Фінанси

Розділ Фінанси — управлінські дашборди на основі ваших замовлень, закупівель зі складу та змін персоналу. Жодних вивантажень і таблиць вручну: дані збираються автоматично з роботи закладу.

Відкрити: Адмін-панель → Фінанси. Періоди: 7 / 30 / 90 днів або 12 місяців; можна дивитися всі локації разом або кожну окремо.

Вкладки#

Усі ключові метрики порівнюються з минулим періодом — зростання і падіння видно одразу. Виняток — період «12 місяців»: у нього порівняння немає, це календарний зріз без попереднього відрізка.

Канали продажів і оплата#

Виторг розкладається за каналами:

• Зала — замовлення зі столів (QR-меню та каса);
• Доставка — власна доставка;
• Самовивіз;
• Glovo, Wolt, Яндекс Еда, Deliveroo — замовлення з агрегаторів (через інтеграції);
• Інше.

Окрема розбивка — за способами оплати: готівка, картка при отриманні, онлайн.

Комісії каналів і net-маржа#

100 ларі із зали і 100 ларі з агрегатора — це різні гроші: майданчик утримує відсоток і часто ще фікс за замовлення. Поки комісії не задані, «виторг за каналами» порівнює непорівнюване.

Задайте їх у Розширення → вкладка «За локаціями» → картка «Комісії каналів»: за кожним каналом — відсоток і фіксована плата за замовлення. Ставки задаються на пару «точка + канал»: у різних закладів різні договори.

Після цього на вкладці «Продажі» з'являється таблиця «Валова → net за каналами»:

Та сама арифметика застосовується до окремих страв у Меню-інжинірингу: страва із середньою маржею в залі може йти в мінус в агрегаторі з комісією 30 %.

Комісія зберігається окремо від налаштувань самої інтеграції, тому її можна задати й каналам без інтеграції (свій сайт, зала, самовивіз), а замовлення вимкненого вчора каналу продовжують рахуватися з тією комісією, що була.

Здоров'я каналів доставки#

Вкладка «Канали доставки» відповідає на зворотне питання: скільки ви не заробили і чому.

• поточний статус точки на кожному майданчику: онлайн / пауза (ваша власна) / офлайн (майданчик деактивував точку);
• години паузи та офлайну за період;
• оцінка втраченого виторгу — години простою × середній погодинний виторг каналу в цю годину тижня;
• скасування з розбивкою за причиною.

Статус знімається фоновою задачею кожні ~10 хвилин; при недобровільному офлайні власнику надходить пуш.

Закупівлі, food cost і валовий прибуток#

Якщо ви ведете Склад, документи приходу автоматично формують видаткову частину:

• Закупівлі — сума приходів за період;
• Food cost — частка закупівель у виторгу;
• Валовий прибуток — виторг мінус закупівлі.

Так дашборд показує не лише оборот, а й реальну економіку закладу.

Персонал#

Вкладка «Персонал» підсумовує відпрацьовані години зі змін співробітників — план і факт за кожним співробітником і роллю за вибраний період.

Чайові#

Розділ Фінанси враховує чайові окремо від виторгу: KPI «Чайові» на вкладці «Огляд» показує загальну суму за період, а вкладка «Продажі» розкладає її за офіціантами — зручно для розрахунку винагород. Чайові не входять у виторг і не впливають на food cost; вони збираються із замовлень POS-каси та клієнтського чекауту.

Докладніше про налаштування чайових у закладі: Чайові.

Касові зміни та Z-звіти#

Вкладка «Касові зміни» відображає історію закритих касових змін за кожним касиром і локацією. За кожною зміною видно: розмінний фонд на відкриття, готівковий і безготівковий виторг, інкасації, очікуваний залишок у касі та фактично перераховану суму. Розбіжність (нестача або надлишок) виділяється кольором. Дані з'являються після закриття зміни — Z-звіт фіксує остаточні цифри.

Докладніше про роботу з касовою зміною в POS: Касова зміна.

Подарункові картки та борги гостей#

Дві суми, які не можна плутати з виручкою, фінансовий розділ показує окремо — обидві зведення лежать на вкладці «Касові зміни» і підвантажуються під час першого її відкриття:

• Зобов'язання за подарунковими картками — зведення «випущено / погашено / залишок». Проданий сертифікат — це не зароблені гроші, а обіцянка віддати товар: виручка визнається в момент, коли гість розплачується карткою, а не коли купує її. Залишок за картками — те, що заклад ще винен гостям.
• Борги гостей — суми замовлень, закритих на касі тендером «У борг», та їх погашення. Відкриті борги й баланс кожного гостя видно також у Клієнтах і на вкладці «На контролі» у робочому чаті.

Продаж картки й закриття замовлення в борг каса пробиває за правилами країни (у Росії — «аванс» і «передача в кредит»), тому в X- і Z-звітах вони видно рядками способів оплати — див. Касові зміни.

Повернення#

Повернення за чеками вираховуються з виручки автоматично: KPI «Повернення» на вкладці «Огляд» показує суму оформлених повернень за період, а підсумкова виручка вже враховує це вирахування. Це дає змогу бачити реальну чисту виручку без додаткових перерахунків. Повернення також відновлює залишки на складі, якщо відповідні страви відстежуються в системі.

