Propriétaire · office manager · responsable de la réception des demandes
E-mail professionnel : courriers et accès de l'équipe
Ouvrez le courrier d'un client ou d'un fournisseur dans la boîte professionnelle de l'entreprise, et non dans la boîte personnelle d'un employé. L'équipe disposant d'un accès voit les échanges au même endroit, et après un changement d'employé, l'historique des réponses reste à l'entreprise.
La section « E-mail » est incluse dans le compte ; le fournisseur externe, le domaine et les brouillons IA sont facturés séparément.
Inscription sans carte. Pour une boîte externe, un accès autorisé et les réglages du fournisseur sont nécessaires.
L'envoi automatique n'est pas nécessaire pour démarrer. L'Assistant IA prépare un brouillon ; la personne reste responsable du contenu d'une réponse ordinaire et de son envoi.
- Vos propres boîtes et les boîtes externes connectées
- Droits « lire » et « envoyer » pour les employés
- Réponses et pièces jointes dans la section professionnelle
- adresse professionnelle
- Boîte
- lire ou répondre
- Accès
- au nom de la boîte
- Réponse
- ce qui a été envoyé
- Archive
E-mail, réponse et suite du travail
Recevoir un e-mail
- Boîte de réception de la boîte sélectionnée
- Recherche, dossiers et tags
- E-mail et pièces jointes à traiter
Donner accès
- Boîte professionnelle partagée ou personnelle
- Droits de lecture distincts de l'envoi
- Travail des collaborateurs sous leurs propres identifiants
Répondre
- Vérification de l'adresse de l'expéditeur et du destinataire
- Texte, signature et pièces jointes
- Enregistrement de la réponse envoyée
Mener la demande jusqu'au résultat
- Tâche distincte pour la suite du travail
- E-mail issu d'une tâche, avec lien vers celle-ci
- Vérification du résultat par le responsable
Ce qu'il faut pour démarrer
Une seule adresse professionnelle
Choisissez la boîte dont plusieurs personnes ont réellement besoin. Ne transférez pas tous les courriers personnels pour un premier test.
Chez le fournisseur : domaine, boîte et DNS
La boîte, le domaine et les enregistrements DNS restent chez votre fournisseur ; la variation des MX est une décision distincte. Pour une boîte externe, suivez les instructions de connexion ; un mot de passe d'application peut être nécessaire. Les conditions et les limites sont fixées par le fournisseur.
Dans le compte : lecture et réponses
Désignez une personne de permanence et accordez les droits « lire » ou « envoyer ». Le partage seul ne répartit pas la responsabilité de chaque courrier.
Échange vérifiable
Une seconde adresse à vous, un courrier de test neutre et une pièce jointe sûre. Vérifiez la réception, la réponse et la réception effective.
Premier scénario concret
- 1
Connectez une adresse
Dans la section « Mail », créez une boîte professionnelle ou connectez une boîte existante selon les instructions de son fournisseur. Vérifiez d’abord l’accès, puis transférez les autres adresses.
- 2
Répartissez les droits
Le propriétaire accorde l’accès aux employés concernés : lecture seule ou droit d’envoi. Chacun se connecte avec son propre identifiant.
- 3
Effectuez un échange complet
Envoyez un e-mail entrant de test depuis une autre de vos adresses, répondez depuis la boîte professionnelle et vérifiez les « Éléments envoyés » ainsi que la réception de la réponse. Formalisez la suite du travail dans une tâche distincte.
Testez avec votre propre exemple
Suite d'actions dans le produit. Cet exemple n'est ni un avis ni une promesse de résultat.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Lire un courrier et envoyer une réponse : des droits distincts
Vérifié par des tests serveur locaux avec remplacement des services de messagerie et du stockage. Aucun courrier externe n'a été envoyé.
- 1
Lecteur
Un collaborateur disposant d'un accès en lecture seule voit la boîte, mais le serveur refuse sa tentative d'envoi de courrier.
Accès à la boîte → - 2
Expéditeur
La réponse autorisée est transmise au service de messagerie et conservée dans « Éléments envoyés ». Les tests vérifient ce chemin séparément pour les deux clouds.
Réponse et archive → - 3
Vérification de la réception
Un enregistrement dans « Éléments envoyés » ne prouve pas que le destinataire a reçu le courrier. Avant de transférer la correspondance, vérifiez l'échange entre vos propres adresses.
