Primo giorno: hotel, casa per ospiti

Hotel, casa per ospiti, appartamenti e ostello funzionano su un PMS integrato: piani invece di sale, camere e letti invece di tavoli, folio (conto ospite) invece di una ricevuta singola. Non è un prodotto separato, ma un profilo di impostazioni della sede: con il tipo di business «hotel» il pannello cambia da solo la terminologia e apre le sezioni necessarie.

Aprire: la sezione «Camere» — è la stessa sezione della «Mappa sala» del ristorante (admin.cenaly.com/tables), rinominata per l'hotel. Si apre nell'editor della planimetria dei piani; il board operativo delle camere si attiva con il pulsante «🛏️ Camere» nell'intestazione, e con lo stesso si torna alla mappa. Accanto ci sono i pulsanti «Tipi di camere», «Tariffe», «🔌 PMS» e, per le sedi russe, «🛂 Registrazione migratoria». Non esiste un indirizzo separato del tipo /hotel o /pms nel pannello — non cercatelo.

Cosa serve per iniziare#

• Qualsiasi computer o tablet alla reception. Il board delle camere, la scacchiera e il check-in sono normali pagine del pannello di amministrazione nel browser. Non serve un «terminale alberghiero» separato.
• Il telefono dell'ospite. Il QR in camera apre il menù, le richieste di servizio e «Il mio conto» nel browser — l'ospite non installa alcuna app.
• Stampante per ricevute — facoltativa, tramite bridge. La stampa avviene tramite Cenaly Hardware Bridge — un servizio per Windows o Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Attenzione: il check-out non emette la ricevuta fiscale — chiude il folio con il calcolo; la ricevuta, se necessaria, si emette separatamente alla cassa.
• Acquiring online — non per il primo giorno. Nel passaggio di prenotazione diretta dal sito il pagamento anticipato non viene raccolto; il pagamento avviene da voi. L'acquiring servirà più avanti, per i pagamenti sulla vetrina — Pagamento.
• Internet. Serve, ma un'interruzione della connessione non ferma la cassa — Se manca internet.

Struttura generale del primo giorno#

Registrazione, sede, tipo di business, lingue e abbonamento sono uguali per tutti i formati — sono descritti nell'hub Primo giorno: scegliete il tipo di business. Di seguito — la parte alberghiera.

Checklist: mini-hotel e guest house#

L'obiettivo del primo giorno è registrare l'arrivo di un ospite nel sistema e vedere il suo conto ospite.

1. Piani e camere. L'editor della mappa funziona come la planimetria della sala (Planimetria sala), solo che le sale si chiamano piani e gli elementi sono «Camera» e «Letto» (per ostelli e camere condivise). Non serve crearle una per una: il pulsante «+ Aggiungi camere» crea un intervallo (ad esempio 201–230, fino a 500 camere alla volta) con un prefisso opzionale, un'anteprima in tempo reale «verranno create N · piani M» e un elenco delle camere già esistenti che verranno saltate. Lo stesso passaggio viene proposto dalla procedura guidata di onboarding quando si sceglie il tipo «hotel».
2. Tipi di camera. Pulsante «Tipi di camera»: nome (Standard, Deluxe…), piano base per notte e capienza. Il tipo si assegna alla camera nel pannello delle proprietà sulla mappa, e da lì il piano viene inserito nel modulo di check-in — per il singolo soggiorno è possibile sovrascriverlo.
3. Fuso orario della sede — verificate subito. L'addebito per la notte viene calcolato automaticamente dopo le 03:00 secondo l'ora della vostra sede; se il fuso è indicato in modo errato, la notte «si sposterà» su un'altra fascia oraria. Il fuso si trova nelle impostazioni della sede.
4. Tassa di soggiorno, se prevista: percentuale sul piano con importo minimo per notte oppure importo fisso per notte. Viene addebitata sul folio come voce separata.
5. Primo check-in. Il modulo richiede il piano tariffario e il prezzo per notte (precompilati dal tipo di camera) e la scheda ospite: telefono, e-mail, documento, cittadinanza, data di nascita, note. La data di partenza in questo passaggio non serve — il check-in «al volo» resta aperto fino al check-out, mentre le date sono presenti nella prenotazione. Se l'ospite è già stato qui, il sistema mostra l'etichetta «ospite abituale». Al check-in si apre il folio.
6. Cosa si accumula nel folio. Ogni notte soggiornata (il giorno di arrivo non viene addebitato due volte), la tassa di soggiorno, gli ordini dalla camera tramite QR, nonché le operazioni manuali alla cassa sul conto della camera: addebito, servizio, sconto, deposito, trasferimento di articoli tra conti. Il saldo è visibile sulla scheda della camera e nell'elenco dei conti aperti alla cassa.
7. Check-out. Chiude il folio con un unico regolamento e porta la camera in «Da pulire»; sulla bacheca delle attività del turno compare l'attività «Pulizia camera N dopo la partenza». ⚠️ Il conto della camera viene chiuso proprio dalla reception al check-out — dalla cassa non c'è alcun pulsante per chiudere i conti delle camere.
8. Stati della camera — sei: libera, occupata, da pulire, in pulizia, verificata, non funzionante. Gli arrivi futuri non vengono mostrati dallo stato della camera: vivono nelle prenotazioni e sono visibili sulla griglia, perciò una camera prenotata per la settimana prossima oggi resta vendibile.
9. Griglia. Il selettore di vista sulla stessa pagina — calendario di 21 giorni: barre delle prenotazioni e dei soggiorni in corso per camera. La prenotazione si può creare anche senza passare da qui: selezionate la camera sulla mappa dei piani — nelle sue proprietà il blocco «Prenotazioni della camera» e il pulsante «📅 Prenota camera» aprono lo stesso modulo con le date. La prenotazione di una camera è sempre una coppia di date, minimo una notte; la prenotazione a ore, come per un tavolo del ristorante, non esiste per la camera — né sulla «Planimetria sala» né nel pannello sala alla cassa. Il check-in su prenotazione avviene in un'unica finestra: il pulsante «Check-in» sulla board delle camere, nell'elenco delle prenotazioni e nel pannello sala alla cassa apre la stessa finestra di check-in. Arrivo anticipato e partenza posticipata, se attivati in «Tipi di camera» → «Check-in e check-out», si indicano direttamente nel modulo di prenotazione — per maggiori dettagli vedi Hotel.
10. Ruoli. Alla reception — la mansione «reception», alla governante — «governante» (con un proprio posto di lavoro senza cassa): Dipendenti e turni.

