Финанси

Разделът Финанси — управленски табла, базирани на вашите поръчки, складови доставки и смени на персонала. Никакви ръчни експорти и таблици: данните се събират автоматично от работата на обекта.

Отваряне: Админ панел → Финанси. Периоди: 7 / 30 / 90 дни или 12 месеца; можете да разглеждате всички обекти заедно или всеки поотделно.

Раздели#

Всички ключови метрики се сравняват с предходния период — растежът и спадът се виждат веднага. Изключение е периодът „12 месеца“: той няма сравнение, това е календарен разрез без предходен отрязък.

Канали за продажба и плащане#

Приходът се разпределя по канали:

• Зала — поръчки от масите (QR меню и каса);
• Доставка — собствена доставка;
• Вземане от обекта;
• Glovo, Wolt, Яндекс Еда, Deliveroo — поръчки от агрегатори (чрез интеграции);
• Друго.

Отделна разбивка — по начини на плащане: в брой, карта при получаване, онлайн.

Комисиони на каналите и net марж#

100 лари от залата и 100 лари от агрегатор са различни пари: платформата удържа процент и често още фиксирана такса за поръчка. Докато комисионите не са зададени, „приход по канали“ сравнява несравними неща.

Задайте ги в Разширения → раздел „По обекти“ → карта „Комисиони на каналите“: за всеки канал — процент и фиксирана такса за поръчка. Ставките се задават за двойката „обект + канал“: различните заведения имат различни договори.

След това в раздел „Продажби“ се появява таблица „Брутна → net по канали“:

Същата аритметика се прилага към отделни ястия в Меню инженеринг: ястие със среден марж в залата може да излезе на минус в агрегатор с комисиона 30 %.

Комисионата се съхранява отделно от настройките на самата интеграция, затова може да се зададе и на канали без интеграция (собствен сайт, зала, вземане от обекта), а поръчките на канал, изключен вчера, продължават да се изчисляват с комисионата, която е била.

Здраве на каналите за доставка#

Разделът „Канали за доставка“ отговаря на обратния въпрос: колко не сте спечелили и защо.

• текущ статус на обекта във всяка платформа: онлайн / пауза (ваша собствена) / офлайн (платформата е деактивирала обекта);
• часове на пауза и офлайн за периода;
• оценка на загубения приход — часове на престой × среден почасов приход на канала в този час от седмицата;
• отменени с разбивка по причина.

Статусът се снема от фонова задача на всеки ~10 минути; при недоброволен офлайн собственикът получава push.

Доставки, food cost и брутна печалба#

Ако водите Склад, документите за приход автоматично формират разходната част:

• Доставки — сума на приходите за периода;
• Food cost — дял на доставките в прихода;
• Брутна печалба — приход минус доставки.

Така таблото показва не само оборота, но и реалната икономика на обекта.

Персонал#

Разделът „Персонал“ сумира отработените часове от смените на служителите — план и факт по всеки служител и роля за избрания период.

Бакшиши#

Разделът Финанси отчита бакшишите отделно от прихода: KPI „Бакшиши“ в раздел „Преглед“ показва общата сума за периода, а раздел „Продажби“ я разпределя по сервитьори — удобно за изчисляване на възнаграждения. Бакшишите не влизат в прихода и не влияят на food cost; те се събират от поръчките на POS касата и клиентския чекаут.

Повече за настройката на бакшишите в заведението: Бакшиши.

Касови смени и Z отчети#

Разделът „Касови смени“ отразява историята на затворените касови смени по всеки касиер и обект. За всяка смяна се виждат: разменен фонд при отваряне, приход в брой и безналичен приход, инкасации, очакван остатък в касата и фактически преизчислена сума. Разликата (недостиг или излишък) се откроява с цвят. Данните се появяват след затваряне на смяната — Z отчетът фиксира окончателните цифри.

Повече за работата с касова смяна в POS: Касова смяна.

Подаръчни карти и дългове на гости#

Две суми, които не бива да се бъркат с приходите, финансовият раздел показва отделно — и двете обобщения се намират на раздела „Касови смени“ и се зареждат при първото му отваряне:

• Задължения по подаръчни карти — обобщение „издадени / погасени / остатък“. Продаденият сертификат не е спечелени пари, а обещание да се предаде стока: приходът се признава в момента, в който гостът плати с картата, а не когато я купува. Остатъкът по картите е това, което заведението все още дължи на гостите.
• Дългове на гости — сумите на поръчки, затворени на касата с начин на плащане „На вересия“, и тяхното погасяване. Отворените дългове и балансът на всеки гост се виждат също в Клиенти и на раздела „На контрол“ в работния чат.

Продажбата на карта и затварянето на поръчка на вересия касата отчита по правилата на страната (в Русия — „аванс“ и „предаване на кредит“), затова в X- и Z-отчетите те се виждат като редове с начини на плащане — вж. Касови смени.

Връщания#

Връщанията по касови бележки се приспадат от приходите автоматично: KPI „Връщания“ на раздела „Преглед“ показва сумата на оформените връщания за периода, а крайният приход вече отчита това приспадане. Това позволява да се вижда реалният нетен приход без допълнителни преизчисления. Връщането също възстановява наличностите в склада, ако съответните ястия се проследяват в системата.

