Резервации на маси

Резервирането работи по същата схема като поръчките: гостът и заведението не редактират общ файл директно, а подават отделни сигнали, които сървърът обединява. Чужда резервация не може да бъде докосната така: за да се направи нещо с нея, е нужен нейният неотгатваем идентификатор — той е наличен само на самия гост (в неговата връзка) и на заведението. Общ преглед на раздела „Схема на залата“ — в статията Схема на залата; тук подробно за самия процес на резервация: създаване, статуси, привързване към маса, депозит и резервиране чрез AI агенти.

Къде да водите резервации#

Два равностойни входа:

• Панел на залата на касата — чип 🗺 „Зал“ в заглавната лента на тикета POS, раздел „Резервации“ (с бадж за броя заявки в изчакване). Панелът на залата е достъпен по роля — на собственика, мениджъра или оператор с право за управление на залата — и при включен превключвател „Чип на панела на залата“ в „Външен вид на POS“ (при нересторантьорските типове заведения той е изключен по подразбиране). Освен резервации в панела има списък на чакащите, схема, повиквания на сервитьор и аналитика по маси;
• Схема на залата в админ панела (/tables) — същият списък и привързване към маси върху самата схема.

Нова резервация#

Бутонът „+ Нова резервация“ отваря формуляр:

• дата и час (със стъпка 15 минути);
• продължителност — 60/90/120/180/240 минути;
• брой гости (1–50);
• маса — конкретна или „Не е назначена“ (в панела на залата на касата същият пункт се нарича „Без маса“), ако разпределението оставяте за по-късно. При хотел в този списък няма стаи и легла: стая се резервира за денонощие, с отделен формуляр — вижте по-долу;
• име на госта (задължително) и телефон — номерът се записва във вида, в който се пише в страната на обекта, например „+7 (912) 575-19-38“: групирането се поставя само при набиране, в празното поле стои пример за номер на страната, като нито една цифра не се променя, а запис от вида „доб. 101“ или два номера, разделени със запетая, остават както са написани; така номерът се показва и в списъка с резервации;
• коментар.

Резервациите, създадени от персонала, веднага получават статус „Потвърдена“ (за разлика от гостуващите, които винаги стартират като заявка).

Статуси#

Действията за всяка резервация са направо в реда на списъка: потвърди (от „Изчаква“), настани (от „Потвърдена“), завърши, както и „Не дойдоха“ и „Отмени резервацията“. Настаняването сменя статуса, но не отваря сметка: в панела на залата на касата при вече настанена резервация с привързана маса се появява отделен бутон „Отвори тикет“ — той създава поръчка за тази маса.

При резервация, която е за хотелска стая (такива са останали от времето, когато стая можеше да се резервира за часове), вместо „настани“ стои „Настани“. Това е истинско настаняване, а не отметка в списъка: отваря се същият прозорец като при бутона „Настани“ на борда на стаите. Името и телефонът на госта в него вече са попълнени от резервацията, остава да изберете тарифен план и, ако е нужно, да попълните документ. След настаняването при госта е открита сметка на стаята, стаята става заета, записът отива в дневника за регистрация на гости (в Русия — в миграционния отчет), а резервацията се отбелязва „Гостите дойдоха“. Ако стаята не е готова за настаняване (заета, неизчистена, изведена от строя), прозорецът няма да се отвори — ще се появи обяснение. В панела на залата на касата при такава резервация също има „Настани“: бутонът води към „Схема на залата“, в същия прозорец. Масите на ресторанта в същия хотел остават „настани“. Завършващото действие и при стаята е „завърши“: освобождаването със закриване на сметката и изпращане на стаята за почистване се прави с бутона „Освободи“ на борда на стаите.

Привързване към маса и припокривания#

Масата за резервация може да се избере или смени направо в реда на списъка — в падащия списък има и пункт „без маса“. Преместването на маса, която вече се държи от друга резервация в припокриващо се време, се отхвърля с пояснение „Припокрива се с друга резервация за тази маса“: същото би направил сървърът, просто мълчаливо. Във формуляра за нова резервация на панела на залата на касата заетостта се вижда още преди избора — заетата за избраното време маса е отбелязана „· Заета“ и не може да се избере, а ако всяка маса е заета, под списъка пише „Няма свободни маси“ (резервация „без маса“ при това се създава: масата ще ѝ бъде разпределена на ръка). Време, което вече е минало, формулярът също не приема. Имайте предвид особеността на правилото: заетостта се отчита само по потвърдени и вече настанени резервации — непотвърдена заявка не държи маса, тя се обработва на ръка.

На самата схема на залата маса с текуща резервация е запълнена в кехлибарено и надписана с време и име на госта, а маса с най-близката днешна резервация получава син бадж без запълване — с един поглед се вижда кое е заето в момента и кое ей сега предстои.

