Hotel: camere, PMS e servizio per gli ospiti

Cenaly unisce una PMS proprietaria e un servizio per gli ospiti: camere, prenotazioni, tariffe, check-in, conto ospite, pulizia e ristorazione. Il tipo di attività «Hotel» imposta la terminologia alberghiera e le sezioni iniziali; la disponibilità delle integrazioni e dei nuovi moduli va verificata separatamente.

Aprire: Pannello di amministrazione → Camere (la stessa sezione della «Mappa sala» del ristorante — admin.cenaly.com/tables, rinominata per l'hotel). La sezione si apre nell'editor della piantina; la board operativa delle camere si attiva con il pulsante «🛏️ Camere» nell'intestazione — con lo stesso si torna alla piantina. Accanto si trovano i pulsanti «Tipi di camera», «Tariffe», «🔌 PMS» e — per le sedi russe, se l'estensione «Registrazione migratoria» non è disattivata — «🛂 Registrazione migratoria».

Piani e camere#

L'editor della piantina funziona come al solito (Mappa sala), solo che le sale si chiamano piani e al posto dei tavoli ci sono gli elementi «Camera» e «Letto» (per ostelli e camere condivise). Ogni camera ha una didascalia (numerazione da 101) e, come per un tavolo, è possibile associare un codice QR con la fotocamera. Il letto posizionato in una camera si sposta poi solo all'interno di quella camera: le sue pareti lo contengono come le pareti della sala, e l'editor non permette di mettere il letto di traverso a una parete o metà nel corridoio — verrà evidenziato in rosso e tornerà indietro. Questo non impedisce i letti in una camera condivisa senza camere disegnate.

Non è obbligatorio creare le camere una per una — il pulsante «+ Aggiungi camere» apre il modulo di creazione massiva: intervallo (ad esempio 201–230, massimo 500 camere alla volta), prefisso opzionale, anteprima dinamica «verranno create N · piani M», riga con le camere già esistenti che verranno saltate. Lo stesso passaggio è disponibile direttamente nella procedura guidata di onboarding quando si sceglie la verticale «hotel».

Il QR sulla camera si associa con il pulsante «Crea QR e associa» nella scheda della camera, oppure in massa con il pulsante «Crea QR per tutte senza codice (N)», che passa in rassegna tutte le camere della sede in una volta. La stampa può essere singola (SVG dalla scheda) o complessiva — su fogli A4.

Tipi di camera e tariffe#

Il pulsante «Tipi di camera» apre il catalogo: nome (Standard/Deluxe/…), tariffa base per notte e capienza. Il tipo si assegna alla camera o al letto nel pannello delle proprietà sulla piantina — la tariffa da lì viene inserita automaticamente nel modulo di check-in (è possibile sovrascriverla manualmente sul singolo soggiorno).

Il livello di prezzo più semplice è la stagionalità: per un tipo di camera o per tutte le camere insieme si definiscono periodi con un prezzo separato.

Chi vende sul serio gestisce i piani tariffari — un gestore separato accanto al catalogo dei tipi. Nel piano si configurano il trattamento (solo camera, colazione, mezza pensione, tutto incluso), le tariffe derivate (ad esempio «colazione = base +15 %»), il prezzo in base al numero di ospiti con fasce d'età per i bambini e letto aggiuntivo, le maggiorazioni per giorno della settimana, le restrizioni di vendita (minimo e massimo di notti, finestra di prenotazione, divieto di check-in/check-out in determinati giorni), la politica di cancellazione (flessibile, non rimborsabile, penale sulla prima notte, percentuale o importo fisso), i canali di vendita (tutti / solo diretti / solo OTA) e il codice di accesso aziendale. Qui si trova anche il calendario dei prezzi e delle restrizioni: prezzo e stop-sale su date specifiche, modifica massiva «tariffa × periodo» e anteprima del prezzo finale.

Il prezzo della notte si compone per priorità: calendario dei prezzi → tariffa derivata → prezzo proprio del piano tariffario → stagione del tipo → stagione «per tutte» → prezzo fissato al check-in → tariffa base del tipo. È importante capire due cose: il calendario prevale sul prezzo contrattuale inserito alla Reception (l'hotel che gestisce il calendario se lo aspetta), e su un piano tariffario con prezzo proprio le stagioni non si applicano affatto — le stagioni funzionano come opzione di riserva per chi non usa i piani.

Nelle impostazioni della sede si può attivare la tassa di soggiorno — percentuale sulla tariffa con importo minimo per notte, oppure importo fisso per notte; la tassa viene addebitata sul folio come riga separata.

