Aanmelden en afmelden

De medewerker meldt zelf aankomst en vertrek — en deze markeringen worden direct een feit in het rooster (tabblad Plan-feit van het gedeelte „Medewerkers”), waaruit het salaris wordt berekend. De tijd wordt altijd door de server gezet: „aanpassen” vanaf een apparaat is niet mogelijk.

Openen: Beheerpaneel → Medewerkers → Mijn account (medewerker) en Medewerkers → ⚙ Instellingen rooster en markering (eigenaar, manager — alleen weergave).

Wat er in het rooster komt#

Eén dienst in het rooster is een plan (als de dienst in het rooster stond) en het feit: tijd van aankomst, vertrek en pauzes. Het feit heeft altijd een bron:

Handmatige correctie is altijd „belangrijker” dan automatiek: daarna raken de automaten de dienst niet meer aan.

Als een medewerker aankomt zonder plan in het rooster, maakt de markering een dienst buiten het rooster — deze is zichtbaar in plan-feit met een apart kenmerk.

Markeren vanaf de telefoon van de medewerker#

In Mijn account staat in het blok „Vandaag” de status („Niet op dienst” / „Op dienst sinds 09:02” / „Dienst van 18 september niet afgesloten”) en de knoppen:

• Ik ben aangekomen — opent de dienst: als er vandaag een geplande dienst is, wordt het feit eraan gekoppeld, anders wordt een dienst buiten het rooster aangemaakt;
• Pauze / Terug — werkelijke pauzes binnen de dienst; als een pauze niet is afgesloten bij vertrek, wordt deze afgesloten met de vertrektijd;
• Ik ben vertrokken — sluit de open dienst (ook een nachtdienst die gisteren is begonnen, en een dienst die meerdere dagen is vergeten: bij zo'n dienst toont „Vandaag” alleen deze knop en een tip over correctie).

Vergeten te markeren — in het account staat „Vergeten te markeren”: een verzoek tot correctie van het rooster, dat de manager bevestigt.

Waar markeren is toegestaan: geolocatie of terminal#

De instelling „Markeringstoegang” in „Instellingen rooster en markering” bepaalt of een markering van overal wordt geaccepteerd:

De geocontrole vergelijkt de coördinaten van de browser met de coördinaten van de vestiging van de dienst (ingesteld in de locatiekaart). Als de vestiging geen coördinaten heeft, is er niets om de toegang ter plaatse mee te controleren, en wordt de markering geaccepteerd.

De toegang hoeft niet één te zijn voor de hele vestiging. Hieronder, in het blok „Overschrijvingen per vestiging en functie”, worden modus, radius en automatische afsluiting apart ingesteld voor een specifieke vestiging en voor een specifieke functie:

1. Klik op „＋ Overschrijving toevoegen”, kies „Vestiging” of „Functie”, en vervolgens welke precies (vestigingen komen uit uw locaties, functies — uit die waarop medewerkers zijn).
2. Vul alleen in wat moet afwijken. Alles wat als „zoals in account” is gelaten, blijft uit de bovenstaande instellingen komen — dit is niet „uitgeschakeld”.
3. Opslaan: het blok wordt automatisch opgeslagen, apart van de knop „Opslaan” van het hele paneel.

Wat zwaarder weegt als er meerdere regels zijn: functie van de medewerker → vestiging van de dienst → account, en dat per veld apart. Dat wil zeggen: „op de vestiging in het centrum — strikt, 80 m” en „voor koeriers is de toegang uit” samen betekenen: de ober van deze vestiging markeert binnen 80 m, en de koerier — van overal, omdat zijn functie zwaarder weegt dan de regel van de vestiging.

Terminal van de vestiging: tablet of monitor koppelen#

Een Terminal is elke tablet, smartphone of computer met een browser die in de vestiging blijft staan. Eén Account kan meerdere Terminalen koppelen (een tot twee per Vestiging).

1. Open Beheerpaneel → Medewerkers → ⚙ Instellingen voor rooster en registratie op het Apparaat zelf dat Terminal wordt. U kunt inloggen als eigenaar, manager of met een Apparaatcode.
2. Klik in het blok „Registratie-Terminalen” op „Dit Apparaat koppelen”, geef het een naam („Tablet bij de ingang”) en eventueel een Vestiging.
3. Het Apparaat krijgt een eigen geheim en bewaart dat in de browser — het wordt niet meer naar de server gestuurd en niet naar buiten getoond. De melding „Dit Apparaat is een Terminal …” en de knop „Terminalscherm openen” verschijnen meteen.
4. Zet de registratiepoort op „Alleen vanaf de Terminal van de vestiging” en sla op.
5. Open het Terminalscherm (/clock-terminal) en laat het aanstaan: het scherm gaat niet vanzelf uit en de modus (tablet of monitor) wordt in het adres onthouden.

