione «Turno chiuso automaticamente non confermato» e la gestisce con il pulsante «Confermare così com'è» — finché resta aperta, il periodo non si chiuderà;
• nella bozza dello stipendio la riga del dipendente con tali turni è contrassegnata dal badge ⏱ n — l'importo è calcolato sulle ore dedotte così come sono, il badge ricorda soltanto che le ore sono presunte.

Dopo la conferma l'etichetta diventa «⏱ chiuso automaticamente · confermato» (nel suggerimento — da chi). Per la sala e le consegne il turno è chiuso dal momento della chiusura automatica — la conferma riguarda solo il tabellone e lo stipendio.

Fonti del fatto e stipendio#

Lo stipendio si calcola sulle ore del tabellone, perciò ogni fatto conserva la propria origine, e il piano-consuntivo lo mostra con etichette: «📡 auto» per la presenza, «⏱ chiuso automaticamente» per la chiusura automatica, il flag «fuori sede» per la timbratura a distanza. Anche il terminale che ha confermato la timbratura viene registrato nel turno. Il manager vede tutto questo nel Piano-consuntivo, il dipendente in «Le mie ore», ed entrambi possono avviare una correzione prima della chiusura del mese.

Ogni turno con un fatto nel Piano-consuntivo ha l'icona 🕘 «Cronologia delle timbrature»: l'elenco completo dei tentativi per quel turno — ora, azione (ingresso / uscita / pausa), chi ha premuto (il dipendente stesso, il manager per nome o l'automatismo), da dove (telefono, cassa, terminale per nome, chiusura automatica) e il risultato — registrata o rifiuto con motivo (PIN errato, «solo dal terminale», fuori sede). Anche i rifiuti vengono conservati: una serie di PIN errati dallo stesso tablet è visibile subito.

La timbratura non si perde in caso di interruzione della connessione: se il telefono non ha ricevuto risposta dal server, l'app ripete da sola la stessa richiesta, e il server riconosce la ripetizione e non registra una seconda timbratura — vedrete lo stesso turno, non l'errore «già timbrato».

Domande frequenti#

Un dipendente senza login può registrare le timbrature?#

Sul terminale — sì: il tablet accetta il PIN di qualsiasi dipendente a cui è stato assegnato, il login non è necessario. Dal telefono e tramite QR — no: lì la timbratura avviene dal login personale.

Cosa succede se il terminale si rompe o viene portato via?#

Revocatelo nell'elenco dei terminali e, nel frattempo, impostate il gate su «Rigido» o «Avvisa» — i dipendenti registreranno le timbrature dai telefoni. I turni dimenticati verranno chiusi dalla chiusura automatica.

Si può attivare il terminale per una sola sede?#

Sì. In «Impostazioni orario e timbrature» aprite il blocco «Override per sede e mansione» → «＋ Aggiungi override» → «Sede» → scegliete quella desiderata e impostate per essa il gate «Solo dal terminale della sede». L'impostazione generale dell'account resta invariata (ad esempio, «Avvisa»), e le sedi senza terminale funzionano come prima.

Allo stesso modo si rimuove il gate dove crea problemi: un override per la mansione «Corriere» con valore «Disattivato» consente ai corrieri di registrare le timbrature da qualsiasi luogo, anche se sull'intero account è impostato «Rigido». La mansione ha priorità sulla sede, la sede sull'account.

Il dipendente è entrato tramite QR, ma non ha premuto «Sono arrivato»#

Non è successo nulla: la scansione conferma solo la presenza, la timbratura vera e propria la fa il pulsante. Dopo due minuti il codice scade e occorre scansionarlo di nuovo.

La chiusura automatica gonfierà le ore?#

L'automatismo non inventa ore oltre l'orario: secondo l'orario il turno si chiude alla fine prevista anche se la verifica è scattata più tardi, mentre secondo il tetto massimo — esattamente dopo il numero di ore impostato. Ma l'automatismo non sa quando la persona è andata via davvero: a chi è uscito prima del previsto le ore verranno conteggiate fino alla fine prevista, a chi è rimasto oltre — solo fino a essa. Perciò l'orario calcolato non è un fatto, ma un'attesa di conferma: il turno è contrassegnato con «⏱ chiuso automaticamente · in attesa di conferma», il dipendente riceve una notifica e in «Le mie ore» preme «Corretto» oppure «Indicare l'uscita» e inserisce l'orario reale (partirà una richiesta di correzione, che il manager approva). Finché il turno non è confermato, la riga nella bozza dello stipendio è contrassegnata e il periodo non si chiude — il responsabile gestisce questi turni con il pulsante «Conferma così com'è». Se dopo ciò il manager ha riaperto personalmente il turno (rimosso un'uscita errata), l'automatismo non lo tocca più.

Ieri ho dimenticato di registrare l'uscita — oggi «Sono arrivato» non funziona#

Un dipendente può avere un solo turno aperto. L'area personale, il terminale e la scheda «Giorno» del pannello sala indicheranno quale è rimasto aperto («turno del 17 settembre non chiuso»): premete «Sono uscito» (alla cassa — «Uscito» nella riga del dipendente) — si chiuderà con l'orario attuale, poi registrate l'ingresso e inviate una correzione per l'uscita di ieri. Per evitare che si ripeta, attivate la chiusura automatica.

«Il tabellone di questo mese è chiuso» — i pulsanti nell'area personale ci sono, ma la timbratura non passa#

Un mese chiuso non accetta nulla: né la timbratura di ingresso e uscita, né la modifica di un turno, né una richiesta di correzione — le ore in esso sono definitive, su di esse si calcola già lo stipendio (anche la chiusura automatica dei turni dimenticati in un mese simile tace). A chiudere il tabellone sono i responsabili — con il pulsante «Chiudi tabellone» in Piano-consuntivo o «Chiudi periodo» alla conferma del tabellone. Questo vale anche per il mese corrente: se lo chiudete a metà, fino alla fine del mese non sarà possibile registrare timbrature. Solo il proprietario dell'account può rimuovere il blocco (pulsante «Apri tabellone» nello stesso punto) — per il manager che ha chiuso il periodo non sarà più sufficiente. Perciò all'area personale del dipendente viene risposto «chiedete al proprietario di riaprirlo», non «apritelo voi stessi».

Sezioni correlate#

• Dipendenti e turni — ruoli, orario, piano-consuntivo, stipendio
• Codici QR e dispositivi — codici di accesso per tablet e monitor
• Cassa (POS) — timbratura dei colleghi dal terminale cassa
• Turno cassa — apertura e chiusura del turno del cassiere
• Finanze — costo del lavoro in base alle ore lavorate