Майно та обладнання

Техніка в закладі зазвичай живе в чиїйсь голові та в листуванні: хто тримає другий термінал, за ким закріплено ноутбук, скільки років старому холодильнику і скільки він ще оцінюється у звітності. Розділ «Майно» — це реєстр усього, чим володіє бізнес, із двома речами, яких немає в таблиці в месенджері: відповідальною людиною та амортизацією — окремо для бухгалтерії та окремо для податку.

Відкрити: Адмін-панель → Майно (admin.cenaly.com/assets).

Що це за розділ#

У реєстрі одна сутність — предмет майна, у якої є вид: обладнання, телефон, комп'ютер, автомобіль, меблі, приміщення, НМА (програми, ліцензії, права) або інше. Спільні поля однакові для всіх видів — назва, марка та модель, серійний і інвентарний номери, кількість, точка, матеріально відповідальний співробітник, стан, замітка та історія подій, — а в телефона, автомобіля та комп'ютера додається свій блок «Паспорт»: додатковий і SIP-логін, держномер і VIN, ім'я в мережі та ОС. Станів п'ять: Чернетка · В експлуатації · Простоює · У ремонті · Вибув; чернетка — предмет без дати введення в експлуатацію: він уже в реєстрі, але не амортизується й не потрапляє до відомості.

Що потрібно для запуску#

Нічого встановлювати не потрібно: розділ працює в браузері, і друк етикеток теж — через звичайний діалог друку.

Крок 1. Завести предмет#

Кнопка «＋ Додати майно» відкриває картку. Вона відкривається так, як вам зручніше — вікном, панеллю або на весь екран (вибір запам'ятовується), а її щільність — налаштування користувача: «мінімальна» залишає тільки поля, без яких предмет не заведеш, «повна» показує всі секції одразу.

Три поля варто пояснити. «Кількість» — для однорідної партії за однією накладною: десять однакових стільців не потрібно заводити десятьма картками. «Як отримано» — «Покупка», «Оренда / лізинг», «Внесок власника», «Дарування», «Власне виробництво», «Надлишок інвентаризації»; поле описує походження, а як це визнавати в обліку, вирішують політики. «Вартість (без ПДВ)» — первісна вартість без відшкодовуваного ПДВ: саме вона стає базою амортизації, вхідний ПДВ записується окремо.

Крок 2. Ввести в експлуатацію#

Поки в предмета немає дати введення в експлуатацію, він чернетка. Ввести можна двома шляхами: полем «Введено в експлуатацію» в картці або пунктом «Ввести в експлуатацію» в меню «Дії» рядка — тоді датою стане сьогоднішній день.

У цей момент предмету сам присвоюється інвентарний номер виду INV-000001, якщо ви не задали свій; від дати введення рахується амортизація — з того самого або з наступного місяця, як зазначено в політиці. Зворотної дороги у введення немає: видалити можна тільки чернетку. Предмет, який був в експлуатації, не видаляють, а виводять — його історія залишається в реєстрі, і у відомості він чесно показаний як вибулий.

Крок 3. Облікові політики та правила країни#

Одна й та сама покупка живе у двох книгах за різними правилами, тому в картці дві секції. Бухгалтерський облік — «Визнання» («Основний засіб (капіталізувати)» або «Списати одразу (малоцінка)»), «Спосіб» («Лінійний», «Зменшуваного залишку», «Не амортизується»), «Строк корисного використання» в місяцях, «Ліквідаційна вартість», «Коефіцієнт прискорення», «Початок амортизації» («З наступного місяця після введення» або «З місяця введення»), «Група».

Податковий облік — «Амортизувати», «Списати одразу» або «Не вираховується»; «Амортизаційна група / пул», «Спосіб», строк або «Річна норма, %», старт, «Амортизаційна премія, %» з варіантів країни та «Позначка бухгалтера».

Заповнювати це вручну не потрібно: кнопка «Підставити за правилами країни» бере країну точки, вид і вартість предмета та заповнює обидві політики, а під полями пояснює, чому саме так. «Строк корисного використання» позначений зірочкою й обов'язковий, поки визнання — «капіталізувати» і спосіб не «Не амортизується»: без строку нема чим рахувати амортизацію, і картка не збережеться — натисніть «Підставити за правилами країни», впишіть строк самостійно або виберіть «Списати одразу»/«Не амортизується». Якщо під час збереження картка не закрилася, вона сама переводить курсор до незаповненого поля. Якщо вартість не вища за податковий поріг — предмет списується одразу в обох книгах (поріг включний: вартість, що дорівнює порогу, теж іде у витрати). Мовчки нічого не підставляється — лише за натисканням.

