Tafelreserveringen

Reserveren werkt volgens hetzelfde principe als bestellingen: de gast en de vestiging bewerken niet rechtstreeks één gedeeld bestand, maar leggen afzonderlijke signalen neer die de server samenvoegt. Zo raakt u andermans reservering niet aan: om er iets mee te doen is de niet te raden identificatie ervan nodig — die heeft alleen de gast zelf (in de link) en de vestiging. Een algemeen overzicht van het onderdeel „Zaalplattegrond” staat in het artikel Zaalplattegrond; hier gaat het uitgebreid over het reserveringsproces zelf: aanmaken, statussen, koppeling aan een tafel, borg en reserveren via AI-agenten.

Waar u reserveringen beheert#

Twee gelijkwaardige ingangen:

• Zaalpaneel op de kassa — de chip 🗺 „Zaal” in de kop van het POS-ticket, tabblad „Reserveringen” (met een badge met het aantal wachtende aanvragen). Het zaalpaneel is beschikbaar op basis van rol — voor de eigenaar, manager of operator met het recht om de zaal te beheren — en bij de ingeschakelde schakelaar „Chip zaalpaneel” onder „Weergave POS” (bij niet-restauranttypen vestigingen staat die standaard uit). Naast reserveringen bevat het paneel een wachtlijst, de plattegrond, oproepen van obers en analyses per tafel;
• Zaalplattegrond in de admin (/tables) — dezelfde lijst en koppeling aan tafels op de plattegrond zelf.

Nieuwe reservering#

De knop „+ Nieuwe reservering” opent een formulier:

• datum en tijd (met stappen van 15 minuten);
• duur — 60/90/120/180/240 minuten;
• aantal gasten (1–50);
• tafel — een concrete tafel of „Niet toegewezen” (in het zaalpaneel op de kassa heet datzelfde item „Zonder tafel”), als u de toewijzing later wilt doen. Bij een hotel staan in deze lijst geen kamers en bedden: een kamer wordt per etmaal gereserveerd, met een apart formulier — zie hieronder;
• naam van de gast (verplicht) en nummer — het nummer wordt vastgelegd zoals men het in het land van de vestiging schrijft, bijvoorbeeld „+7 (912) 575-19-38”: de groepering wordt tijdens het typen automatisch geplaatst, in een leeg veld staat een voorbeeld van een nummer uit het land, geen enkel cijfer verandert daarbij, en een invoer als „toestel 101” of twee nummers gescheiden door een komma blijven staan zoals getypt; zo wordt het nummer ook in de reserveringslijst getoond;
• opmerking.

Reserveringen die door personeel zijn aangemaakt, krijgen direct de status „Bevestigd” (anders dan gastreserveringen, die altijd als aanvraag starten).

Statussen#

De acties per reservering staan direct in de lijstregel: bevestigen (vanuit „Wacht”), aan tafel zetten (vanuit „Bevestigd”), afronden, en ook „Niet komen” en „Reservering annuleren”. Aan tafel zetten wijzigt de status, maar opent geen rekening: in het zaalpaneel op de kassa verschijnt bij een al aan tafel gezette reservering met een gekoppelde tafel een aparte knop „Ticket openen” — die maakt de bestelling voor die tafel aan.

Bij een reservering voor een hotelkamer (die zijn overgebleven uit de tijd dat een kamer per uur kon worden gereserveerd) staat in plaats van „aan tafel zetten” de knop „Inchecken”. Dat is een echte incheck, geen markering in de lijst: hetzelfde venster opent als bij de knop „Inchecken” op het kamerbord. De naam en het nummer van de gast zijn er al uit de reservering ingevuld; u hoeft alleen het abonnement te kiezen en indien nodig een document in te vullen. Na het inchecken heeft de gast een openstaande kamerrekening, wordt de kamer bezet, gaat de invoer naar het gastenregistratiejournaal (in Rusland — naar de migratieregistratie), en krijgt de reservering de markering „Gasten aanwezig”. Als de kamer niet klaar is voor inchecken (bezet, niet schoongemaakt, buiten gebruik), opent het venster niet — er verschijnt een uitleg. In het zaalpaneel op de kassa staat bij zo'n reservering ook „Inchecken”: de knop leidt naar de „Zaalplattegrond”, naar hetzelfde venster. Tafels van een restaurant in hetzelfde hotel blijven „aan tafel zetten”. De afsluitende actie is bij een kamer ook „afronden”: uitchecken met sluiting van de rekening en het naar de schoonmaak sturen van de kamer doet de knop „Uitchecken” op het kamerbord.