Check-in e check-out#

La board delle camere è la schermata operativa della Reception e del servizio di pulizia: una scheda per ogni camera con stato, saldo del folio, numero di notti, richieste dell'ospite e il pulsante «Ordine aggiuntivo», che porta alla Cassa con la camera già selezionata. Lo stato della camera segue questa catena:

Gli arrivi futuri non sono mostrati dallo stato della camera — vivono come Prenotazioni e sono visibili sulla griglia: così una camera prenotata per la settimana prossima oggi resta vendibile.

Il check-in apre il modulo: piano tariffario e prezzo per notte (precompilati dal tipo di camera) e la scheda dell'ospite — telefono, e-mail, documento, cittadinanza, data di nascita, note. La data di check-out in questo passaggio non è richiesta: il check-in immediato è aperto «fino al check-out», mentre le date di arrivo e partenza sono nella prenotazione. Se l'ospite ha già soggiornato in precedenza (corrispondenza per telefono o e-mail), il sistema mostra il badge «ospite abituale» e incrementa il contatore delle visite; nella scheda dell'ospite si accumulano tag, allergie, preferenze, note e il numero di mancate presentazioni, e su tutta l'anagrafica degli ospiti è attiva la ricerca.

Al check-in si apre il folio della camera e da quel momento diventano possibili gli ordini tramite il QR in camera.

Il check-out chiude il folio con un unico conto e porta la camera a «Da pulire»; sulla bacheca delle attività del turno compare così l'attività «Pulizia della camera N dopo il check-out». Attenzione: è la Reception a chiudere il conto della camera al check-out — dalla Cassa non è possibile chiuderlo, il pulsante di chiusura non viene mostrato per i conti delle camere.

Oltre alla board giornaliera c'è la griglia (calendario di 21 giorni) — un selettore di vista sulla stessa pagina: barre delle Prenotazioni e dei soggiorni in corso per camera, si vede in anticipo cosa è libero e quando arriva il prossimo ospite.

Folio e addebiti#

Il Folio è il conto personale della camera, si apre al check-in e resta attivo fino al check-out:

• ogni notte viene addebitato automaticamente il costo del soggiorno — il server controlla gli hotel una volta all'ora e addebita la notte al primo ciclo dopo le 03:00 secondo l'orario della sede, così un soggiorno di più notti si accumula da solo, senza interventi manuali (il giorno di arrivo non viene addebitato due volte);
• viene addebitata la tassa di soggiorno, se attiva;
• gli ordini effettuati dall'ospite dalla camera (room service) finiscono automaticamente sul Folio — il collegamento avviene sul server al momento dell'ordine, il collaboratore non deve associare nulla manualmente. La regola è ristretta e intenzionale: sul Folio arrivano gli ordini effettuati proprio dal QR della camera; quelli battuti alla Cassa, al chiosco o provenienti da un aggregatore non ci finiscono;
• alla Cassa, sul conto della camera, sono disponibili operazioni manuali: addebito, servizio, sconto, deposito e trasferimento di Articoli tra conti;
• il saldo è visibile sulla scheda della camera nella board e alla Cassa — nell'elenco dei conti aperti (nell'interfaccia della Cassa si parla di «conto», il termine «Folio» lì non viene usato).

Al check-out il Folio si chiude con un unico segnale di calcolo, con tutti gli addebiti e il pagamento.

Se l'hotel ha già un PMS esterno, il Folio può non essere gestito da noi: il pulsante «🔌 PMS» commuta il circuito in modalità sistema esterno — con registro degli addebiti e stati «registrato / storno». In quel caso «Sul conto della camera» va nel vostro sistema, non nel nostro Folio.

Nota sugli adattatori: al momento nell'elenco è disponibile solo l'adattatore dimostrativo «Mock (demo)» — serve a verificare il circuito stesso, i campi di connessione con esso non vengono usati. I connettori reali verso PMS esterni sono in sviluppo; passare alla modalità sistema esterno su un hotel in produzione è ancora prematuro.

Room service — ordine dell'ospite tramite QR#

L'ospite scansiona il QR in camera e ordina dal menu come al Tavolo di un ristorante. Due regole lato server proteggono dagli ordini «a vuoto»:

• l'ordine da una camera non occupata viene bloccato — se per il QR della camera non c'è ancora un check-in aperto, l'ordine viene annullato automaticamente con motivo «camera non occupata», e l'ospite vede l'avviso nel check-out ancora prima di inviare l'ordine;
• in una camera occupata è disponibile il metodo di pagamento «Sul conto della camera» — l'importo si aggiunge al Folio e viene pagato al check-out insieme all'intero soggiorno; l'ospite vede il testo di consenso con l'importo esatto e il numero della camera prima di confermare.