Cosa serve come dispositivi: un computer al banco. Cosa si può onestamente rimandare: piani tariffari e calendario prezzi, canali di vendita, report, contabilità migratoria (se gli ospiti sono solo locali).

PMS, addebiti notturni e importazione iCal sono supportati in entrambi i contesti. Indicate il fuso orario dell'hotel e verificate la sincronizzazione dei calendari. Per i pagamenti, le connessioni OTA attive e le nuove schermate valgono condizioni di disponibilità separate.

Checklist: appartamenti e vendita tramite canali#

L'obiettivo del primo giorno è che le date non vengano vendute due volte.

1. Piani tariffari. Gestore accanto al catalogo dei tipi di camera: trattamento (solo camera, colazione, mezza pensione, tutto incluso), tariffe derivate («colazione = base +15 %»), prezzo in base al numero di ospiti con fasce d'età per i bambini e letto aggiuntivo, supplementi per giorno della settimana, restrizioni di vendita (minimo e massimo di notti, finestra di prenotazione, divieto di check-in o check-out in determinati giorni), politica di cancellazione (flessibile, non rimborsabile, penale sulla prima notte, percentuale o fisso), canali di vendita (tutti / solo diretti / solo OTA) e codice di accesso aziendale.
2. Calendario prezzi e stop-sale. Prezzo e divieto di vendita su date specifiche, modifica massiva «piano × periodo», anteprima del prezzo finale. ⚠️ Il calendario prevale sul prezzo contrattuale inserito alla reception — è voluto così; e per un piano tariffario con prezzo proprio le stagioni non si applicano affatto (le stagioni sono l'alternativa per chi non usa i piani).
3. Stagionalità — livello semplice. Se i piani non servono ancora: periodi con prezzo separato per il tipo di camera o per tutte le camere insieme.
4. Vendita del tipo di camera, non dell'unità specifica. Tali prenotazioni restano non assegnate e occupano la quota (quante camere di questo tipo sono vendute in una data), mentre la camera fisica si sceglie con il pulsante di assegnazione — manualmente o automaticamente. Il blocco delle prenotazioni non assegnate è visibile proprio sopra la griglia.
5. Modulo di prenotazione sul sito. L'ospite sceglie le date e il piano, vede il calcolo con la verifica delle restrizioni (minimo di notti, finestra di prenotazione, stop-sale; massimo di una prenotazione — 30 notti) e riceve un codice di conferma. Il server risponde subito: o conferma la prenotazione e assegna una camera libera, oppure rifiuta con onestà indicandone il motivo. Non serve attendere la conferma del personale, non si raccoglie alcun pagamento anticipato.
6. Calendari OTA — la via praticabile al momento. Importazione iCal: nelle impostazioni delle camere si incolla il link di esportazione da Booking.com, Airbnb o un altro servizio — le prenotazioni esterne iniziano a bloccare queste date da voi, l'aggiornamento avviene all'incirca ogni 15 minuti, le sovrapposizioni dubbie si raccolgono in un elenco «da risolvere manualmente». Esportazione iCal: ogni camera ha il proprio feed, il link si aggiunge come calendario dal lato del canale.
7. ⚠️ Il channel manager bidirezionale (prezzi e disponibilità vanno verso i canali, le prenotazioni tornano indietro) è scritto e funziona sull'ambiente di test del provider: la connessione live richiede un account partner che al momento non abbiamo. Per bloccare davvero le date, usate l'importazione e l'esportazione iCal.
8. Email all'ospite. Una volta al giorno l'hotel scrive da solo a chi arriva domani e a chi è partito ieri; la lingua è quella della prenotazione, altrimenti quella della sede, altrimenti l'inglese. Non serve configurare nulla, non ci sono duplicati. Se alla sede è collegato un bot Telegram, l'ospite riceve anche i promemoria di arrivo.
9. Prenotazioni manuali. La prenotazione ha una fonte (banco, telefono, diretta dall'ospite, sito, OTA), la cancellazione con motivo e la nota «non presentato»; in caso di sovrapposizione e di arrivo troppo anticipato il pannello avvisa. Il passaggio della prenotazione al check-in avviene con una sola azione alla data di arrivo.

