Документи: шаблони та ШІ-заповнення

Розділ «Документи» — конструктор кадрових, договірних і складських документів: накази, трудові договори, договори постачання, довіреності та інші папери, які закладу регулярно доводиться оформлювати. Відкрийте Адмін-панель → Документи (admin.cenaly.com/documents).

Розділ складається з трьох вкладок: «Файли», «Шаблони» і «Документи»; типово відкрита вкладка «Файли». Розділ увімкнено типово і видно в бічному меню одразу — якщо він вам не потрібен, його можна прибрати з панелі карткою «Документи» в Магазині додатків (тим самим перемикачем він потім і повертається).

Документи ведуться в розрізі вибраної точки. Розділ відкритий власнику та тим співробітникам, чия посада включає «Документи»: у готових пресетах це бухгалтер, закупівельник, комірник, кадровик (HR) і менеджер із продажу — будь-якій іншій посаді розділ додається в конструкторі ролей. Решта співробітників бачать адресовані їм папери у своєму кабінеті, у «Моїх документах».

Точку вибирають списком у шапці розділу. Потрібної точки ще немає — останній пункт того самого списку, «＋ Додати точку…», відкриває форму нової точки прямо тут, не ведучи в розділ «Локації»: ті самі поля (назва, адреса, телефон, e-mail, валюта, країна), а після збереження розділ одразу перемикається на нову точку. Пункт бачать ті, хто може редагувати документи. Якщо план уже вичерпав ліміт точок, форма скаже про це й запропонує перейти на інший план.

Файли: тексти, таблиці та завантажене#

Вкладка «Файли» — робочі файли закладу, які не народжуються з шаблону: нотатки, розрахунки, прайси, скани. Три види:

• Текстовий документ — редактор із заголовками, списками, таблицями, картинками та посиланнями, слеш-меню за /, пошуком і заміною та ШІ-помічником. Той самий редактор, що й у статей сайту.
• Таблиця — повноцінна електронна таблиця: формули Excel, форматування, об'єднання та закріплення комірок, сортування й фільтри, перевірка даних, умовне форматування, нотатки, кілька аркушів, скасування та повтор. Копіювання з Excel і назад працює. Кнопка ⤢ розгортає таблицю на всю сторінку браузера, повернення — тією самою кнопкою або клавішею Esc.
• Завантажений файл — PDF, картинки, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD до 25 МБ. PDF, картинки та текст відкриваються прямо в розділі, офісні формати завантажуються.

Створити файл можна кнопкою «Створити» (текст / таблиця / завантажити), перетягнувши файл у панель або через «Імпорт XLSX/CSV» — імпортований файл перетворюється на редаговану таблицю зі значеннями, формулами, об'єднаннями та розмірами (оформлення при цьому не переноситься). Таблицю можна вивантажити назад у XLSX або CSV.

Файли розкладаються по своїх папках, у рядка є дії: відкрити, завантажити, перейменувати, дублювати, перемістити, видалити.

Над відкритим текстовим документом або текстовим файлом (.md, .txt, .csv та інші) видно, де він лежить: точка та шлях папок, наприклад «Файли / Договори / 2026». Кожна папка шляху — посилання: натисніть, і відкриється список цієї папки, а «Файли» ведуть на самий верх. Незбережені правки перед переходом зберігаються, кнопка «назад» браузера поверне у файл.

Правки зберігаються самі — через півтори-дві секунди після того, як ви перестали друкувати, і при закритті; статус видно написом «Збережено 14:32 / Збереження… / Не збережено». Якщо файл у цей самий час редагує колега, замість тихого перезапису ви отримаєте попередження та пропозицію перечитати свіжу версію.

Пошук по всьому розділу#

Поле пошуку над вкладками шукає одразу всюди: за шаблонами (назва, тип, підписи полів і текст), за готовими документами (номер, ім'я шаблону, підставлені значення, імена вкладень) і за файлами — включно з текстом документів і значеннями комірок таблиць; завантажені PDF та офісні файли знаходяться за назвою.

