Boekingsdagboek

Boekingsdagboek — het werkscherm van een schoonheidssalon (en andere dienstverleners met afspraken). Het is een dagschema: in de kolommen de specialisten, verticaal de tijd. Hier maakt u afspraken voor diensten, verzet u ze en volgt u ze op via statussen.

Openen: Beheerpaneel → Afspraken (admin.cenaly.com).

Kamers, hardware en bezoekplanning#

Specialisten worden als personen beheerd, kamers en apparaten als afzonderlijke boekbare resources. Geef aan welke resources elke dienst vereist. De beschikbaarheidscontrole combineert het rooster van de specialist, de bezetting van resources en de pauzes van de dienst.

In het personeelsdagboek kunt u een bezoeken met meerdere diensten of een reeks bezoeken samenstellen. Deze acties betekenen niet dat dezelfde mogelijkheid ook in de gastwidget bestaat. Controleer de voorgestelde datums en conflicten vóór bevestiging.

Het rooster gebruikt de tijdzone van de vestiging. Stel die in vóór u online-afspraken opent, vooral als de registrator vanuit een ander land werkt. Een statuswijziging met een wachtmarkering vereist nog bevestiging door de server: een fout of niet-bevestigde actie moet u oplossen voordat u verder werkt.

Kies voor een kliniek het preset „Kliniek”: arts, kamer, patiënt, consult. De patiëntgeschiedenis is hier administratief; medische dossiers, diagnoses en behandelprotocollen vallen niet onder de module. De acties van de arts zijn beperkt tot zijn rol en de aan hem toegewezen bezoeken.

Gebruik in een school het dagboek voor proeflessen en individuele lessen. De aanwezigheid van een vaste groep en het geld van het gezin horen bij het schoolscenario dat in de eerste dag wordt beschreven.

Dagschema#

Bovenaan staat het dagpaneel met de knoppen vandaag / vorige dag / volgende dag. Onder elke specialist staat een eigen kolom met afspraken op tijd; voor afspraken zonder toegewezen specialist is er een aparte kolom „Zonder specialist”. Het schema wordt automatisch bijgewerkt: een afspraak die een gast of collega heeft gemaakt, verschijnt erin zonder de pagina te herladen.

Geluid en meldingen over nieuwe afspraken#

Het pictogram 🔔 / 🔕 in de kop van het dagboek schakelt geluid en pop-upmeldingen over nieuwe afspraken in. Ze werken alleen zolang deze pagina open is: als de browser meldingen heeft geblokkeerd, wordt de knop amberkleurig met de tip om ze in de site-instellingen toe te staan.

Daarom hangt onder de kop de balk „Zolang het beheerpaneel gesloten is, weet u niet van nieuwe afspraken” met de knop „Telegram-meldingen koppelen” — die opent de koppelingswizard ter plaatse, zonder u naar de appstore te sturen. Wanneer de bot van de vestiging al is gekoppeld, blijft in plaats van de balk een rustige tip met een link over: die moet u openen vanuit het Telegram-account dat de meldingen moet ontvangen. De balk kunt u verbergen met de knop „Niet meer tonen”.

Specialistenregister#

De knop „Specialisten” opent het register van specialisten. Een specialist is een medewerker uit het algemene medewerkersregister met de rol specialist; een login aanmaken is niet verplicht — u kunt een „resource-medewerker” toevoegen die alleen als kolom in het rooster bestaat. Per specialist:

• Naam;
• Kleur — waarmee zijn afspraken in het schema worden gemarkeerd;
• Actief — of hij aan het rooster deelneemt;
• Diensten — welke diensten hij uitvoert (alle of geselecteerde);
• Rooster — werkuren per dag van de week; een dag zonder vinkje geldt als vrije dag;
• Dagelijkse pauzes — lunch en vergelijkbare tijdsloten, ze worden uit elke werkdag geknipt;
• Vakantie en ziekte — datumperiodes waarin de specialist niet beschikbaar is, met een optionele notitie;
• Eenmalige dagen — uitzondering op een specifieke datum: die als vrije dag instellen of afwijkende uren opgeven. Een eenmalige dag gaat vóór op het weekrooster — daarmee sluit u „deze zaterdag werken we tot 15:00” zonder het rooster voorgoed aan te passen.

Het rooster, de pauzes en de vakantie gelden niet alleen in het dagboek, maar ook in de online-afspraken: deze uren worden de gast eenvoudigweg niet aangeboden.