Richieste dell'ospite e pannello delle Pulizie#

Oltre all'ordine di cibo, l'ospite ha un pulsante per le richieste di servizio: asciugamani, Pulizia, non disturbare, sveglia (con scelta dell'orario), problema tecnico, altro. In hotel sostituisce il pulsante di chiamata del personale — e, come quello, viene mostrato solo con la «chiamata del personale» attiva nelle impostazioni della sede. La richiesta è soggetta al gate sul check-in: da una camera libera non è possibile inviarla.

Lato personale c'è il blocco «Richieste degli ospiti» direttamente nella scheda della camera sulla board: contatore delle richieste attive, elenco con tipo, commento e orario della sveglia, azioni «In lavorazione» e «Fatto». Gli aggiornamenti arrivano in tempo reale.

«Il mio conto» per l'ospite#

Nel menu dell'ospite (voce delle impostazioni accanto alla prenotazione e alla chiamata del personale) c'è «Il mio conto» — l'ospite vede l'elenco degli addebiti (in ordine di tempo decrescente) e dei pagamenti sul proprio Folio e il saldo finale, senza alcun riferimento al personale della struttura. Prima del check-in viene mostrato lo stato vuoto («il conto comparirà dopo il check-in»), dopo il calcolo — la dicitura «Pagato».

Prenotazioni, canali di vendita e report#

Oltre al check-in immediato, l'hotel dispone di prenotazioni complete con date di arrivo/partenza — visibili sulla griglia camere come barre separate e convertibili in check-in con una sola azione alla data di arrivo. Ogni prenotazione ha una fonte (walk-in/area admin, telefono, diretta dall'ospite, sito, OTA), la cancellazione con motivo e il contrassegno «non presentato»; in caso di sovrapposizione o di arrivo troppo anticipato, il pannello avvisa.

La prenotazione può essere creata da due punti, con lo stesso modulo: cliccando su una cella vuota della griglia camere oppure — direttamente sulla mappa dei piani — nelle proprietà della camera selezionata, blocco «Prenotazioni della camera» (prossimi arrivi con date e numero di notti più il pulsante «📅 Prenota camera»); lo stesso è offerto dal clic destro sulla camera. La prenotazione di una camera è sempre una coppia di date, minimo una notte: non esistono prenotazioni a ore come per un tavolo del ristorante — le camere non compaiono nell'elenco dei tavoli né nel modulo di prenotazione sulla «Mappa sala» né nel pannello sala alla cassa. E «Check-in» ovunque sia presente è un vero check-in (conto, stato della camera, registrazione dell'ospite): sia sulla board delle camere, sia sulla prenotazione nell'elenco prenotazioni, sia nel pannello sala alla cassa, il pulsante apre la stessa finestra di check-in. Se l'hotel ha un ristorante, i suoi tavoli si prenotano ancora a ore — Prenotazioni tavoli.

Check-in anticipato e check-out posticipato. Gli orari ordinari di check-in e check-out e il check-in anticipato e il check-out posticipato a pagamento si configurano in «Tipi di camera» → «Check-in e check-out»: «Check-in dalle» e «Check-out entro» (per impostazione predefinita 14:00 e 12:00 — questi orari sono visibili all'ospite nella pagina di prenotazione e nell'email di conferma), gli interruttori «Vendere check-in anticipato» e «Vendere check-out posticipato», il prezzo — importo fisso o percentuale sul prezzo della notte (della prima notte per il check-in anticipato, dell'ultima per il check-out posticipato; il piano tariffario può definire un proprio prezzo) e il limite «Non prima di» / «Non oltre». I servizi inclusi sono proposti direttamente dal modulo di prenotazione della camera — sia sulla griglia camere, sia tramite il pulsante «📅 Prenota camera» sulla mappa: selezionare il servizio e scegliere l'orario — dopo la creazione della prenotazione, il servizio vi sarà registrato con il relativo prezzo. Il modulo non accetta orari al di fuori della finestra consentita; se il servizio non viene registrato per qualche motivo, la prenotazione è comunque creata e la finestra segnala che il servizio va aggiunto nella scheda della prenotazione. Su una prenotazione già creata, il check-in anticipato e il check-out posticipato si aggiungono o si rimuovono nella sua scheda. La voce compare nel conto del soggiorno al momento del check-in, oppure immediatamente se l'ospite è già in camera. Nel blocco «Prenotazioni della camera» sulla mappa, per la prenotazione sono visibili «check-in anticipato dalle …» e «check-out posticipato entro …». Finché i servizi non sono attivati, il modulo di prenotazione mostra gli orari ordinari dell'hotel e indica dove attivarli.

