Готель: номери, PMS і гостьовий сервіс

Cenaly об'єднує власну PMS і гостьовий сервіс: номерний фонд, бронювання, тарифи, заселення, фоліо гостя, прибирання та харчування. Тип бізнесу «Готель» задає готельну термінологію та стартові розділи; доступність інтеграцій і нових модулів перевіряється окремо.

Відкрити: Адмін-панель → Номери (той самий розділ, що «Схема залу» в ресторану — admin.cenaly.com/tables, для готелю перейменований). Розділ відкривається в редакторі плану; робочий борд номерів вмикається кнопкою «🛏️ Номери» у шапці — нею ж перемикаються назад до схеми. Поруч живуть кнопки «Типи номерів», «Тарифи», «🔌 PMS» і — у російських локацій, якщо не вимкнено розширення «Міграційний облік», — «🛂 Міграційний облік».

Поверхи та номери#

Редактор схеми працює як звично (Схема залу), тільки зали називаються поверхами, а замість столів — елементи «Номер» і «Ліжко» (для хостелів і спільних спалень). У кожного номера — підпис (нумерація з 101), і, як у стола, можна прив'язати QR-код камерою. Ліжко, поставлене в номер, далі рухається тільки цим номером: його стіни тримають його так само, як стіни залу, а покласти ліжко поперек стіни або наполовину в коридор редактор не дасть — воно підсвітиться червоним і повернеться назад. Ліжкам у спільній спальні без намальованих номерів це не заважає.

Заводити номери по одному не обов'язково — кнопка «+ Додати номери» відкриває форму масового створення: діапазон (наприклад, 201–230, максимум 500 номерів за раз), необов'язковий префікс, живий передрахунок «буде створено N · поверхів M», рядок з номерами, які вже існують і будуть пропущені. Той самий крок доступний прямо в майстрі онбордингу при виборі вертикалі «готель».

QR на номер прив'язується кнопкою «Створити QR і прив'язати» у картці номера, а масово — кнопкою «Створити QR для всіх без коду (N)», яка проходить по всіх номерах локації одразу. Друкувати можна поштучно (SVG з картки) або все разом — аркушами A4.

Типи номерів і тарифи#

Кнопка «Типи номерів» відкриває довідник: назва (Standard/Deluxe/…), базовий тариф за ніч і місткість. Тип призначається номеру або ліжку в панелі властивостей на схемі — тариф звідти автоматично підставляється у форму заселення (можна перевизначити вручну на конкретному заїзді).

Найпростіший рівень цін — сезонність: для типу номера або для всіх номерів одразу задаються періоди з окремою ціною.

Хто продає всерйоз, веде тарифні плани — окремий менеджер поруч із довідником типів. У плані налаштовуються харчування (тільки номер, сніданок, напівпансіон, усе включено), похідні тарифи (наприклад, «сніданок = базовий +15 %»), ціна за кількістю гостей із дитячими віковими кошиками та дод. місцем, надбавки за днями тижня, обмеження продажу (мінімум і максимум ночей, вікно бронювання, заборона заїзду/виїзду в певні дні), політика скасування (гнучка, безповоротний, штраф за першу ніч, відсоток або фіксована сума), канали продажу (усі / тільки прямі / тільки OTA) і корпоративний код доступу. Там же — календар цін і обмежень: ціна і стоп-продаж на конкретні дати, масова правка «тариф × період» і передперегляд підсумкової ціни.

Ціна ночі збирається за пріоритетом: календар цін → похідний тариф → власна ціна тарифного плану → сезон типу → сезон «для всіх» → ціна, зафіксована при заселенні → базовий тариф типу. Важливо розуміти дві речі: календар сильніший за договірну ціну, введену на ресепшні (готель, який веде календар, очікує саме цього), а в тарифного плану з власною ціною сезони не застосовуються взагалі — сезони працюють як запасний варіант для тих, хто планами не користується.