Правила країни — це типове значення, а не підпис бухгалтера: останнє слово за вашим фахівцем, і для його позначок у податковій секції є окреме поле.

Крок 4. Амортизація за місяць і журнал для бухгалтера#

Вкладка «Амортизація» — це дві осі: «Місяць» і «Книга» («Бухоблік» або «Податок»). У таблиці за кожним предметом в експлуатації видно «Початок», «Спосіб», «За місяць» (з позначкою «премія» або «списано одразу»), «Накопичено» та «Залишкова», а внизу «Разом» — за кожною валютою окремо.

Дві кнопки віддають те саме бухгалтеру — «Завантажити журнал місяця (JSON)» і «Завантажити CSV», — і це не вивантаження таблиці, а весь журнал місяця у форматі проводок, у тому самому, у якому віддає свої документи зарплата:

У податкової книги в журналі лише амортизація — решта операцій у неї свої й рахуються поза нашим боком.

Відомість руху за період#

Вкладка «Відомість» відповідає на питання «що було на початок, що надійшло, що вибуло, що залишилося». Задаєте «З» і «По», вибираєте книгу — і за кожним предметом бачите вартість і накопичену амортизацію на початок, надходження (введення в експлуатацію та модернізація), вибуття, нараховане за період, залишок на кінець і залишкову вартість; нижче — «Разом» за валютами.

Під підсумком окремими рядками йде те, що на баланс не потрапляє: «Списано одразу (нижче порогу капіталізації)» і «Ремонт за період». Якщо період закінчується останнім місяцем, відомість — це і є залишки на дату для пояснення до балансу; кнопка «Завантажити CSV» віддає її файлом. До відомості потрапляють предмети, введені в експлуатацію до кінця періоду і не вибулі до його початку — якщо вона порожня, річ зазвичай у цьому, а не в поломці.

Модернізація та ремонт#

Пункт «Модернізація / ремонт…» у меню рядка (або кнопка «Додати модернізацію або ремонт» у картці) відкриває вікно «Модернізація або ремонт». Поле «Що зроблено» розрізняє два випадки, і різниця принципова:

Далі — «Дата завершення робіт», «Вартість (без ПДВ)», «Вхідний ПДВ», у модернізації ще «Продовжити строк на, міс.» (порожньо — строк не змінюється, залишок розійдеться на залишкові місяці), «Що саме зроблено», «Підрядник» і «Номер документа». Кнопка — «Записати».

Крайні випадки вирішено так: модернізація вже замортизованого предмета без продовження строку списується в місяці набрання чинності, а зроблена до старту амортизації входить у первісну вартість; у картці з'являється рядок «Вартість з модернізацією», а колонка «Вартість» у реєстрі показує вартість з модернізаціями по поточний місяць. Де саме межа між ремонтом і модернізацією — вирішує бухгалтер, вікно не вгадує: у Польщі податкова модернізація починається від 10 000 zł за рік, у Грузії ремонт вираховується в межах 5 % балансу групи.

Вибуття#

Пункт «Вибуття…» відкриває вікно «Вибуття майна»: «Дата вибуття», «Причина» («Продано», «Списано», «Втрачено», «Викрадено», «Передано», «Повернено орендодавцю»), «Виручка від продажу (без ПДВ)» у продажу та «Нотатка». Кнопка — «Вивести». Після цього предмет залишається в реєстрі сірим рядком, амортизація зупиняється місяцем вибуття, а в журналі місяця з'являється операція вибуття зі збитком або доходом.

Етикетки з QR та інвентаризація#

Кнопка «🏷 Етикетки» над реєстром друкує наліпки 58×40 мм для всіх відфільтрованих предметів, які мають інвентарний номер; пункт «Друк етикетки» в меню рядка друкує одну. На наліпці — QR, великий інвентарний номер, назва, точка та відповідальний.

QR веде на картку цього предмета у вашій адмінці (/assets/?asset=<id>): під час обходу приміщень телефон відкриває картку скануванням, без пошуку за номером. Посилання працює лише під входом із доступом до розділу, а на самій наліпці немає нічого, чого не видно на предметі. Друк іде звичайним діалогом браузера, тому однаково лягає і на термопринтер етикеток, і на звичайний принтер у режимі «за розміром сторінки»; про сам принтер — в обладнанні.