Een Terminal met een opgegeven Vestiging accepteert een aankomst alleen voor Diensten van die Vestiging: een Dienst op een andere Vestiging wordt geweigerd met „de Dienst van vandaag is op een andere Vestiging”. Een Dienst buiten het rooster die vanaf de Terminal van een Vestiging wordt gestart, krijgt die Vestiging automatisch.

U kunt een Terminal intrekken vanuit dezelfde lijst: een Apparaat met het oude geheim krijgt bij de volgende registratie een weigering. Het geheim in de browser wordt gewist als u de sitegegevens wist — dan koppelt u het Apparaat gewoon opnieuw.

Onder elke Terminal in de lijst ziet u wanneer er voor het laatst vanaf is geregistreerd („5 min geleden”, „3 u geleden”) of „nog niet gebruikt”. Als een Terminal langer dan een etmaal stil is, wordt de regel gemarkeerd met een waarschuwing — controleer of de tablet aanstaat, met het netwerk is verbonden en het Terminalscherm erop open is.

Modus „Tablet”: PIN-pad#

Op het Terminalscherm staan vier grote knoppen — Ik ben gekomen, Ik ben weg, Pauze, Terug van pauze. De medewerker drukt op de juiste knop en voert de eigen kassiers-PIN in (4–6 cijfers, verstrekt in de medewerkerskaart). U hoeft niets in een lijst te zoeken en nergens in te loggen: de PIN is uniek in het Account en de server begrijpt zelf wie zich heeft geregistreerd — op het scherm verschijnt enkele seconden lang „Anna: aankomst geregistreerd om 09:02”.

Een onjuiste PIN wordt met vertraging afgewezen met een neutraal „Onjuiste PIN”, en na tien mislukte pogingen binnen een kwartier wordt de Terminal (of de medewerker die de PIN vanaf de telefoon invoert) 15 minuten geblokkeerd — het heeft geen zin om andermans PIN's te raden. Alle fouten worden in woorden weergegeven: „aankomst al geregistreerd”, „er is nu geen pauze”, „maand gesloten”, „de Dienst van 17 september is niet gesloten”.

Modus „Monitor”: QR op het scherm#

De Terminal toont een grote QR-code die elke 30 seconden wordt vernieuwd. De medewerker scant die met de camera van de eigen telefoon — het persoonlijke accountgebied opent met de groene melding „Terminal van de vestiging bevestigd” en de gewone knoppen „Ik ben gekomen” / „Ik ben weg”. Er wordt niet om een geolocatie gevraagd: de code op het scherm bewijst al dat de persoon voor de monitor staat.

De code is ongeveer twee minuten na weergave geldig: te laat — de melding verandert in „QR-code is verlopen, scan opnieuw”. Eén scan is genoeg voor één registratie.

Elke QR is eenmalig. De monitor krijgt elke 30 seconden een nieuwe van de server, en na de eerste registratie dooft de code op de server: een doorgestuurde schermafbeelding werkt één keer — bij de eerste die hem opent — en alleen tot het verlopen; de tweede krijgt van het accountgebied „Terminal niet bevestigd, scan opnieuw”. Als de monitor het netwerk kwijtraakt, toont hij een code van het oude type (die is dezelfde twee minuten geldig, maar niet eenmalig) — het scherm bij de ingang wordt niet blind.

Deze modus is geschikt voor elk scherm zonder aanraakfunctie — een televisie bij de ingang, een monitor aan de bar — en vraagt van de medewerker niets anders dan een telefoon waarmee hij toch al in het accountgebied inlogt. De uren gaan niet over naar wie het scherm heeft gefotografeerd: de code is eenmalig en leeft twee minuten, en de registratie loopt via de persoonlijke login van de medewerker.

Manieren om vertrek met minimale inspanning te registreren#

Vertrek wordt vaker vergeten dan aankomst: iemand is moe en gaat weg. In Cenaly zijn er meerdere manieren om een Dienst te sluiten, en ze zijn te combineren — van de goedkoopste tot de nauwkeurigste:

Wat niet bewust is gedaan: achtergrondgeolocatie van de telefoon (die bestaat niet in de browser, en een App die een medewerker na de Dienst volgt, is een privacykwestie) en biometrie (aparte Hardware en strengere eisen aan persoonsgegevens).

