Diário de reservas

Diário de reservas — tela de trabalho do salão de beleza (e de outros serviços com agendamento). É uma grade diária: nas colunas, os especialistas; na vertical, o horário. Aqui você cria agendamentos de serviços, remarca-os e os conduz pelos status.

Abrir: Painel administrativo → Agendamentos (admin.cenaly.com).

Salas, hardware e planejamento da visita#

Os especialistas são cadastrados como pessoas; as salas e os equipamentos, como recursos de agendamento separados. Indique quais recursos cada serviço exige. A verificação de disponibilidade combina o horário do especialista, a ocupação dos recursos e as pausas do serviço.

No diário da equipe é possível montar uma visita com vários serviços ou uma série de visitas. Essas ações não significam a mesma possibilidade no widget do cliente. Antes de confirmar, verifique as datas propostas e os conflitos.

A programação usa o fuso horário da unidade. Defina-o antes de abrir o agendamento online, especialmente se o operador trabalha de outro país. A mudança de status com marca de espera ainda exige confirmação do servidor: um erro ou uma ação não confirmada precisa ser resolvido antes de continuar o trabalho.

Para a clínica, escolha o preset "Clínica": médico, sala, paciente, atendimento. O histórico do paciente aqui é administrativo; prontuários, diagnósticos e protocolos de tratamento não fazem parte do módulo. As ações do médico ficam limitadas ao seu papel e às visitas atribuídas a ele.

Na escola, use o agendamento para aulas experimentais e individuais. A frequência da turma fixa e o pagamento da família pertencem ao cenário escolar descrito no primeiro dia.

Grade diária#

No topo, há o painel do dia com os botões hoje / dia anterior / próximo dia. Sob cada especialista há uma coluna própria com os agendamentos por horário; para agendamentos sem especialista designado existe uma coluna separada "Sem especialista". A grade se atualiza sozinha: um agendamento feito pelo cliente ou por um colega aparece nela sem recarregar a página.

Som e avisos de novos agendamentos#

O ícone 🔔 / 🔕 no cabeçalho do diário ativa o som e os avisos pop-up de novos agendamentos. Eles funcionam apenas enquanto esta página estiver aberta: se o navegador bloquear as notificações, o botão ficará âmbar com a dica de permiti-las nas configurações do site.

Por isso, sob o cabeçalho fica fixada a faixa "Enquanto o painel administrativo estiver fechado, você não saberá dos novos agendamentos" com o botão "Conectar notificações do Telegram" — ele abre o assistente de conexão ali mesmo, sem levar à loja de aplicativos. Quando o bot do ponto já está conectado, em vez da faixa resta uma dica discreta com link: é preciso abri-la a partir da conta do Telegram que deve receber os avisos. A faixa pode ser ocultada com o botão "Não mostrar".

Catálogo de especialistas#

O botão "Especialistas" abre o registro dos profissionais. O especialista é um funcionário do catálogo de funcionários com o papel de especialista; não é obrigatório criar um login para ele — é possível adicionar um "funcionário-recurso", que existe apenas como coluna na programação. Para cada especialista:

• Nome;
• Cor — com a qual seus agendamentos se destacam na grade;
• Ativo — se participa da programação;
• Serviços — quais serviços ele realiza (todos ou selecionados);
• Horário de trabalho — horas de trabalho por dia da semana; um dia sem marcação é considerado folga;
• Pausas diárias — almoço e janelas semelhantes, que são recortadas de cada dia de trabalho;
• Férias e licença médica — períodos de datas em que o especialista está indisponível, com observação opcional;
• Dias avulsos — exceção para uma data específica: torná-la folga ou definir horários especiais. O dia avulso tem prioridade sobre o horário semanal — com ele se fecha "neste sábado trabalhamos até as 15:00" sem alterar a programação para sempre.

O horário, as pausas e as férias valem não só no diário, mas também no agendamento online: esses horários simplesmente não são oferecidos ao cliente.

Se ainda não há especialistas, adicione o primeiro — sem eles não será possível preencher a grade.

Novo agendamento#

O botão "Novo agendamento" abre o formulário:

• Cliente e telefone;
• Serviço (da lista) e sua duração em minutos;
• Especialista;
• Data e hora;
• Comentário.

Após salvar, o agendamento aparece na grade na coluna do especialista. O diário não permitirá agendar "para o vazio": se o horário sair das horas de agendamento da unidade ou o especialista não trabalhar nesse momento, o formulário avisará com honestidade.

Status da visita#

Ao abrir um agendamento, você o conduz pelos status:

São exatamente seis status. Se era exigido um depósito e ele não foi pago durante o tempo de retenção do horário, não surge um status separado: o agendamento passa para "Cancelada", e o motivo — "depósito não pago a tempo" — é acrescentado ao status no cartão.