У налаштуваннях локації можна увімкнути туристичний податок — відсоток від тарифу з мінімальною сумою за ніч, або фіксована сума за ніч; податок нараховується на фоліо окремим рядком.

Заселення та виїзд#

Борд номерів — робочий екран ресепшну і служби прибирання: картка на кожен номер зі статусом, балансом фоліо, числом ночей, запитами гостя і кнопкою «Дозамовлення», яка веде в касу з уже вибраним номером. Статус номера проходить ланцюжком:

Майбутні заїзди статусом номера не відображаються — вони живуть бронюваннями і видно на шахматці: так номер, заброньований на наступний тиждень, сьогодні залишається продаваним.

Заселення відкриває форму: тарифний план і ціна за ніч (попередньо заповнені з типу номера) і картка гостя — телефон, e-mail, документ, громадянство, дата народження, нотатки. Дата виїзду на цьому кроці не потрібна: миттєве заселення відкрите «до виїзду», а дати заїзду-виїзду є у бронювання. Якщо гість уже зупинявся раніше (збіг за телефоном або e-mail), система показує плашку «постійний гість» і збільшує лічильник візитів; у картці гостя накопичуються теги, алергії, уподобання, нотатки і число неявок, а по всій базі гостей працює пошук.

При заселенні відкривається фоліо номера, і з цього моменту замовлення за кімнатним QR стають можливі.

Виїзд закриває фоліо одним розрахунком і переводить номер у «Потребує прибирання»; на дошці завдань зміни при цьому з'являється завдання «Прибирання номера N після виїзду». Зверніть увагу: кімнатний рахунок закриває саме ресепшн при виїзді — з каси його закрити не можна, кнопка закриття у кімнатних рахунків не показується.

Крім денного борду є шахматка (календар на 21 день) — перемикач вигляду на тій самій сторінці: смуги бронювань і поточних заїздів за номерами, видно наперед, що вільно і коли заїжджає наступний гість.

Фоліо та нарахування#

Фоліо — особовий рахунок номера, відкривається під час заселення і живе до виїзду:

• щоночі автоматично нараховується плата за проживання — сервер перевіряє готелі раз на годину й нараховує ніч у першому тику після 03:00 за часом локації, тож багатоденне проживання накопичується саме, без ручних дій (день заїзду при цьому не нараховується двічі);
• нараховується туристичний збір, якщо його увімкнено;
• замовлення, оформлені гостем з номера (room service), автоматично лягають на фоліо — прив'язка відбувається на сервері в момент оформлення замовлення, співробітнику нічого вручну прив'язувати не потрібно. Правило вузьке й навмисне: на фоліо потрапляють замовлення, зроблені саме з кімнатного QR-коду; пробите на касі, в кіоску або те, що надійшло від агрегатора, туди не потрапить;
• на касі за рахунком номера доступні ручні операції: нарахування, сервісний збір, знижка, депозит і перенесення товарів між рахунками;
• баланс видно на картці номера в борді та на касі — у списку відкритих рахунків (в інтерфейсі каси це «рахунок», термін «фоліо» там не використовується).

Під час виїзду фоліо закривається одним розрахунковим сигналом з усіма нарахуваннями та оплатою.

Якщо в готелі вже є зовнішня PMS, фоліо можна не вести в нас: кнопка «🔌 PMS» перемикає контур у режим зовнішньої системи — з журналом нарахувань і статусами «проведено / сторно». Тоді «На рахунок номера» йде до вашої системи, а не до нашого фоліо.

Застереження про адаптери: наразі у списку доступний лише демонстраційний адаптер «Mock (демо)» — він потрібен, щоб перевірити сам контур, поля підключення при ньому не використовуються. Живі конектори до зовнішніх PMS у розробці; перемикатися на режим зовнішньої системи на бойовому готелі поки що рано.