Потрібно, щоб зустрілися всі слова запиту — регістр і «ґ/г» ролі не грають, збіг у назві важить більше. У видачі видно вид запису, номер, шлях папки та фрагмент із підсвічуванням; клік відкриває потрібний редактор на потрібній вкладці.

Шаблони: власні та з каталогу#

На вкладці «Шаблони» доступні:

• Ваші власні шаблони — створюються з нуля, з довільними полями-плейсхолдерами ({{ім'я_поля}}) усередині тексту. У шаблону задаються назва, категорія (кадри / клієнти / постачальники / інше), мова, тип документа та серія нумерації за замовчуванням, а в кожного поля — підпис, тип (текст, багаторядковий текст, число, дата, гроші, список варіантів), обов'язковість і підказка.
• Глобальний каталог — 338 готових типових шаблонів по 32 країнах (кадрові накази, трудовий договір, договір поставки, договір надання послуг, довіреність на отримання товару тощо), згрупованих за категоріями — кадри, постачальники, клієнти. Зверху показуються універсальні шаблони, потім — шаблони країни вашої локації, решта країн прихована в акордеоні.

Шаблон з каталогу можна підключити двома способами:

Обирайте «Копію», якщо плануєте доопрацьовувати формулювання під себе, і «Пов'язаний», якщо хочете завжди мати актуальну типову версію. Пов'язаний шаблон у будь-який момент перетворюється на копію кнопкою «Зробити копію».

Той самий каталог повністю відкритий на сайті, без реєстрації — розділ «Шаблони документів»: текст будь-якого шаблону можна прочитати заздалегідь, перемкнути в ньому опціональні розділи (випробувальний термін, премія, форма оплати) і подивитися, які поля система заповнює сама з карток компанії, співробітника та контрагента. Зручно, щоб вибрати потрібний папір до того, як заводити обліковий запис, або надіслати посилання колезі.

Поля платформи#

Частину полів заповнювати руками не потрібно: кнопка «Вставити поле платформи» кладе в текст плейсхолдер, який підтягує дані з облікового запису. Таких полів 45 у шести групах: компанія (реквізити, банк, директор), локація, співробітник (ПІБ, посада, дата прийняття, ставка, паспортні дані та ін.), контрагент, сам документ (номер, дата, назва) і службові (сьогоднішня дата, ім'я користувача). Якщо ви дописали в текст нові {{плейсхолдери}} руками, кнопка «Оновити поля з тексту» додасть їх до таблиці полів.

Опитувальник: пункти, які потрібні не всім#

Один і той самий договір зазвичай відрізняється дрібницями: комусь потрібен випробувальний термін, хтось платить готівкою, а хтось на рахунок. Замість трьох майже однакових шаблонів заведіть опитувальник — секція «Опитувальник (опціональні розділи)» у редакторі шаблону. Питання буває двох видів:

• тумблер — «так/ні» («Є випробувальний термін?»);
• вибір — кілька відповідей; у кожної свій текст будь-якою мовою і короткий латинський код (cash, bank), яким відповідь адресується в тексті шаблону.

Сам необов'язковий пункт позначається в тексті тегами. Писати їх руками не потрібно: виділіть абзац, натисніть на панелі над текстом «⑂ Опціональний розділ» і виберіть, чим він вмикається. У питання з вибором у меню буде рядок на кожну відповідь, а на кнопці показано готовий тег:

Тут payment — ключ питання, cash — код відповіді; обидва видно в таблиці опитувальника. Ті самі теги можна набрати й руками — форма рівно така. Під текстом редактор підказує, якщо тег посилається на неіснуюче питання або відповідь, блок не закрито або питання заведено, але ніде не використовується; зберегти шаблон це не заважає. У прев'ю шаблону з'являються живі перемикачі — видно папір з пунктом і без нього.

Коли за таким шаблоном створюють документ, опитувальник стає кроком майстра «Новий документ»: відповіді проставляються галками або описуються словами, і ШІ проставить їх сам. Поля, які залишилися тільки всередині вимкнених розділів, у формі не показуються і не потрібні під час фіналізації.