As ações (confirmar / "Na cadeira" / concluir / não compareceu / cancelar / remarcar) alternam o status diretamente no cartão do agendamento. O remarcar preserva o depósito já pago — o cliente não precisa pagar de novo.

Depósito e multa por não comparecimento#

A dor clássica do salão — “agendou e não veio”. Contra isso existe o pagamento antecipado: na janela “Configurações de agendamento” ativa-se o bloco “Política de depósito”:

• botão de alternância “exigir depósito no agendamento online”;
• valor — percentual do valor do serviço ou valor fixo (em um serviço específico é possível definir uma condição própria);
• cancelamento gratuito até N horas antes da visita.

Como isso funciona na prática:

• o cliente, no agendamento online, vê o valor e as condições, o horário fica reservado por tempo limitado até o pagamento; se não pagou — o agendamento é cancelado sozinho com a marcação “depósito não pago a tempo”, e o horário volta a ficar disponível;
• o status do depósito aparece no cartão do agendamento: pago, aguardando pagamento, devolvido, perdido;
• se o cliente cancelou a tempo — o dinheiro é devolvido automaticamente; se cancelou tarde ou não compareceu — o depósito é retido, e o diário de reservas mostra uma notificação sobre isso;
• remarcar o agendamento não zera o depósito.

O depósito exige uma adquirente online conectada. Um mecanismo parecido, mas com configuração mais flexível, existe nas reservas de mesas — veja Reservas de mesas.

Agendamento online do cliente#

O cliente pode agendar sozinho — serviço → especialista → horário livre → contatos:

• na sua vitrine;
• no seu próprio site — com o widget “Agendamento online”, veja Meu site. O widget aparece quando há pelo menos um item com o tipo “Serviço” no menu;
• no Telegram — mini-aplicativo de agendamento no seu bot.

Todos os agendamentos, de onde quer que venham, caem no mesmo diário de reservas.

O tempo livre é calculado pelo horário do especialista, suas pausas, férias e dias avulsos, pela duração do serviço (mais o buffer para limpeza do posto de trabalho, se ele estiver definido no serviço) e pelo tempo já ocupado. Os limites gerais para toda a unidade — a engrenagem de configurações da seção no diário de reservas, janela “Configurações de agendamento”, bloco “Horários do agendamento online”.

No próprio serviço, na seção “Menu”, é possível definir não só a duração: o buffer após a visita, quantos clientes ele atende ao mesmo tempo, para quais especialistas ele está disponível e condições próprias de depósito.

Se tudo estiver ocupado, o cliente pode clicar em “Avisar se vagar” — e receberá uma notificação quando o horário abrir (inclusive se ele vagou por causa de um depósito não pago a tempo).

A mensagem “Você está agendado” só aparece para o cliente depois que o agendamento foi realmente criado. Se, nos segundos em que ele preenchia os contatos, o horário foi ocupado, o cliente receberá uma recusa honesta, e a grade será reorganizada na hora — o sistema não deixa dois clientes no mesmo horário com o mesmo especialista. Quando o cliente não escolhe o especialista, atribuímos um livre na criação do agendamento.

Se a confirmação, por algum motivo, atrasar, em vez de “Você está agendado” o cliente verá “A confirmação ainda não chegou, o estabelecimento entrará em contato”. Esse agendamento geralmente chega ao diário de reservas mesmo assim — verifique-o e ligue para o cliente.

O que o cliente recebe logo após o agendamento#

Na tela de confirmação — o número do agendamento e, ao lado, dependendo da sua unidade:

• 🔔 Lembretes no Telegram — o botão leva ao seu bot (aparece se o bot estiver conectado);
• Gerenciar agendamento — link para a página de remarcação e cancelamento;
• Adicionar ao calendário — evento para o calendário do celular ou do computador;
• e-mail — se o cliente deixou o e-mail.

Gerenciamento do agendamento pelo link#

O link “Gerenciar agendamento” abre uma página separada. O cliente não precisa de conta, senha nem aplicativo — basta o próprio link; ele também chega no e-mail de confirmação.

Nessa página, o cliente pode:

• ver o serviço, o especialista, a data e o horário;
• remarcar o agendamento para outro horário livre;
• cancelar o agendamento;
• pagar o depósito, se ele for exigido (para agendamentos feitos pelo widget no seu site, este é o único local de pagamento);
• ativar lembretes no Telegram.

Remarcação e cancelamento aparecem imediatamente no diário de reservas — não é preciso confirmá-los separadamente.

⚠️ O link é a chave do agendamento: quem o cliente repassar também poderá remarcar ou cancelar a visita.

