Дневник на резервациите

Дневник на резервациите — работен екран на салон за красота (и други услуги с резервации). Това е дневна мрежа: по колони — специалисти, по вертикала — време. Тук създавате часове за услуги, премествате ги и ги водите по статуси.

Отваряне: Админ панел → Записи (admin.cenaly.com).

Кабинети, хардуер и планиране на посещения#

Специалистите се водят като хора, кабинетите и апаратите — като отделни ресурси за резервации. Укажете какви ресурси са нужни за всяка услуга. Проверката за наличност съчетава графика на специалиста, заетостта на ресурсите и почивките на услугата.

В дневника на персонала можете да съставите посещение от няколко услуги или серия от посещения. Тези действия не означават същата възможност в гостуващия уиджет. Преди потвърждение проверете предложените дати и конфликтите.

Графикът използва часовия пояс на обекта. Задайте го преди отварянето на онлайн резервациите, особено ако регистраторът работи от друга държава. Промяната на статус с отметка за изчакване все още изисква потвърждение от сървъра: грешката или непотвърденото действие трябва да се изчистят, преди да продължите работа.

За клиника изберете пресет „Клиника“: лекар, кабинет, пациент, прием. Историята на пациента тук е административна; медицинските карти, диагнозите и протоколите за лечение не влизат в модула. Действията на лекаря се ограничават от ролята му и от възложените му посещения.

В училище използвайте резервация за пробни и индивидуални уроци. Посещаемостта на постоянна група и парите на семейството се отнасят към училищния сценарий, описан в първия ден.

Дневна мрежа#

Най-горе е панелът на деня с бутони днес / предходен ден / следващ ден. Под всеки специалист има собствена колона с часове по време; за часовете без назначен специалист има отделна колона „Без специалист“. Мрежата се обновява сама: час, направен от гост или колега, се появява в нея без презареждане на страницата.

Звук и оповестявания за нови резервации#

Значката 🔔 / 🔕 в шапката на дневника включва звук и изскачащи оповестявания за нови резервации. Те работят само докато тази страница е отворена: ако браузърът е забранил уведомленията, бутонът става кехлибарен с подсказка да ги разрешите в настройките на сайта.

Затова под шапката виси плашка „Докато админ панелът е затворен, няма да научавате за нови резервации“ с бутон „Свързване на Telegram уведомления“ — тя отваря съветника за свързване направо на място, без да ви отвежда в магазина за приложения. Когато ботът на обекта вече е свързан, вместо плашката остава тиха подсказка с връзка: трябва да я отворите от онзи акаунт в Telegram, който трябва да получава оповестяванията. Плашката може да се скрие с бутона „Не показвай“.

Справочник на специалистите#

Бутонът „Специалисти“ отваря регистъра на специалистите. Специалистът е служител от общия справочник на служителите с роля на специалист; не е задължително да му създавате логин — можете да добавите „служител-ресурс“, който съществува само като колона в графика. За всеки специалист:

• Име;
• Цвят — с който часовете му се открояват в мрежата;
• Активен — участва ли в графика;
• Услуги — кои услуги изпълнява (всички или избрани);
• График на работа — работните часове по дни от седмицата; ден без отметка се счита за почивен;
• Ежедневни почивки — обед и подобни интервали, те се изрязват от всеки работен ден;
• Отпуск и болничен — периоди от дати, в които специалистът е недостъпен, с незадължителна бележка;
• Еднократни дни — изключение за конкретна дата: да я направите почивна или да зададете специални часове. Еднократният ден е по-силен от седмичния график — с него затварят „тази събота работим до 15:00“ без промяна на графика за постоянно.

Графикът, почивките и отпускът действат не само в дневника, но и в онлайн резервациите: тези часове просто не се предлагат на госта.

Ако още няма специалисти, добавете първия — без тях мрежата не може да се запълни.

Нова резервация#

Бутонът „Нова резервация“ отваря формуляр:

• Клиент и телефон;
• Услуга (от списъка) и нейната продължителност в минути;
• Специалист;
• Дата и час;
• Коментар.

След запазване резервацията се появява в мрежата в колоната на специалиста. Дневникът няма да позволи запис „в нищото“: ако времето излиза извън часовете за резервации на обекта или специалистът не работи по това време, формулярът честно ще го каже.

