Відмітка приходу та виходу

Співробітник сам відмічає прихід і вихід — і ці відмітки одразу стають фактом у табелі (вкладка План-факт розділу «Співробітники»), з якого рахується зарплата. Час завжди ставить сервер: «накрутити» його з пристрою не можна.

Відкрити: Адмін-панель → Співробітники → Мій кабінет (співробітник) і Співробітники → ⚙ Налаштування графіка та відмітки (власник, менеджер — лише перегляд).

Що потрапляє в табель#

Одна зміна в табелі — це план (якщо зміна стояла в графіку) і факт: час приходу, виходу та перерв. У факту завжди є джерело:

Ручна правка завжди «головніша» за автоматику: після неї автомати зміну не чіпають.

Якщо співробітник прийшов без плану в графіку, відмітка створює зміну поза графіком — вона видна в план-факті окремою ознакою.

Відмітка з телефона співробітника#

У Моєму кабінеті в блоці «Сьогодні» — статус («Не на зміні» / «На зміні з 09:02» / «Не закрита зміна від 18 вересня») і кнопки:

• Я прийшов — відкриває зміну: якщо на сьогодні є планова зміна, факт прив'язується до неї, інакше створюється зміна поза графіком;
• Перерва / Повернувся — фактичні перерви всередині зміни; якщо перерва не закрита до виходу, вона закривається часом виходу;
• Я пішов — закриває відкриту зміну (у тому числі нічну, розпочату вчора, і забуту на кілька днів: у такої зміни «Сьогодні» показує лише цю кнопку та підказку про коригування).

Забув відмітитися — в кабінеті є «Забув відмітитися»: заявка на коригування табеля, яку підтверджує менеджер.

Де дозволена відмітка: геопозиція або термінал#

Налаштування «Гейт відмітки» в «Налаштуваннях графіка та відмітки» вирішує, чи приймати відмітку звідусіль:

Геоперевірка порівнює координати браузера з координатами точки зміни (задаються в картці локації). Якщо в точки немає координат — гейт за місцем нема чим перевірити, і відмітка проходить.

Гейт не зобов'язаний бути одним на весь заклад. Нижче, у блоці «Перевизначення за точкою та посадою», режим, радіус і автозакриття задаються окремо для конкретної точки та для конкретної посади:

1. Натисніть «＋ Додати перевизначення», виберіть «Точка» або «Посада», а потім — яку саме (точки беруться з ваших локацій, посади — з тих, на яких є співробітники).
2. Заповніть лише те, що має відрізнятися. Усе, що залишено як «як в обліковому записі», продовжує братися з налаштувань вище — це не «вимкнено».
3. Збережіть: блок зберігається сам, окремо від кнопки «Зберегти» всієї панелі.

Що старше за що, якщо правил кілька: посада співробітника → точка зміни → обліковий запис, причому за кожним полем окремо. Тобто «на точці в центрі — суворо, 80 м» і «кур'єрам гейт вимкнено» разом означають: офіціант цієї точки відмічається в межах 80 м, а кур'єр — звідусіль, бо його посада старша за правило точки.

Термінал закладу: прив'язка планшета або монітора#

Термінал — будь-який планшет, смартфон або комп'ютер із браузером, який залишається в закладі. Один обліковий запис може прив'язати кілька терміналів (по одному-два на точку).

1. Відкрийте Адмін-панель → Співробітники → ⚙ Налаштування графіка та відмітки на самому пристрої, який стане терміналом. Увійти можна під власником, менеджером або кодом пристрою.
2. У блоці «Термінали відмітки» натисніть «Прив'язати цей пристрій», дайте йому ім'я («Планшет біля входу») і за бажанням точку.
3. Пристрій отримує свій секрет і зберігає його в браузері — на сервер він більше не передається, назовні не показується. Плашка «Цей пристрій — термінал …» і кнопка «Відкрити екран термінала» з'являються одразу.
4. Переведіть гейт відмітки в «Тільки з термінала закладу» і збережіть.
5. Відкрийте екран термінала (/clock-terminal) і залиште його увімкненим: екран сам не гасне, а режим (планшет або монітор) запам'ятовується в адресі.

Термінал із зазначеною точкою приймає прихід тільки на зміни цієї точки: зміна на іншій точці — відмова «сьогоднішня зміна на іншій точці». Зміна поза графіком, розпочата з термінала точки, отримує цю точку автоматично.

Відкликати термінал можна з того самого списку: пристрій із попереднім секретом на наступній відмітці отримає відмову. Секрет із браузера стирається, якщо очистити дані сайту, — тоді пристрій просто прив'язують заново.

Під кожним терміналом у списку видно, коли з нього була остання відмітка («5 хв тому», «3 год тому») або «ще не використовувався». Якщо термінал мовчить більше доби, рядок підсвічується попередженням — перевірте, що планшет увімкнений, підключений до мережі та на ньому відкритий екран термінала.