Повече за оформянето на връщания и регистъра на касовите бележки: Касови бележки и връщания.

Доставки и food cost#

Ако водите Склад, документите за приход на стока от доставчици автоматично попадат във Финанси и формират себестойност:

• Доставки — общата сума на приходите за периода с разбивка по стоки и доставчици;
• Food cost — делът на доставките в приходите (в проценти);
• Брутна печалба — приходи минус доставки.

Разделът „Доставки“ показва динамиката на разходите, топ стоки и доставчици по сума — удобно за контрол на себестойността и преговори с доставчици. Повече за приходите и управлението на запасите: Склад.

Какво е нужно за стартиране#

• Натрупани продажби — таблата се изчисляват по вашите поръчки и касови бележки, при празна история те са празни.
• Технологични карти с цени на доставка — за себестойност, food cost и брутен марж (Склад).
• Смени и настройки за заплати — за раздела „Персонал“ (Служители).
• Комисиони на каналите — за да не се изчислява „нетно по канали“ по нула.
• Разходите се въвеждат ръчно (наем, комунални услуги, абонаменти) — сами по себе си те не идват отникъде.

Ограничения#

• Източникът на данни е важен. Касовите смени и историята на каналите изискват аналитична база; резервното изчисление в браузъра не ги възстановява. В руския контур директното четене на историята на поръчките също не е достъпно. Грешката в базата трябва да се разбере, а не да се приема за празен период на продажби.
• Комисионите на агрегаторите са ориентировъчни: вземат се ставки от настройките на каналите, а не действителните удръжки на платформата.
• Стойността на труда се изчислява от базите за заплати, но не се провежда като ред разход във финансовата база.
• Единен глосарий на метриките няма. Едни и същи приходи в „Статистика“, „Финанси“ и на касата може да се изчисляват по различен начин — когато сравнявате числа, сверявайте периода и какво точно попада в среза.
• Сверки на еквайринга и изплащанията на агрегаторите с банково извлечение няма.
• Конструктор за собствени отчети няма — съзнателно: засега покриваме с типични табла и експорт.

Отстраняване на неизправности#

Разделът е празен или недостъпен. При руския бранд ще видите плочка „Историята на поръчките в този облак все още не е достъпна за четене“ — така трябва да бъде, бутон „Повтори“ при нея няма. При останалите брандове плочката „Числата не можаха да се заредят“ с бутон „Повтори“ означава грешка при четене — повторете; ако просто няма числа, проверете периода: по подразбиране се вземат 7 дни.

Числата не съвпадат с касата. Търсете разликата в периода и в състава на среза: връщания, бакшиши, комисиони на каналите и незатворени поръчки попадат в различните отчети по различен начин. Единна „истина за числото“ засега няма и ние го казваме направо.

Food cost не се изчислява. Няма технологични карти или цени на доставка.

„Нетно по канали“ изглежда завишено. Комисионите се вземат от вашите настройки на каналите — сверте ставките с договора на платформата.

Няма разходи в P&L. Редовните разходи се въвеждат ръчно — въведете ги на раздела за разходи.

Свързани раздели#

• Поръчки — източник на данни за продажбите
• Бакшиши — настройка на бакшишите за гости и сервитьори
• Касови смени — отваряне/затваряне на смяна, X/Z-отчети
• Касови бележки и връщания — регистър на касовите бележки POS и оформяне на връщания
• Склад — източник на данни за доставки и food cost
• Служители и смени — източник на данни за персонала
• Аналитика — поведение на гостите в менюто (прегледи, популярни ястия)
• Меню инженеринг — марж на ястие с корекция за комисионата на канала
• Контрол на загубите — разминавания на касата и загуби в склада като правила-аларми

Често задавани въпроси#

С какво „Финанси“ се различава от „Анализ“?#

Анализ — за поведението на гостите в менюто (прегледи, популярност на ястията). „Финанси“ — за парите: приходи, средна сметка, покупки, печалба.

Колко често се обновяват данните?#

Аналитичната база се преизгражда на сървъра приблизително на всеки половин час. Бутонът „Обнови“ изтегля свежите данни веднага.

Виждат ли служителите финансите?#

По подразбиране не: сервитьорът, готвачът и куриерът не виждат финансите. Но собственикът може да предостави достъп нарочно — например на длъжността „Счетоводител“, за която разделът „Финанси“ влиза в набора по подразбиране. В конструктора на длъжности такива раздели са отбелязани с предупреждение: това са чувствителни данни.

Отчитат ли се отменените поръчки?#

Отмените се показват като отделна метрика и не влизат в приходите.

Влизат ли бакшишите в приходите?#

Не. Бакшишите се отчитат като отделен KPI „Бакшиши“ и не се добавят към приходите — това са пари за персонала, а не оборот на заведението.

Защо приходите са по-малки от сумата на поръчките?#

Възможни са две причини: направени са връщания (те се приспадат от приходите) или част от поръчките са били отменени (отмените не влизат в приходите). И двата показателя се виждат в раздела „Преглед“ като отделни KPI.