Hotel: quartos, PMS e serviço ao hóspede

O Cenaly reúne um PMS próprio e o serviço ao hóspede: quartos, reservas, tarifas, check-in, conta do hóspede, limpeza e alimentação. O tipo de negócio "Hotel" define a terminologia hoteleira e as seções iniciais; a disponibilidade de integrações e de novos módulos é verificada separadamente.

Abrir: Painel administrativo → Quartos (a mesma seção que "Planta do salão" no restaurante — admin.cenaly.com/tables, renomeada para hotel). A seção abre no editor de planta; o quadro de trabalho dos quartos é ativado pelo botão "🛏️ Quartos" no cabeçalho — ele também alterna de volta para a planta. Ao lado ficam os botões "Tipos de quarto", "Tarifas", "🔌 PMS" e — em unidades russas, se a extensão "Registro migratório" não estiver desativada — "🛂 Registro migratório".

Andares e quartos#

O editor de planta funciona como de costume (Planta do salão), só que os salões se chamam andares e, no lugar das mesas, há os elementos "Quarto" e "Cama" (para hostels e dormitórios compartilhados). Cada quarto tem uma legenda (numeração a partir de 101) e, como na mesa, é possível vincular um código QR pela câmera. A cama colocada em um quarto só se move dentro desse quarto: as paredes dele a contêm da mesma forma que as paredes do salão, e o editor não permite colocar a cama atravessada na parede ou meio para fora no corredor — ela fica vermelha e volta ao lugar. Isso não impede camas em dormitório compartilhado sem quartos desenhados.

Não é obrigatório cadastrar os quartos um a um — o botão "+ Adicionar quartos" abre o formulário de criação em massa: intervalo (por exemplo, 201–230, no máximo 500 quartos por vez), prefixo opcional, prévia ao vivo "serão criados N · andares M", linha com os números que já existem e serão ignorados. Esse mesmo passo está disponível direto no assistente de onboarding ao escolher a vertical "hotel".

O QR do quarto é vinculado pelo botão "Criar QR e vincular" no cartão do quarto e, em massa, pelo botão "Criar QR para todos sem código (N)", que percorre todos os quartos da unidade de uma vez. A impressão pode ser individual (SVG do cartão) ou de tudo de uma vez — em folhas A4.

Tipos de quarto e tarifas#

O botão "Tipos de quarto" abre o catálogo: nome (Standard/Deluxe/…), tarifa base por noite e capacidade. O tipo é atribuído ao quarto ou à cama no painel de propriedades da planta — a tarifa de lá é preenchida automaticamente no formulário de check-in (pode ser sobrescrita manualmente em uma estadia específica).

O nível mais simples de preços é a sazonalidade: para um tipo de quarto ou para todos os quartos de uma vez, definem-se períodos com preço separado.

Quem vende a sério trabalha com planos de tarifa — um gerenciador separado ao lado do catálogo de tipos. No plano configuram-se alimentação (somente quarto, café da manhã, meia pensão, tudo incluído), tarifas derivadas (por exemplo, "café da manhã = base +15 %"), preço por número de hóspedes com faixas etárias infantis e leito extra, acréscimos por dia da semana, restrições de venda (mínimo e máximo de noites, janela de reserva, proibição de check-in/check-out em determinados dias), política de cancelamento (flexível, não reembolsável, multa na primeira noite, percentual ou valor fixo), canais de venda (todos / somente diretos / somente OTA) e código corporativo de acesso. Ali também fica o calendário de preços e restrições: preço e bloqueio de venda para datas específicas, edição em massa "tarifa × período" e prévia do preço final.

O preço da noite é montado por prioridade: calendário de preços → tarifa derivada → preço próprio do plano de tarifa → sazonalidade do tipo → sazonalidade "para todos" → preço fixado no check-in → tarifa base do tipo. É importante entender duas coisas: o calendário tem prioridade sobre o preço contratual inserido na receção (o hotel que mantém o calendário espera exatamente isso), e em um plano de tarifa com preço próprio as sazonalidades não se aplicam de forma alguma — as sazonalidades funcionam como alternativa para quem não usa planos.

Nas configurações da unidade é possível ativar a taxa turística — percentual sobre a tarifa com valor mínimo por noite, ou valor fixo por noite; a taxa é lançada no folio como uma linha separada.

