Financiën

De sectie Financiën bevat managementdashboards op basis van uw bestellingen, magazijnaankopen en personeelsdiensten. Geen handmatige exports en spreadsheets: de gegevens worden automatisch verzameld uit de dagelijkse werking van de vestiging.

Openen: Beheerpaneel → Financiën. Periodes: 7 / 30 / 90 dagen of 12 maanden; u kunt alle vestigingen samen bekijken of elke vestiging apart.

Tabbladen#

Alle belangrijke statistieken worden vergeleken met de vorige periode — groei en daling zijn direct zichtbaar. Uitzondering is de periode „12 maanden”: die heeft geen vergelijking, het is een kalenderdoorsnede zonder voorgaand segment.

Verkoopkanalen en betaling#

De omzet wordt uitgesplitst naar kanalen:

• Zaal — bestellingen vanaf tafels (QR-menu en kassa);
• Bezorging — eigen bezorging;
• Afhalen;
• Glovo, Wolt, Яндекс Еда, Deliveroo — bestellingen van aggregators (via integraties);
• Overig.

Een aparte uitsplitsing is er naar betaalmethode: contant, kaart bij aflevering, online.

Commissies van kanalen en net-marge#

100 lari uit de zaal en 100 lari van een aggregator zijn niet hetzelfde geld: het platform houdt een percentage in en vaak ook nog een vast bedrag per bestelling. Zolang de commissies niet zijn ingesteld, vergelijkt „omzet per kanaal” onvergelijkbare zaken.

Stel ze in via Uitbreidingen → tabblad „Per vestiging” → kaart „Commissies van kanalen”: per kanaal een percentage en een vast bedrag per bestelling. De tarieven worden ingesteld per combinatie „vestiging + kanaal”: verschillende vestigingen hebben verschillende contracten.

Daarna verschijnt op het tabblad „Verkoop” de tabel „Bruto → net per kanaal”:

Dezelfde berekening wordt toegepast op afzonderlijke gerechten in Menu-engineering: een gerecht met een gemiddelde marge in de zaal kan verlieslatend worden bij een aggregator met 30 % commissie.

De commissie wordt apart van de instellingen van de integratie zelf opgeslagen, zodat u haar ook kunt instellen voor kanalen zonder integratie (eigen website, zaal, afhalen), en bestellingen van een gisteren uitgeschakeld kanaal blijven meetellen met de commissie die toen gold.

Gezondheid van bezorgkanalen#

Het tabblad „Bezorgkanalen” beantwoordt de omgekeerde vraag: hoeveel u niet heeft verdiend en waarom.

• huidige status van de vestiging op elk platform: online / pauze (door uzelf ingesteld) / offline (het platform heeft de vestiging gedeactiveerd);
• uren pauze en offline in de periode;
• schatting van verloren omzet — uren uitval × gemiddelde omzet per uur van het kanaal op dat uur van de week;
• annuleringen uitgesplitst naar reden.

De status wordt elke ~10 minuten door een achtergrondtaak opgehaald; bij onvrijwillige offline krijgt de eigenaar een pushmelding.

Aankopen, food cost en brutowinst#

Als u Magazijn bijhoudt, vormen de inkomstdocumenten automatisch het kostengedeelte:

• Aankopen — som van de inkopen in de periode;
• Food cost — aandeel van de aankopen in de omzet;
• Brutowinst — omzet minus aankopen.

Zo toont het dashboard niet alleen de omzet, maar ook de werkelijke economie van de vestiging.

Personeel#

Het tabblad „Personeel” telt de gewerkte uren uit diensten van medewerkers op — planning en werkelijkheid per medewerker en rol voor de gekozen periode.

Fooien#

De sectie Financiën registreert fooien apart van de omzet: de KPI „Fooien” op het tabblad „Overzicht” toont het totaalbedrag voor de periode, en het tabblad „Verkoop” splitst dit uit per ober — handig voor het berekenen van beloningen. Fooien vallen niet onder de omzet en beïnvloeden de food cost niet; ze worden verzameld uit bestellingen van de POS-kassa en de klantencheckout.

Meer over het instellen van fooien in de vestiging: Fooien.