Папки та нумерація#

Шаблони й документи розкладаються по папках — це два незалежні дерева з хлібними крихтами, перейменуванням і переміщенням (під час пошуку список стає плоским, із зазначенням шляху). Для номерів документів налаштовуються серії нумерації: шаблон номера (за замовчуванням DOC-{YYYY}-{NNNN}), річне скидання лічильника та передперегляд наступного номера.

Для кадрових документів враховуються строки зберігання за нормами країни: якщо спробувати видалити такий документ раніше строку, розділ попередить про це (сам нічого не видаляє).

Створення робочого документа#

Із шаблону створюється робочий документ (конкретний наказ на конкретного співробітника, конкретний договір із конкретним постачальником тощо) — вкладка «Документи». Кожен робочий документ має власний набір значень для полів шаблону, незалежний від інших документів, створених із того самого шаблону.

Майстер «Новий документ» проходить у два кроки: спочатку вибирається шаблон, потім — контекст: співробітник та/або контрагент із вашої бази. Відразу видно, що підставиться автоматично і яких полів не вистачає, — типовий папір оформлюється взагалі без ШІ. Решту полів заповнюються вручну прямо у формі, кнопкою «Заповнити із системи» або за допомогою ШІ (див. нижче). Якщо дані в обліковому записі змінилися, кнопка «Оновити з платформи» покаже діалог «було → стане»; зв'язок поля з платформою можна розірвати («Правити вручну»).

У самому документі той самий вибір живе блоком «Об'єкти документа» — три картки-джерела: наша компанія (якщо в точки кілька юросіб, вибирається потрібна — вона ж стане в шапку бланка), співробітник і контрагент (шукається по базі). Змініть картку — реквізити в полях відразу підтягнуться з нової, а реквізити попередньої зникнуть: у готовому папері чужі реквізити оком не відрізнити від правильних, а порожнє місце в прев'ю підсвічене. Те, що ви вписали руками, не чіпається ніколи. Поруч із кожною карткою — посилання «відкрити картку», щоб виправити дані в джерелі.

Адреса сторінки завжди показує, де ви знаходитесь: відкритий документ або редактор шаблону потрапляють у посилання, тому F5 повертає туди ж, «назад» закриває документ, а посиланням можна поділитися з колегою.

Пачкою на групу співробітників#

Один і той самий папір на весь колектив не потрібно створювати по одному: масова генерація робить до 200 документів за раз. Вибираєте шаблон, відбираєте співробітників (фільтр за роллю, режим «тільки тим, у кого ще немає»), дивитеся передперегляд — і вказуєте, чи відразу фіналізувати документи і чи запросити ознайомлення.

Документи можна відкривати не лише з розділу: посилання на них ведуть із картки співробітника, картки контрагента та з «Моїх документів» у кабінеті співробітника.

ШІ-заповнення полів#

У робочого документа є два способи швидко заповнити поля за допомогою ШІ:

1. Чат — опишіть ситуацію у вільній формі (наприклад, «оформи наказ про прийняття на роботу офіціантки Іванової з 1 серпня, оклад 45000») — ШІ розпізнає потрібні значення і підставить їх у поля шаблону.
2. Фото — сфотографуйте вже заповнений паперовий бланк або паспорт/документ, звідки потрібно перенести дані — ШІ розпізнає текст на фото і заповнить відповідні поля.

ШІ не вигадує значень, яких немає у вашому описі або на фото — незаповнені поля залишаються порожніми і підсвічуються в прев'ю, а поля, заповнені ШІ, позначаються окремо, щоб ви могли їх перевірити перед друком. За підсумком заповнення показується зведення «заповнено N полів, не вистачає M». Відомі системі факти про вибраного співробітника ШІ отримує як контекст, тож дублювати їх в описі не потрібно.

ШІ-заповнення працює не в усіх хмарах: у російському контурі воно вимкнене — там поля заповнюються вручну і кнопкою «Заповнити із системи».

Чернетка, фінал і номер#

У робочого документа два стани:

• Чернетка — можна правити будь-які поля, номер ще не присвоєно;
• Фінал — документ отримує номер із серії нумерації та дату видачі, форма блокується, а на сервері відмальовується підсумковий PDF.

