Корпоративні рахунки — оплата співробітниками з балансу організації

Розділ «Корпоративні рахунки» — облік особових рахунків організацій, чиї співробітники регулярно харчуються у вас (їдальня при офісі, корпоративне харчування, домовленість із компанією по сусідству). Співробітник розраховується кодом свого рахунку замість готівки чи картки, а витрати автоматично лягають на рахунок його організації. Відкрити: Адмін-панель → Корпоративні рахунки (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Розділ працює окремо для кожної локації. За замовчуванням він вимкнений — увімкніть його в Магазині додатків (розширення «Корпоративні рахунки»), і він з'явиться в бічному меню.

Організації та рахунки співробітників#

Модель дворівнева:

Організація (роботодавець) — назва компанії, контактна особа, телефон, e-mail, нотатки, валюта розрахунків і (опційно) денний ліміт за замовчуванням для всіх її співробітників.
Рахунок співробітника — прив'язаний до організації: ім'я співробітника, телефон, унікальний код рахунку, поточний баланс і, за потреби, персональний денний ліміт, що перевизначає ліміт організації.

Дані організації можна виправити будь-коли: кнопка ✎ поруч із її назвою відкриває ту саму форму, що й при додаванні. Рахунки співробітників та їхні баланси при цьому не змінюються, а новий денний ліміт організації одразу діє для тих, у кого немає персонального.

Код рахунку можна задати вручну або згенерувати автоматично (формат виду CA-XXXX-XXXX) — після створення він показується один раз із кнопкою копіювання, далі в інтерфейсі видно лише в замаскованому вигляді (останні 4 символи).

Поповнення балансу#

Баланс поповнюється вручну — власником або бухгалтером закладу:

Разове поповнення — сума для одного рахунку;
Масове поповнення — список у текстовому полі, по рядку на співробітника: ім'я, код (опційно), сума, телефон (опційно). Наявні співробітники знаходяться за іменем, для нових — створюється рахунок; за кожним рядком показується результат.

Денний ліміт#

Ліміт витрат — лише денний, і за змістом це денна дотація роботодавця: скільки компанія готова оплачувати співробітнику за день. В організації є значення за замовчуванням, для окремого співробітника можна задати своє, яке його перевизначає.

Дотація обнуляється щодня. Доступна до списання сума — це менше з двох: залишок балансу та залишок сьогоднішньої дотації. Якщо дотацію не задано взагалі, обмеженням залишається лише баланс.

Повернення за замовленням звільняє дотацію назад: витрачене за день зменшується на суму повернення.

Оплата на касі#

У Касі (POS) є окрема кнопка «Оплатити корпоративним рахунком»:

касир вводить код рахунку співробітника;
система показує баланс і залишок денного ліміту, списує суму замовлення (або частину — залишок можна доплатити іншим способом, оплата комбінується);
якщо оплачене замовлення згодом скасовується, списання з корпоративного рахунку реверсується автоматично — гроші повертаються на рахунок, а денна дотація звільняється. Реверс ідемпотентний: повторна обробка скасування не поверне суму двічі.

Самостійна оплата гостем#

Для локації можна увімкнути перемикач «Самообслуговування гостя» — тоді співробітник організації може сам, без касира, оплатити своє замовлення прямо на клієнтському меню: на чекауті з'являється спосіб оплати «Корпоративний рахунок», де він вводить телефон і код рахунку.

Перевірка та сама, що на касі: баланс, залишок денної дотації, ідемпотентність списання.

Звіт про витрати#

Звіт за діапазоном дат показує по кожному співробітнику суму витраченого та кількість операцій — з вивантаженням у CSV для бухгалтерії або для виставлення рахунку організації за підсумками періоду.

Що потрібно для запуску#

Увімкнений розділ «Корпоративні рахунки» — за замовчуванням він вимкнений і вмикається тумблером у магазині додатків.
Організація-роботодавець та особові рахунки її співробітників.
Поповнений баланс — поповнення вносить власник або бухгалтерія вручну.
Денний ліміт дотації — скільки співробітник може витратити за день за рахунок роботодавця.
Каса — оплата корпоративним рахунком приймається як окремий спосіб оплати (POS).

Обмеження#

Поповнення лише вручну. Окремого платіжного кабінету роботодавця в першій ітерації немає — рахунок поповнюєте ви за фактом оплати від організації.
Замовлення, оплачене корпоративним рахунком, не можна об'єднати з іншими рахунками — каса на це чесно відмовить.
Дотація обмежується днем. Тижневі та місячні ліміти окремою віссю не задаються.
Звіт про витрати живе всередині розділу — роботодавцю його вивантажуєте ви.

Усунення неполадок#

Розділу немає в панелі. Він вимкнений за замовчуванням — увімкніть його тумблером.

Співробітник не знаходиться на касі. Перевірте, чи заведено його рахунок у потрібній організації та чи не заблокований він.

Оплату відхилено. Найімовірніше, вичерпано денний ліміт дотації або на рахунку організації немає коштів.

Не об'єднується з іншим рахунком. Це заборона за задумом: замовлення із застосованою корпоративною оплатою не зливається з рахунками інших гостей.

Роботодавець не бачить витрат. Звіт про витрати формується в розділі й передається організації вами — свого кабінету в роботодавця поки немає.

Пов'язані розділи#

Каса (POS) — оплата замовлення з корпоративного рахунку
Фінанси — загальна фінансова картина закладу
Постійні гості — розпізнавання гостей за номером телефону

Часті запитання#

Чи можна встановити не денний, а місячний ліміт?#

Наразі ліміт лише денний — на рівні організації за замовчуванням і, за потреби, окремо для кожного співробітника.

Хто поповнює баланс — сама організація чи заклад?#

Поповнення виконує власник або бухгалтер закладу вручну (разово або масовим списком) — окремого особистого кабінету для самостійного поповнення організацією наразі немає.

Що робити, якщо співробітник забув код рахунку?#

Код видно в інтерфейсі закладу в замаскованому вигляді — уточнити його повністю можна у власника/бухгалтера, який створював рахунок.

Чи можна оплатити корпоративним рахунком лише частину замовлення?#

Так, на касі підтримується комбінована оплата — частина суми списується з корпоративного рахунку (у межах залишку денного ліміту), а залишок оплачується будь-яким іншим способом.