Check-in e check-out#

O quadro de quartos é a tela de trabalho da receção e da equipe de limpeza: um cartão para cada quarto com status, saldo do folio, número de noites, solicitações do hóspede e o botão "Pedido adicional", que leva à caixa com o quarto já selecionado. O status do quarto percorre a seguinte cadeia:

Chegadas futuras não aparecem no status do quarto — elas existem como reservas e são vistas no mapa de ocupação: assim, um quarto reservado para a semana seguinte continua vendável hoje.

O check-in abre o formulário: plano de tarifa e preço por noite (pré-preenchidos a partir do tipo de quarto) e o cadastro do hóspede — telefone, e-mail, documento, nacionalidade, data de nascimento, observações. A data de check-out não é exigida nessa etapa: o check-in imediato fica aberto "até o check-out", e as datas de entrada e saída pertencem à reserva. Se o hóspede já se hospedou antes (coincidência de telefone ou e-mail), o sistema mostra o selo "hóspede recorrente" e aumenta o contador de visitas; no cadastro do hóspede acumulam-se tags, alergias, preferências, observações e o número de no-shows, e há busca em toda a base de hóspedes.

No check-in abre-se o folio do quarto e, a partir desse momento, os pedidos pelo QR do quarto tornam-se possíveis.

O check-out fecha o folio com um único acerto e muda o quarto para "Precisa de limpeza"; no quadro de tarefas do turno surge então a tarefa "Limpeza do quarto N após o check-out". Atenção: a conta do quarto é fechada justamente pela receção no check-out — não é possível fechá-la pela caixa, o botão de fechamento não aparece nas contas de quarto.

Além do quadro diário há o mapa de ocupação (calendário de 21 dias) — alternador de visualização na mesma página: barras de reservas e estadias atuais por quarto, permitindo ver com antecedência o que está livre e quando chega o próximo hóspede.

Folio e lançamentos#

O Folio é a conta corrente do quarto, aberta no check-in e mantida até o check-out:

• a cada noite, a tarifa de hospedagem é lançada automaticamente — o servidor verifica os hotéis uma vez por hora e lança a noite no primeiro ciclo após as 03:00 no horário da unidade, então estadias de vários dias se acumulam sozinhas, sem ações manuais (o dia do check-in não é lançado duas vezes);
• a taxa de turismo é lançada, se estiver habilitada;
• os pedidos feitos pelo hóspede a partir do quarto (room service) entram automaticamente no folio — a vinculação acontece no servidor no momento da realização do pedido, e o colaborador não precisa vincular nada manualmente. A regra é restrita e intencional: entram no folio os pedidos feitos exatamente pelo QR do quarto; o que foi registrado no caixa, no totem ou veio de um agregador não vai para lá;
• no caixa, pela conta do quarto, estão disponíveis operações manuais: lançamento, taxa de serviço, desconto, depósito e transferência de itens entre contas;
• o saldo aparece no cartão do quarto no board e no caixa — na lista de contas abertas (na interface do caixa, é “conta”; o termo “folio” não é usado lá).

No check-out, o folio é fechado com um único sinal de cálculo, com todos os lançamentos e o pagamento.

Se o hotel já tem um PMS externo, o folio pode não ser mantido por nós: o botão “🔌 PMS” alterna o circuito para o modo de sistema externo — com registro de lançamentos e status “lançado / estorno”. Nesse caso, “Na conta do quarto” vai para o seu sistema, e não para o nosso folio.

Ressalva sobre os adaptadores: no momento, a lista traz apenas o adaptador de demonstração “Mock (demo)” — ele serve para testar o próprio circuito, e os campos de conexão não são usados com ele. Conectores reais para PMS externos estão em desenvolvimento; ainda é cedo para migrar um hotel em produção para o modo de sistema externo.

Room service — pedido do hóspede por QR#

O hóspede escaneia o QR no quarto e pede do menu da mesma forma que em uma mesa de restaurante. Duas regras do servidor protegem contra pedidos “para o vazio”:

• o pedido de um quarto não ocupado é bloqueado — se ainda não houver um check-in aberto para o QR do quarto, o pedido é cancelado automaticamente com o motivo “quarto não ocupado”, e o hóspede vê o aviso no checkout ainda antes de enviar o pedido;
• ao fazer o pedido em um quarto ocupado, está disponível a forma de pagamento “Na conta do quarto” — o valor é adicionado ao folio e pago no check-out junto com toda a hospedagem; o hóspede vê o texto de consentimento com o valor exato e o número do quarto antes de confirmar.