Докладніше про оформлення повернень і реєстр чеків: Чеки та повернення.

Закупівлі та food cost#

Якщо ви ведете Склад, документи надходження товару від постачальників автоматично потрапляють у Фінанси й формують собівартість:

• Закупівлі — загальна сума надходжень за період із розбивкою за товарами та постачальниками;
• Food cost — частка закупівель у виручці (у відсотках);
• Валовий прибуток — виручка мінус закупівлі.

Вкладка «Закупівлі» показує динаміку витрат, топ товарів і постачальників за сумою — зручно для контролю собівартості та переговорів із постачальниками. Докладніше про надходження й управління запасами: Склад.

Що потрібно для запуску#

• Накопичені продажі — дашборди рахуються за вашими замовленнями й чеками, на порожній історії вони порожні.
• Тех-карти із закупівельними цінами — для собівартості, фудкосту й валової маржі (Склад).
• Зміни та зарплатні налаштування — для вкладки «Персонал» (Співробітники).
• Комісії каналів — щоб «чистими за каналами» рахувалося не за нулем.
• Витрати заводяться вручну (оренда, комуналка, підписки) — самі по собі вони нізвідки не беруться.

Обмеження#

• Джерело даних важливе. Касові зміни та історія каналів потребують аналітичної бази; запасний розрахунок у браузері їх не відновлює. На російському контурі пряме читання історії замовлень теж недоступне. Помилку бази потрібно розібрати, а не приймати за порожній період продажів.
• Комісії агрегаторів — оцінні: беруться ставки з налаштувань каналів, а не фактичні утримання майданчика.
• Вартість праці рахується із зарплатних баз, але не проводиться рядком витрат у фінансовій базі.
• Єдиного глосарію метрик немає. Та сама виручка в «Статистиці», «Фінансах» і на касі може рахуватися по-різному — порівнюючи цифри, звіряйте період і те, що саме потрапляє у зріз.
• Звірок еквайрингу та виплат агрегаторів із банківською випискою немає.
• Конструктора власних звітів немає — свідомо: поки що закриваємо типовими дашбордами та вивантаженням.

Усунення неполадок#

Розділ порожній або недоступний. На російському бренді ви побачите плашку «Історія замовлень у цій хмарі поки недоступна для читання» — так і має бути, кнопки «Повторити» в неї немає. На решті брендів плашка «Не вдалося завантажити цифри» з кнопкою «Повторити» означає збій читання — повторіть; якщо цифр просто немає, перевірте період: за замовчуванням беруться 7 днів.

Цифри не сходяться з касою. Шукайте різницю в періоді та в складі зрізу: повернення, чайові, комісії каналів і незакриті замовлення потрапляють у різні звіти по-різному. Єдиної «правди про цифру» поки немає, і ми про це говоримо прямо.

Food cost не рахується. Немає тех-карт або закупівельних цін.

«Чистими за каналами» виглядає завищено. Комісії беруться з ваших налаштувань каналів — звірте ставки з договором майданчика.

Немає витрат у P&L. Регулярні витрати вводяться вручну — заведіть їх на вкладці витрат.

Пов'язані розділи#

• Замовлення — джерело даних про продажі
• Чайові — налаштування чайових для гостей і офіціантів
• Касова зміна — відкриття/закриття зміни, X/Z-звіти
• Чеки та повернення — реєстр чеків POS і оформлення повернень
• Склад — джерело даних про закупівлі та food cost
• Співробітники та зміни — джерело даних про персонал
• Аналітика — поведінка гостей у меню (перегляди, популярні страви)
• Меню-інжиніринг — маржа страви з поправкою на комісію каналу
• Контроль втрат — розходження каси та втрати складу як правила-алерти

Часті запитання#

Чим «Фінанси» відрізняються від «Аналітики»?#

Аналітика — про поведінку гостей у меню (перегляди, популярність страв). «Фінанси» — про гроші: виторг, середній чек, закупівлі, прибуток.

Як часто оновлюються дані?#

Аналітична база перезбирається на сервері приблизно раз на пів години. Кнопка «Оновити» підтягує свіжі дані одразу.

Чи бачать співробітники фінанси?#

За замовчуванням ні: офіціант, кухар і кур'єр фінансів не бачать. Але власник може надати доступ навмисно — наприклад, посаді «Бухгалтер», якій розділ «Фінанси» входить до набору за замовчуванням. У конструкторі посад такі розділи позначені попередженням: це чутливі дані.

Чи враховуються скасовані замовлення?#

Скасування показуються окремою метрикою і не входять у виторг.

Чи входять чайові у виторг?#

Ні. Чайові враховуються окремим KPI «Чайові» і не додаються до виторгу — це гроші для персоналу, а не оборот закладу.

Чому виторг менший за суму замовлень?#

Можливі дві причини: оформлено повернення (вони вираховуються з виторгу) або частину замовлень було скасовано (скасування не входять у виторг). Обидва показники видно на вкладці «Огляд» окремими KPI.