Клієнти (CRM)

Розділ «Компанії та рахунки» — B2B-CRM закладу: покупці-фізособи та покупці-організації в одній картці, з реквізитами, документами й історією відносин. Він потрібен там, де продаж не закінчується чеком: B2B-замовлення, рахунки та договори, відстрочки й взаєморозрахунки.

Де: Адмін-панель → Заклад → «Компанії та рахунки» (admin.cenaly.com). Розділ доступний усім типам бізнесу — не лише магазину — і увімкнений за замовчуванням.

Верхні вкладки — вісім: Компанії та рахунки · Завдання · Документи · Друковані форми · Звіти · Банк · Реквізити продавця · 🔔 Повідомлення. Праворуч від них — кнопка «Продаж»: майстер, який проводить угоду від комерційної пропозиції до рахунку та закривних документів.

Не плутайте з розділом «Постійні гості»: там телефонний довідник і розпізнавання гостя за номером, тут — повноцінні картки контрагентів.

Картка клієнта#

Тип картки — фізособа або юрособа; від типу та країни залежить набір реквізитів. Формат податкових номерів перевіряється, включно з контрольними сумами, а повторне введення наявного номера покаже посилання «відкрити наявного» замість створення дубля.

У картці:

ім'я (для фізособи — ім'я, прізвище, по батькові) або юридична назва та юридична адреса;
країна та країнні реквізити, підписант (керівник);
банківські рахунки: банк, рахунок/IBAN, БІК/SWIFT;
контактні особи: ім'я, роль, телефон, email, Telegram, WhatsApp; можна позначити основний контакт і той, на який надсилати документи;
дата народження, згода на маркетинг, нотатки, теги, статус.

Контакт додається й одним рядком: введіть телефон, email, @telegram або посилання wa.me — тип визначиться сам.

Для російських юросіб реквізити можна не набирати вручну: за ИНН картка підтягується з державного реєстру, а перед застосуванням показується, які поля зміняться. Підказки реєстру працюють, коли на платформі підключено провайдера такого пошуку; поки його не підключено, кнопка «Знайти за ИНН» чесно відповідає «Пошук недоступний», і реквізити заповнюються вручну — на решту роботи картки це не впливає.

Замовлення клієнта#

Вкладка «Замовлення» показує плитки «Замовлень», «Сума покупок», «Останнє замовлення» та список замовлень з датою, номером, сумою і статусом. Замовлення потрапляють сюда автоматично в міру покупок клієнта у вашому магазині. З рядка замовлення можна одразу створити документ.

Документи, договори та взаєморозрахунки#

Документи — первинка щодо цього клієнта: рахунки, акти, накладні тощо. Набір типів документів, маска нумерації, режим ПДВ і сума прописом беруться з країнового профілю (Грузія, Росія, Казахстан, Велика Британія, Австралія, Нова Зеландія, ОАЕ, Кіпр, Греція, Іспанія, Португалія, Хорватія, Польща, Румунія, Туреччина та універсальний профіль). Готовий документ можна відкрити, завантажити PDF, надіслати на email клієнта або анулювати із зазначенням причини. Реквізити продавця у виписаному документі — знімок на момент випуску: якщо ви потім зміните рахунок або підписанта в профілі, уже виписані документи не перепишуться, і в картці документа видно саме ті реквізити, з якими він пішов клієнту.
Договори — майстер із чотирьох кроків: шаблон → сторони та підписанти → умови (відстрочка платежу, кредитний ліміт, відсоток передоплати та знижки, мінімальне замовлення, доставка, строк) → попередній перегляд. Статуси: чернетка, випущено, підписано (можна долучити скан), розірвано; чинні умови показуються плашкою в шапці картки клієнта.
Взаєморозрахунки — баланс, прострочена заборгованість і найстаріший строк, стрічка операцій (відвантаження, оплата, повернення, кредит-нота, аванс), додавання оплати та коригувань, рознесення оплат за документами — кнопкою «за FIFO» або точно на потрібний документ, із показом залишку за рахунком і можливістю відкотити.
Повторювані рахунки — підвкладка «Регулярні» в реєстрі документів: оренда, абонплата, обслуговування виставляються самі. Розклад — «кожного місяця N-го» (31-ше в короткому місяці зсувається на останній день) або «кожні N днів»; видно найближчу дату, останній випуск і причину, якщо випуск став на паузу. Профіль заводиться кнопкою «Повторювати…» прямо з випущеного документа-зразка — рядки беруться із зразка в момент кожного випуску, тому підняти ціну достатньо один раз. Один період = один рахунок, повторний прогін дубля не створить; можна й «виписати те, що настало зараз» вручну.
Друковані форми — окрема верхня вкладка розділу (у реєстру документів підвкладок рівно три: список, «Регулярні» та «Шаблони листів»). Це макети, за якими друкується PDF. Форма збирається з блоків (заголовок, текст, поля, сторони, таблиця рядків, підсумки, підписи) з підстановкою значень документа — номера, сум, реквізитів, суми прописом; блок або окреме поле можна показувати за умовою. Є готові форми платформи — універсальна, рахунок для країн із ПДВ, накладна, а для Росії ще рахунок на оплату, УПД та акт. Під час випуску й анулювання документ друкується за вибраною формою.
Шаблони листів — підвкладка реєстру документів: список шаблонів і редактор, де плейсхолдери (номер, сума, строк оплати, контрагент, продавець, таблиця позицій) вставляються за курсором, а попередній перегляд показує результат на справжньому документі локації. Текст листа можна згенерувати ІІ за коротким описом — з опорою на базу знань облікового запису, джерела показуються чипами. У вікні надсилання документа вибирається відправник (системна адреса або поштова скринька локації — вибір запам'ятовується), тема та шаблон.