Статуси на посещението#

Отваряйки резервация, вие я водите по статуси:

Статусите са точно шест. Ако е бил нужен депозит, а той не е платен за времето на задържане на часовия слот, отделен статус не се появява: резервацията преминава в „Отменена“, а причината — „депозитът не е внесен навреме“ — се дописва към статуса в картата.

Действията (потвърждаване / „На стола“ / завършване / неявяване / отмяна / преместване) превключват статуса направо в картата на резервацията. Преместването запазва вече платения депозит — гостът не трябва да плаща отново.

Депозит и неустойка за неявяване#

Класическата болка на салона — „записа се и не дойде“. Срещу нея има предплащане: в прозореца „Настройки на записването“ се включва блокът „Политика за депозит“:

• превключвател „изискване на депозит при онлайн записване“;
• сума — процент от стойността на услугата или фиксирана сума (за конкретна услуга може да се зададе собствено условие);
• безплатна отмяна до N часа преди посещението.

Как изглежда това на практика:

• гостът при онлайн записване вижда сумата и условията, часовият слот се задържа за ограничено време до плащането; не плати ли — записът се отменя сам с отметка „депозитът не е внесен навреме“, а времето се връща в продажба;
• статусът на депозита се вижда в картата на записа: платен, очаква плащане, върнат, изгорял;
• отмени ли гостът навреме — парите се връщат автоматично; отмени ли късно или не дойде — депозитът се задържа и дневникът на резервациите показва известие за това;
• преместването на записа не нулира депозита.

Депозитът изисква свързан онлайн еквайринг. Подобен, но по-гъвкаво настройваем механизъм има при резервациите на маси — вж. Резервации на маси.

Онлайн записване от клиента#

Клиентът може да се запише сам — услуга → специалист → свободен часови слот → контакти:

• във вашата витрина;
• на вашия собствен сайт — с приспособлението „Онлайн записване“, вж. Моят сайт. Приспособлението се появява, когато в менюто има поне една позиция от тип „Услуга“;
• в Telegram — мини-приложение за записване във вашия бот.

Всички записи, откъдето и да идват, попадат в един и същ дневник на резервациите.

Свободното време се изчислява по графика на специалиста, неговите почивки, отпуски и еднократни дни, по продължителността на услугата (плюс буфер за почистване на работното място, ако е зададен за услугата) и по вече заетото време. Общите рамки за целия обект — зъбното колело с настройки на раздела в дневника на резервациите, прозорецът „Настройки на записването“, блокът „Часове за онлайн записване“.

За самата услуга в раздел „Меню“ може да се зададе не само продължителност: буфер след посещението, колко гости приема едновременно, на кои специалисти е достъпна и собствени условия за депозит.

Ако всичко е заето, гостът може да натисне „Уведомете ме, ако се освободи“ — и ще получи известие, когато часовият слот се отвори (включително ако се е освободил заради невнесен навреме депозит).

Надписът „Записани сте“ гостът вижда само след като записът действително е създаден. Ако за секундите, в които е попълвал контактите, времето вече е било заето, гостът ще получи честен отказ, а графиката веднага ще се преизчисли — двама гости на едно и също време при един специалист системата няма да допусне. Когато гостът не избира специалист сам, свободен специалист назначаваме при създаването на записа.

Ако потвърждението по някаква причина се забави, вместо „Записани сте“ гостът ще види „Потвърждението още не е пристигнало, заведението ще се свърже с вас“. Такъв запис обикновено все пак стига до дневника на резервациите — проверете го и се обадете на госта.

Какво получава гостът веднага след записването#

На екрана за потвърждение — номер на записа, а до него, в зависимост от вашия обект:

• 🔔 Напомняния в Telegram — бутонът води към вашия бот (появява се, ако ботът е свързан);
• Управление на записа — връзка към страницата за преместване и отмяна;
• Добавяне в календар — събитие за календара на телефона или компютъра;
• писмо по имейл — ако гостът е оставил имейл.

Управление на записа чрез връзка#

Връзката „Управление на записа“ отваря отделна страница. Нито личен акаунт, нито парола, нито приложение са нужни на госта — достатъчна е самата връзка; тя идва и в писмото за потвърждение.

На тази страница гостът може да:

• види услугата, специалиста, датата и часа;
• премести записа на друго свободно време;
• отмени записа;
• внесе депозит, ако се изисква (за записи от приспособлението на вашия сайт това е единственото място за плащане);
• включи напомняния в Telegram.

Преместването и отмяната веднага се виждат в дневника на резервациите — не е нужно да ги потвърждавате отделно.