Koppeling aan een tafel en overlappingen#

De tafel voor een reservering kunt u direct in de lijstregel kiezen of wijzigen — in de vervolgkeuzelijst staat ook het item „zonder tafel”. Verplaatsen naar een tafel die in een overlappende tijd al door een andere reservering wordt vastgehouden, wordt geweigerd met de uitleg „Overlapt met een andere reservering voor deze tafel”: hetzelfde zou de server doen, alleen stil. In het formulier voor een nieuwe reservering in het zaalpaneel op de kassa is de bezetting al vóór de keuze zichtbaar — een tafel die op het gekozen tijdstip bezet is, is gemarkeerd met „· Bezet” en kan niet worden gekozen, en als elke tafel bezet is, staat onder de lijst „Geen vrije tafels” (een reservering „zonder tafel” wordt dan wel aangemaakt: de tafel wordt er handmatig aan toegewezen). Een tijd die al is verstreken, accepteert het formulier evenmin. Let op een eigenaardigheid van de regel: de bezetting wordt alleen berekend op basis van bevestigde en al aan tafel gezette reserveringen — een onbevestigde aanvraag houdt geen tafel vast en wordt handmatig afgehandeld.

Op de zaalplattegrond zelf is een tafel met een nu lopende reservering amberkleurig gevuld en voorzien van tijd en naam van de gast, en een tafel met de eerstvolgende reservering van vandaag krijgt een blauwe badge zonder vulling — in één oogopslag ziet u wat nu bezet is en wat op het punt staat te beginnen.

Reservering door de gast#

In het QR-menu en op de website van de vestiging opent de gast een reserveringsformulier, ziet de plattegrond van de zaal (vrij/bezet/gekozen op basis van de actuele reserveringen) en kiest zelf een tafel — of meerdere tafels tegelijk, als het gezelschap groot is: dan wordt de reservering gelijk verdeeld over de gekozen tafels. De tijd stelt de gast op dezelfde manier in als u in het zaaloverzicht: begin en duur — 60/90/120/180/240 minuten, standaard 2 uur. Onder de lijst staat tot welk tijdstip de tafel wordt vastgehouden („Tot 21:00”); een reservering over middernacht (bijvoorbeeld 22:00 + 3 uur) wordt automatisch berekend. In een hotel reserveert de gast die het menu via de QR-code van de kamer opent een tafel van het restaurant, niet zijn kamer: als er geen tafel op de plattegrond is gekozen, komt de reservering binnen „zonder tafel” en wordt deze niet aan de kamer gekoppeld (een kamer wordt per etmaal gereserveerd — Hotel).

De velden staan in dezelfde volgorde als in het reserveringsformulier van het zaaloverzicht: eerst datum en tijd, dan duur en aantal gasten. Het formulier opent op het eerstvolgende hele uur — laat op de avond is dat al morgen, — en een tijd die al is verstreken wordt niet geaccepteerd: onder het veld verschijnt „Deze tijd is al verstreken” en de aanvraag kan niet worden verzonden tot de tijd is aangepast. Zo komt er geen aanvraag voor gisteravond bij u binnen, die de reserveringslijst toch meteen tussen de verstreken reserveringen zou hebben verstopt.

Tafels kunnen op eigenschappen worden gefilterd — dat zijn er negen: bij het raam, terras, rustig, stopcontact, toegankelijk, voor niet-rokers, bij het podium, ruimte voor een kinderwagen, huisdier toegestaan. Ongeschikte tafels worden niet verborgen, maar gedimd, zodat de plattegrond herkenbaar blijft. Als er foto's aan de tafels zijn gekoppeld, opent de gast deze in een lightbox direct bij het kiezen.

De bezetting op de plattegrond wordt bij de gast berekend op basis van alle actieve reserveringen — inclusief niet-bevestigde aanvragen: een tafel die al voor de gekozen tijd is gereserveerd, wordt de gast niet aangeboden. Als twee gasten toch op dezelfde seconde terechtkomen, weigert de server de tweede reservering, niet alleen de interface.

Als de gast een e-mailadres heeft achtergelaten, ontvangt hij direct na de reservering een e-mail „Aanvraag voor reservering ontvangen”: tijd, aantal gasten, tafel en de vermelding dat de reservering op uw bevestiging wacht. Wanneer u de reservering bevestigt, ontvangt de gast een e-mail „Reservering bevestigd”; bij het verplaatsen en annuleren van een reservering ontvangt hij ook e-mails. De gast kan de reservering aan de agenda toevoegen (bestand .ics) en op elk moment zijn reserveringen openen: daar is de actuele status te zien, met „Annuleren” en „Verplaatsen”. Als de gewenste tijd bezet is, kan de gast op „Melden als er ruimte vrijkomt” klikken — en ontvangt een melding wanneer het tijdvak vrijkomt.