Automatisch sluiten van vergeten diensten#

Het blok „Automatisch sluiten van vergeten diensten” in „Instellingen voor rooster en registratie”:

• Open diensten automatisch sluiten — schakelaar, standaard uitgeschakeld;
• Wachten na geplande eindtijd, minuten — speling (standaard 30): als er binnen die tijd na de geplande eindtijd geen uitklokregistratie is gekomen, wordt de dienst gesloten met de geplande eindtijd, niet met de huidige tijd — uren boven het rooster verzint de automaat niet;
• Plafond voor dienst buiten rooster, uren — voor diensten zonder planning of die al na de geplande eindtijd zijn begonnen: sluiten na N uur na de inklokregistratie (standaard 12; 0 — niet aanraken, zulke diensten blijven in de lijst „niet gesloten” van plan-fact staan).

Automatisch sluiten wordt ook overschreven: in het blok „Overschrijvingen per vestiging en functie” kunt u voor een vestiging of functie eigen speling en plafond instellen (bijvoorbeeld voor een koerier — 8 uur in plaats van 12) of automatisch sluiten alleen op één vestiging inschakelen en het op de overige uitgeschakeld laten.

De controle vindt elke 30 minuten plaats. Een automatisch gesloten dienst krijgt in het urenoverzicht de markering „⏱ automatisch gesloten · wacht op bevestiging” (met een tip waardoor precies — door het rooster of door het plafond), en de medewerker ontvangt een melding in de werkchat: „De uitklokregistratie is niet geregistreerd — de dienst is automatisch gesloten om 18:00 volgens het rooster. Bevestig de tijd in „Mijn uren”; als u op een ander tijdstip bent vertrokken, dient u een correctie in”. Handmatige aanpassing van de tijd haalt de markering weg. Gesloten maanden en diensten van het automatische urenoverzicht op basis van aanwezigheid raakt de automaat niet aan.

De afgeleide tijd is een aanname, geen registratie, daarom moet een mens die bevestigen:

• de medewerker ziet in „Mijn uren” bij zo’n dienst twee knoppen: „Klopt” — de tijd wordt bevestigd zoals die is, en „Uitkloktijd opgeven” — er opent een venster met de afgeleide tijd, waarin hij de werkelijke tijd invult; naar de leidinggevende gaat een gewone aanvraag voor correctie, de uren veranderen na goedkeuring daarvan;
• de leidinggevende ziet bij het sluiten van de periode de uitzondering „Automatisch gesloten dienst niet bevestigd” en handelt die af met de knop „Bevestigen zoals het is” — zolang die openstaat, wordt de periode niet gesloten;
• in het loonconcept is de regel van de medewerker met zulke diensten gemarkeerd met de badge ⏱ n — het bedrag wordt berekend op basis van de afgeleide uren zoals ze zijn, de badge herinnert er alleen aan dat de uren aangenomen zijn.

Na bevestiging wordt de markering „⏱ automatisch gesloten · bevestigd” (met in de tip — door wie). Voor de zaal en bezorging is de dienst gesloten vanaf het moment van automatisch sluiten — de bevestiging betreft alleen het urenoverzicht en het loon.

Bronnen van het feit en loon#

Het loon wordt berekend op basis van de uren uit het urenoverzicht, daarom bewaart elk feit waar het vandaan komt, en plan-fact toont dit met markeringen: „📡 auto” bij aanwezigheid, „⏱ automatisch gesloten” bij automatisch sluiten, de vlag „buiten vestiging” bij een registratie op afstand. De terminal die de registratie heeft bevestigd, wordt ook in de dienst vastgelegd. De manager ziet dit alles in Plan-fact, de medewerker — in „Mijn uren”, en beiden kunnen een correctie starten vóór het sluiten van de maand.

Elke dienst met een feit in Plan-fact heeft het pictogram 🕘 „Geschiedenis van registraties”: de volledige lijst van pogingen voor deze dienst — tijd, actie (gekomen / vertrokken / pauze), wie erop heeft gedrukt (de medewerker zelf, de manager bij naam of de automaat), waarvandaan (telefoon, kassa, terminal bij naam, automatisch sluiten) en het resultaat — geregistreerd of geweigerd met reden (onjuiste PIN, „alleen vanaf terminal”, buiten vestiging). Weigeringen worden ook bewaard: een reeks onjuiste PIN’s vanaf één tablet is direct zichtbaar.

Een registratie gaat niet verloren bij een verbindingsstoring: als de telefoon geen antwoord van de server heeft ontvangen, herhaalt de app hetzelfde verzoek zelf, en de server herkent de herhaling en registreert geen tweede registratie — u ziet dezelfde dienst, niet de fout „al geregistreerd”.

Veelgestelde vragen#

Kan een medewerker zonder login zich afmelden?#

Op de Terminal — ja: de tablet accepteert de PIN van elke medewerker aan wie er een is uitgegeven, een login is daarvoor niet nodig. Via de telefoon en via QR — nee: daar loopt de registratie via een persoonlijke login.