Als er nog geen specialisten zijn, voeg dan de eerste toe — zonder hen kunt u het schema niet vullen.

Nieuwe afspraak#

De knop „Nieuwe afspraak” opent het formulier:

• Klant en telefoon;
• Dienst (uit de lijst) en de duur ervan in minuten;
• Specialist;
• Datum en tijd;
• Opmerking.

Na opslaan verschijnt de afspraak in het schema in de kolom van de specialist. Het dagboek laat u niet „in het niets” boeken: als de tijd buiten de boekingsuren van de vestiging valt of de specialist werkt dan niet, zegt het formulier dat eerlijk.

Statussen van een bezoek#

Wanneer u een afspraak opent, volgt u die op via statussen:

Er zijn precies zes statussen. Als er een aanbetaling vereist was en die niet is betaald binnen de tijd dat het tijdslot werd vastgehouden, verschijnt er geen aparte status: de afspraak gaat naar „Geannuleerd”, en de reden — „aanbetaling niet op tijd voldaan” — wordt bij de status in de kaart toegevoegd.

Acties (bevestigen / „In de stoel” / afronden / no-show / annuleren / verzetten) schakelen de status direct in de afspraakkaart om. Verzetten behoudt de al betaalde aanbetaling — de gast hoeft niet opnieuw te betalen.

Aanbetaling en no-showkosten#

De klassieke pijn van een salon — „afspraak gemaakt en niet komen opdagen”. Daar is een vooruitbetaling tegen: in het venster „Instellingen voor afspraken” wordt het blok „Aanbetalingsbeleid” ingeschakeld:

• de schakelaar „aanbetaling vereisen bij online afspraken”;
• het bedrag — als percentage van de prijs van de dienst of als vast bedrag (bij een specifieke dienst kunt u een eigen voorwaarde instellen);
• gratis annuleren tot N uur voor het bezoek.

Hoe dat er in de praktijk uitziet:

• de klant ziet bij het online afspraken maken het bedrag en de voorwaarden; het tijdslot blijft beperkte tijd gereserveerd tot de betaling; betaalt hij niet, dan wordt de afspraak automatisch geannuleerd met de vermelding „aanbetaling niet op tijd voldaan” en komt de tijd weer beschikbaar;
• de status van de aanbetaling is zichtbaar in de afspraakkaart: betaald, wacht op betaling, terugbetaald, vervallen;
• heeft de klant op tijd geannuleerd — het geld wordt automatisch terugbetaald; heeft hij laat geannuleerd of is hij niet komen opdagen — dan wordt de aanbetaling ingehouden en toont het boekingsdagboek daar een melding over;
• het verzetten van een afspraak zet de aanbetaling niet terug.

Een aanbetaling vereist aangesloten online-acquiring. Een vergelijkbaar, maar flexibeler instelbaar mechanisme bestaat bij reserveringen van tafels — zie Reserveringen van tafels.

Online afspraken door de klant#

De klant kan zelf een afspraak maken — dienst → specialist → vrij tijdslot → contactgegevens:

• in uw etalage;
• op uw eigen website — met de widget „Online afspraken”, zie Mijn website. De widget verschijnt wanneer er in het menu minstens één artikel met het type „Dienst” staat;
• in Telegram — een mini-app voor afspraken in uw bot.

Alle afspraken, waar ze ook vandaan komen, belanden in hetzelfde boekingsdagboek.

Vrije tijd wordt berekend op basis van het rooster van de specialist, zijn pauzes, vakanties en eenmalige dagen, op basis van de duur van de dienst (plus een buffer voor het schoonmaken van de werkplek, als die bij de dienst is ingesteld) en op basis van al bezette tijd. De algemene kaders voor de hele vestiging — het tandwiel met instellingen van het gedeelte in het boekingsdagboek, het venster „Instellingen voor afspraken”, het blok „Openingstijden voor online afspraken”.

Bij de dienst zelf kunt u in het gedeelte „Menu” niet alleen de duur instellen: ook een buffer na het bezoek, hoeveel klanten de dienst tegelijk aankan, voor welke specialisten de dienst beschikbaar is en eigen aanbetalingsvoorwaarden.

Als alles bezet is, kan de klant op „Melden als er iets vrijkomt” klikken — en krijgt hij een melding wanneer het tijdslot opengaat (ook als het vrijkwam door een niet op tijd betaalde aanbetaling).

