Служители и смени

Страницата Служители позволява на персонала да се дадат собствени профили за вход в административния панел: всеки влиза със своя имейл и парола и вижда само онези раздели, които ролята му разрешава. Тук се водят също графикът на смените и отчитането на отработеното време.

Отваряне: Административен панел → Служители. Наборът от раздели зависи от това кой гледа: собственикът вижда всичките седем (Служители · Роли и достъп · Смени · План-факт · Заплата · Разходи за труд · HR), мениджърът — четири (Мой кабинет · Смени · План-факт · HR), останалите служители — три (Мой кабинет · Смени · План-факт): собствен кабинет с график, часове и разчетни листове плюс общ график на смените и табел — но само за преглед, без право да променят смени.

Роли и достъп#

Достъпът се изгражда по две оси: ниво (базово право, което сървърът проверява) и длъжност (готов набор от раздели и правомощия на касата).

Плюс общи инструменти за смяната, достъпни за всички: дъска със задачи, база знания, обучение, поща и работен чат. В работния чат, освен общия канал, каналите по обекти и личните разговори, има работни групи (създават ги собственикът и управляващите, съставът се набира от служители) и AI асистент на компанията — личен разговор, в който служителят пита по документите на базата знания и получава отговор с връзки към източниците.

Над нивата има конструктор на длъжности: 21 готови пресета за различни вертикали (старши на смяна, касиер, продавач, посрещач, барман, счетоводител, снабдител, складов работник, HR, маркетолог, мениджър продажби, рецепция, камериерка, поддръжка, техник, оператор на пункт за получаване и други) — с готов набор от раздели и права на касата (максимална отстъпка, отмяна на позиции, връщане без касова бележка, право на одобрение, „админ на залата“). Всеки пресет може да се коригира по свой вкус или да се състави собствена длъжност от нулата.

Разделът се дава на ролята не „всичко или нищо“: всеки разрешен раздел има три нива — 👁 преглед, ✏️ промяна на данни и ⚙️ настройка на раздела. Може например да се отвори на складовия работник складът за преглед и редакция, но да не се пуска в настройките, а на счетоводителя да се остави само четене на финансите. Затъмнена икона означава, че правото е изключено; до всеки раздел има подсказка какво съдържа.

Какво променя нивото на екрана на служителя#

Нивото не е само отметка в настройката на ролята, то се вижда в работата:

• 👁 само преглед — в заглавната част на раздела се появява табелка „Само преглед“ с обяснение кой дава правото за промяна, а бутоните „добави“, „създай“, „изтрий“ стават неактивни (при задържане се вижда защо). Списъците, търсенето, филтрите, печатът и износът работят както обикновено — никой не пречи да се гледа и разпечатва.
• ✏️ промяна — обичайна работа с раздела. Допълнително сървърът дава на такъв служител право за запис в данните на раздела; без това ниво записът е физически невъзможен, дори при заобикаляне на интерфейса.
• ⚙️ настройка — зъбното колело „Настройки на раздела“ в заглавната част на прозореца. Без това ниво зъбното колело просто липсва: параметрите на раздела служителят няма да види и няма да промени. В общия раздел „Настройки“ на такава роля остават само личните раздели — „Интерфейс“ (как изглежда админ панелът лично за него) и „Лични SIP профили“; параметрите на кабинета са скрити.

Нивата вече се отчитат в разделите Меню, Поръчки, Склад, Служители, Клиенти, Часове, Маси и резервации, Каса, Финанси и Настройки; зъбното колело „Настройки на раздела“ се заключва от ниво ⚙️ във всички раздели наведнъж. Останалите раздели засега показват цялото съдържание на ролята без разделяне на преглед и редакция — довършваме ги един по един.

Собственикът запазва пълен достъп до всички раздели, включително финанси, заплата, абонамент и настройки.

Как да добавите служител#

1. Натиснете „Добави служител“.
2. Посочете име и длъжност.
3. Решете дали му е нужен вход в админ панела. Ако е нужен — посочете имейл (той е и потребителско име) и парола или натиснете „Генерирай“. Ако не е нужен — служителят пак се създава: ще бъде в графика на смените, в табела и в заплатата, просто без профил за вход (така е удобно да се създават майстори и линеен персонал).
4. Попълнете плащането — ставка на час, оклад или комисиона, при нужда данъчен профил. Удръжките и другите данъчни данни на човека се задават вече в картона му, в раздела „Кадрово дело“: в прозореца за плащане 💰 натам води връзката „Отвори данъчните данни“.
5. Предайте данните на служителя — паролата се показва само веднъж (има бутон „Копирай данните“, може да се изпрати и по имейл).

