Conti aziendali — pagamento da parte dei dipendenti con il saldo dell'organizzazione
La sezione «Conti aziendali» — gestione dei conti intestati alle organizzazioni i cui dipendenti mangiano regolarmente da voi (mensa aziendale, ristorazione collettiva, accordo con un'azienda vicina). Il dipendente paga con il codice del proprio conto invece che in contanti o con la carta, e le spese vengono addebitate automaticamente sul conto della sua organizzazione. Per aprire: Pannello di amministrazione → Conti aziendali (admin.cenaly.com/corporate-accounts). La sezione funziona separatamente per ogni Sede. Per impostazione predefinita è disattivata — attivatela nell'App Store (estensione «Conti aziendali») e comparirà nel menu laterale.
Organizzazioni e conti dei dipendenti#
Il modello è a due livelli:
- Organizzazione (datore di lavoro) — nome dell'azienda, persona di contatto, telefono, e-mail, note, valuta di regolamento e (facoltativamente) un limite giornaliero predefinito per tutti i suoi dipendenti.
- Conto del dipendente — collegato all'organizzazione: nome del dipendente, telefono, codice univoco del conto, saldo attuale e, se necessario, un limite giornaliero personale che sostituisce quello dell'organizzazione.
I dati dell'organizzazione si possono modificare in qualsiasi momento: il pulsante ✎ accanto al suo nome apre lo stesso modulo dell'aggiunta. I conti dei dipendenti e i loro saldi non cambiano, mentre il nuovo limite giornaliero dell'organizzazione vale subito per chi non ha un limite personale.
Il codice del conto si può impostare manualmente o generare automaticamente (formato del tipo CA-XXXX-XXXX) — dopo la creazione viene mostrato una sola volta con il pulsante di copia, dopodiché nell'interfaccia è visibile solo in forma mascherata (gli ultimi 4 caratteri).
Ricarica del saldo#
Il saldo si ricarica manualmente — dal titolare o dal contabile della struttura:
- Ricarica singola — un importo per un conto;
- Ricarica massiva — un elenco in un campo di testo, una riga per dipendente: nome, codice (facoltativo), importo, telefono (facoltativo). I dipendenti esistenti vengono trovati per nome, per quelli nuovi viene creato un conto; per ogni riga viene mostrato il risultato.
Limite giornaliero#
Il limite di spesa è solo giornaliero e nel suo significato è un'indennità giornaliera del datore di lavoro: quanto l'azienda è disposta a pagare al dipendente al giorno. L'organizzazione ha un valore predefinito, mentre per un singolo dipendente se ne può impostare uno proprio che lo sostituisce.
L'indennità si azzera ogni giorno. L'importo disponibile per l'addebito è il minore tra i due: il saldo residuo e il residuo dell'indennità odierna. Se l'indennità non è impostata affatto, l'unico limite resta il saldo.
Il rimborso su un Ordine libera nuovamente l'indennità: quanto speso nella giornata si riduce dell'importo del rimborso.
Pagamento alla Cassa#
Nella Cassa (POS) c'è un pulsante separato «Paga con conto aziendale»:
- il cassiere inserisce il codice del conto del dipendente;
- il sistema mostra il saldo e il residuo del limite giornaliero, addebita l'importo dell'Ordine (o una parte — il residuo si può pagare con un altro metodo, il pagamento è combinabile);
- se l'Ordine pagato viene poi annullato, l'addebito dal conto aziendale viene stornato automaticamente — il denaro torna sul conto e l'indennità giornaliera viene liberata. Lo storno è idempotente: una nuova elaborazione dell'annullamento non restituirà l'importo due volte.
Pagamento autonomo da parte dell'ospite#
Per una Sede si può attivare l'interruttore «Self-service dell'ospite» — così il dipendente dell'organizzazione può pagare da solo, senza cassiere, il proprio Ordine direttamente dal menu cliente: al checkout compare il metodo di pagamento «Conto aziendale», dove inserisce telefono e codice del conto.
La verifica è la stessa della Cassa: saldo, residuo dell'indennità giornaliera, idempotenza dell'addebito.
Report delle spese#
Il report su un intervallo di date mostra per ogni dipendente l'importo speso e il numero di operazioni — con esportazione in CSV per la contabilità o per emettere la Fattura all'organizzazione a fine periodo.
Cosa serve per partire#
- La sezione «Conti aziendali» attivata — per impostazione predefinita è disattivata e si attiva con l'interruttore nell'App Store.
- Un'organizzazione datore di lavoro e i conti dei suoi dipendenti.
- Un saldo ricaricato — la ricarica la effettua manualmente il titolare o la contabilità.
- Il limite giornaliero dell'indennità — quanto un dipendente può spendere al giorno a carico del datore di lavoro.
- La Cassa — il pagamento con conto aziendale è accettato come metodo di pagamento separato (POS).
Limitazioni#
- Ricarica solo manuale. Nella prima iterazione non esiste un'area di pagamento separata per il datore di lavoro — il conto lo ricaricate voi in base al pagamento effettivo da parte dell'organizzazione.
- Un Ordine pagato con conto aziendale non si può unire ad altri conti — la Cassa lo rifiuterà senza mezzi termini.
- L'indennità è limitata alla giornata. Limiti settimanali e mensili non si impostano su un asse separato.
- Il report delle spese vive all'interno della sezione — al datore di lavoro lo esportate voi.
Risoluzione dei problemi#
La sezione non c'è nel pannello. È disattivata per impostazione predefinita — attivatela con l'interruttore.
Il dipendente non viene trovato alla Cassa. Verificate se il suo conto è stato creato nell'organizzazione giusta e se non è bloccato.
Pagamento rifiutato. Probabilmente è esaurito il limite giornaliero dell'indennità oppure sul conto dell'organizzazione non ci sono fondi.
Non si unisce a un altro conto. È un divieto previsto dal design: un Ordine con pagamento aziendale applicato non si unisce ai conti di altri ospiti.
Il datore di lavoro non vede le spese. Il report delle spese si genera nella sezione e lo trasmettete voi all'organizzazione — il datore di lavoro per ora non ha un'area propria.
Sezioni correlate#
- Cassa (POS) — pagamento dell'Ordine con conto aziendale
- Finanze — il quadro finanziario complessivo della struttura
- Clienti abituali — riconoscimento degli ospiti tramite Numero di telefono
Domande frequenti#
È possibile impostare un limite mensile anziché giornaliero?#
Per ora il limite è solo giornaliero — a livello di organizzazione per impostazione predefinita e, se necessario, separatamente per ciascun dipendente.
Chi ricarica il saldo — l'organizzazione stessa o l'esercizio?#
La ricarica viene eseguita manualmente dal titolare o dal contabile dell'esercizio (una tantum o con un elenco massivo) — al momento non esiste un'area riservata separata per la ricarica autonoma da parte dell'organizzazione.
Cosa succede se un dipendente dimentica il codice del conto?#
Il codice è visibile nell'interfaccia dell'esercizio in forma mascherata — è possibile richiederlo per intero al titolare/al contabile che ha creato il conto.
È possibile pagare solo una parte dell'ordine con il conto aziendale?#
Sì, alla cassa è supportato il pagamento combinato — una parte dell'importo viene addebitata dal conto aziendale (entro il saldo del limite giornaliero), mentre il resto viene pagato con qualsiasi altro metodo.