De tekst „U bent ingeschreven” ziet de klant pas nadat de afspraak daadwerkelijk is aangemaakt. Als de tijd in de seconden dat hij de contactgegevens invulde al bezet is geraakt, krijgt de klant een eerlijke weigering en wordt het rooster direct opnieuw opgebouwd — twee klanten op hetzelfde tijdstip bij dezelfde specialist laat het systeem niet toe. Wanneer de klant zelf geen specialist kiest, wijzen we bij het aanmaken van de afspraak een vrije specialist toe.

Als de bevestiging om wat voor reden dan ook vertraagd is, ziet de klant in plaats van „U bent ingeschreven” de tekst „De bevestiging is nog niet aangekomen, de vestiging neemt contact met u op”. Zo'n afspraak bereikt het boekingsdagboek meestal alsnog — controleer hem en bel de klant terug.

Wat de klant direct na het maken van de afspraak krijgt#

Op het bevestigingsscherm staat het nummer van de afspraak, en daarnaast, afhankelijk van uw vestiging:

• 🔔 Herinneringen in Telegram — de knop leidt naar uw bot (verschijnt als de bot is aangesloten);
• Afspraak beheren — een link naar de pagina voor verzetten en annuleren;
• Toevoegen aan agenda — een gebeurtenis voor de agenda van de telefoon of computer;
• een e-mail — als de klant een e-mailadres heeft achtergelaten.

De afspraak beheren via de link#

De link „Afspraak beheren” opent een aparte pagina. De klant heeft geen account, geen wachtwoord en geen app nodig — de link zelf is voldoende; die ontvangt hij ook in de bevestigingsmail.

Op deze pagina kan de klant:

• de dienst, de specialist, de datum en het tijdstip bekijken;
• de afspraak verzetten naar een ander vrij tijdstip;
• de afspraak annuleren;
• een aanbetaling voldoen, als die vereist is (voor afspraken via de widget op uw website is dit de enige plek om te betalen);
• herinneringen in Telegram aanzetten.

Verzetten en annuleren zijn direct zichtbaar in het boekingsdagboek — apart bevestigen is niet nodig.

⚠️ De link is de sleutel tot de afspraak: wie de klant hem doorstuurt, kan het bezoek ook verzetten of annuleren.

Bevestigingsmail per e-mail#

In het afspraakformulier staat een optioneel veld e-mail. Heeft de klant een adres achtergelaten, dan krijgt hij direct na de bevestiging een e-mail: de dienst, de datum en het tijdstip (in de tijdzone van de vestiging), de duur, het adres van de vestiging, het nummer van de afspraak en de knop „Afspraak beheren”. Heeft hij niets achtergelaten, dan sturen we eenvoudigweg niets — dat heeft geen enkele invloed op de afspraak zelf.

De e-mail gaat niet uit als de beheerder de afspraak in het boekingsdagboek heeft aangemaakt, als het systeem de afspraak heeft geweigerd of als voor de dienst een aanbetaling nodig is en die nog niet is betaald. Een nieuwe poging van de klant levert geen tweede e-mail op.

E-mails komen in acht talen van het afsprakencircuit — Engels, Russisch, Georgisch, Turks, Albanees, Duits, Oekraïens en Armeens; de taal wordt gekozen op basis van de taal waarin de klant de afspraak heeft gemaakt, voor alle overige talen is de e-mail in het Engels.

Tijdzone van de vestiging#

Het klantgedeelte werkt in de tijd van de vestiging, niet in de tijd van het apparaat van de klant. Een klant uit een andere tijdzone ziet naast de tijdkeuze de aanduiding „tijd van de vestiging (Asia/Tbilisi)”, en in de e-mail de regel „De tijd is aangegeven in de tijdzone van de vestiging”. In dezelfde tijdzone worden ook de e-mails en herinneringen verzonden.

De roosterweergave van het boekingsdagboek wordt echter getekend in de tijd van het apparaat van de beheerder: de uren en minuten van de afspraak worden weergegeven zoals de browser ze ziet. Zolang u vanuit uw eigen land werkt, is er geen verschil; als de beheerder het boekingsdagboek vanuit een andere tijdzone opent — controleer de tijdzone, anders lijkt een afspraak om 14:00 hem op een ander tijdstip te staan.

De tijdzone komt uit de instellingen van de vestiging — het gedeelte „Vestigingen”, het veld voor de tijdzone. Controleer die voordat u online afspraken inschakelt: zeker als het account niet vanuit uw eigen land is aangemaakt.

