Склад

Розділ Склад веде залишки інгредієнтів і товарів. Головна ідея: ви один раз описуєте склад страв (тех-карти), і далі компоненти списуються автоматично під час виконання замовлення — залишки завжди актуальні без ручного обліку.

Відкрити: Адмін-панель → Склад. Вкладки: Залишки, Закупівлі, Прогноз, Втрати, Документи, Постачальники (для російських закладів додаються Маркування, Вхідні ВСД для роботи з «Меркурієм» і ЕГАИС).

У локації може бути кілька складів — наприклад, основний, бар і кухня; перемикач складів стоїть угорі сторінки. Один із них позначається як склад продажів: саме з нього списуються продані страви.

Залишки#

• Товар = інгредієнт або позиція обліку: назва, одиниця вимірювання, поточний залишок.
• Собівартість рахується сама — ковзна середня за надходженнями; у підказці видно й ціну останньої закупівлі. Над таблицею — плашка «Вартість складу»: скільки грошей лежить на полицях прямо зараз.
• Мінімальний залишок — при падінні нижче рівня рядок підсвічується: час закуповувати. Власник отримує push-повідомлення про низькі залишки.
• Штрихкоди — у товару їх може бути кілька; картка знаходиться сканером. За кожною позицією доступна історія рухів: звідки надійшло і куди пішло.
• Залишок може піти в мінус — продажі це не блокує, рядок просто червоніє, а найближче надходження «прощає борг».
• Товар можна архівувати — він сховається зі списку, але залишиться в історії документів.

Тех-карти: автосписання за замовленнями#

У картці страви (розділ «Меню») задається склад — які товари і в якій кількості йдуть на порцію. Коли замовлення виконується:

• списуються компоненти всіх позицій замовлення за їхніми тех-картами;
• для комбо-наборів списання розкриває склад кожної страви всередині комбо;
• рухи видно у вкладці Документи.

Щоб швидко пов'язати товари зі стравами, є AI-підказки: система аналізує меню і пропонує, у яких стравах використовується товар, — залишається підтвердити.

Напівфабрикати#

Для заготовок (соуси, тісто, бульйони) товару задається власна рецептура. Кнопка «Випуск» створює виробничий документ: напівфабрикат оприбутковується, його компоненти списуються. У тех-картах страв напівфабрикат використовується як звичайний товар.

Надходження товару#

Два способи оформити надходження:

1. Вручну — кнопка «Надходження»: виберіть товари, кількості, ціни та постачальника. Новий товар можна завести прямо в рядку документа, не виходячи з надходження.
2. За фото накладної — сфотографуйте накладну: AI розпізнає позиції, кількості та ціни і зіставить їх із вашими товарами. Спірні рядки система не вгадує мовчки, а виносить на ваше підтвердження з варіантами; нові товари і нового постачальника можна створити прямо з розпізнаної накладної. Якщо товар із такою назвою вже є в довіднику, рядок покаже, що піде в нього, і перерахує кількість у його одиницю («2 кг» → 2000 г). Фасування на кшталт «3 кор. × 12 л» система розпізнає і пропонує перерахувати в літри або мілілітри — кількість і ціна змінюються, тільки коли ви натиснете «Застосувати».

Є й третій, окремий сценарій — закупівля у фізособи: закупівельний акт з даними продавця, виплата з відкритої касової зміни або пізніше, PDF-акт на друк. Вмикається окремо.

Кожне надходження зберігається документом із прив'язкою до постачальника — закупівлі потрапляють у Фінанси (food cost, валовий прибуток).

Контроль закупівельних цін під час приймання#

Під час приймання кожен рядок порівнюється з медіаною ціни цього товару за останні 30 і 90 днів. Якщо ціна помітно вища, поруч із рядком загоряється бейдж «+N % до медіани» — комірник бачить подорожчання в момент приймання, а не через місяць у звіті.

Кілька важливих деталей:

• одиниця вибірки — накладна, а не рядок: постачальник, який розбив поставку на п'ять рядків, не зсуває медіану вп'ятеро сильніше за чесного;
• менше трьох поставок — не вибірка, бейджа не буде;
• підтверджена комірником розбіжність потрапляє в журнал постачальника — за контрагентом видно історію зсувів ціни, а на вкладці «Постачальники» з'являється позначка;
• та сама медіана живить правило ризиків «стрибок закупівельної ціни» — власник побачить його в блоці «Касові ризики», див. Контроль втрат. Числа в комірника і у власника збігаються, бо рахуються один раз і на сервері.