Kassadiensten en Z-rapporten#

Het tabblad „Kassadiensten” toont de geschiedenis van gesloten kassadiensten per caissier en vestiging. Per dienst ziet u: het wisselgeld bij opening, contante en girale omzet, kasstortingen, het verwachte kassaldo en het werkelijk getelde bedrag. Het verschil (tekort of overschot) wordt met kleur gemarkeerd. De gegevens verschijnen na het sluiten van de dienst — het Z-rapport legt de definitieve cijfers vast.

Meer over het werken met een kassadienst in de POS: Kassadienst.

Cadeaukaarten en schulden van gasten#

Twee bedragen die niet met de omzet verward mogen worden, toont het financiële gedeelte apart — beide overzichten staan op het tabblad „Kassadiensten” en worden geladen bij de eerste keer dat u het opent:

• Verplichtingen voor cadeaukaarten — het overzicht „uitgegeven / ingewisseld / resterend”. Een verkochte cadeaukaart is geen verdiend geld, maar een belofte om goederen te leveren: de omzet wordt erkend op het moment dat de gast met de kaart betaalt, niet wanneer hij deze koopt. Het resterende saldo op de kaarten is wat de zaak nog aan gasten verschuldigd is.
• Schulden van gasten — de bedragen van bestellingen die aan de kassa zijn afgesloten met de betaalwijze „Op rekening”, en de aflossingen daarvan. Openstaande schulden en het saldo van elke gast zijn ook zichtbaar in Klanten en op het tabblad „Op het oog” in de werkchat.

De verkoop van een kaart en het afsluiten van een bestelling op rekening slaat de kassa aan volgens de regels van het land (in Rusland — „vooruitbetaling” en „overdracht op krediet”), daarom zijn ze in de X- en Z-rapporten zichtbaar als regels van betaalwijzen — zie Kassadiensten.

Retouren#

Retouren op bonnen worden automatisch van de omzet afgetrokken: de KPI „Retouren” op het tabblad „Overzicht” toont het bedrag aan geregistreerde retouren voor de periode, en de totale omzet houdt deze aftrek al rekening. Zo ziet u de werkelijke netto-omzet zonder extra herberekeningen. Een retour herstelt ook de voorraad als de betreffende gerechten in het systeem worden bijgehouden.

Meer over het registreren van retouren en het bonnenregister: Bonnen en retouren.

Inkoop en food cost#

Als u Voorraad bijhoudt, komen de documenten van goederenontvangst van leveranciers automatisch in Financiën terecht en vormen de kostprijs:

• Inkoop — het totale bedrag aan ontvangsten voor de periode, uitgesplitst naar goederen en leveranciers;
• Food cost — het aandeel van inkoop in de omzet (in procenten);
• Brutowinst — omzet minus inkoop.

Het tabblad „Inkoop” toont de dynamiek van uitgaven, de top van goederen en leveranciers naar bedrag — handig voor het beheersen van de kostprijs en onderhandelingen met leveranciers. Meer over ontvangsten en voorraadbeheer: Voorraad.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Opgebouwde verkopen — dashboards worden berekend op basis van uw bestellingen en bonnen; bij een lege historie zijn ze leeg.
• Technische kaarten met inkoopprijzen — voor kostprijs, food cost en brutomarge (Voorraad).
• Diensten en looninstellingen — voor het tabblad „Personeel” (Medewerkers).
• Kanaalcommissies — zodat „netto per kanaal” niet op nul wordt berekend.
• Uitgaven worden handmatig ingevoerd (huur, nutsvoorzieningen, abonnementen) — ze komen niet vanzelf ergens vandaan.