По всяко време можете да нулирате паролата, да зададете PIN на касиера (4–6 цифри — бързо превключване на общия терминал и потвърждаване на операции), да добавите бележки, временно да деактивирате служителя или да го изтриете — тогава той повече няма да може да влезе.

Ако такъв имейл вече е регистриран в платформата, системата ще предложи да свърже съществуващ потребител: човекът работи едновременно в няколко акаунта със своята парола и превключва между тях.

Ако на акаунта е настроена телефония, направо в картона на служителя се появява блок за добавъчен (SIP) номер: да се издаде номер при наемане, да се нулира паролата на профила или да се отнеме при освобождаване — без да се излиза от раздел „Телефония“. Блокът се вижда само от собственика и само при наличен обект с подключена телефония.

Работни места#

В страничната лента на админ панела има превключвател „Работно място“: Администриране, Зал, Кухня, Бар, Каса, Домакин, Доставка, Склад, Доставки, Финанси, Маркетинг, HR, Рецепция, Почистване, Пункт за получаване и други — общо около двадесет, като се показват само подходящите за вашия тип бизнес. Той стеснява менюто до нужните раздели — удобно на таблета на сервитьора (само „Поръчки“, „Каса“, „Кухня“, „Издаване“, „Схема на залата“) или на кухненското устройство. При някои длъжности работното място е фиксирано твърдо: сервитьорът винаги работи в „Зал“.

Работното място е филтър върху правата на ролята: достъпът се определя от ролята, работното място само премахва излишното от екрана.

Смени: план и факт#

На страницата на служителите се води график на смените:

• План — седмична мрежа „служители × дни“: смяна се създава с клик, предходната седмица може да се копира изцяло, а типичните смени — да се разгърнат с шаблон върху диапазон от дати. Системата предупреждава за припокривания. Готовата седмица се публикува — засегнатите служители получават съобщение, промените след публикуването се отбелязват. Ако табелът за месеца вече е затворен, смени в него не се поставят и не се редактират — мрежата съобщава това с плашка „🔒 Табелът за <месец> е затворен“ още преди първия клик, а месецът може да се отвори отново във вкладката „План-факт“ (заключването се премахва от собственика на акаунта);
• Отпуски, болнични и почивни дни — служителят подава заявка, мениджърът одобрява; одобреното веднага се вижда в графика;
• Размени на смени — служителят предлага своята смяна на конкретен колега или „на всички с тази роля“, поема отворена смяна; последната дума е на мениджъра. Ако този, който поема смяната, вече има своя смяна за същия ден със застъпване, заявката предупреждава за това преди одобряване — размяна със застъпване системата не прилага. Самият служител вижда това още по-рано: при предложението и при отворената смяна стои редът „За този ден вече имате смяна 19:00–23:00“, а ако времето се застъпва — че тази смяна не може да бъде поета, и бутонът „Приемане“/„Поемане на смяна“ при такова застъпване е неактивен: заявка, която така или иначе не може да бъде одобрена, системата не създава;
• Факт — служителят отбелязва идване и тръгване с един клик (има и „почивка/върнах се“); времето се задава от сървъра, не може да се „навърти“ от устройството. Може да се изисква отбелязването да става на място — по геопозиция или само от терминала на заведението (таблет с PIN-пад или монитор с QR), а забравените смени да се затварят автоматично — вижте Отбелязване на идване и тръгване;
• План-факт — месечен табел: план и факт в минути, отклонения, закъснения, пропуски, работа „извън графика“ и незатворени смени. Планът и отклонението се изчисляват към текущата дата: смените, които предстоят, не се считат за недоработка — часовете им са показани на отделен сив ред „предстоят: 16ч 40м“. „Днес“ и „вече отминало“ се изчисляват по часовата зона на обекта (от профила му), а не по часовника на вашия компютър. По същото правило работи и блокът за потвърждаване на табела: смяна без отбелязано тръгване попада в списъка „за разглеждане“ само когато планираното ѝ време е изтекло, и само тогава има бутон „Отбелязване на неявяване (НН)“ — на смяна за утрешния ден не може да се отбележи неявяване. Забравил е да се отбележи — подава корекция, мениджърът потвърждава. Затвореният месец се фиксира и влиза в изчислението на заплатата.

Отработените часове попадат в раздела Финанси (вкладка „Персонал“) — виждат се разходите за персонал до приходите. А вкладката „Стойност на труда“ съпоставя часовете и ставките с приходите на обекта: дял на фонда за заплати в приходите и приходи на човекочас, план срещу факт.