Режим «Планшет»: PIN-пад#

На екрані термінала чотири великі кнопки — Я прийшов, Я пішов, Перерва, Повернувся з перерви. Співробітник натискає потрібну і вводить свій PIN касира (4–6 цифр, видається в картці співробітника). Нічого шукати в списку і нікуди логінитися не треба: PIN унікальний в обліковому записі, і сервер сам розуміє, хто відмітився, — на екрані на кілька секунд з'являється «Анна: прихід відмічено о 09:02».

Неправильний PIN відбивається нейтральним «Невірний PIN» із затримкою, а після десяти невдач за чверть години термінал (або співробітник, який вводить PIN з телефона) блокується на 15 хвилин — перебирати чужі PIN'и безглуздо. Усі помилки говорять словами: «прихід уже відмічено», «перерви зараз немає», «місяць закрито», «не закрита зміна від 17 вересня».

Режим «Монітор»: QR на екрані#

Термінал показує великий QR-код, який оновлюється кожні 30 секунд. Співробітник сканує його камерою свого телефона — відкривається його особистий кабінет із зеленою плашкою «Термінал закладу підтверджено» і звичайними кнопками «Я прийшов» / «Я пішов». Геопозиція не запитується: код з екрана вже доводить, що людина стоїть перед монітором.

Код дійсний близько двох хвилин після показу: не встиг — плашка зміниться на «QR-код застарів, відскануйте ще раз». Одного скану вистачає на одну відмітку.

Кожен QR одноразовий. Монітор отримує його від сервера заново кожні 30 секунд, і після першої відмітки код гасне на сервері: переісланий знімок екрана спрацює один раз — у першого, хто його відкрив, — і тільки до закінчення строку; другому кабінет відповість «термінал не підтверджено, відскануйте ще раз». Якщо в монітора зникла мережа, він показує код старого зразка (той діє ті самі дві хвилини, але не одноразовий) — екран біля входу не сліпне.

Цей режим підходить будь-якому екрану без сенсора — телевізору біля входу, монітору на барі — і не вимагає від співробітника нічого, крім телефона, на якому він і так входить у кабінет. Години не переходять до того, хто сфотографував екран: код одноразовий і живе дві хвилини, а відмітка йде від особистого логіна співробітника.

Способи зареєструвати ухід з мінімальними витратами#

Ухід забувають частіше, ніж прихід: людина втомилася і пішла. У Cenaly є кілька способів закрити зміну, і їх можна поєднувати — від найдешевшого до найточнішого:

Що не зроблено навмисно: фонова геопозиція телефона (у браузері її немає, а додаток, що стежить за співробітником після зміни, — питання приватності) і біометрія (окреме обладнання та підвищені вимоги до персональних даних).

Автозакриття забутих змін#

Блок «Автозакриття забутих змін» у «Налаштуваннях графіка та відмітки»:

• Закривати відкриті зміни автоматично — перемикач, типово вимкнений;
• Чекати після планового кінця, хвилин — грація (типово 30): якщо за цей час після планового кінця відмітка виходу не надійшла, зміна закривається плановим кінцем, а не поточним часом — годин понад графік автомат не вигадує;
• Стеля зміни поза графіком, годин — для змін без плану або розпочатих уже після планового кінця: закрити через N годин після приходу (типово 12; 0 — не чіпати, такі зміни залишаться в списку «незакритих» план-факту).

Автозакриття теж перевизначається: у блоці «Перевизначення за точкою та посадою» для точки або посади можна задати свої грацію та стелю (наприклад, кур'єру — 8 годин замість 12) або увімкнути автозакриття лише на одній точці, залишивши його вимкненим на решті.

Перевірка відбувається раз на 30 хвилин. Закрита автоматом зміна позначається в табелі міткою «⏱ автозакрита · очікує підтвердження» (з підказкою, чим саме — графіком чи стелею), а співробітник отримує сповіщення в робочий чат: «Вихід не було відмічено — зміну закрито автоматично о 18:00 за графіком. Підтвердьте час у «Моїх годинах»; якщо вийшли в інший час, подайте коригування». Ручне виправлення часу знімає мітку. Закриті місяці та зміни автотабеля за присутністю автомат не чіпає.

Виведений час — припущення, а не відмітка, тому його має підтвердити людина:

• співробітник у «Моїх годинах» бачить у такої зміни дві кнопки: «Правильно» — час підтверджується як є, і «Указати вихід» — відкриється вікно з виведеним часом, де він вписує реальний; керівнику надійде звичайна заявка на коригування, години зміняться після її схвалення;
• керівник під час закриття періоду бачить виняток «Автозакриту зміну не підтверджено» і розбирає його кнопкою «Підтвердити як є» — поки воно відкрите, період не закриється;
• у чернетці зарплати рядок співробітника з такими змінами позначено бейджем ⏱ n — сума рахується за виведеними годинами як є, бейдж лише нагадує, що години припущені.

Після підтвердження мітка стає «⏱ автозакрита · підтверджено» (у підказці — ким). Для залу та доставки зміна закрита з моменту автозакриття — підтвердження стосується лише табеля та зарплати.