Повернути документ у чернетку можна кнопкою «Повернути в чернетку» — виданий номер при цьому залишається за документом і повторно не видається.

Кожна дія з документом записується в журнал подій картки: створено, відредаговано, фіналізовано, присвоєно номер, відмальовано PDF, надіслано на ознайомлення, надіслано нагадування, заповнено ШІ, створено пачкою.

Прев'ю, друк і PDF#

Праворуч від форми — живе A4-прев'ю документа: значення підставляються в текст шаблону в міру заповнення полів, а незаповнені {{плейсхолдери}} підсвічуються, щоб їх не пропустити.

Готовий документ можна:

• роздрукувати прямо з браузера;
• завантажити PDF — його збирає сервер, із вбудованими шрифтами для латиниці, кирилиці, грецької та грузинської. Кожне нове відмальовування зберігається окремою версією, попередні не затираються; посилання на завантаження одноразове і живе 15 хвилин.

Оформлення бланка. Текст шаблону розуміє просту розмітку (заголовки, списки, жирний, таблиці), а сам аркуш друкується на фірмовому бланку — з логотипом і реквізитами точки. Шапка налаштовується в редакторі шаблону, і прев'ю на екрані збігається з тим, що піде в PDF.

Вкладення та надсилання#

До робочого документа можна прикріпити файли — скан підписаного примірника, додаток, фотографію. Вкладення за бажанням віддається ШІ-помічнику як контекст при заповненні полів.

Готовий документ надсилається адресату прямо з картки — листом (PDF у вкладенні) або в робочий чат. Адресат підставляється з контексту документа: співробітник або контрагент. Усі надсилання видно в історії документа, а текст листа приходить мовою вашого інтерфейсу (мовою відправника) — підтримуються всі 45 мов платформи.

Ознайомлення співробітника#

Фінальний документ, прив'язаний до співробітника, можна надіслати на ознайомлення: співробітник побачить його в кабінеті, у «Моїх документах», і підтвердить або відхилить. Статус видно в картці документа (чекає на ознайомлення / ознайомлений / відхилено), за потреби ознайомлення скидається і запитується заново.

Підтвердження фіксується доказовою базою — хто, коли, з якого IP і пристрою, плюс контрольна сума тексту документа — і друкується штампом на останній сторінці PDF. Це просте підтвердження факту ознайомлення, а не кваліфікований електронний підпис і не КЕДО.

Строки дії та нагадування#

У документа можна вказати період дії — «діє з» і «діє до». Розділ сам стежить за строками:

• пороги нагадувань — до п'яти значень, за замовчуванням за 30, 7 і 1 день до кінця;
• фільтри «спливає» та «прострочено» у списку документів і зведення за локацією;
• щоденна перевірка на сервері з повідомленням у робочий чат; кнопка «Перевірити строки зараз» запускає її вручну.

Так не губляться медкнижки, строки договорів і довіреностей.

Пов'язані розділи#

• Співробітники та зміни — кадрові дані, які стануть у пригоді під час заповнення наказів і договорів
• Контрагенти — картки постачальників і клієнтів, звідки підставляються реквізити другої сторони
• Склад — постачальники, з якими оформлюються договори поставки
• Магазин додатків — модулі та розширення облікового запису

Часті запитання#

Чим відрізняється «пов'язаний» шаблон від «копії»?#

Пов'язаний шаблон не можна редагувати напряму, але він автоматично отримує оновлення з каталогу. Копія повністю ваша й редагована, але оновлення каталогу на неї не поширюються.

Чи може ШІ вигадати дані, яких немає на фото?#

Ні — заповнення побудовано так, щоб не підставляти значення, відсутні у вашому описі або на фото. Такі поля залишаються порожніми для ручного заповнення.

Чи можна створити кілька документів з одного шаблону?#

Так, з одного шаблону можна створювати скільки завгодно незалежних робочих документів — наприклад, наказ про прийняття на роботу для кожного нового співробітника.

Як отримати документ на папері?#

Відкрийте робочий документ і скористайтеся кнопкою друку — відкриється стандартний діалог друку браузера з A4-версією документа.