Для локацій у Польщі з підключеним розширенням поруч із рахунком є панель надсилання до KSeF — державної системи електронних рахунків-фактур: рахунок іде туди прямо з картки, а назад приходять статус, присвоєний номер і підтвердження UPO.

Для локацій у Росії є ЕДО через Saby (СБІС) — розширення «Saby Docs» у магазині додатків, підключається за локаціями. Реєстр документів стає спільним для обох напрямків: чипи «вхідні / вихідні», бейджі «↓ Вх.» і «Saby», стан обміну. Вхідні документи разом із PDF підтягуються самі (перевірка раз на кілька хвилин), контрагент за ИНН заводиться автоматично; вихідний іде кнопкою «Надіслати в Saby». Підписання залишається на боці Saby — власного контуру електронного підпису в нас немає.

Шаблони та ІІ-заповнення документів — у розділі Документи.

Звіти#

Вкладка «Звіти» — наскрізні по всій локації, а не по одному клієнту: старіння дебіторки (кошики прострочення до 90+ днів), реєстр оплат і реєстр відвантажень. Кожен вивантажується в CSV.

Реквізити продавця#

У вкладці «Реквізити продавця» заводяться юрособи, від імені яких ви виставляєте документи — їх може бути кілька під одним обліковим записом, одна призначається основною. У кожної юрособи можна тримати кілька банківських рахунків, підписантів, адрес e-mail і телефонів: у кожному списку зірочкою ★ позначається запис за замовчуванням, вона й підставляється в документ, а решту вибирають під час виписки. У юрособи можна завести підрозділи та склади: у кожного своя назва, адреса й контакти, один позначається основним, а непотрібне йде в архів (видалення немає — на підрозділ посилаються вже виписані документи). У вікні продажу підрозділ вибирається зі списку, потрапляє в документ і друкується в PDF рядком «Підрозділ/Склад» під реквізитами продавця; він же переноситься в повторювані рахунки та в рахунок за акцептом комерційної пропозиції.

Автоматизація#

Внизу тієї ж вкладки — блок «Автоматизація»: чотири тумблери, які налаштовуються на локацію, а не на юрособу.

Тумблер	Що робить	За замовчуванням
Чернетка рахунку при акцепті КП	клієнт прийняв комерційну пропозицію за посиланням із листа — готується чернетка рахунку й задача менеджеру; сам рахунок автоматично не виписується	увімкнено
Квитанція при оплаті рахунку за посиланням	клієнт оплатив рахунок за платіжним посиланням — одразу виписується квитанція. Це вже виписаний документ: він займає черговий номер у нумерації	вимкнено
Дзвінок → активність контрагента	у картку потрапляють напрямок, тривалість, короткий підсумок і посилання на запис; аудіо та розшифровка не копіюються	увімкнено
Лист → активність контрагента	у картку потрапляють тема, перші рядки й посилання на лист; тіло листа та вкладення не копіюються	увімкнено

Банківські виписки#

Вкладка «Банк» приймає виписку за розрахунковим рахунком так, як її вивантажує ваш банк, — файлом. Формат розпізнається сам, за вмістом, а не за розширенням: вивантаження для 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, а також звичайні CSV та Excel. Нічого заздалегідь налаштовувати не потрібно — просто перетягніть файл.