Solicitações do hóspede e painel de limpeza#

Além do pedido de comida, o hóspede tem um botão de solicitações de serviço: toalhas, limpeza, não perturbe, despertar (com escolha de horário), problema técnico, outro. No hotel, ele ocupa o lugar do botão de chamar a equipe — e, assim como ele, só aparece quando a “chamada de equipe” está habilitada nas configurações da unidade. A solicitação obedece ao gate de check-in: não é possível criá-la a partir de um quarto livre.

Do lado da equipe, há o bloco “Solicitações de hóspedes” direto no cartão do quarto no board: contador de solicitações ativas, lista com tipo, comentário e horário do despertar, e as ações “Em andamento” e “Concluído”. As atualizações chegam em tempo real.

“Minha conta” para o hóspede#

No menu do hóspede (item de configurações ao lado da reserva e da chamada de equipe) há “Minha conta” — o hóspede vê a lista de lançamentos (em ordem decrescente de horário) e de pagamentos do seu folio, além do saldo final, sem vínculo com a equipe do estabelecimento. Antes do check-in, é exibido um estado vazio (“a conta aparecerá após o check-in”); após o cálculo, a marcação “Pago”.

Reservas, canais de venda e relatórios#

Além do check-in instantâneo, o hotel conta com reservas completas com datas de check-in/check-out — elas aparecem no quadro de ocupação como faixas separadas e são convertidas em check-in com uma única ação na data de check-in. A reserva tem origem (walk-in/painel administrativo, telefone, direto do hóspede, site, OTA), cancelamento com motivo e marcação de "não compareceu"; em caso de sobreposição e check-in muito antecipado, o painel avisa.

A reserva pode ser criada em dois lugares, e o formulário é o mesmo: clique em uma célula vazia do quadro de ocupação e — diretamente no mapa de andares — nas propriedades do quarto selecionado, bloco "Reservas do quarto" (próximos check-ins com datas e número de noites mais o botão "📅 Reservar quarto"); o clique com o botão direito sobre o quarto também a oferece. A reserva de um quarto é sempre um par de datas, no mínimo uma noite: reserva por hora, como a de uma mesa de restaurante, não existe para quartos — quartos não aparecem na lista de mesas nem no formulário de reserva do "Mapa de salão", nem no painel de salão no caixa. E "Fazer check-in" em qualquer lugar onde apareça é um check-in de verdade (conta, status do quarto, cadastro do hóspede): tanto no quadro de quartos quanto na reserva na lista de reservas, e no painel de salão no caixa o botão abre a mesma janela de check-in. Se o hotel tiver restaurante, suas mesas continuam sendo reservadas por hora — Reservas de mesas.

Check-in antecipado e check-out tardio. O horário normal de check-in e check-out e o check-in antecipado e o check-out tardio pagos são definidos em "Tipos de quarto" → "Check-in e check-out": "Check-in a partir de" e "Check-out até" (por padrão 14:00 e 12:00 — este é o horário que o hóspede vê na página de reserva e no e-mail de confirmação), os botões "Vender check-in antecipado" e "Vender check-out tardio", o preço — valor fixo ou percentual do preço da noite (da primeira noite — para o check-in antecipado, da última — para o check-out tardio; o plano de tarifa pode definir seu próprio preço) e o limite "Não antes de" / "Não depois de". Os serviços incluídos são oferecidos pelo próprio formulário de reserva do quarto — tanto no quadro de ocupação quanto pelo botão "📅 Reservar quarto" no mapa: marque o serviço e escolha o horário — após a criação da reserva, ele será lançado nela com o preço. O formulário não aceita horário fora da janela permitida; se o serviço por algum motivo não for lançado, a reserva ainda assim foi criada, e a janela informará que o serviço precisa ser adicionado no cartão da reserva. Em uma reserva já criada, o check-in antecipado e o check-out tardio são adicionados ou removidos no cartão dela. A linha entra no folio da estadia no momento do check-in, e se o hóspede já estiver hospedado — imediatamente. No bloco "Reservas do quarto" no mapa, a reserva mostra "check-in antecipado a partir de …" e "check-out tardio até …". Enquanto os serviços não estiverem habilitados, o formulário de reserva mostra o horário normal do hotel e indica onde habilitá-los.