Verplaatsen door de gast is een nieuwe aanvraag: u had de eerdere tijd bevestigd, niet de nieuwe. Daarom wordt een bevestigde reservering na verplaatsing weer „In afwachting” — in het zaaloverzicht heeft deze weer de knop „Bevestigen”, en de gast ziet „In afwachting van bevestiging” tot u de nieuwe tijd bevestigt (als de gast een e-mailadres heeft achtergelaten, ontvangt hij een e-mail over de bevestiging). Een reservering met een aanbetaling — betaald of wachtend op betaling — blijft na verplaatsing bevestigd, net als een reservering die door het personeel zelf is verplaatst.

Over een verplaatsing wordt u direct geïnformeerd, niet via een stilzwijgend gewijzigde regel: op een geopend scherm (plattegrond van de zaal, zaaloverzicht van de kassa, reserveringsjournaal) verschijnt de melding „Gast heeft de reservering verplaatst: naam, was → is” — in het reserveringsjournaal ook met geluid en een browsermelding, — en de eigenaar ontvangt een push in de mobiele beheeromgeving en een bericht van de Telegram-bot van de vestiging, als die is gekoppeld. Een verplaatsing door het personeel zelf wordt niet teruggedraaid.

Reserveren door de gast is standaard ingeschakeld; als u het niet nodig heeft, schakelt u het uit met de schakelaar in de website-instellingen van de locatie — de schakelaar werkt op het niveau van de locatie, niet van het hele account.

Aanbetaling voor een reservering#

De aanbetaling wordt ingesteld met de knop „Aanbetaling” (met het kaartpictogram) in het venster met reserveringen van het gedeelte „Plattegrond van de zaal” — het is een set regels, niet één bedrag voor de hele vestiging. Bij een regel stelt u voorwaarden in („dagen van de week”, „tijd van/tot”, „gasten vanaf”) en parameters: een vast bedrag dat per gast of per reservering in rekening wordt gebracht, het tijdvenster voor gratis annulering in uren en het selectievakje „inhouden bij no-show”. Een percentage van het bedrag is er bij de aanbetaling voor een tafel niet — dat bestaat alleen bij de vooruitbetaling voor een afspraak voor een dienst, waar de prijs van de dienst bekend is. Zo stelt u ook het standaardscenario „vrijdag-zaterdag na 18:00, gezelschap vanaf 6 personen” in.

De gast ziet bij het online reserveren het vereiste bedrag (het wordt direct herberekend wanneer hij de datum, tijd of het aantal gasten wijzigt) en het tijdvenster voor gratis annulering. Daarna:

• de reservering wordt direct aangemaakt, maar het tijdslot wordt 30 minuten vastgehouden — binnen die tijd moet de aanbetaling worden voldaan;
• zodra de betaling door de betaalprovider is bevestigd, wordt de reservering „Bevestigd”;
• als de aanbetaling niet binnen de gestelde tijd is voldaan, wordt de reservering automatisch geannuleerd met de vermelding „aanbetaling niet op tijd voldaan” en komt het tijdslot vrij — en degenen die om een melding hadden gevraagd, horen ervan.

Annulering binnen het gratis tijdvenster geeft het geld automatisch terug; een late annulering en no-show (als in de regel „inhouden bij no-show” staat) laten de aanbetaling aan de vestiging. In de reserveringsregel is de status van de aanbetaling te zien — wacht op betaling, betaald, terugbetaald of vervallen, — en met de knop „Aanbetaling terugbetalen” kan een manager het geld op elk moment handmatig terugbetalen, ook als het al is ingehouden. De aanbetaling wordt alleen gekoppeld bij een ingestelde online-acquiring; zonder dat blijft reserveren gratis, zoals voorheen. ⚠️ Automatisch sluiten van een reservering bij no-show (Zaaloverzicht → „Reserveringen” → „⏱ Automatisch sluiten”) houdt de aanbetaling NOOIT in: een betaalde reservering wordt door de automaat helemaal niet aangeraakt, deze wordt door een medewerker gesloten met de knop „Niet verschenen” — samen met de status wordt het lot van het geld van de gast bepaald.