Резервация от гост#

В QR менюто и на сайта на заведението гостът отваря листа за резервация, вижда схемата на залата (свободно/заето/избрано според актуалните резервации) и избира маса сам — или няколко маси наведнъж, ако компанията е голяма: тогава резервацията се разпределя поравно между избраните маси. Времето гостът задава по същия начин, както вие в панела на залата: начало и продължителност — 60/90/120/180/240 минути, по подразбиране 2 часа. Под списъка е написано до кой час държат масата („До 21:00“); резервация през полунощ (например 22:00 + 3 часа) се изчислява сама. В хотела гостът, отворил менюто чрез QR кода на стаята, резервира маса в ресторанта, а не своята стая: ако масата на схемата не е избрана, резервацията пристига „без маса“ и не се обвързва със стаята (стаята се резервира за денонощие — Хотел).

Полетата следват същия ред като във формата за резервация в панела на залата: първо дата и час, после продължителност и брой гости. Листът се отваря на следващия кръгъл час напред — късно вечерта това вече е утре, — а вече отминало време не приема: под полето се появява „Това време вече е отминало“ и заявката не може да се изпрати, докато времето не се поправи. Така към вас не тръгва заявка за вчерашната вечер, която списъкът с резервации така или иначе веднага би скрил сред отминалите.

Масите могат да се филтрират по свойства — те са девет: до прозорец, тераса, тихо, контакт, достъпна среда, за непушачи, до сцената, място за количка, с домашен любимец. Неподходящите маси не се скриват, а се затъмняват, за да остане картата на залата разпознаваема. Ако към масите са качени снимки, гостът ги отваря в лайтбокс още при избора.

Заетостта на схемата при госта се изчислява по всички активни резервации — включително непотвърдените заявки: маса, която вече е резервирана за избраното време, не се предлага на госта. Ако двама гости все пак попаднат в една и съща секунда, втората резервация се отхвърля от сървъра, а не само от интерфейса.

Ако гостът е оставил e-mail, веднага след резервацията получава писмо „Заявката за резервация е приета“: време, брой гости, маса и бележка, че резервацията чака вашето потвърждение. Когато потвърдите резервацията, гостът получава писмо „Резервацията е потвърдена“; при преместване и отмяна на резервация също пристигат писма. Гостът може да добави резервацията в календар (файл .ics) и по всяко време да отвори своите резервации: там се вижда актуалният статус, има „Отмени“ и „Премести“. Ако желаното време е заето, гостът може да натисне „Уведомете ме, ако се освободи“ — и ще получи известие, когато прозорецът се освободи.

Преместването от госта е нова заявка: вие сте потвърдили предишното време, а не новото. Затова потвърдената резервация след преместване отново става „Очаква“ — в панела на залата тя отново има бутон „Потвърди“, а гостът вижда „Очаква потвърждение“, докато не потвърдите новото време (ако гостът е оставил e-mail, за потвърждението ще му пристигне писмо). Резервация с депозит — платен или чакащ плащане — след преместване остава потвърдена, както и резервация, която сам персоналът е преместил.

За преместването научавате веднага, а не по мълчаливо променен ред: на отворения екран (схема на залата, панел на залата на касата, журнал на записа) се появява подсказка „Гостът премести резервация: име, беше → стана“ — в журнала на записа още и звук с известие от браузъра, — а на собственика пристигат push в мобилната админка и съобщение от Telegram бота на обекта, ако е свързан. Преместване, направено от самия персонал, не се връща обратно.

Резервацията от гост е включена по подразбиране; ако не ви е нужна, изключете я с превключвателя в настройките на сайта на локацията — превключвателят действа на ниво локация, а не на целия акаунт.

Депозит за резервация#

Депозитът се настройва с бутона „Депозит“ (с иконата на карта) в прозореца с резервации на раздел „Схема на залата“ — това е набор от правила, а не една сума за цялото заведение. При правилото се задават условия („дни от седмицата“, „време от/до“, „гости от“) и параметри: фиксирана сума, която се начислява на гост или за резервация като цяло, прозорец за безплатна отмяна в часове и отметка „задържане при неявяване“. Процент от сумата при депозит за маса няма — има го само при предплащане за запис за услуга, където цената на услугата е известна. Така се настройва и типичният сценарий „петък-събота след 18:00, компания от 6 души“.

Гостът при онлайн резервация вижда изискваната сума (тя се преизчислява в движение, когато той смени датата, времето или броя гости) и прозореца за безплатна отмяна. После:

• резервацията се създава веднага, но слотът се държи 30 минути — през това време депозитът трябва да се плати;
• щом плащането бъде потвърдено от платежния доставчик, резервацията става „Потвърдена“;
• ако депозитът не бъде внесен в определеното време, резервацията се отменя автоматично с бележка „депозитът не е внесен навреме“, а слотът се освобождава — и за него научават тези, които са поискали да бъдат уведомени.