Джерела факту та зарплата#

За годинами з табеля рахується зарплата, тому кожен факт зберігає, звідки він узявся, а план-факт показує це мітками: «📡 авто» у присутності, «⏱ автозакрита» в автозакриття, прапорець «поза точкою» у дальньої відмітки. Термінал, що підтвердив відмітку, теж записується у зміну. Менеджер бачить усе це в План-факті, співробітник — у «Моїх годинах», і обидва можуть ініціювати коригування до закриття місяця.

У кожної зміни з фактом у План-факті є іконка 🕘 «Історія відміток»: повний список спроб за цією зміною — час, дія (прийшов / пішов / перерва), хто натиснув (сам співробітник, менеджер на ім'я або автомат), звідки (телефон, каса, термінал на ім'я, автозакриття) і результат — записано або відмова з причиною (невірний PIN, «тільки з термінала», поза точкою). Відмови теж зберігаються: серія невірних PIN з одного планшета видна одразу.

Відмітка не губиться під час обриву зв'язку: якщо телефон не дочекався відповіді сервера, додаток повторює той самий запит сам, а сервер упізнає повтор і не записує другу відмітку — ви побачите ту саму зміну, а не помилку «уже відмічено».

Часті запитання#

Чи може працівник без логіна відмічатися?#

На терміналі — так: планшет приймає PIN будь-якого працівника, якому його видано, логін для цього не потрібен. З телефона та за QR — ні: там відмітка йде від особистого логіна.

Що, якщо термінал зламався або його забрали?#

Відкличте його у списку терміналів і на час перемкніть гейт на «Суворо» або «Попереджати» — працівники відмітяться з телефонів. Забуті зміни закриє автозакриття.

Чи можна увімкнути термінал лише для однієї точки?#

Так. У «Налаштуваннях графіка та відмітки» відкрийте блок «Перевизначення за точкою та посадою» → «＋ Додати перевизначення» → «Точка» → виберіть потрібну й поставте їй гейт «Тільки з термінала закладу». Загальне налаштування облікового запису при цьому залишається незмінним (наприклад, «Попереджати»), і точки без термінала працюють як раніше.

Тим самим способом знімають гейт там, де він заважає: перевизначення для посади «Кур'єр» зі значенням «Вимкнено» дозволяє кур'єрам відмічатися будь-звідки, навіть якщо на всьому обліковому записі стоїть «Суворо». Посада старша за точку, точка — старша за обліковий запис.

Працівник увійшов через QR, але не натиснув «Я прийшов»#

Нічого не сталося: сканування лише підтверджує присутність, саму відмітку робить кнопка. Через дві хвилини код застаріє, і потрібно відсканувати знову.

Чи завищить автозакриття години?#

Годин понад графік автомат не вигадує: за графіком зміна закривається плановим кінцем, навіть якщо перевірка спрацювала пізніше, а за стелею — рівно через задану кількість годин. Але автомат не знає, коли людина пішла насправді: тому, хто пішов раніше плану, години будуть зараховані до планового кінця, тому, хто затримався — лише до нього. Тому виведений час — не факт, а очікування підтвердження: зміна позначена «⏱ автозакрита · очікує підтвердження», працівник отримує сповіщення і в «Моїх годинах» або натискає «Правильно», або «Вказати вихід» і вписує реальний час (піде заявка на коригування, менеджер її схвалює). Поки зміну не підтверджено, рядок у чернетці зарплати позначений, а період не закривається — керівник розбирає такі зміни кнопкою «Підтвердити як є». Якщо менеджер після цього сам перевідкрив зміну (зняв помилковий вихід), автомат її більше не чіпає.

Учора забув відмітити вихід — сьогодні «Я прийшов» не працює#

У працівника може бути лише одна відкрита зміна. Кабінет, термінал і вкладка «День» панелі залу скажуть, яка саме висить («не закрито зміну від 17 вересня»): натисніть «Я пішов» (на касі — «Пішов» у рядку працівника) — вона закриється поточним часом, потім відмітьте прихід і подайте коригування на вчорашній вихід. Щоб таке не повторювалося, увімкніть автозакриття.

«Табель за цей місяць закрито» — кнопки в кабінеті є, а відмітка не проходить#

Закритий місяць не приймає нічого: ні відмітку приходу та виходу, ні правку зміни, ні заявку на коригування — години в ньому остаточні, за ними вже рахується зарплата (автозакриття забутих змін у такому місяці теж мовчить). Закривають табель керівники — кнопкою «Закрити табель» у План-факті або «Закрити період» під час підтвердження табеля. Це працює і для поточного місяця: закрили його в середині — до кінця місяця відмітитися буде неможливо. Зняти замок може лише власник облікового запису (кнопка «Відкрити табель» там само) — менеджеру, який закрив період, цього вже не вистачить. Тому працівнику кабінет і відповідає «попросіть власника відкрити його заново», а не «відкрийте самі».

Пов'язані розділи#

• Працівники та зміни — ролі, графік, план-факт, зарплата
• QR-коди та пристрої — коди входу для планшетів і моніторів
• Каса (POS) — відмітка колег з касового термінала
• Касова зміна — відкриття та закриття зміни касира
• Фінанси — вартість праці за відпрацьованими годинами