Reserveringen via AI-agenten#

Hetzelfde reserveringsmechanisme is beschikbaar voor spraak- en tekst-AI-assistenten via de publieke Guest API: de agent controleert vrije tafels (check_table_availability), maakt een aanvraag aan (create_reservation) en kan de status controleren of annuleren (get_reservation_status, cancel_reservation). Voor de zaak verschilt zo’n reservering niet van een gewone gastaanvraag — deze komt net zo goed in de lijst „In afwachting” terecht en moet worden bevestigd.

Banketten#

Er is geen aparte entiteit „banket” — een banket wordt geregeld als een gewone reservering met een groot aantal gasten en een beschrijving van het evenement in de opmerking, gekoppeld aan een banketzaal of aan verschoven tafels op de plattegrond.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Ingeschakelde reserveringen bij de vestiging — bij een restaurant, café, bar en hotel staan ze standaard aan, bij een eetcafé en fastfood bewust uit.
• Zaalplattegrond met tafels — zodat een reservering aan een specifieke tafel kan worden toegewezen (Zaalplattegrond).
• Kanaal voor aanvragen — de etalage, een reserveringswidget op uw website, Telegram of een gast-AI-agent.
• Depositobeleid — als er bij de reservering vooruitbetaald wordt; voor een deposito is een werkende onlinebetaling nodig.
• Plek waar reserveringen worden bekeken — het venster „Reserveringen” en het tabblad „Reserveringen” in het Zaalpaneel.

Beperkingen#

• Een onbetaalde reservering met deposito houdt het tijdslot 30 minuten vast en geeft het daarna vrij.
• Er is geen tijdlijn van reserveringen per tafel en geen plaatsingsraster — beschikbaarheid wordt niet bepaald door een automatisch plaatsingsschema, maar door uw beslissing.
• Er is geen status „gast is gearriveerd”, net zomin als automatische herinneringen N uur voor de reservering; herinneringen aan de gast in Telegram gaan volgens eigen regels.
• De gast kiest geen tafel in de widget en het etalageformulier: hij laat een aanvraag achter, u wijst de tafel toe.
• Deposito’s zijn een algemeen betaalmechanisme, dus waar onlinebetaling niet is aangesloten, kan er geen deposito worden gevraagd.

Problemen oplossen#

De gast kan niet reserveren. Reserveringen staan uit bij de vestiging of de reserveringswidget op uw website is niet betaald als uitbreiding.

De reservering is niet aan een tafel gekoppeld. De koppeling wordt door de zaak gedaan — de gast stelt die niet in.

Het deposito is niet terugbetaald bij annulering. De terugbetaling verloopt volgens het depositobeleid; controleer de voorwaarden en de betaalstatus.

De reservering is niet zichtbaar in het zaalpaneel. U bekijkt een andere vestiging of reserveringen staan uit.

Het tijdslot is dubbel bezet. Overlappingen worden getoond, maar er is geen hard beschikbaarheidsraster — stel voor overvolle uren handmatig een quotum in.

Gerelateerde secties#

• Zaalplattegrond — editor van de plattegrond, QR-codes, obers
• Zaalpaneel — werkplek van de host(ess): reserveringen, wachtlijst, plattegrond, oproepen
• Kassa (POS) — een ticket openen op basis van een toegewezen reservering
• Guest API voor AI-agenten — programmatisch reserveren namens de gast
• Afspraken voor diensten — hetzelfde reserveringsprincipe voor schoonheidssalons
• Medewerkers en diensten — rollen en toegang tot het zaalpaneel

Veelgestelde vragen#

Kan een gast een tafel reserveren zonder te bellen?#

Ja, direct vanuit het QR-menu of vanaf de website van de zaak — de aanvraag verschijnt meteen in het zaalpaneel, en de gast ziet direct de bevestiging of de status „In afwachting”.

Wat gebeurt er als twee medewerkers dezelfde tafel op hetzelfde tijdstip plaatsen?#

De interface laat de tweede niet toe: zowel het verplaatsen in de lijstregel als het aanmaken van een reservering voor een bezette tafel wordt geweigerd met de uitleg „Overlapt met een andere reservering voor deze tafel” — volgens dezelfde regel waarmee de server zo’n signaal sowieso afwijst. Als twee medewerkers op dezelfde seconde klikken, wijst de server de tweede reservering af. Een niet-bevestigde aanvraag houdt de tafel niet vast — een dubbele boeking wordt handmatig opgelost.

Is er een aparte modus voor banketten?#

Nee, er is geen aparte entiteit — een banket is een gewone reservering met een groot aantal gasten, gekoppeld aan de gewenste zone op de plattegrond.