Заплата#

Отделна вкладка (само за собственика) изчислява заплатата за месеца от затворените смени:

• начисление — часове × ставка, оклад, комисиона или тяхно съчетание, извънреден труд по праг и множител;
• бакшиши — директно на служителя, общ пул по отработени часове или пул с тегла на ролите;
• данъци и осигуровки — готови държавни пакети (Грузия, Албания, Русия, Турция, Казахстан) с всички ставки, прагове, тавани и удръжки на държавата: прогресията се изчислява натрупано от началото на годината, а не „по месец поотделно“. Ако за вашата държава още няма пакет или е нужен специален случай — остават настройваеми компоненти (процент, фиксирана сума, прогресия, страна на работника или работодателя) и именувани данъчни профили; режимите „само пакет“, „пакет плюс свои компоненти“ и „само свои“ се превключват;
• какво се вижда в изчислението — при пускането стои бадж за режима („държава · пакет от такава дата“), предупрежденията на изчислението се обясняват с думи, а в разгънатия ред на служителя се вижда разбивка на всяко удържане — както по работник, така и по работодател;
• отчетност — формулярите на държавата се формират от готовото изчисление и се „замразяват“ за периода, с уточнения и тракер за сроковете за подаване. Формуляри има при всичките пет държавни пакета: Грузия — декларация за данъци, удържани при източника на плащане; Албания — месечна декларация за заплати (Lista e Pagesave, задължения E-SIG 025); Казахстан — формуляр 200.00; Русия — 6-НДФЛ, РСВ и Персонифицирани сведения; Турция — MUHSGK;
• корекции — бонуси и удръжки ръчно; системата сама предлага удръжки по липси в касата;
• статуси — чернова → утвърдено → изплатено, с възможност за връщане назад;
• документи — фиш за заплата PDF, изтегляния на табела и ведомост в CSV.

Служителят вижда своите фишове за заплата в „Моят кабинет“ — но само след като изчислението е утвърдено.

Кадрово дело и HR#

Раздел HR (собственик и мениджър) — това, което обикновено живее в папки и таблици:

• табло — текучество, среден стаж, дисциплина по затворени месеци, напредък в обучението, рейтинг за надеждност на служителя за 90 дни;
• кадрово дело — документи за самоличност, данъчни номера, медицинска книжка със срок на следващия преглед, застраховки, договор (трудов, граждански, самонает) с дати на назначаване и освобождаване;
• задължителни документи — регистър по нормите на държавата: 15 профила, тоест всички републики от бившия СССР (Русия, Казахстан, Грузия, Армения, Азербайджан, Беларус, Молдова, Украйна, Естония, Латвия, Литва, Киргизстан, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан), със статуси „редовен / изтича / просрочен / няма“ и връзка към члена на закона;
• сканирани копия на документи — паспорт, медицинска книжка, договор се съхраняват в самото кадрово дело, а бутонът „Попълни от сканиран документ“ разпознава полетата от снимката и ги попълва във формуляра: вие проверявате и запазвате сами;
• срокове за държавни уведомления — напомняния за отчетност при назначаване и освобождаване във вашата държава, с ръчна отметка „подадено“;
• план за отпуските за годината — служителите предлагат дати в своя акаунт, ръководителят съгласува, кадровикът утвърждава плана като цяло. Бутонът „🖨 Печат“ извежда плана на хартия като график за отпуски: гриф „УТВЪРЖДАВАМ“ с ред за подписа на ръководителя, дата и документ за утвърждаване, графи „подразделение, длъжност, служител, дни, дати на отпуска, забележка“ и графа „Запознат(а) с графика: подпис, дата“. Докато планът не е утвърден, той се печата с отметка „Проект“; ако хората се водят от няколко юридически лица, юридическото лице се избира над формуляра. При руско юридическо лице до него има бутон „Т-7 (печат)“ — унифицирана форма на графика.

Карта на служителя — вече отделна страница с раздели, а не изскачащ панел: частен дневник на мениджъра, регистър на издаденото имущество (какво е налице, какво е върнато; при освобождаване системата ще напомни за невърнатото), документи за лицето и кадрово дело със сканирани копия. Записите в дневника се маркират с етикети „Поощрение“, „Дисциплина“, „Инцидент“ и „Бележка“: всеки етикет има своя икона и цвят — зелен, кехлибарен, червен и сив, — и по същите етикети лентата се филтрира.

Кодове за вход и QR кодове за устройства#

На общ таблет или кухненски екран въвеждането на потребителско име и парола всеки път е неудобно. За такива работни места в Cenaly са предвидени кодове за вход — кратки уникални идентификатори, които обвързват устройството с нужния раздел и набор от права без постоянно въвеждане на данни за достъп.