Постачальники#

Вкладка Постачальники — це міні-CRM для контрагентів, а не просто довідник реквізитів:

• реквізити та контакти — юридична назва, ИНН, банк і рахунок, адреса; контактних осіб може бути кілька, у кожної своя роль і свої канали зв'язку, одна — основна. Для кожного контакту вибирається, куди саме йому надсилати замовлення — поле «Надсилати через»: пошта, WhatsApp або Telegram. У списку — лише ті канали, які в цієї людини заповнені, тому надіслати «в нікуди» неможливо. Вибраний канал система ставить першим у вікні надсилання й позначає зірочкою, а сама, без вас, надсилає замовлення лише поштою (див. «Авто-надсилання замовлення постачальнику» нижче);
• умови постачання — мінімальна сума замовлення, строк постачання, час відсікання заявки, відстрочка платежу, дні доставки. З них система рахує очікувану дату надходження під час формування замовлення;
• таймлайн — нотатки менеджера й автоматичні події: замовлення, приймання, зафіксовані подорожчання;
• прайс постачальника — каталог із цінами з одного з чотирьох джерел: файл (xlsx, xls, docx, pdf або фото прайса), посилання на інтернет-магазин, каталог іншого закладу Cenaly (якщо воно ввімкнуло в себе режим «Магазин постачальника» — див. Маркет) і ручне додавання товарів. Каталог показує diff «що подорожчало з минулого разу», зберігає історію цін і дозволяє замовити прямо з нього, а також повторити останнє замовлення. Якщо в прайсі вказано фасування («коробка 12 × 0,5 л», «6 шт по 1,5 кг»), імпорт запропонує його окремим розділом — позначте правильні рядки галкою; без галки фасування не змінюється.

Постачальник вибирається під час оформлення надходження, тому за кожним контрагентом видно історію закупівель. Архівований постачальник ховається зі списку, але залишається в документах.

Закупівлі#

Вкладка Закупівлі замикає цикл «залишок упав — замовили — прийняли»: ви один раз налаштовуєте параметри на кожному товарі, а система сама стежить, що час замовляти.

Параметри на товарі#

У редакторі товару (розділ «Закупівлі») задаються три поля:

• Точка замовлення — мінімальний залишок, після досягнення якого товар потрапляє до списку «Потрібно замовити».
• Цільовий залишок — до якого рівня потрібно добрати під час замовлення. Рекомендований обсяг розраховується автоматично як різниця між цільовим залишком і поточним.
• Постачальник за замовчуванням — система згрупує товари за постачальниками під час формування замовлення.

Розділ «Потрібно замовити»#

Якщо хоча б один товар опустився нижче точки замовлення, на вкладці «Закупівлі» з'являється бейдж із лічильником. На вкладці «Залишки» одночасно показується банер-попередження з переходом до закупівель.

У розділі «Потрібно замовити» товари згруповані за постачальниками. Для кожного рядка видно поточний залишок, точку замовлення та рекомендований обсяг. Обсяг можна скоригувати, позиції — зняти галочкою. Кнопка «Створити замовлення» формує замовлення постачальнику за вибраною групою, а кнопка ⚡ «Сформувати замовлення» у шапці блоку — одразу за всіма групами.

Сповіщення#

Блок «Сповіщення» вгорі вкладки вирішує, як ви дізнаєтеся, що час закуповувати:

• Push при низькому залишку — сповіщення власнику на телефон (той самий додаток, що показує замовлення).
• Email-дайджест «що замовити» — щоденний лист зі списком позицій нижче точки замовлення. Канал вмикається окремо, адреса задається в полі «Email для дайджесту»; пусто — лист піде на пошту власника.
• Поріг алерту подорожчання — на скільки відсотків має подорожчати прайс постачальника під час повторного імпорту, щоб система попередила. Рахується за всім кошиком постачальника, за замовчуванням — 10 %.
• Авто-надсилання замовлення постачальнику по email — раз на добу система сама формує замовлення за позиціями, які опустилися нижче точки замовлення. До замовлення потрапляють лише товари із заповненим полем «Бажаний постачальник», і лише ті, за якими ще немає відкритого замовлення — повторних листів постачальник не отримає. Куди піде замовлення, вирішує канал, вибраний у контакту постачальника:
  • пошта — система надсилає лист сама; замовлення з'являється в розділі «Замовлення постачальникам» уже зі статусом «Надіслано» (у примітці — позначка auto-order), а в картці постачальника залишається подія про надсилання;
  • WhatsApp або Telegram — писати в месенджер першим може лише людина, тому система доводить роботу до кінця й залишає готовий чернетку замовлення в розділі «Замовлення постачальникам»; вам залишається натиснути «Надіслати» — потрібний канал там уже вибраний. Якщо в постачальника не заповнений жоден канал зв'язку, замовлення за ним не формується — під тумблером видно, скільки таких постачальників і скільки замовлень піде чернетками.