E-mail de confirmação#

No formulário de agendamento há um campo opcional de e-mail. Se o cliente deixou o endereço — logo após a confirmação, ele recebe um e-mail: serviço, data e horário (no fuso horário do estabelecimento), duração, endereço do estabelecimento, número do agendamento e o botão “Gerenciar agendamento”. Se não deixou — simplesmente não enviamos nada, e isso não afeta em nada o agendamento em si.

O e-mail não é enviado se o agendamento foi criado pelo administrador no diário de reservas, se o sistema recusou o agendamento ou se o serviço exige depósito e ele ainda não foi pago. Uma nova tentativa do cliente não gera um segundo e-mail.

Os e-mails chegam em oito idiomas do circuito de agendamento — inglês, russo, georgiano, turco, albanês, alemão, ucraniano e armênio; o idioma é escolhido conforme aquele em que o cliente fez o agendamento; para os demais idiomas, o e-mail será em inglês.

Fuso horário do estabelecimento#

A parte do cliente funciona no horário do estabelecimento, e não no horário do dispositivo do cliente. Um cliente de outro fuso vê, ao lado da escolha de horário, a indicação “horário do estabelecimento (Asia/Tbilisi)”, e no e-mail — a linha “O horário é indicado no fuso horário do estabelecimento”. É nesse mesmo fuso que saem os e-mails e lembretes.

Já a grade do diário de reservas é desenhada no horário do dispositivo do administrador: as horas e os minutos do agendamento são exibidos conforme o navegador os vê. Enquanto você trabalha do seu país, não há diferença; se o administrador abrir o diário de reservas de outro fuso horário — confira o fuso, senão um agendamento para as 14:00 aparecerá para ele em outro horário.

O fuso é obtido das configurações da unidade — seção “Unidades”, campo de fuso horário. Verifique-o antes de ativar o agendamento online: especialmente se a conta foi criada fora do seu país.

Lembretes no Telegram#

Se a unidade tiver um bot do Telegram conectado, o cliente que agendou por ele recebe:

• confirmação do agendamento, além de mensagens sobre remarcação e cancelamento;
• lembrete 24 horas e 2 horas antes da visita, com os botões "Vou comparecer" e "Cancelar" — o toque muda imediatamente o status do agendamento no diário de reservas.

O proprietário e o administrador recebem notificações de novos agendamentos e cancelamentos no próprio chat — um bloco separado de configurações, "Notificações ao proprietário".

O horário em todas as mensagens é exibido no fuso horário da unidade.

Os textos dos lembretes estão traduzidos para quatro idiomas — inglês, russo, georgiano e turco (os e-mails, por sua vez, são enviados em oito). Se o cliente fez o agendamento em outro idioma, o lembrete chega em inglês.

O cancelamento pelo botão no bot considera o depósito: se o cliente estiver dentro da janela de cancelamento gratuito, o dinheiro é devolvido automaticamente e o bot informa isso ("o depósito é devolvido no mesmo cartão"); se a janela já passou — informa que o depósito foi retido. A devolução manual fica apenas para os casos em que a devolução automática não funcionou — nesse caso, o bot avisa o cliente com honestidade de que o estabelecimento entrará em contato.

De onde vieram os agendamentos#

Os agendamentos que o cliente fez pelo widget no seu site têm, no diário de reservas, o ícone 🌐 com a dica "Do site" — dá para ver na hora se o canal está funcionando ou não.

O botão "🌐 Widget no site" abre o funil do widget dos últimos 7, 30 ou 90 dias:

À parte, são exibidos "O horário foi ocupado enquanto escolhiam" (agendamentos perdidos — motivo para adicionar um especialista ou reduzir as etapas), falhas técnicas, quantos clientes viram a exigência de depósito e quantos continuaram esperando por ele, quantos ativaram os lembretes no Telegram e adicionaram a visita ao calendário, além dos idiomas em que o widget foi aberto. São apenas contadores: não há dados pessoais dos clientes neles.

Pacotes de assinatura#

O botão "🎟️ Pacotes de assinatura" abre os pacotes de serviços: você descreve um plano-modelo ("10 cortes", "ilimitado por mês"), emite um pacote de assinatura para um cliente específico, e as visitas são descontadas dele conforme os comparecimentos. Também há suporte a renovação recorrente com cobrança automática.