Телефони та обладнання — одним натисканням#

Зворотної підміни не відбувається: список телефонів у «Телефонії» залишається похідним від реєстрацій на АТС, а реєстр майна — тим, що завів користувач. Камери та ще не налаштовані («виявлені») пристрої так не заводяться.

Обмеження#

• Інвентаризації як документа поки немає. Етикетки з QR та обхід за ними є, а акта «за реєстром / за фактом» із розбіжностями — ще немає.
• Проводки — це файл на завантаження. Журнал місяця віддається в JSON і CSV; облікове ядро, яке приймало б його автоматично, ще не підключено — бухгалтер імпортує файл сам.
• Пулові системи рахуються наближено. У Великій Британії, Казахстані та Грузії закон рахує амортизацію роком за пулом, а розділ — за предметом помісячно: у рік надходження це занижує норму.
• Пакет Казахстану звірено частково (класифікатор ОЗ, перехід балансів на новий ПК, річний пул), а для країн без свого пакета підставляється загальний за IFRS for SMEs — і те, і те картка позначає як умовчання, що потребує підтвердження бухгалтера.
• Місяць, період і книга не потрапляють в адресу. У посиланні живе лише вкладка (?tab=) — надіслати колезі посилання одразу на «травень, податкова книга» не можна.
• Одночасне редагування з двох вкладок. На cenaly.com і cenaly.com запис умовний: вкладка, що програла, перечитує реєстр і повторює зміну. На cenaly.ru запис безумовний — редагуйте реєстр з одного місця.
• Податкових звітів розділ не подає. Він рахує амортизацію та віддає проводки; декларації, податок на майно та транспортний податок залишаються за бухгалтером.
• Вартості — в цілих мінорних одиницях валюти (копійки, тийин; у єни знаків немає, у динара їх три). Дробові частки копійки не зберігаються, суми місяців сходяться з базою.

Усунення неполадок#

Часті запитання#

Чим «Майно» відрізняється від «Складу»?#

Склад — про запаси, які витрачаються: продукти, товари, упаковка. «Майно» — про те, чим користуються роками і що поступово втрачає вартість: техніка, меблі, машини, приміщення, програми. Одна покупка потрапляє або туди, або сюди, але не в обидва місця.

Чи потрібен бухгалтер, щоб цим користуватися?#

Щоб вести реєстр і друкувати етикетки — ні. Щоб підписати політику і вирішити спірні випадки (модернізація це чи ремонт, капіталізувати чи списати) — так: кнопка правил країни дає усталене значення, а не висновок фахівця.

Що робити з дрібною технікою на кшталт чайника чи роутера?#

Нічого особливого: якщо вартість не вища за поріг країни, кнопка правил сама поставить «Списати одразу (малоцінка)» в обох книгах. У відомості такі покупки видно окремим рядком під підсумком, і до балансу вони не потрапляють.

Як передати дані бухгалтеру?#

Вкладка «Амортизація» → «Завантажити журнал місяця (JSON)» або «Завантажити CSV»: там увесь місяць — прийняття до обліку, модернізація і ремонт, амортизація та вибуття з готовими рахунками. Відомість за період вивантажується своїм CSV на вкладці «Відомість».

Чи враховується орендоване та лізингове майно?#

Завести його можна: у полі «Як отримано» є «Оренда / лізинг», а при поверненні — причина вибуття «Повернено орендодавцю». Чи визнавати такий предмет на балансі та чи амортизувати його, вирішує бухгалтер політиками картки — автоматичного тлумачення договорів оренди в розділі немає.

Пов'язані розділи#

• Магазин додатків — де вмикається картка «Майно та обладнання»
• Обладнання: що підключається і Cenaly Hardware Bridge — звідки приходить кнопка «🧰 В майно»
• Телефонія: своя АТС — телефонні апарати та кнопка «В майно» в картці апарата
• Мітки та друк значків — етикетковий принтер, на якому друкуються наліпки
• Склад — запаси та витратні матеріали, на відміну від основних засобів
• Клієнти та контрагенти — звідки підказується постачальник
• Співробітники та зміни — кого можна призначити матеріально відповідальним
• Фінанси — виторг, витрати та прибуток точки, і Документи — акти та договори щодо купівлі й списання
• Експорт даних — вивантаження облікового запису одним архівом