Herinneringen in Telegram#

Als er voor de vestiging een Telegram-bot is gekoppeld, ontvangt de gast die zich via de bot heeft aangemeld:

• bevestiging van de afspraak, plus berichten over verzetten en annuleren;
• een herinnering 24 uur en 2 uur voor het bezoek met de knoppen „Ik kom” en „Annuleren” — één klik verandert direct de status van de afspraak in het boekingsdagboek.

De eigenaar en beheerder ontvangen meldingen over nieuwe afspraken en annuleringen in hun eigen chat — een apart instellingenblok „Meldingen aan eigenaar”.

De tijd in alle berichten wordt weergegeven in de tijdzone van de vestiging.

De teksten van de herinneringen zijn vertaald naar vier talen — Engels, Russisch, Georgisch en Turks (e-mails worden daarentegen in acht talen verstuurd). Als de gast de afspraak in een andere taal heeft gemaakt, komt de herinnering in het Engels.

Annuleren via de knop in de bot houdt rekening met de aanbetaling: als de gast binnen het venster voor gratis annuleren blijft, wordt het geld automatisch terugbetaald en schrijft de bot dat ook („de aanbetaling wordt terugbetaald op dezelfde kaart”); als het venster is verstreken, meldt de bot dat de aanbetaling is ingehouden. Handmatige terugbetaling blijft alleen voor gevallen waarin de automatische terugbetaling niet is gelukt — dan waarschuwt de bot de gast eerlijk dat de vestiging contact met hem opneemt.

Waar de afspraken vandaan komen#

Afspraken die de gast via de widget op uw website heeft gemaakt, krijgen in het boekingsdagboek het pictogram 🌐 met de tip „Vanaf de site” — zo ziet u direct of het kanaal werkt of niet.

De knop „🌐 Widget op de site” opent de funnel van de widget over 7, 30 of 90 dagen:

Apart worden getoond: „Tijdslot bezet terwijl men koos” (gemiste afspraken — een reden om een specialist toe te voegen of de stappen te verkorten), technische storingen, hoeveel gasten de aanbetalingseis hebben gezien en hoeveel erop bleven wachten, hoeveel herinneringen in Telegram hebben aangezet en het bezoek aan de agenda hebben toegevoegd, en ook de talen waarin de widget is geopend. Dit zijn alleen tellers: er zitten geen persoonsgegevens van gasten in.

Abonnementen#

De knop „🎟️ Abonnementen” opent dienstenpakketten: u beschrijft een sjabloonplan („10 knipbeurten”, „onbeperkt voor een maand”), u geeft een abonnement uit aan een specifieke klant, en bezoeken worden er naarmate ze plaatsvinden van afgeschreven. Ook regelmatige verlenging met automatische afschrijving wordt ondersteund.

Beperkingen#

• De widget voor online aanmelden verschijnt niet altijd. Er is ingeschakelde reservering bij de vestiging nodig en minstens één artikel met het type „Dienst” in het menu — anders wordt de widget stil niet getoond, om de gast geen leeg paneel te openen.
• Een bezoek verzetten of annuleren kan niet in de widget zelf. Dat gebeurt op een aparte pagina via de link „Afspraak beheren” — die ontvangt de gast op het bevestigingsscherm en in de e-mail.
• De e-mail wordt alleen verstuurd als de gast een e-mailadres heeft achtergelaten. Het veld is optioneel; er zijn ook geen e-mails voor afspraken die de beheerder in het boekingsdagboek heeft aangemaakt, en voor onbetaalde aanbetalingen.
• De tijd is altijd in de tijdzone van de vestiging. Een gast uit een andere tijdzone ziet de aanduiding van de tijdzone naast de tijdkeuze — „14:00” betekent 14:00 bij u.
• De vrije tijd wordt door het systeem berekend, niet door u. Erop van invloed zijn het rooster van de specialist, pauzes, vakanties en eenmalige dagen, de duur van de dienst met buffer en de „Openingstijden online aanmelden” van de vestiging — een bezet tijdslot kan in de widget niet handmatig worden „geopend”.
• Op een site die met onze builder is gemaakt, staat de widget standaard uit: hij verandert de opmaak van de pagina, dus u schakelt hem bewust in.

Problemen oplossen#

De knop „Aanmelden” staat niet op mijn site.