Room service — замовлення гостя за QR#

Гість сканує QR у номері та замовляє з меню так само, як за столиком у ресторані. Два серверні правила захищають від замовлень «в нікуди»:

• замовлення з незаселеного номера блокується — якщо за QR номера ще немає відкритого заїзду, замовлення автоматично скасовується з причиною «номер не заселено», а гість бачить попередження в чек-ауті ще до надсилання замовлення;
• під час оформлення в зайнятому номері доступний спосіб оплати «На рахунок номера» — сума додається до фоліо й оплачується під час виїзду разом з усім проживанням; гість бачить текст згоди з точною сумою та номером кімнати перед підтвердженням.

Заявки гостя та панель прибирання#

Окрім замовлення їжі, у гостя є кнопка сервісних заявок: рушники, прибирання, не турбувати, побудка (з вибором часу), технічна проблема, інше. У готелі вона займає місце кнопки виклику персоналу — і, як і та, показується лише при увімкненому «виклику персоналу» в налаштуваннях локації. Заявка підпорядковується гейту за заселенням: із вільного номера її не оформити.

На боці персоналу — блок «Запити гостей» прямо в картці номера на борді: лічильник активних заявок, список із типом, коментарем і часом побудки, дії «У роботу» та «Готово». Оновлення надходять у реальному часі.

«Мій рахунок» у гостя#

У меню гостя (пункт налаштувань поруч із бронюванням і викликом персоналу) є «Мій рахунок» — гість бачить список нарахувань (за спаданням часу) та оплат за своїм фоліо й підсумковий баланс, без прив'язки до персоналу закладу. До заселення показується порожній стан («рахунок з'явиться після заселення»), після розрахунку — позначка «Оплачено».

Бронювання, канали продажу та звіти#

Окрім миттєвого заселення, у готелю є повноцінні бронювання з датами заїзду/виїзду — вони видні на шахматці як окремі смуги й переводяться в заїзд однією дією на дату заїзду. У бронювання є джерело (walk-in/адмінка, телефон, пряма від гостя, сайт, OTA), скасування з причиною та позначка «не приїхав»; при накладенні та занадто ранньому заїзді панель попереджає.

Створити бронювання можна з двох місць, і форма однакова: клік по порожній клітинці шахматки та — прямо на схемі поверхів — властивості вибраного номера, блок «Бронювання номера» (найближчі заїзди датами й числом ночей плюс кнопка «📅 Забронювати номер»); її ж пропонує правий клік по номеру. Бронювання номера — це завжди пара дат, мінімум одна ніч: погодинного бронювання, як у столика ресторану, у номера немає — номери не з'являються в списку столів ні у формі бронювання на «Схемі залу», ні в панелі залу на касі. А «Заселити» всюди, де воно є, — це справжнє заселення (фоліо, статус номера, реєстрація гостя): і на борді номерів, і в бронювання в списку бронювань, і в панелі залу на касі кнопка відкриває одне й те саме вікно заселення. Якщо в готелі є ресторан, його столи бронюються як і раніше на години — Бронювання столів.

Ранній заїзд і пізній виїзд. Звичайний час заїзду та виїзду і платні ранній заїзд з пізнім виїздом задаються в «Типи номерів» → «Заїзд і виїзд»: «Заїзд з» і «Виїзд до» (за замовчуванням 14:00 і 12:00 — це час бачить гість на сторінці бронювання та в листі-підтвердженні), тумблери «Продавати ранній заїзд» і «Продавати пізній виїзд», ціна — фіксована сума або відсоток від ціни ночі (першої ночі — для раннього заїзду, останньої — для пізнього виїзду; тарифний план може задати свою ціну) і межа «Не раніше» / «Не пізніше». Увімкнені послуги пропонує сама форма бронювання номера — і на шахматці, і за кнопкою «📅 Забронювати номер» на схемі: позначте послугу та виберіть час — після створення бронювання вона оформиться на ньому з ціною. Час поза дозволеним вікном форма не прийме; якщо послуга чомусь не оформилася, бронювання все одно створене, і вікно скаже, що послугу потрібно додати в картці бронювання. Уже створеному бронюванню ранній заїзд і пізній виїзд додають або знімають у його картці. У фоліо проживання рядок потрапляє при заселенні, а якщо гість уже живе — одразу. У блоці «Бронювання номера» на схемі в бронювання видно «ранній заїзд з …» і «пізній виїзд до …». Поки послуги не увімкнені, форма бронювання показує звичайний час готелю й підказує, де їх увімкнути.