Надсилання замовлення постачальнику#

Створене замовлення потрапляє до розділу «Замовлення постачальникам» зі статусом «Чернетка». Кнопка «Надіслати» відкриває модалку з текстом замовлення — його можна відредагувати, а потім надіслати через один із каналів. Якщо контактів у постачальника кілька, зверху вибирається адресат, а канал, вибраний у його картці, стоїть першим і позначений зірочкою:

• WhatsApp — відкривається чат із номером постачальника;
• Email — відкривається поштовий клієнт із заповненим листом;
• Telegram — відкривається чат з обліковим записом постачальника;
• копію тексту — надіслати будь-яким іншим способом;
• «Надіслати в Cenaly» — якщо постачальник теж працює на платформі, замовлення йде йому всередину системи, без месенджерів.

Після надсилання статус змінюється на «Надіслано». Якщо надіслали поза системою, можна натиснути «Надіслано» вручну. Далі замовлення проходить статуси «Підтверджено» → «Частково прийнято» → «Прийнято»; прострочені за очікуваною датою підсвічуються.

Приймання замовлення#

Кнопка «Прийняти» відкриває стандартну форму надходження із попередньо заповненими товарами й кількостями із замовлення. Фактичні кількості та ціни можна виправити — оновиться й каталог постачальника. Привезли не все? Прийміть частину й пізніше натисніть «Прийняти ще» на залишок. Після повного приймання статус замовлення стає «Прийнято». Замовлення можна скасувати — статус зміниться на «Скасовано».

Розширені складські операції#

Усі ручні операції зі складом доступні через меню «+ Операції» у правому верхньому куті сторінки.

Списання#

«Операції» → «Списання» — ручне зменшення залишків. Можна вказати кілька товарів за одну операцію. Причина списання обов'язкова:

Повернення постачальнику#

«Операції» → «Повернення постачальнику» — оформлює повернення раніше прийнятого товару. Виберіть постачальника, вкажіть товари та кількості. Залишки зменшуються, документ зберігається з прив'язкою до контрагента.

Переміщення між локаціями#

«Операції» → «Переміщення» — передача товару на інший склад: і між складами однієї точки (з кухні в бар), і між локаціями. Виберіть отримувача, додайте рядки з товарами та кількостями. Система автоматично створює пару документів: видаток у відправника та надходження в отримувача.

Інвентаризація#

«Операції» → «Інвентаризація» — перерахунок залишків майстром із трьох кроків:

1. Охоплення — що рахуємо: весь склад, лише товари на продаж або лише сировину. Незавершену відомість можна продовжити пізніше.
2. Введення факту — за кожною позицією видно, скільки очікувалося, вводиться фактична кількість і одразу показується відхилення. Пошук за назвою, штрихкодом і PLU, чернетка зберігається сама — можна рахувати за кілька заходів.
3. Відомість відхилень — підсумок: надлишки та нестачі, відсортовані за грошима, а не за алфавітом.

Кнопка «Провести» (доступна власнику та менеджеру) фіксує один коригувальний документ і вирівнює залишки.

Переоцінка та етикетки#

«Операції» → «Переоцінка» перераховує ціни продажу в каталозі від закупівельної за заданою націнкою з округленням; можна увімкнути автоматичну переоцінку прямо під час приймання. «Друк етикеток» виводить цінники та складські етикетки — аркушем на принтері або на термопринтері через міст обладнання.

Ціна на ціннику — та сама, що проб'є каса: ціна позиції з каталогу (з ціною точки, якщо вона задана). Якщо в цьому магазині товар має коштувати інакше, у картці складу натисніть «Задати свою ціну…» і вкажіть причину — цю ціну візьмуть і цінник (у ціни з'явиться «*»), і каса, а інтернет-вітрина залишиться на ціні каталогу. Зняти свою ціну — одна кнопка там само. Якщо в картках залишилися ціни з колишнього поля «Ціна для цінника», вікно друку покаже їхню кількість і кнопку «Розібрати»: для кожної можна взяти ціну каталогу, залишити свою з причиною або записати її в каталог.