É possível vender não apenas um quarto específico, mas também um tipo de quarto: essas reservas ficam não atribuídas e mantêm a cota (quantos quartos desse tipo foram vendidos na data), e o quarto físico é escolhido pelo botão de atribuição — manual ou automaticamente. O bloco de reservas não atribuídas fica logo acima do quadro de ocupação, para que não sejam esquecidas.

Pelo site do estabelecimento, o hóspede pode reservar o quarto sozinho: escolher datas e tarifa, ver o cálculo do valor por temporadas e plano de tarifa (com verificação de restrições — mínimo de noites, janela de reserva, stop-sell; máximo de uma reserva — 30 noites) e receber um código de reserva. Após o processamento da solicitação, o sistema ou atribui um quarto livre, ou informa o motivo da recusa. O hóspede confirma o contato pelo link enviado. Se a tarifa exigir depósito, pré-pagamento ou garantia com cartão, o formulário oferece uma página segura do Stripe — com o provedor do hotel conectado; sem ele, essa tarifa não pode ser reservada. O prazo de confirmação e pagamento está indicado no formulário. O lembrete por Telegram está disponível para reservas feitas pelo Mini App de um bot conectado.

Canais de venda (channel manager). Há ambas as direções de troca com OTAs:

• Importação iCal — nas configurações dos quartos, insere-se o link de exportação do Booking.com, Airbnb ou outro serviço; reservas externas bloqueiam automaticamente essas datas para você, a sincronização ocorre aproximadamente a cada 15 minutos, e sobreposições conflitantes são reunidas em uma lista de conflitos "resolva manualmente";
• Exportação iCal — cada quarto tem seu próprio feed (ical-*.ics), se a publicação de ocupação estiver habilitada: o link é adicionado como calendário do lado do canal;
• Channel manager bidirecional (via Channex.io) — preços, restrições e quartos livres são enviados aos canais automaticamente a cada alteração, e as reservas voltam (não atribuídas, distribuídas pela receção). No painel de conexões, configura-se a correspondência de "tipo de quarto × tarifa" com os externos, há um log de sincronização e o botão "Sincronizar agora", além de uma ressincronização completa noturna.

E-mails ao hóspede. O hotel envia um lembrete para quem faz check-in amanhã e um "obrigado pela visita" para quem fez check-out ontem. O e-mail é enviado no idioma da reserva e, se não estiver indicado, no idioma da unidade. O sistema registra os e-mails enviados e repete as tentativas de entrega malsucedidas; em caso de falha após o e-mail ter sido aceito pelo serviço de correio, o hóspede pode receber uma duplicata.

Relatórios. No quadro de quartos há uma aba de relatórios por período: ocupação (Occupancy), preço médio (ADR) e receita por quarto (RevPAR), além da receita total e separadamente de alimentos e bebidas, o número de pedidos e uma tabela diária "quartos ocupados · estadia · pedidos · total" com detalhamento por moedas.

As datas do relatório são calculadas no fuso horário do hotel; o lançamento noturno pertence à data da estadia, inclusive em caso de processamento tardio. A ocupação é calculada não pelos lançamentos, mas pelo diário de estadias: o sistema registra cada check-in, check-out, transferência e retirada de quarto de venda, e a cada noite fixa um instantâneo — quantos quartos estavam ocupados e quantos disponíveis às 03:00 da manhã seguinte pelo horário do hotel. Quartos em manutenção (out-of-order) são excluídos do fundo disponível, e o número de quartos é memorizado no instantâneo do dia, portanto adicionar ou remover quartos hoje não altera os indicadores de meses passados. ADR e RevPAR são calculados na moeda da unidade pelos lançamentos efetivos das contas. Dias para os quais ainda não há instantâneo (antes da ativação do diário) são exibidos como "sem dados" e não entram nas médias — o relatório não inventa o passado.