Продавати можна не лише конкретний номер, а й тип номера: такі бронювання живуть неназначеними й тримають квоту (скільки номерів цього типу продано на дату), а фізичний номер підбирається кнопкою призначення — вручну або автоматично. Блок неназначених бронювань висить прямо над шахматкою, щоб про них не забули.

Із сайту закладу гість може забронювати номер сам: вибрати дати й тарифний план, побачити розрахунок вартості за сезонами та тарифним планом (з перевіркою обмежень — мінімуму ночей, вікна бронювання, стоп-продажу; максимум одного бронювання — 30 ночей) і отримати код бронювання. Після обробки заявки система або закріплює вільний номер, або повідомляє причину відмови. Контакт гість підтверджує за надісланим посиланням. Якщо тарифний план вимагає депозит, передоплату або гарантію карткою, форма пропонує захищену сторінку Stripe — при підключеному провайдері готелю; без нього такий тарифний план забронювати не можна. Термін підтвердження та оплати вказано у формі. Telegram-нагадування доступне для бронювання з Mini App підключеного бота.

Канали продажу (channel manager). Є обидва напрямки обміну з OTA:

• Імпорт iCal — у налаштуваннях номерів вставляється посилання експорту з Booking.com, Airbnb або іншого сервісу; зовнішні бронювання автоматично блокують ці дати у вас, синхронізація приблизно кожні 15 хвилин, а спірні накладення збираються в список конфліктів «розберіть вручну»;
• Експорт iCal — у кожного номера є власний фід (ical-*.ics), якщо увімкнено публікацію зайнятості: посилання додають календарем на стороні каналу;
• Двосторонній канал-менеджер (через Channex.io) — ціни, обмеження та вільні номери вирушають у канали автоматично при кожній зміні, а бронювання приходять назад (неназначеними, їх розподіляє ресепшн). У панелі підключень налаштовується відповідність «тип номера × тарифний план» зовнішнім, є журнал синхронізації та кнопка «Синхронізувати зараз», плюс нічна повна пересинхронізація.

Листи гостю. Готель надсилає нагадування тим, хто заїжджає завтра, і «дякуємо за візит» тим, хто виїхав учора. Лист іде мовою бронювання, а якщо її не вказано — мовою локації. Система запам'ятовує надіслані листи й повторює невдалі спроби доставки; при збої після прийняття листа поштовим сервісом гість може отримати повтор.

Звіти. На борді номерів є вкладка звітів за період: завантаження (Occupancy), середня ціна (ADR) і дохід на номер (RevPAR), а також виручка загалом і окремо за їжу та напої, число замовлень і поденна таблиця «зайнято номерів · проживання · замовлення · разом» з розбивкою за валютами.

Дати звіту рахуються в часовому поясі готелю; нічне нарахування належить до дати проживання, зокрема при пізній обробці. Зайнятість рахується не за нарахуваннями, а за журналом проживань: система записує кожне заселення, виїзд, переселення та виведення номера з продажу, а кожну ніч фіксує знімок — скільки номерів було зайнято і скільки доступно о 03:00 наступного ранку за часом готелю. Номери на ремонті (out-of-order) з доступного фонду виключаються, а число номерів запам'ятовується у знімку на день, тому додавання або видалення номерів сьогодні не змінює показники минулих місяців. ADR і RevPAR рахуються у валюті локації за фактичними нарахуваннями фоліо. Дні, за які знімка ще немає (до увімкнення журналу), показуються як «немає даних» і в середні не входять — звіт не додумує минуле.