Втрати: куди поділася різниця#

Вкладка «Втрати» відповідає на питання, яке не видно ні в продажах, ні в надходженнях: між двома інвентаризаціями зі складу пішло більше, ніж продано. Видаток за цикл розкладається на три частини:

Саме третій рядок — це втрати: неточна тех-карта, порції «на око», непроведене псування або крадіжка. Розбирати його потрібно разом із першими двома: без них не відрізнити «з'їли більше за норму» від «списали в псування».

Чесне застереження: ручне коригування залишку всередині циклу зберігає абсолютне значення, а не дельту, тому частина «непоясненого» насправді пояснена рукою оператора — такі документи рахуються окремо і показуються поруч.

Перевищення втрат над теоретичним видатком більш ніж на заданий відсоток піднімає правило «видаток вище норми» — див. Контроль втрат.

Прогноз попиту та план заготівель#

Вкладка «Прогноз» перетворює історію продажів у план на завтра: скільки страв розійдеться цього дня тижня, що з цього треба заготовити (з розворотом тех-карт і строком «до якої години»), що замовити постачальнику і що ризикує закінчитися до кінця дня.

Докладно — Прогноз попиту.

Ваговий товар та етикетки#

Ваговий товар. Товар може вимірюватися в кілограмах/літрах, а не в штуках: залишки, тех-карти та списання ведуться в цих самих одиницях. Якщо до каси через міст обладнання підключені ваги, вага підставляється автоматично — і під час приймання, і під час продажу страви з ціною за вагу (їдальня, кулінарія). Налаштування ціни за вагу — у картці страви, див. Каса (POS).

Етикетки на полицю. Для товарів друкуються складські етикетки зі штрихкодом, назвою, ціною та датою придатності: якщо в товару задано строк зберігання в днях, дата закінчення рахується як дата друку плюс строк. Це не те саме, що стікери на замовлення, — ті друкує кухня, див. Друк на кухні та в залі.

Маркування «Честный ЗНАК» (Росія)#

Для російських закладів на складі є вкладка «Маркування» — робота з кодами «Честного ЗНАКа» за всіма 15 категоріями, що маркуються. На вкладці п'ять розділів:

• Приймання — прийняти коди сканером або завантажити електронну накладну УПД в XML: система розбере її, зіставить товари постачальника з вашою номенклатурою (зіставлення запам'ятовується — вдруге підтверджувати не потрібно) та оприбуткує коди. Код, якого немає в накладній, чесно позначається розбіжністю, а не проходить мовчки.
• Кеги — постановка кеги на кран за її кодом, списання обсягу за проливом і зняття із зазначенням причини (порожня, списання, повернення). У касовий чек код кеги не підставляється: інакше перший же келих вивів би з обігу всю кегу.
• Коди — реєстр усіх кодів: статус, документи надходження й витрати, термін придатності, результат довідкової перевірки в системі маркування.
• Завдання — що ще потрібно передати в «Честный ЗНАК», з вивантаженням документа для подання в особистому кабінеті та закриттям завдання за номером квитанції. Кількість відкритих завдань видно бейджем просто на кнопці розділу.
• Журнал — стрічка всіх перевірок, вивантажень і подань.

Вибуття кодів заводиться не лише вручну: продаж дзеркалиться з касового чека (і переживає офлайн — піде, коли зв'язок повернеться), а списання маркованої сировини в страву рахується за тех-картою. Розкрите пакування обліковується дробом і добивається до кінця, перш ніж розкривається наступне.

Вкладку можна вимкнути карткою «Честный ЗНАК» у магазині розширень, але за замовчуванням вона увімкнена: маркування — обов'язок за законом, а не додаткова опція.

Алкоголь ведеться на сусідній вкладці «ЕГАИС»: приймання товарно-транспортних накладних, списання та залишки за даними вашого УТМ — модуль підключається як звичайний пристрій у мості обладнання.