Два вида кодове#

И двата вида се намират в раздел QR кодове — там, където са и гостевтите кодове за маси, всеки в свой раздел.

В раздел „Устройства“ до кодовете се виждат и активните устройства: кои таблети и монитори са на връзка в момента по всеки обект и кога са били за последно. Там е и обвързването на киоска с платежен терминал: ако на този компютър работи мост, към киоска се избира терминал за плащане, свързан именно с него (страницата трябва да се отвори на самия компютър на киоска — мостът се вижда само от него).

Как да създадете код на устройство#

1. Отворете QR кодове в страничното меню и преминете към раздел „Устройства“.
2. Натиснете „Създай“ — системата ще генерира уникален код.
3. Задайте име (например „Каса на залата“ или „Кухня“), изберете начален екран (Монитор за поръчки, Кухня, Меню и т.н.) и при нужда ограничете достъпа до конкретен обект.
4. Настройте PIN защита: ако е зададен PIN, служителят го въвежда след сканиране — устройството е защитено от неоторизирано използване.
5. До кода се показва QR код — можете да го изтеглите (SVG), да го разпечатате и да го залепите на таблета или стойката.

Служителят сканира QR кода с камерата на телефона или с четец, попада на екран за вход и се озовава направо в нужния раздел с правата, зададени за този код.

Как да създадете QR код за вход на служител#

Този тип код е предназначен за хора, а не за устройства: служителят може да влезе в панела за управление от всяко устройство, просто като сканира своя личен QR код.

1. Отворете QR кодове → раздел „Вход в админ панела“ (или създайте код на устройство в съседния раздел, ако искате да дадете на служителя екран с ограничен достъп).
2. Натиснете „Добави“, въведете името на служителя.
3. Задайте PIN или парола за защита на кода.
4. Разпечатайте или препратете QR кода на служителя.

Служителят сканира кода и попада в своята работна зона. Ако сте задали PIN — ще трябва да го въведе еднократно след сканирането. Кодът може да бъде деактивиран или изтрит по всяко време — след това входът с него става невъзможен.

Настройка на правата за код на устройство#

При създаването на код на устройство можете гъвкаво да настроите какво точно вижда този екран:

• Начален екран: Монитор за поръчки, Кухня (KDS), Управление на менюто.
• Обекти: ограничаване на видимостта на поръчките до един или няколко обекта.
• Допълнителни права: преглед на поръчки, управление на поръчки, промяна на наличността на ястия и цени, редактиране на менюто и обектите, управление на стоп листа.

Мобилни приложения за персонала#

За сервитьори, готвачи, куриери и мениджъри на залата са налични нативни мобилни приложения (Android). Входът в тях също е възможен чрез QR код — достатъчно е да отворите приложението и да сканирате кода на устройството. Повече — в раздел Мобилни приложения.

Какво е необходимо за стартиране#

• Права на собственика — служителите се създават от собственика на акаунта; разделите „Служители“, „Роли и достъп“, „Заплата“ и „Разходи за труд“ са достъпни само за него, а графикът и кадрите — още и за управителя.
• Имейл на служителя и избраната роля — с тях човекът влиза в административния панел под собствената си самоличност.
• График на смените — за план и факт, както и за разпределяне на бакшишите по пул.
• Ставки — за изчисляване на заплатата и разходите за труд.
• Кодове за вход и QR на устройства — за да поставите касата, кухненския екран или киоска на таблет (QR кодове и устройства).

Ограничения#

• Писмото с достъп може да не пристигне — тогава достъпът не се губи. Ако пощата откаже, прозорецът за покана сам показва адреса за вход, потребителското име и временна парола: предайте ги на служителя както ви е удобно. Предишната парола в този момент вече не работи.
• Нивата на достъп се проверяват в интерфейса. Записът на данните от раздела в хранилището вече не се дава на служител без ниво „промяна“, но отделни операции, които минават през API, са ограничени засега само от интерфейса — сървърната проверка на нивата още се пише.
• Ограничаването на служител до обекти още не действа — полето го има в контракта, но достъпът не се реже с него.
• Кадровото дело на Русия се води само на руския контур (изискване за резидентност на личните данни); за Казахстан кадровият модул не е достъпен никъде — при опит системата честно ще го каже и ще покаже статията.
• Блокът „Моите документи“ при линейния служител не работи — известна повреда в достъпа.
• Напомнянето за смяна идва като прозорец, а не минута по минута — разпращането върви с общ такт веднъж на половин час, затова „2 часа преди“ на практика означава 1,5–2 часа преди. Самообслужването на служителя работи: размяна на смени, заявка за отпуск, отбелязване на пристигане от телефона и блокът „Моите данни“ в раздел „Мое“ (телефонът и екстреният контакт се сменят веднага; адресът, реквизитите и документът — вид документ, номер, от кого е издаден, дата на издаване, „валиден до“ — отиват за съгласуване при ръководителя).
• Няма експорт към 1C.
• Целевият процент разходи за труд се съхранява в браузъра — на друго устройство ще трябва да го зададете отново.
• Екраните „Роли и достъп“, „Заплата“, „Кадрово дело“ са сложни — по вътрешна оценка за разбираемост 2 от 5, те са писани за кадровик, а не за собственик.