Connexion de la messagerie →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
En quoi cela aide le propriétaire
Demande d'un client
Exemple : un collaborateur répond depuis sa boîte professionnelle, le responsable peut ouvrir la réponse envoyée sans transfert vers une messagerie personnelle.
Précision auprès d'un fournisseur
Exemple : un e-mail sur le délai de livraison est envoyé depuis une tâche. Le lien vers la conversation reste attaché à la tâche.
Nouveau collaborateur
Exemple : accordez d'abord la lecture, puis le droit de répondre après vérification. Le mot de passe de la boîte partagée n'a pas besoin d'être distribué à chacun.
Exemples de situations de travail. Évaluez les économies de temps et d'argent sur vos propres opérations.
Coût de la boîte et aide de l’IA : des dépenses distinctes
Coût de la boîte et aide de l’IA : des dépenses distinctes
La section « Mail » est une extension incluse. Le Plan du Compte, la messagerie externe, le domaine et les opérations d’IA payantes ont leurs propres conditions.
Ce qu’il faut vérifier avant de transférer les e-mails
- L'extension « Messagerie » est incluse dans le compte
- Un fournisseur de messagerie externe et un domaine personnel sont facturés selon leurs propres conditions
- Les brouillons IA et les actions d'agent utilisent un solde distinct et des règles d'accès propres
- Comparez le temps passé à chercher une conversation et à transmettre une question à un collègue ; le délai de réponse au client est fixé par votre équipe
Ce que vous pouvez commencer gratuitement
Commencez par la lecture et la réponse manuelles dans une seule boîte. L’Assistant IA et un agent autonome ne sont pas nécessaires pour cette vérification.
Connecter une boîte professionnelleInscription sans carte. Pour une boîte externe, un accès autorisé et les réglages du fournisseur sont nécessaires.
Ce qu’il faut prendre en compte avant de démarrer
- La connexion dépend du protocole disponible, des réglages et des limites du fournisseur externe ; aucune boîte n'est promise sans vérification.
- Votre domaine de messagerie nécessite une configuration DNS. Une variation des MX peut interrompre la réception chez le fournisseur précédent ; commencez par un test séparé.
- « Envoyé » ne signifie pas « lu » ni « distribué ».
- Les boîtes d'agent sont un mode distinct avec des règles et des actions autorisées ; la messagerie classique ne répond pas de façon autonome.
Avant de reporter vos données, vérifiez votre scénario et les connexions nécessaires.
Questions fréquentes
Faut-il transférer tout le domaine de messagerie ?
Non. Commencez par une seule boîte externe ou une nouvelle boîte professionnelle. Le transfert du domaine est une configuration distincte, après vérification des échanges.
Peut-on donner à un collaborateur uniquement la consultation ?
Oui. Le droit de lecture est distinct du droit d'envoi ; la restriction est vérifiée par le serveur.
L'IA envoie-t-elle la réponse elle-même ?
L'Assistant IA prépare un brouillon que la personne vérifie et envoie. L'agent autonome est un autre mode avec un réglage distinct ; sur .ru, il n'est pas disponible.
Peut-on préparer une réponse et y revenir plus tard ?
Oui. Le bouton « Enregistrer le brouillon » place la réponse dans les « Brouillons » de la boîte sur le serveur, avec la citation du message d'origine — elle ne disparaît pas à la fermeture de l'onglet. Le brouillon est visible par tous ceux qui ont accès à la boîte ; il est modifié et envoyé par un collaborateur disposant du droit d'envoi. Rien ne part vers le destinataire tant que la personne n'a pas cliqué sur « Envoyer ».
Pour plus de détails sur chaque écran, consultez l’aide. Par où commencer →
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Tâches pour l’équipe
Qui fait quoi, pour quelle échéance et avec quelle preuve : la tâche reste sur le tableau, même lorsque la discussion remonte.
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Appels des clients
Numéros professionnels, files d'attente et enregistrement des conversations. L'analyse des appels et les suggestions aident l'équipe à répondre avec plus d'assurance.
Testez un message, une réponse et l'accès d'un collègue
Connectez une adresse professionnelle, attribuez les droits et faites un échange entre vos propres boîtes. Ensuite, transférez le reste de votre correspondance.
Inscription sans carte. Pour une boîte externe, un accès autorisé et les réglages du fournisseur sont nécessaires.