Cosa serve come dispositivi: un computer; un telefono — per verificare la prenotazione con gli occhi dell'ospite. Cosa si può onestamente rimandare: il channel manager bidirezionale (vedi sopra), i codici tariffari aziendali, i report.

Checklist: hotel con ristorante e servizio in camera#

L'obiettivo del primo giorno è che l'ordine dalla camera finisca da solo sul conto dell'ospite.

1. QR sulla camera. Nella scheda della camera c'è il pulsante «Crea QR e collega», in massa «Crea QR per tutte senza codice (N)» per tutta la sede. Stampa singola o su fogli A4 — QR code dei tavoli e codici dei dispositivi.
2. Menù per le camere. Categorie, articoli, foto, lingue — Menù QR. L'ospite scansiona il codice in camera e ordina come farebbe al tavolo.
3. Pagamento «Sul conto della camera». Nella camera occupata l'ospite ha a disposizione questo metodo: l'importo si aggiunge al folio e si paga al check-out insieme al soggiorno; prima della conferma l'ospite vede il testo di consenso con l'importo esatto e il numero della camera. ⚠️ La regola è ristretta e voluta: sul folio finiscono solo gli ordini con il QR della camera — quanto battuto alla cassa, al chiosco o arrivato da un aggregatore non ci finirà.
4. L'ordine da una camera non occupata viene bloccato dal server con il motivo «camera non occupata», e l'ospite vede l'avviso già prima dell'invio.
5. Richieste di servizio dell'ospite. Asciugamani, pulizia, «non disturbare», sveglia con scelta dell'orario, problema tecnico, altro. In hotel questo pulsante occupa il posto della chiamata al personale e viene mostrato solo con la «chiamata al personale» attiva nelle impostazioni della sede; da una camera libera non si può inviare una richiesta. Dal lato del personale c'è il blocco «Richieste degli ospiti» nella scheda della camera: contatore, elenco con tipo e orario della sveglia, azioni «In lavorazione» e «Fatto», aggiornamenti in tempo reale.
6. «Il mio conto» per l'ospite. Voce nel menù dell'ospite: addebiti, pagamenti e saldo finale del suo folio. Prima del check-in — stato vuoto, dopo il saldo — la nota «Pagato».
7. Cucina e cassa del ristorante. Schermo di cucina per stazioni — KDS; cassa e turno — Cassa (POS) e Turno cassa. In hotel queste sezioni sono attive fin dall'inizio.
8. Report. Scheda dei report sulla board delle camere per il periodo: occupazione (Occupancy), prezzo medio (ADR), ricavo per camera (RevPAR), ricavi totali e separatamente per cibo e bevande, numero di ordini e tabella giornaliera con ripartizione per valuta.

Cosa serve come dispositivi: un computer al banco, un tablet o un monitor per lo schermo di cucina, una stampante tramite bridge — se stampate i ticket. Cosa si può onestamente rimandare: il chiosco, consegna e asporto, gli aggregatori.