Після завантаження видно картки рахунків і таблицю операцій вибраного місяця. Періоди можна завантажувати внахлест (багато банків ріжуть вивантаження на відрізки) — та сама операція двічі не з'явиться. Кожне завантаження записується в журнал імпортів, і будь-яке з них можна відкотити цілком, якщо файл виявився не тим.

Якщо банк вивантажує CSV або Excel зі своїми заголовками і колонки не розпізналися, відкриється майстер розмітки: покажіть, де дата, сума, призначення платежу та контрагент. Розмітка запам'ятається для цього банку, а файл перезавантажувати не потрібно — він уже завантажений.

Далі платежі можна рознести за контрагентами. Поруч із кожною операцією видно запропонований збіг і наскільки ми в ньому впевнені: контрагент шукається за номером рахунку в призначенні платежу, за ИНН і сумою, за одним ИНН або за назвою. Підтверджувати можна по одній операції або одразу пачкою, а фільтр «нерознесені» показує, що залишилося. Підтверджений платіж потрапляє у взаєморозрахунки контрагента і закриває його борг. Самі по собі гроші нікуди не проводяться: платежі розносить людина, система лише пропонує.

Якщо збігу немає зовсім — операцію можна прив'язати вручну: виберіть контрагента зі списку, і платіж стане в його взаєморозрахунки з позначкою «вручну», щоб потім було видно, що це не автопідбір.

Активності та завдання#

Вкладка «Активність» — історія роботи з клієнтом: нотатки, дзвінки та завдання зі строком. Прострочені завдання підсвічуються, а всі відкриті завдання за всіма клієнтами зібрані в окремому списку «Завдання» — це робочий список менеджера на день. У цьому списку лише відкриті завдання, тому позначений галочкою рядок з нього зникає; внизу екрана з'являється повідомлення з кнопкою «Скасувати» — вона знімає позначку і повертає завдання до списку. Перемикач поруч відкриває історію змін картки: що і коли змінилося, хто автор правки і звідки вона прийшла. Строк нового завдання не обов'язково вибирати в календарі: напишіть його словами в самому тексті — «передзвонити завтра», «рахунок до 25.12», «у п'ятницю», «через 3 дні», «30 вересня» — і поруч із полем з'явиться кнопка «Підставити строк». Вона заповнює порожнє поле за натисканням; дату, вибрану вручну, підказка не змінює.

Стрічка наповнюється й сама: вхідний дзвінок з телефона контактної особи лягає в картку активністю (напрямок, тривалість, короткий підсумок, посилання на запис), вхідний лист — активністю з темою та посиланням «відкрити в пошті». Зворотний шлях теж є: з картки дзвінка в розділі «Дзвінки» кнопка веде прямо до компанії, на її вкладку «Активність». Обидва потоки вимикаються тумблерами «Дзвінок → активність контрагента» і «Лист → активність контрагента» (вкладка «Реквізити продавця», блок «Автоматизація»).

Відкриті завдання CRM видно не лише тут: на спільній дошці завдань зміни (/tasks) зверху стоїть блок «Компанії та рахунки» — список лише для читання, кожен рядок веде до картки контрагента. Якщо джерело недоступне, блок просто не показується — дошка зміни від CRM не залежить.

У картки є відповідальний менеджер (вибирається з ваших співробітників) — за ним фільтрується список: «Мої» та «без відповідального». Під профілем — блок «Файли»: договори, специфікації, скани можна прикріпити до самої картки.

ІІ-розбір заявки#

Кнопка «🤖 Розібрати заявку» перетворює лист, стенограму дзвінка або PDF на готовий чернетку продажу. Вставляєте текст — платформа показує передперегляд розбору: який клієнт упізнаний, які рядки підібрані з вашого каталогу (з оцінкою впевненості за кожним), що розпізнати не вдалося. Ви перевіряєте і натискаєте «Створити чернетку».