Si può vendere non solo una camera specifica, ma anche un tipo di camera: queste prenotazioni restano non assegnate e occupano una quota (quante camere di quel tipo sono vendute per una data), mentre la camera fisica viene scelta con il pulsante di assegnazione — manualmente o automaticamente. Il blocco delle prenotazioni non assegnate è posizionato direttamente sopra la griglia camere, perché non vengano dimenticate.

Dal sito della struttura l'ospite può prenotare una camera da solo: scegliere date e tariffa, vedere il calcolo del costo per stagioni e piano tariffario (con verifica dei vincoli — minimo di notti, finestra di prenotazione, stop-sale; massimo una prenotazione — 30 notti) e ricevere un codice di prenotazione. Dopo l'elaborazione della richiesta, il sistema assegna una camera libera oppure comunica il motivo del rifiuto. L'ospite conferma il contatto tramite il link inviato. Se la tariffa richiede un deposito, un pagamento anticipato o una garanzia con carta, il modulo propone una pagina protetta Stripe — se il provider dell'hotel è collegato; senza di esso, una tale tariffa non può essere prenotata. Il termine di conferma e pagamento è indicato nel modulo. Il promemoria Telegram è disponibile per le prenotazioni dal Mini App di un bot collegato.

Canali di vendita (channel manager). Sono disponibili entrambe le direzioni di scambio con le OTA:

• Importazione iCal — nelle impostazioni delle camere si incolla il link di esportazione da Booking.com, Airbnb o un altro servizio; le prenotazioni esterne bloccano automaticamente queste date da voi, la sincronizzazione avviene circa ogni 15 minuti e le sovrapposizioni dubbie vengono raccolte in un elenco di conflitti «da risolvere manualmente»;
• Esportazione iCal — ogni camera ha un proprio feed (ical-*.ics), se la pubblicazione delle occupazioni è attivata: il link viene aggiunto come calendario dal lato del canale;
• Channel manager bidirezionale (tramite Channex.io) — prezzi, vincoli e camere libere vengono inviati ai canali automaticamente a ogni modifica, e le prenotazioni tornano indietro (non assegnate, le distribuisce la reception). Nel pannello delle connessioni si configura la corrispondenza «tipo di camera × tariffa» con quelle esterne, è presente un registro di sincronizzazione e il pulsante «Sincronizza ora», più una risincronizzazione completa notturna.

Email all'ospite. L'hotel invia un promemoria a chi arriva domani e un «grazie per la visita» a chi è partito ieri. L'email viene inviata nella lingua della prenotazione o, se non indicata, nella lingua della sede. Il sistema memorizza le email inviate e ripete i tentativi di consegna falliti; in caso di errore dopo l'accettazione dell'email da parte del servizio postale, l'ospite può ricevere un duplicato.

Report. Sulla board delle camere è presente una scheda di report per periodo: occupazione (Occupancy), prezzo medio (ADR) e ricavo per camera (RevPAR), oltre al fatturato totale e separatamente per cibo e bevande, il numero di ordini e una tabella giornaliera «camere occupate · soggiorni · ordini · totale» con suddivisione per valuta.

Le date del report sono calcolate nel fuso orario dell'hotel; l'addebito notturno si riferisce alla data del soggiorno, anche in caso di elaborazione tardiva. L'occupazione non è calcolata sugli addebiti, ma sul registro dei soggiorni: il sistema registra ogni check-in, check-out, trasferimento e messa fuori vendita di una camera, e ogni notte fissa un'istantanea — quante camere erano occupate e quante disponibili alle 03:00 del mattino successivo, ora dell'hotel. Le camere in manutenzione (out-of-order) sono escluse dalla disponibilità, e il numero di camere viene memorizzato nell'istantanea del giorno, quindi l'aggiunta o la rimozione di camere oggi non modifica gli indicatori dei mesi passati. ADR e RevPAR sono calcolati nella valuta della sede sugli addebiti effettivi dei conti. I giorni per cui non esiste ancora un'istantanea (prima dell'attivazione del registro) sono mostrati come «nessun dato» e non rientrano nelle medie — il report non inventa il passato.