Cosa si può rimandare#

• Modalità PMS esterna (pulsante «🔌 PMS»). Il percorso di commutazione esiste, ma nell'elenco degli adattatori per ora c'è solo il «Mock (demo)» dimostrativo — serve a verificare il percorso stesso. I connettori live sono in sviluppo; su un hotel in produzione è troppo presto per passare.
• Channel manager bidirezionale — attende l'account partner del provider, funziona su un'area di test. Usate iCal.
• Contabilità migratoria (Russia). Il pulsante «🛂» sulla board delle camere: il record viene creato automaticamente al check-in, si vedono scadenze e stati, si stampano i moduli di notifica, si esporta in CSV. È importante capire: si tratta di un registro e di moduli stampabili, non di un invio elettronico — l'invio resta a vostro carico. Si attiva in base al paese della sede «Russia».
• Ristorazione in hotel — Servizio in camera e conto ospite. Gli abbonamenti ai pasti appartengono ai tipi di ristorazione e non si attivano automaticamente presso l'hotel.
• Report finanziari — Finanze. Vendite, acquisti, turni cassa e analisi della domanda sono supportati nei circuiti internazionale e russo. Iniziate dopo le prime operazioni; un periodo vuoto e un errore di caricamento dei dati sono situazioni diverse.
• Sito proprio e dominio — Costruttore di siti (per gli hotel la galleria ha modelli dedicati), Dominio proprio.
• Centralino e chiamate propri — Telefonia.
• Magazzino e costo del venduto del ristorante — Magazzino, quando il menù si è stabilizzato.

Risoluzione dei problemi#

Non trovo la sezione «PMS» o «Hotel». Un indirizzo del genere non esiste. Tutto vive nella sezione «Camere» (admin.cenaly.com/tables): la pianta dei piani si apre subito, la board operativa con il pulsante «🛏️ Camere», la PMS esterna con il pulsante «🔌 PMS». Se la sezione si chiama «Pianta sala», alla sede non è stato selezionato il tipo di business «hotel».

La notte non è stata addebitata. Verificate il fuso orario dell'hotel, le date del soggiorno, il piano e il conto ospite. Il processo notturno funziona dopo le 03:00 secondo l'orario dell'hotel in entrambi i circuiti. Un ritardo o un errore di addebito va analizzato a parte.

L'ospite non riesce a ordinare dalla camera. Probabilmente la camera non è occupata: il server annulla questi ordini con il motivo «camera non occupata». Verificate che il check-in sia aperto e che il QR sia associato proprio a questa camera.

L'ordine non è finito sul conto della camera. Sul folio vanno solo gli ordini effettuati dal QR della camera. Quanto battuto alla cassa, al chiosco o arrivato da un aggregatore non si somma al conto della camera — è una regola voluta.

Il conto della camera non si chiude alla cassa. È previsto così: il conto della camera lo chiude la reception al check-out, alla cassa non c'è un pulsante per chiuderlo.

Le date non si bloccano su Booking.com o Airbnb. Verificate entrambi i link dei calendari e l'ultima sincronizzazione. Import ed export iCal sono supportati in entrambi i circuiti e trasmettono l'occupazione, non i prezzi. Le connessioni live del channel manager si attivano separatamente; il circuito di test non vende le vostre camere su piattaforme reali.

L'ospite ha ricevuto due email identiche. Verificate la prenotazione e la cronologia degli invii. I tentativi di consegna non riusciti vengono ripetuti; in caso di errore dopo che il servizio di posta ha accettato il messaggio è possibile una ripetizione.

Domande frequenti#

È necessario acquistare hardware alberghiero?#

No. La reception lavora nel browser, l'ospite dal proprio telefono tramite QR. Stampante e registratore fiscale si aggiungono più tardi tramite il bridge e solo se vi servono.

Conviene creare le camere una per una?#

No. Il pulsante «+ Aggiungi camere» crea un intervallo fino a 500 camere in una volta con prefisso e anteprima; le camere già esistenti le salta, non le duplica.

È obbligatorio indicare la data di partenza al check-in?#

No. Il check-in «al volo» resta aperto fino al check-out; le date di arrivo e partenza sono nella prenotazione, e una partenza anticipata accorcia automaticamente la prenotazione al dato di fatto.

Alla partenza viene emessa una ricevuta fiscale?#

No. Il check-out chiude il folio con il calcolo e mette la camera in pulizia; la fiscalizzazione non è integrata in questo percorso — la ricevuta, se necessaria, si emette alla cassa.

Si può vendere un «tipo di camera» senza sceglierne una specifica?#

Sì. Una prenotazione così resta non assegnata e mantiene la quota per tipo alla data, mentre la camera si assegna al check-in — manualmente o automaticamente.

Cosa del circuito alberghiero non funziona sul brand russo?#

PMS, prenotazioni, schede ospiti, addebiti notturni, scambio iCal e report finanziari sono supportati in entrambi i circuiti. La disponibilità del provider di pagamento e del canale esterno va verificata a parte.

Sezioni correlate#

• Primo giorno: scegliete il tipo di business — struttura generale e altri formati
• Hotel: camere, PMS e servizio agli ospiti — guida completa alla verticale
• Pianta sala — editor di piani e camere, associazione dei QR
• Prenotazioni tavoli — lo stesso meccanismo di prenotazione sui tavoli
• Menù QR — menù per l'ordine in camera
• Cassa (POS) — conto della camera alla cassa e ordine aggiuntivo
• Dipendenti e turni — reception, cameriere ai piani, attività di pulizia