Beperkingen#

• De databron is belangrijk. Kassadiensten en kanaalhistorie vereisen een analytische database; een reserveberekening in de browser herstelt deze niet. Op het Russische contouraf is het direct lezen van bestelhistorie eveneens niet beschikbaar. Een databasefout moet worden onderzocht, niet aangezien voor een lege verkoopperiode.
• Commissies van aggregatoren zijn schattingen: er worden tarieven uit de kanaalinstellingen gebruikt, niet de werkelijke inhoudingen van het platform.
• Arbeidskosten worden berekend uit loonbases, maar worden niet als uitgavenregel opgevoerd in de financiële basis.
• Er is geen eenduidig glossarium van metrieken. Dezelfde omzet kan in „Statistieken”, „Financiën” en aan de kassa anders worden berekend — vergelijk bij het vergelijken van cijfers de periode en wat precies in de selectie valt.
• Er is geen afstemming van acquirerings- en aggregatoruitbetalingen met bankafschriften.
• Er is geen constructor voor eigen rapporten — bewust: voorlopig dekken we dit met standaarddashboards en export.

Problemen oplossen#

Het gedeelte is leeg of niet beschikbaar. Op het Russische merk ziet u de melding „Bestelhistorie in deze cloud is voorlopig niet leesbaar” — dat hoort zo, er is geen knop „Opnieuw” bij. Op de overige merken betekent de melding „Cijfers konden niet worden geladen” met de knop „Opnieuw” een leesfout — probeer het opnieuw; als er simpelweg geen cijfers zijn, controleer dan de periode: standaard worden 7 dagen genomen.

De cijfers komen niet overeen met de kassa. Zoek het verschil in de periode en in de samenstelling van de selectie: retouren, fooien, kanaalcommissies en niet-afgesloten bestellingen vallen op verschillende manieren in verschillende rapporten. Er is voorlopig geen eenduidige „waarheid over het cijfer”, en dat zeggen we ronduit.

Food cost wordt niet berekend. Er zijn geen technische kaarten of inkoopprijzen.

„Netto per kanaal” lijkt te hoog. Commissies komen uit uw kanaalinstellingen — vergelijk de tarieven met het contract van het platform.

Geen uitgaven in de P&L. Regelmatige uitgaven worden handmatig ingevoerd — voer ze in op het tabblad uitgaven.

Gerelateerde secties#

• Bestellingen — databron over verkopen
• Fooien — fooieninstelling voor gasten en obers
• Kassadienst — openen/sluiten van de dienst, X/Z-rapporten
• Bonnen en retouren — register van POS-bonnen en registratie van retouren
• Voorraad — databron over inkoop en food cost
• Medewerkers en diensten — databron over personeel
• Analytics — gedrag van gasten in het menu (weergaven, populaire gerechten)
• Menu-engineering — marge van een gerecht gecorrigeerd voor kanaalcommissie
• Verliesbeheersing — verschillen tussen kassa en voorraadverliezen als regel-alerts

Veelgestelde vragen#

Waarin verschilt „Financiën” van „Analyse”?#

Analyse gaat over het gedrag van gasten in het menu (weergaven, populariteit van gerechten). „Financiën” gaat over geld: omzet, gem. rekening, inkopen, winst.

Hoe vaak worden de gegevens bijgewerkt?#

De analytische database wordt op de server ongeveer elke half uur opnieuw opgebouwd. De knop „Vernieuwen” haalt direct de nieuwste gegevens op.

Zien medewerkers financiën?#

Standaard niet: een ober, kok en koerier zien geen financiën. Maar de eigenaar kan bewust toegang verlenen — bijvoorbeeld aan de functie „Boekhouder”, waarvoor het gedeelte „Financiën” standaard in de set zit. In de functiebouwer zijn zulke gedeelten gemarkeerd met een waarschuwing: dit zijn gevoelige gegevens.

Worden geannuleerde bestellingen meegerekend?#

Annuleringen worden als aparte metriek getoond en vallen niet onder de omzet.

Vallen fooien onder de omzet?#

Nee. Fooien worden meegerekend als aparte KPI „Fooien” en worden niet bij de omzet opgeteld — dit is geld voor het personeel, niet de omzet van de zaak.

Waarom is de omzet lager dan het bedrag van de bestellingen?#

Er zijn twee mogelijke oorzaken: er zijn terugbetalingen gedaan (die worden van de omzet afgetrokken) of een deel van de bestellingen is geannuleerd (annuleringen vallen niet onder de omzet). Beide indicatoren zijn zichtbaar op het tabblad „Overzicht” als aparte KPI's.