⚠️ Връзката е и ключът към записа: този, на когото гостът я е препратил, също ще може да премести или отмени посещението.

Писмо за потвърждение по имейл#

Във формата за записване има незадължително поле имейл. Ако гостът е оставил адрес — веднага след потвърждението получава писмо: услуга, дата и час (в часовата зона на заведението), продължителност, адрес на заведението, номер на записа и бутон „Управление на записа“. Ако не е оставил — просто не изпращаме нищо, това по никакъв начин не влияе на самия запис.

Писмото не се изпраща, ако записът е създаден от администратор в дневника на резервациите, ако системата е отказала записване или ако за услугата се изисква депозит и той още не е платен. Повторен опит на госта не поражда второ писмо.

Писмата идват на осем езика на контура за записване — английски, руски, грузински, турски, албански, немски, украински и арменски; езикът се избира според този, на който гостът е правил записването, за останалите езици писмото ще бъде на английски.

Часова зона на заведението#

Частта за гостите работи във времето на заведението, а не във времето на устройството на госта. Гост от друга зона вижда до избора на час надписа „време на заведението (Asia/Tbilisi)“, а в писмото — реда „Часът е посочен в часовата зона на заведението“. В същата зона се изпращат писмата и напомнянията.

А графиката на дневника на резервациите се чертае във времето на устройството на администратора: часовете и минутите на записа се показват така, както ги вижда браузърът. Докато работите от своята страна, разлика няма; ако администратор отваря дневника на резервациите от друга часова зона — сверете зоната, иначе запис за 14:00 ще му се покаже в друго време.

Зоната се взема от настройките на обекта — раздел „Обекти“, поле за часова зона. Проверете го, преди да включите онлайн записването: особено ако акаунтът е създаван не от своята страна.

Напомняния в Telegram#

Ако към обекта е свързан Telegram бот, гостът, който е резервирал чрез него, получава:

• потвърждение на часа, както и съобщения при преместване и отмяна;
• напомняне 24 часа и 2 часа преди посещението с бутони „Ще дойда“ и „Отказване“ — натискането веднага променя статуса на часа в дневника на резервациите.

Собственикът и администраторът получават известия за нови часове и отмени в своя чат — отделен блок с настройки „Известия до собственика“.

Часът във всички съобщения се показва в часовата зона на обекта.

Текстовете на напомнянията са преведени на четири езика — английски, руски, грузински и турски (имейлите пък се изпращат на осем). Ако гостът е резервирал на друг език, напомнянето ще дойде на английски.

Отмяната с бутон в бота отчита депозита: ако гостът е в прозореца за безплатна отмяна, парите се връщат автоматично и ботът пише за това („депозитът се връща на същата карта“); ако прозорецът е изтекъл — съобщава, че депозитът е удържан. Ръчно връщане остава само за случаите, когато автоматичното връщане не е минало — тогава ботът честно предупреждава госта, че заведението ще се свърже с него.

Откъде идват часовете#

При часовете, които гостът е направил чрез джаджата на вашия сайт, в дневника на резервациите стои значка 🌐 с подсказка „От сайта“ — веднага се вижда дали каналът работи.

Бутонът „🌐 Джаджа на сайта“ отваря фунията на джаджата за 7, 30 или 90 дни:

Отделно са показани „Заеха слота, докато избираха“ (пропуснати резервации — повод да добавите специалист или да съкратите стъпките), технически сривове, колко гости са видели изискването за депозит и колко са останали да го чакат, колко са включили напомняния в Telegram и са добавили посещението в календара, както и езиците, на които е била отваряна джаджата. Това са само броячи: в тях няма лични данни на гостите.

Абонаменти#

Бутонът „🎟️ Абонаменти“ отваря пакетите услуги: описвате план-шаблон („10 подстригвания“, „неограничено за месец“), издавате абонамент на конкретен клиент, а посещенията се приспадат от него с напредването на посещенията. Поддържа се и редовно подновяване с автоматично приспадане.