Отмяна в рамките на безплатния прозорец връща парите автоматично; късна отмяна и неявяване (ако в правилото е зададено „задържане при неявяване“) оставят депозита на заведението. В реда на резервацията се вижда статусът на депозита — чака плащане, платен, върнат или изгорял, — а бутонът „Върни депозита“ позволява на мениджъра да върне парите ръчно по всяко време, включително вече задържани. Депозитът се свързва само при настроен онлайн еквайринг; без него резервацията остава безплатна, както преди. ⚠️ Автоматичното сваляне на резервация при неявяване (Панел на залата → „Резервации“ → „⏱ Автосваляне“) НИКОГА не задържа депозит: платена резервация автоматът не пипа изобщо, нея я затваря служител с бутона „Не дойдоха“ — заедно със статуса се решава и съдбата на парите на госта.

Резервация чрез AI агенти#

Същият механизъм за резервация е достъпен за гласови и текстови AI асистенти чрез публичния Guest API: агентът проверява свободните маси (check_table_availability), създава заявка (create_reservation), може да провери статуса или да отмени (get_reservation_status, cancel_reservation). За заведението такава резервация не се различава по нищо от обикновена гостева заявка — тя също попада в списъка „Очаква“ и изисква потвърждение.

Банкети#

Отделна същност „банкет“ няма — банкетът се оформя като обикновена резервация с голям брой гости и описание на събитието в коментар, привързана към банкетната зала или раздвижени маси на схемата.

Какво е нужно за стартиране#

• Включена резервация за обекта — при ресторант, кафене, бар и хотел тя е налична по подразбиране, при столова и фастфуд е изключена съзнателно.
• Схема на залата с маси — за да може резервацията да бъде поставена на конкретна маса (Схема на залата).
• Канал за приемане — витрина, widget за резервации на вашия сайт, Telegram или гостев AI агент.
• Депозитна политика — ако резервацията се прави с предплащане; за депозита е нужно работещо онлайн плащане.
• Място, където се гледат резервациите — прозорецът „Резервации“ и разделът „Резервации“ в Панела на залата.

Ограничения#

• Неплатена резервация с депозит задържа слота 30 минути и след това го освобождава.
• Таймлайн на резервациите по маси и мрежа за настаняване няма — наличността се определя не от автоматична схема за настаняване, а от вашето решение.
• Статус „гостът дойде“ няма, както и автоматични напомняния N часа преди резервацията; напомнянията в Telegram до госта се изпращат по свои собствени правила.
• Гостът не избира маса във widget-а и формата на витрината: той оставя заявка, масата определяте вие.
• Депозитите са общ платежен механизъм, затова там, където онлайн плащането не е свързано, депозит не може да се вземе.

Отстраняване на неизправности#

Гостът не може да резервира. Резервацията е изключена за обекта или widget-ът за резервации на вашия сайт не е платен като разширение.

Резервацията не се привърза към маса. Привързването се прави от заведението — гостът не го задава.

Депозитът не се върна при отмяна. Връщането става по депозитната политика; проверете нейните условия и статуса на плащането.

Резервациите не се виждат в панела на залата. Гледате друг обект или резервацията е изключена.

Слотът е зает два пъти. Припокриванията се показват, но твърда мрежа за наличност няма — за претоварените часове задайте квота ръчно.

Свързани раздели#

• Схема на залата — редактор на плана, QR кодове, сервитьори
• Панел на залата — работно място на хостесата: резервации, листа на чакащите, схема, повиквания
• Каса (POS) — отваряне на тикет по настанена резервация
• Guest API за AI агенти — резервиране от името на госта програмно
• Записи за услуги — същият принцип на резервация за салони за красота
• Служители и смени — роли и достъп до панела на залата

Често задавани въпроси#

Гостът може ли да резервира маса без обаждане?#

Да, направо от QR менюто или от сайта на заведението — заявката веднага се появява в панела на залата, а гостът веднага вижда потвърждение или статус „Очаква“.

Какво ще стане, ако двама служители настанят една маса за едно и също време?#

Интерфейсът няма да пусне втория: и преместването в реда на списъка, и създаването на резервация за заета маса се отхвърлят с пояснението „Припокрива се с друга резервация за тази маса“ — по същото правило, по което сървърът и така отхвърля такъв сигнал. Ако двама служители натиснат в една и съща секунда, втората резервация ще бъде отхвърлена от сървъра. Непотвърдената заявка не задържа маса — припокриването по нея се решава на ръка.

Има ли отделен режим за банкети?#

Няма отделна същност — банкетът е обикновена резервация с голям брой гости, привързана към нужната зона на схемата.