Limitações#

• O widget de agendamento online não aparece sempre. Ele precisa do agendamento ativado na unidade e de pelo menos um item com o tipo "Serviço" no menu — caso contrário, o widget simplesmente não é exibido, para não abrir um painel vazio ao cliente.
• Não é possível remarcar nem cancelar a visita no próprio widget. Isso é feito em uma página separada pelo link "Gerenciar agendamento" — ele chega ao cliente na tela de confirmação e no e-mail.
• O e-mail só é enviado se o cliente deixou o e-mail. O campo é opcional; também não há e-mails para agendamentos criados pelo administrador no diário de reservas, nem para depósitos não pagos.
• O horário está sempre no fuso horário do estabelecimento. Um cliente de outro fuso vê a indicação do fuso ao lado da escolha de horário — "14:00" significa 14:00 no seu fuso.
• O horário livre é calculado pelo sistema, não por você. Ele é afetado pelo horário do especialista, pausas, férias e dias avulsos, pela duração do serviço com a pausa posterior e pelos "Horários de agendamento online" da unidade — não é possível "abrir" manualmente um horário ocupado no widget.
• Em um site feito com o nosso construtor, o widget fica desativado por padrão: ele altera a diagramação da página, por isso é ativado por você de forma consciente.

Solução de problemas#

O botão "Agendar" não aparece no meu site.

1. Não há nenhum item do tipo serviço no menu ou o agendamento está desativado na unidade — nesse caso, o widget não é exibido.
2. A tag não foi encontrada — clique em "Verificar instalação" na seção "Meu site". A verificação não enxerga uma tag inserida via Google Tag Manager — confira o site com os próprios olhos.
3. As alterações não chegaram — os arquivos dos widgets são distribuídos via CDN com cache de 5 minutos: aguarde e atualize a página limpando o cache.
4. O botão foi absorvido pelo multibotão — se no leque dele houver o item "Agendar", o botão próprio do widget é desativado de propósito.

O cliente não vê horário livre. Verifique na ordem: o horário do especialista e as pausas dele, dias avulsos e férias, os "Horários de agendamento online" nas configurações da seção, a duração do serviço junto com a pausa após a visita e os horários já ocupados. Se estiver tudo ocupado, o cliente tem à disposição o botão "Avisar se vagar".

O link para um serviço ou especialista específico abre a primeira etapa comum. Isso significa que o identificador ficou desatualizado — o serviço foi renomeado ou o especialista saiu. Nesse caso, o widget não quebra: mostra a seleção comum desde a primeira etapa; corrija o identificador no atributo da tag.

O cliente viu "A confirmação ainda não chegou". Normalmente o agendamento chega ao diário de reservas mesmo assim — verifique-o na grade e ligue para o cliente.

Não aparecem agendamentos do site nas estatísticas. O funil do widget é mostrado pelo botão "🌐 Widget no site" no diário de reservas: quantas vezes o botão foi visto, quantos clientes abriram o painel e quantos agendaram. Os próprios agendamentos do site têm o selo "Do site".

Seções relacionadas#

• Meu site — widget de agendamento online para um site externo
• Telegram — conexão do bot
• Funcionários e turnos — controle da jornada de trabalho da equipe
• Clientes fiéis — histórico dos clientes
• Reservas de mesas — lógica parecida de reservas para restaurantes

Perguntas frequentes#

O que fazer com um agendamento sem especialista?#

Ele vai para a coluna «Sem especialista» — atribua um especialista depois, abrindo o agendamento.

De onde vêm os serviços no formulário?#

Do seu catálogo de serviços; para cada um está definida uma duração, que é preenchida automaticamente no agendamento.

Como marcar que o cliente não compareceu?#

No cartão do agendamento, selecione a ação «Não comparecimento» — o status será registrado como no-show. Se o depósito foi pago nesse agendamento e a retenção dele estiver ativada, ele será debitado em favor do estabelecimento, e o diário de reservas informará isso imediatamente.

Dois clientes podem agendar no mesmo horário com o mesmo especialista?#

Não. O horário é vinculado ao agendamento no momento da criação: o segundo cliente receberá uma recusa e verá a grade atualizada com os horários livres.

Como fechar o dia ou parte do dia de um especialista?#

O almoço e horários semelhantes são «Pausas diárias» no cartão do especialista, uma data específica são «Dias avulsos» (folga ou horários especiais nesse dia), períodos longos são «Férias e licença médica». Para fechar os horários de toda a unidade, altere «Horários de agendamento online» nas configurações de agendamento.

O cliente agendou, mas o e-mail não chegou#

Verifique se ele deixou o e-mail: o campo é opcional. Não há e-mails para agendamentos criados no diário de reservas pelo administrador, nem para depósitos não pagos. Se o endereço foi informado, peça ao cliente para verificar a pasta «Spam».

O cliente está em outro fuso horário — qual horário ele escolhe?#

O horário do estabelecimento. Ao lado da seleção de horário, o widget indica o fuso horário, então «14:00» significa exatamente 14:00 no seu horário, e não no do cliente.