1. Er is geen enkel artikel van het type dienst in het menu of reservering is uitgeschakeld bij de vestiging — in dat geval wordt de widget niet getoond.
2. Tag niet gevonden — klik op „Installatie controleren” in het gedeelte „Mijn site”. Een tag die via Google Tag Manager is ingevoegd, wordt door de controle niet gezien — bekijk de site met eigen ogen.
3. Wijzigingen zijn niet doorgekomen — de widgetbestanden worden via CDN geleverd met een cache van 5 minuten: wacht even en vernieuw de pagina met het legen van de cache.
4. De knop is opgeslokt door de multiknop — als er in het waaier-menu een punt „Aanmelden” staat, wordt de eigen knop van de widget bewust onderdrukt.

De gast ziet geen vrije tijd. Controleer een voor een: het rooster van de specialist en zijn pauzes, eenmalige dagen en vakanties, de „Openingstijden online aanmelden” in de instellingen van het gedeelte, de duur van de dienst samen met de buffer na het bezoek en de al bezette tijdsloten. Als alles bezet is, heeft de gast de knop „Meld als er iets vrijkomt”.

Een link naar een specifieke dienst of specialist opent de gewone eerste stap. Dat betekent dat de identificatie verouderd is — de dienst is hernoemd of de specialist is weggegaan. De widget breekt in dat geval niet, maar toont de gewone keuze vanaf de eerste stap; corrigeer de identificatie in het attribuut van de tag.

De gast zag „Bevestiging is nog niet aangekomen”. De afspraak komt meestal toch in het boekingsdagboek terecht — controleer hem in het raster en bel de gast terug.

Afspraken vanaf de site zijn niet zichtbaar in de statistieken. De funnel van de widget wordt getoond met de knop „🌐 Widget op de site” in het boekingsdagboek: hoe vaak de knop is gezien, hoeveel gasten het paneel hebben geopend en hoeveel zich hebben aangemeld. De afspraken vanaf de site zelf hebben de badge „Vanaf de site”.

Gerelateerde gedeelten#

• Mijn site — widget voor online aanmelden voor een externe site
• Telegram — de bot koppelen
• Medewerkers en kassadiensten — registratie van de werktijd van personeel
• Vaste gasten — klanthistorie
• Tafelreserveringen — vergelijkbare reserveringslogica voor restaurants

Veelgestelde vragen#

Wat te doen met een afspraak zonder specialist?#

Die komt in de kolom „Zonder specialist” terecht — wijs later een specialist toe door de afspraak te openen.

Waar komen de diensten in het formulier vandaan?#

Uit uw dienstencatalogus; voor elke dienst is een duur ingesteld die in de afspraak wordt ingevuld.

Hoe markeer ik dat de klant niet is komen opdagen?#

Kies in de afspraakkaart de actie „No-show” — de status wordt vastgelegd als no-show. Als voor de afspraak een aanbetaling is betaald en het inhouden daarvan is ingeschakeld, wordt deze afgeschreven ten gunste van de vestiging, waarover het boekingsdagboek direct meldt.

Kunnen twee gasten zich op hetzelfde tijdstip bij dezelfde specialist inschrijven?#

Nee. Het tijdstip wordt op het moment van aanmaken aan de afspraak gekoppeld: de tweede gast krijgt een weigering en ziet het bijgewerkte rooster met vrije tijden.

Hoe sluit ik voor een specialist een dag of een deel van een dag?#

Lunch en vergelijkbare tijdsloten zijn „Dagelijkse pauzes” in de kaart van de specialist, een aparte datum zijn „Eenmalige dagen” (een vrije dag of bijzondere openingstijden voor die dag), lange periodes zijn „Vakantie en ziekteverlof”. Om de uren van de hele vestiging te sluiten, wijzigt u „Uren online boeken” in de boekingsinstellingen.

De gast heeft geboekt, maar de e-mail is niet aangekomen#

Controleer of de gast een e-mailadres heeft achtergelaten: het veld is optioneel. Er worden geen e-mails verstuurd voor afspraken die door een beheerder in het boekingsdagboek zijn aangemaakt, en voor onbetaalde aanbetalingen. Als het adres bekend was — vraag de gast dan in de map „Spam” te kijken.

De gast zit in een andere tijdzone — welke tijd kiest hij?#

De tijd van de vestiging. Naast de tijdkeuze vermeldt de widget de tijdzone, dus „14:00” betekent precies 14:00 bij u, niet bij de gast.