Отстраняване на неизправности#

На служителя не е пристигнала покана. Проверете адреса в картона и папка „Спам“ — писмото се изпраща от адреса на бранда. Ако изобщо не е изпратено, прозорецът за покана показва потребителското име и временна парола: продиктувайте ги лично. Предишната парола след поканата вече не действа.

Служителят вижда не тези раздели. Проверете ролята: наборът от раздели се задава от нея, а „работното място“ само стеснява интерфейса визуално. На касата реалният слой от права е ролята плюс PIN.

Служителят не може да отвори „Моите документи“. Известна повреда в достъпа при линейния персонал — издайте документа по друг начин.

Кадровият раздел е блокиран. Това е гейт за резидентност на личните данни: руското кадрово дело се води само на руския бранд.

Заплатата не се изчисли. Не са зададени ставки или в периода няма затворени смени.

В прозореца за плащане няма удръжки. Така е замислено: удръжките, резидентството и другите данъчни данни на човека не са условие за плащането, а сведения за него с дата на начало и история на промените. Те се задават в картона на служителя, раздел „Кадрово дело“ → „Данъчни данни“ (при руските служители там е и прозорецът „NDFL: деца и удръжки“). В прозореца за плащане 💰 под „Данъчен профил“ има връзка „Отвори данъчните данни“ — картонът ще се отвори в нов раздел, а незапазената ставка ще остане на мястото си. Изчислението за месеца и подборът по сума на ръка вземат удръжките оттам: сменили сте ги — подберете начислението наново. Данъчните данни са свързани с приемането на работа: ако приемането на човека не е оформено (така се случва и при собственика на акаунта), картонът ще се отвори на блока „Данъчни данни“ с подсказка — първо оформете приемането в раздел „История“ на същия картон.

В изчислението не са всички служители. Изчислението е снимка към момента, в който е направено: който е създаден (или на когото е зададена ставка) по-късно, не е в него. Екранът не мълчи за това — над таблицата на утвърдения месец стои редът „Тези служители не влязоха в утвърденото изчисление“ с имена и причина за всеки. За да ги включите в този месец, върнете се към черновата (отменете записа за изплащане → коригирайте утвърденото изчисление) и натиснете „Обнови данните и преизчисли“ — ръчните суми се запазват при преизчисляването. Изплатен месец може да не пипате: начислете на тези хора следващия.

Свързани раздели#

• Отбелязване на пристигане и тръгване — терминал на заведението, QR от монитора, автоматично затваряне на смени
• Каса (POS) — работният екран на сервитьора
• Кухня (KDS) — работният екран на готвача
• Собствена доставка — работният екран на куриера
• Схема на залата — закрепване на сервитьорите към масите
• Финанси — отчети по персонала
• Мобилни приложения — приложения за персонала (сервитьор, готвач, куриер, монитор)

Често задавани въпроси#

Колко служители могат да бъдат добавени?#

До 30 наети служители на акаунт (редът на собственика не се брои към лимита). При достигане на лимита системата ще ви уведоми.

Вижда ли сервитьорът финансите или настройките?#

Не. Сервитьорът вижда само поръчките и касата. Изолацията по роли важи за всички раздели на админ панела.

Как сервитьорът се обвързва с поръчка?#

Автоматично: поръчка, създадена от сервитьор на касата, се обвързва с него; поръчките от масите на сервитьора (режим „Сервитьори“ на схемата на залата) — също. Обвързването се вижда в карточката на поръчката.

Могат ли да се водят смени без роли?#

Да, графикът на смените работи за всякакви служители, независимо дали използват админ панела ежедневно, или не.

Какво ще стане, ако служител загуби QR кода?#

Изтрийте кода в раздела „QR кодове“ на съответния раздел — входът с него ще престане незабавно. Създайте нов код и го предайте на служителя.

Може ли кодът да бъде ограничен до един обект?#

Да, при създаването на код за устройство изберете нужните обекти — служителят ще вижда поръчки и данни само за тях.