Що потрібно для запуску#

• Розділ «Склад» — увімкнений за замовчуванням; за 30 і більше товарів система сама запропонує його завести.
• Картки інгредієнтів і товарів з одиницями вимірювання та фасуванням.
• Тех-карти у страв — без них автосписання під час продажу не працюватиме.
• Закупівельні ціни — інакше не порахуються собівартість, фудкост і меню-інжиніринг.
• Права: проведення інвентаризації доступне власнику та керуючому.
• Міст і принтер етикеток — для етикеток заготовок і цінників.

Обмеження#

• Аналітика складу працює на контурі AWS. На російському бренді функції на аналітичних базах недоступні — паритет відкрито завданням.
• Мінусові залишки допускаються навмисно: надходження «прощає» вихід у мінус, а не блокує продаж.
• Партійного обліку та FEFO в залишках немає. FEFO живе лише в маркуванні (яке розкрите пакування добити) і на кількість не впливає.
• Автоконверсій одиниць немає — грами та кілограми описуються фасуванням картки, а не перераховуються на льоту.
• Тех-карти варіантів і добавок не враховуються: списується склад базової страви.
• Мобільної інвентаризації зі сканером у телефоні немає.
• Автозамовлення постачальнику за мінімальним залишком не зроблено — прогноз потреби є, автоматичного замовлення немає.
• Email-дайджест закупівель не надсилається, оповіщення приходять у чат і пуш.
• ЕГАИС і «Честный ЗНАК» — російська специфіка: вкладки з'являються лише в точок із країною «Росія»; живий обмін із ГИС МТ по API не підключено (подання напівручне), а тестовий контур ФСРАР по ЕГАИС не пройдено. ВетИС (Меркурий) працює на моках — ключ доступу до API не отримано.

Усунення неполадок#

Залишок не списався після продажу. У страви немає тех-карти або продано варіант/добавку — їхній склад у списання не входить.

Залишок пішов у мінус. Так і задумано: система не блокує продаж, мінус закриється найближчим надходженням.

Собівартість порожня. Не проставлено закупівельні ціни інгредієнтів — без них не побудуються ні фудкост, ні матриця меню-інжинірингу.

Не бачу вкладок маркування або алкоголю. Вони з'являються лише за російської локації точки.

Інвентаризацію не дає провести. Проведення доступне власнику та керуючому, решті ролей — лише перегляд.

Не надходить лист про закупівлі. Поштового дайджесту тут немає — оповіщення про дефіцит і терміни йдуть у робочий чат і пуш.

Пов'язані розділи#

• Прогноз попиту — план заготовок, чернетка закупівлі та ризик «закінчиться до 19:00»
• Контроль втрат — правила «витрата вище норми» та «стрибок закупівельної ціни»
• Меню-інжиніринг — що робити зі стравою, коли відома її собівартість
• Фінанси — закупівлі, food cost і валовий прибуток
• Замовлення — виконання замовлення запускає списання
• QR-меню — страви та комбо-набори, до яких прив'язані тех-карти
• Мультилокація — кілька точок: залишки, документи та переміщення ведуться за кожною локацією окремо
• Магазин — залишок товару видно покупцю на вітрині: «залишилося мало» або точне число

Часті запитання#

Чи обов'язково вести тех-карти для всіх страв?#

Ні. Почніть із найходовіших товарів — решту додавайте поступово. Страви без тех-карт просто не списують залишки.

Що відбувається при скасуванні замовлення?#

Списання прив'язане до виконання замовлення: скасовані замовлення залишки не чіпають.

Накладні якими мовами розпізнаються?#

AI справляється з типовими накладними основними мовами регіону (грузинська, російська, англійська та ін.). Після розпізнавання ви завжди перевіряєте результат перед підтвердженням.

Чи можна вести склад на кілька локацій?#

Так, залишки й документи ведуться за кожною локацією окремо — виберіть локацію вгорі сторінки.

Як надіслати замовлення постачальнику, у якого немає WhatsApp або Telegram?#

Заповніть email у картці постачальника — кнопка Email буде доступна в модалці надсилання. Текст замовлення також можна скопіювати й надіслати будь-яким зручним способом.

Чи можна провести інвентаризацію лише за частиною товарів?#

Так. На першому кроці майстра вибирається охоплення — весь склад, лише товари на продаж або лише сировина; усередині є пошук за назвою, штрихкодом і PLU. Рядки, які ви залишите порожніми, не змінять залишок: зберігаються лише введені значення. Незакінчену відомість можна продовжити пізніше — чернетка зберігається сама.