Міграційний облік (Росія)#

Для російських готелів є окремий контур підготовки міграційного обліку гостей — кнопка «🛂 Міграційний облік» на борді номерів. Запис заводиться під час заселення; у журналі видно строки («подати до…», «прострочено») і статуси подання. Під час виїзду система фіксує убуття та необхідність відповідного повідомлення. Подання та його результат співробітник позначає окремо: автоматичного надсилання до МВС тут немає. Із журналу друкуються форми повідомлень і вивантажується CSV, а реквізити приймальної сторони заповнюються один раз у налаштуваннях.

Розширені готельні сценарії#

PMS розвивається за межі бронювання номерів. У наступних сценаріїв уже є серверна або інтерфейсна реалізація; їх впроваджують поетапно. Перед використанням перевірте доступність екрана та підключення у вашому готелі.

Обмін iCal підтримується в обох контурах і переносить зайняті дати, але не ціни. Channex поки використовує тестове середовище; живе поширення номерів на OTA потребує окремого підключення. Демонстраційний адаптер зовнішньої PMS не означає готову інтеграцію з будь-якою готельною системою.

Реєстрація гостей залежить від країни та конкретного підключення. Для Росії описаний сценарій — журнал, друк/вивантаження форм і позначка співробітника про подання. Автоматичного надсилання до відомства він не виконує.

Пов'язані розділи#

• Схема залу — спільний редактор поверхів/номерів, QR-прив'язка
• Бронювання столів — той самий механізм бронювання, застосований до столиків
• Каса (POS) — вкладки фоліо на касі
• Співробітники та зміни — завдання прибирання й призначення виконавців
• Записи на послуги — схожа логіка бронювання для салонів краси

Часті запитання#

Що як гість замовить із номера, у якому ще ніхто не заселений?#

Замовлення автоматично скасовується з позначкою «номер не заселений» — сервер перевіряє статус заселення за кожним замовленням із кімнатного QR, незалежно від того, що показує клієнт.

Як гість платить за room service — одразу чи під час виїзду?#

На вибір: звичайна оплата (готівка/картка на місці) або «На рахунок номера» — тоді сума потрапляє у фоліо й оплачується одним розрахунком під час виїзду разом з усім проживанням.

Чи можна синхронізувати календар номера з Booking.com?#

Так, в обидва боки. Експорт — iCal-посилання номера, його додають календарем на стороні каналу. Імпорт — вставте в налаштуваннях посилання експорту з Booking.com або Airbnb: зовнішні бронювання почнуть блокувати дати у вас (оновлення приблизно кожні 15 хвилин). Це і є робочий сьогодні шлях. Двосторонній канал-менеджер (обмін цінами та залишками) написаний, але чекає на партнерський обліковий запис у провайдера — поки він працює на тестовому майданчику.

Що робить нічне нарахування і чи можна його не чекати?#

Воно автоматично нараховує плату за прожиту ніч на фоліо кожного заселеного номера — вручну запускати не потрібно. Сервер перевіряє готелі раз на годину й нараховує ніч одразу після 03:00 за часом вашої локації.

Чи пробивається під час виїзду фіскальний чек?#

Ні. Виїзд закриває фоліо розрахунком і переводить номер у прибирання; фіскалізація в цей шлях не вбудована, чек за потреби пробивається окремо на касі.

Самообслуговування гостя до заїзду#

Із приватного посилання в листі або SMS гість підтверджує контакт, скасовує бронювання за умовами тарифу або змінює дати й кількість гостей із підтвердженням нової вартості. Для бронювання з оплатою або гарантією зміна проживання виконується через скасування та нове бронювання або звернення до готелю.

До дня заїзду гість може передати ім'я, телефон або email та очікуваний час приїзду кнопкою «Підготуватися до заїзду». Сторінка повідомляє, коли анкету отримано; у разі збою пропонує перевірити статус або повторити надсилання. Для виправлення прийнятої анкети потрібно звернутися до готелю. Документи перевіряються під час заселення. У разі скасування або неявки анкета зберігається 30 днів; під час заселення контакти переходять до картки гостя. Чернетка не зберігається після закриття сторінки.