Wat als de Terminal kapot is of is meegenomen?#

Trek hem in de lijst met terminals in en zet de gate tijdelijk op „Strikt” of „Waarschuwen” — medewerkers registreren zich dan via hun telefoons. Vergeten Diensten worden door autosluiting gesloten.

Kan ik een Terminal alleen voor één Vestiging inschakelen?#

Ja. Open in „Instellingen voor rooster en registratie” het blok „Overrides per Vestiging en functie” → „＋ Override toevoegen” → „Vestiging” → kies de gewenste Vestiging en zet voor haar de gate „Alleen vanaf de Terminal van de Vestiging”. De algemene Accountinstelling blijft daarbij ongewijzigd (bijvoorbeeld „Waarschuwen”), en Vestigingen zonder Terminal werken zoals voorheen.

Op dezelfde manier haalt u de gate weg waar die in de weg zit: een override voor de functie „Bezorger” met de waarde „Uitgeschakeld” laat bezorgers zich overal registreren, zelfs als voor het hele Account „Strikt” geldt. De functie gaat boven de Vestiging, de Vestiging boven het Account.

De medewerker is via QR ingelogd, maar heeft niet op „Ik ben aangekomen” gedrukt#

Er is niets gebeurd: de scan bevestigt alleen de aanwezigheid, de registratie zelf gebeurt met de knop. Na twee minuten verloopt de code en moet u opnieuw scannen.

Zal autosluiting de uren te hoog maken?#

Uren boven het rooster verzint de automaat niet: volgens het rooster wordt de Dienst gesloten op het geplande einde, zelfs als de controle later plaatsvond, en volgens het plafond — precies na het opgegeven aantal uren. Maar de automaat weet niet wanneer iemand daadwerkelijk is weggegaan: wie eerder dan gepland wegging, krijgt uren tot het geplande einde, wie langer bleef — alleen tot dat einde. Daarom is de weergegeven tijd geen feit, maar een verwachting van bevestiging: de Dienst is gemarkeerd met „⏱ automatisch gesloten · wacht op bevestiging”, de medewerker krijgt een melding en klikt in „Mijn uren” op „Klopt” of op „Vertrek opgeven” en vult de werkelijke tijd in (er gaat een verzoek tot correctie uit, dat de manager goedkeurt). Zolang de Dienst niet is bevestigd, is de regel in het concept van de loonlijst gemarkeerd en wordt de periode niet gesloten — de leidinggevende behandelt zulke Diensten met de knop „Bevestigen zoals het is”. Als de manager daarna zelf de Dienst heropent (een onterecht vertrek intrekt), raakt de automaat hem niet meer aan.

Gisteren vergeten het vertrek te registreren — vandaag werkt „Ik ben aangekomen” niet#

Een medewerker kan maar één open Dienst hebben. Het Account, de Terminal en het tabblad „Dag” van het zaalpanel zeggen welke precies openstaat („Dienst van 17 september niet gesloten”): klik op „Ik ben weggegaan” (op de Kassa — „Weggegaan” in de regel van de medewerker) — die wordt met de huidige tijd gesloten, registreer daarna de aankomst en dien een correctie in voor het vertrek van gisteren. Om dit te voorkomen schakelt u autosluiting in.

„Het rooster voor deze maand is gesloten” — de knoppen in het Account staan er wel, maar de registratie lukt niet#

Een gesloten maand accepteert niets: geen registratie van aankomst en vertrek, geen wijziging van een Dienst, geen verzoek tot correctie — de uren erin zijn definitief, daarop wordt de loonlijst al berekend (autosluiting van vergeten Diensten zwijgt in zo'n maand ook). Leidinggevenden sluiten het rooster — met de knop „Rooster sluiten” in Plan-fact of „Periode sluiten” bij het bevestigen van het rooster. Dit geldt ook voor de huidige maand: sluit u die halverwege, dan kunt u zich tot het einde van de maand niet meer registreren. Alleen de Accounteigenaar kan het slot eraf halen (knop „Rooster openen” op dezelfde plek) — voor een manager die de periode heeft gesloten, is dat niet meer voldoende. Daarom antwoordt het Account de medewerker ook „vraag de eigenaar hem opnieuw te openen”, en niet „open hem zelf”.

Gerelateerde secties#

• Medewerkers en Diensten — rollen, rooster, plan-fact, loonlijst
• QR-codes en Apparaten — inlogcodes voor tablets en monitoren
• Kassa (POS) — registratie van collega's vanaf de Kassaterminal
• Kassadienst — openen en sluiten van de Kassadienst
• Financiën — loonkosten op basis van gewerkte uren