Registrazione migratoria (Russia)#

Per gli hotel russi esiste un contorno separato per la preparazione della registrazione migratoria degli ospiti — il pulsante «🛂 Registrazione migratoria» sulla board delle camere. Il record viene creato al check-in; nel registro sono visibili le scadenze («presentare entro…», «scaduto») e gli stati di presentazione. Al check-out il sistema registra la partenza e la necessità della relativa notifica. La presentazione e il suo esito vengono annotati separatamente dall'operatore: qui non è previsto alcun invio automatico al Ministero degli Interni. Dal registro si stampano i moduli di notifica e si esporta un CSV, mentre i dati della parte ricevente si compilano una sola volta nelle impostazioni.

Scenari alberghieri avanzati#

Il PMS si sviluppa oltre la prenotazione delle camere. I seguenti scenari hanno già una realizzazione lato server o lato interfaccia; vengono introdotti per fasi. Prima dell'uso verificate la disponibilità della schermata e delle connessioni presso il vostro hotel.

Lo scambio iCal è supportato in entrambi i contorni e trasferisce le date occupate, ma non i prezzi. Channex al momento utilizza un ambiente di test; la distribuzione live delle camere sulle OTA richiede una connessione separata. L'adattatore dimostrativo di un PMS esterno non significa un'integrazione pronta con qualsiasi sistema alberghiero.

La registrazione degli ospiti dipende dal paese e dalla specifica connessione. Per la Russia lo scenario descritto è: registro, stampa/esportazione dei moduli e annotazione dell'operatore sulla presentazione. Non esegue alcun invio automatico all'ente.

Sezioni correlate#

• Schema della sala — editor comune di piani/camere, associazione QR
• Prenotazioni tavoli — lo stesso meccanismo di prenotazione applicato ai tavoli
• Cassa (POS) — schede folio sulla cassa
• Collaboratori e turni — attività di pulizia e assegnazione degli esecutori
• Appuntamenti per servizi — logica di prenotazione simile per i saloni di bellezza

Domande frequenti#

Cosa succede se l'ospite ordina da una camera in cui non è ancora stato effettuato il check-in?#

L'ordine viene annullato automaticamente con la nota «camera non occupata» — il server verifica lo stato di check-in per ogni ordine effettuato dal QR della camera, indipendentemente da ciò che mostra il client.

Come paga l'ospite il room service — subito o al check-out?#

A scelta: pagamento normale (contanti/carta sul posto) oppure «Sul conto della camera» — in tal caso l'importo entra nel folio e viene pagato con un unico regolamento al check-out insieme all'intero soggiorno.

È possibile sincronizzare il calendario della camera con Booking.com?#

Sì, in entrambe le direzioni. Esportazione — link iCal della camera, che viene aggiunto come calendario dal lato del canale. Importazione — incollate nelle impostazioni il link di esportazione da Booking.com o Airbnb: le prenotazioni esterne inizieranno a bloccare le date da voi (aggiornamento circa ogni 15 minuti). Questa è la via oggi funzionante. Il channel manager bidirezionale (scambio di prezzi e disponibilità) è scritto, ma attende un account partner presso il provider — per ora funziona su una piattaforma di test.

Cosa fa l'addebito notturno e si può non aspettarlo?#

Addebita automaticamente il costo della notte trascorsa sul folio di ogni camera occupata — non serve avviarlo manualmente. Il server controlla gli hotel una volta all'ora e addebita la notte subito dopo le 03:00 secondo l'orario della vostra sede.

Al check-out viene emesso uno scontrino fiscale?#

No. Il check-out chiude il folio con un regolamento e porta la camera in pulizia; la fiscalizzazione non è integrata in questo percorso, lo scontrino viene emesso separatamente alla cassa se necessario.

Self-service dell'ospite prima dell'arrivo#

Da un link privato in un'email o SMS l'ospite conferma il contatto, annulla la prenotazione secondo le condizioni della tariffa oppure modifica le date e il numero di ospiti con conferma del nuovo costo. Per una prenotazione con pagamento o garanzia, la modifica del soggiorno avviene tramite annullamento e nuova prenotazione oppure contattando l'hotel.

Fino al giorno di arrivo l'ospite può comunicare nome, telefono o email e l'orario di arrivo previsto con il pulsante «Prepararsi all'arrivo». La pagina segnala quando il modulo è stato ricevuto; in caso di errore propone di verificare lo stato o ripetere l'invio. Per correggere un modulo già accettato occorre contattare l'hotel. I documenti vengono verificati al check-in. In caso di annullamento o mancata presentazione il modulo viene conservato 30 giorni; al check-in i contatti passano nella scheda dell'ospite. La bozza non viene salvata dopo la chiusura della pagina.