Ограничения#

• Джаджата за онлайн резервация не се появява винаги. Тя се нуждае от включено резервиране към обекта и поне една позиция с тип „Услуга“ в менюто — иначе джаджата не се показва мълчаливо, за да не отваря пред госта празен панел.
• Преместване и отмяна на посещение в самата джаджа не е възможно. Това става на отделна страница чрез връзката „Управление на резервацията“ — тя идва при госта на екрана за потвърждение и в имейла.
• Имейл се изпраща само ако гостът е оставил e-mail. Полето не е задължително; няма имейли и за резервациите, създадени от администратор в дневника на резервациите, и за неплатените депозити.
• Часът винаги е в часовата зона на заведението. Гост от друга часова зона вижда надпис на часовата зона до избора на час — „14:00“ означава 14:00 при вас.
• Свободното време се изчислява от системата, а не от вас. Върху него влияят графикът на специалиста, почивките, отпуските и еднократните дни, продължителността на услугата с буфер и „Часове за онлайн резервация“ на обекта — ръчно „отваряне“ на зает слот в джаджата не е възможно.
• На сайт, направен с нашия конструктор, джаджата е изключена по подразбиране: тя променя оформлението на страницата, затова се включва от вас съзнателно.

Отстраняване на неизправности#

На моя сайт няма бутон „Резервиране“.

1. Няма нито една позиция-услуга в менюто или резервирането е изключено към обекта — в този случай джаджата не се показва.
2. Тагът не е намерен — натиснете „Проверка на инсталацията“ в раздела „Моят сайт“. Таг, вмъкнат чрез Google Tag Manager, проверката няма да види — гледайте сайта с очите си.
3. Промените не са пристигнали — файловете на джаджите се раздават чрез CDN с кеш 5 минути: изчакайте и обновете страницата с изчистване на кеша.
4. Бутонът е погълнат от мултибутон — ако в неговото ветрило има точка „Резервиране“, собственият бутон на джаджата се потиска нарочно.

Гостът не вижда свободно време. Проверете последователно: графика на специалиста и неговите почивки, еднократните дни и отпуските, „Часове за онлайн резервация“ в настройките на раздела, продължителността на услугата заедно с буфера след посещението и вече заетите слотове. Ако всичко е заето, за госта е наличен бутонът „Съобщете, ако се освободи“.

Връзка към конкретна услуга или специалист отваря обичайната първа стъпка. Значи идентификаторът е остарял — услугата е преименувана или специалистът е напуснал. Джаджата в този случай не се чупи, а показва обичайния избор от първата стъпка; поправете идентификатора в атрибута на тага.

Гостът е видял „Потвърждението още не е пристигнало“. Резервацията обикновено все пак стига до дневника на резервациите — проверете я в мрежата и се обадете на госта.

Не се виждат резервации от сайта в статистиката. Фунията на джаджата се показва от бутона „🌐 Джаджа на сайта“ в дневника на резервациите: колко пъти бутонът е видян, колко гости са отворили панела и колко са резервирали. Самите резервации от сайта имат значка „От сайта“.

Свързани раздели#

• Моят сайт — джаджа за онлайн резервация за външен сайт
• Telegram — свързване на бот
• Служители и смени — отчитане на работното време на персонала
• Постоянни гости — история на клиентите
• Резервация на маси — подобна логика на резервации за ресторанти

Често задавани въпроси#

Какво да правим със запис без специалист?#

Той попада в колоната „Без специалист“ — назначете специалист по-късно, като отворите записа.

Откъде идват услугите във формуляра?#

От вашия каталог с услуги; за всяка е зададена продължителност, която се попълва в записа.

Как да отбележим, че клиентът не е дошъл?#

В картата на записа изберете действието „Неявяване“ — статусът ще се запише като no-show. Ако по записа е бил платен депозит и е включено неговото удържане, той ще бъде приспаднат в полза на обекта, за което дневникът веднага ще съобщи.

Могат ли двама гости да се запишат за едно и също време при един специалист?#

Не. Времето се закрепва за записа в момента на създаването: вторият гост ще получи отказ и ще види обновената мрежа със свободните часове.

Как да затворим деня на специалист или част от деня?#

Обедната почивка и подобни интервали — „Ежедневни почивки“ в картата на специалиста, отделна дата — „Еднократни дни“ (почивен ден или специални часове за този ден), дълги периоди — „Отпуск и болничен“. За да затворите часовете на целия обект, променете „Часове за онлайн записване“ в настройките на записа.

Гостът се записа, но писмото не пристигна#

Проверете дали е оставил e-mail: полето не е задължително. Няма писма за записи, създадени в дневника от администратор, и за неплатени депозити. Ако адресът е бил наличен — помолете госта да погледне в папка „Спам“.

Гостът е в друг часови пояс — кое време избира?#

Времето на обекта. До избора на време уиджетът отбелязва часовия пояс, така че „14:00“ означава точно 14:00 при вас, а не при госта.