Registro migratório (Rússia)#

Para hotéis russos existe um circuito separado de preparação do registro migratório de hóspedes — o botão «🛂 Registro migratório» no quadro de quartos. O registro é criado no check-in; no diário são visíveis os prazos («enviar até…», «atrasado») e os status de envio. No check-out o sistema registra a saída e a necessidade da notificação correspondente. O envio e seu resultado são marcados separadamente pelo funcionário: não há envio automático ao Ministério do Interior aqui. Do diário são impressos os formulários de notificação e exportado um CSV, e os dados da parte receptora são preenchidos uma única vez nas configurações.

Cenários hoteleiros avançados#

O PMS evolui para além da reserva de quartos. Os cenários a seguir já têm implementação no servidor ou na interface; eles são introduzidos por etapas. Antes de usar, verifique a disponibilidade da tela e das conexões no seu hotel.

A troca via iCal é suportada nos dois circuitos e transfere as datas ocupadas, mas não os preços. O Channex ainda usa um ambiente de teste; a distribuição real de quartos em OTAs exige uma conexão separada. O adaptador de demonstração de PMS externo não significa uma integração pronta com qualquer sistema hoteleiro.

O registro de hóspedes depende do país e da conexão específica. Para a Rússia, o cenário descrito é o diário, a impressão/exportação de formulários e a marcação do funcionário sobre o envio. Ele não realiza envio automático ao órgão.

Seções relacionadas#

• Esquema do salão — editor geral de andares/quartos, vínculo por QR
• Reservas de mesas — o mesmo mecanismo de reserva, aplicado às mesas
• Caixa (POS) — abas de folio no caixa
• Funcionários e turnos — tarefas de limpeza e atribuição de responsáveis
• Agendamentos de serviços — lógica de reserva semelhante para salões de beleza

Perguntas frequentes#

E se o hóspede fizer um pedido de um quarto no qual ninguém fez check-in ainda?#

O pedido é cancelado automaticamente com a marcação «quarto sem check-in» — o servidor verifica o status de check-in de cada pedido feito pelo QR do quarto, independentemente do que o cliente mostra.

Como o hóspede paga pelo room service — na hora ou no check-out?#

À escolha: pagamento comum (dinheiro/cartão no local) ou «Na conta do quarto» — nesse caso o valor entra no folio e é pago em uma única conta no check-out, junto com toda a estadia.

É possível sincronizar o calendário do quarto com o Booking.com?#

Sim, nos dois sentidos. A exportação é um link iCal do quarto, adicionado como calendário do lado do canal. A importação: cole nas configurações o link de exportação do Booking.com ou do Airbnb: as reservas externas passarão a bloquear as datas para você (atualização a cada cerca de 15 minutos). Esse é o caminho que funciona hoje. O channel manager bidirecional (troca de preços e disponibilidade) está escrito, mas aguarda uma conta de parceiro no provedor — por enquanto ele opera em ambiente de teste.

O que o lançamento noturno faz e dá para não esperá-lo?#

Ele lança automaticamente a tarifa da noite estadada no folio de cada quarto com check-in — não é preciso iniciar manualmente. O servidor verifica os hotéis uma vez por hora e lança a noite logo após as 03:00 no horário da sua unidade.

O recibo fiscal é emitido no check-out?#

Não. O check-out fecha o folio com o cálculo e coloca o quarto em limpeza; a fiscalização não está integrada a esse fluxo, o recibo é emitido separadamente no caixa quando necessário.

Autoatendimento do hóspede antes do check-in#

A partir de um link privado no e-mail ou SMS, o hóspede confirma o contato, cancela a reserva conforme as condições da tarifa ou altera as datas e o número de hóspedes com confirmação do novo valor. Para reservas com pagamento ou garantia, a alteração da estadia é feita por meio de cancelamento e nova reserva, ou entrando em contato com o hotel.

Até o dia do check-in, o hóspede pode enviar nome, telefone ou e-mail e o horário previsto de chegada pelo botão «Preparar-se para o check-in». A página informa quando o formulário é recebido; em caso de falha, sugere verificar o status ou reenviar. Para corrigir um formulário já aceito, é preciso entrar em contato com o hotel. Os documentos são verificados no check-in. Em caso de cancelamento ou no-show, o formulário é armazenado por 30 dias; no check-in, os contatos passam para o cadastro do hóspede. O rascunho não é salvo após o fechamento da página.