Що важливо:

ІІ працює тільки за вашими даними — каталогом точки та картками клієнтів; вигадати неіснуючий товар він не може, усе нерозпізнане чесно йде в окремий список;
ціну, податок і знижку ІІ не призначає — вони беруться з каталогу, комерційних умов клієнта та країнового профілю;
клієнт упізнається насамперед за податковим номером, e-mail або телефоном, і лише потім за назвою;
підсумок — завжди чернетка плюс завдання менеджеру: виставити документ цим шляхом не можна. Якщо картки клієнта ще не було, вона створюється з позначкою «з ІІ-розбору»;
де шукати результат: чернетка лежить у вкладці «Документи» картки клієнта, завдання — у вкладці «Активність». У вкладці «Замовлення» його не буде: туди потрапляють лише покупки цього клієнта у вашому магазині.

Нагадування та дюннінг#

Вкладка «Повідомлення» вмикає автоматичні нагадування за локацією: щоденний дайджест, нагадування вам про прострочені рахунки, листи клієнту з поступовим посиленням тону, попередження про закінчення комерційних пропозицій і договорів — у кожного сценарію свої параметри (година відправлення, стадії, за скільки днів). Кнопка «Перевірити зараз» проганяє те саме негайно, а список «Найближчі нагадування» показує, що піде, — будь-який пункт можна відкласти.

Список, пошук і масові дії#

Пошук іде за іменем, податковим номером, телефоном та email. Фільтри — за типом (фізособи/юрособи), статусом (активні, заблоковані, в архіві), тегами та відповідальним менеджером («Мої» та «Без відповідального» — з лічильником, щоб нічий клієнт не загубився). Шестерня «Вигляд сторінки» налаштовує набір колонок, щільність таблиці та вкладку, яка відкривається першою.

Виділивши кілька карток, можна відправити їх в архів, проставити тег або зняти тег одразу всім. Архівна картка зберігається (на неї можуть посилатися документи), але зникає з активного списку.

Імпорт, експорт і дублі#

Імпорт — списком, по одному клієнту на рядок: тип;назва;країна;податковий номер;телефон;email. У звіті видно, скільки створено, скільки вже було і де помилка.
Експорт CSV — поточна вибірка повністю, з урахуванням пошуку й фільтрів і по всіх сторінках списку.
Об'єднання дублів: поточна картка залишається, вибрана архівується, її контакти та ідентичності переносяться. Об'єднуються лише картки одного типу.

Пов'язані розділи#

Постійні гості — розпізнавання гостя та історія замовлень за телефоном
Документи — шаблони договорів і актів, ІІ-заповнення
Комерція — партнерська програма з посиланням на картку клієнта
Замовлення — загальний список замовлень
Фінанси — гроші та звіти

Часті питання#

Чим це відрізняється від «Постійних гостей»? «Постійні гості» — швидкий довідник за телефоном і бейдж повторного візиту. «Клієнти» — картка з реквізитами, документами та взаєморозрахунками, для B2B і продажів із паперами.

Чи з'явиться клієнт сам після замовлення на вітрині? Так. Після оформлення замовлення платформа сама знаходить відповідну картку за податковим номером, телефоном або email — а якщо такої немає, створює її з даних замовлення й дозаповнює порожні поля, не затираючи те, що ви вже вписали руками. Дублів це не плодить: повторне замовлення того самого покупця приземляється в ту саму картку. Заводити картки вручну або імпортом теж можна.

Розібрав заявку — чому її немає у вкладці «Замовлення»? Тому що ІІ-розбір робить не замовлення вітрини, а чернетку продажу — комерційну пропозицію або рахунок. Шукайте його у вкладці «Документи» картки клієнта, а задачу «перевірити перед випуском» — у вкладці «Активність». Вкладка «Замовлення» показує лише покупки клієнта у вашому магазині; заявка з листа, дзвінка або PDF туди не потрапляє.

Чи може розділ відкрити співробітник, а не власник облікового запису? Поки ні: розділ працює лише під обліковим записом власника облікового запису. Співробітник із власним логіном (і власник, який переключився в чужий обліковий запис) отримає відмову — доступ за ролями для цього розділу в роботі.

Чи можна заблокувати покупця? У картки є статус «Заблоковано», а для заборони замовлень на вітрині працює блок-лист у налаштуваннях замовлень — див. Інтернет-магазин.