Контроль втрат і касові ризики
Одна ручна знижка нічого не означає. Двадцять знижок одного PIN за зміну при трьох у всіх інших — означають.
Контроль втрат складається з двох шарів. Перший — журнал небезпечних операцій, він відповідає на питання «що було». Другий — шість правил, які відповідають на питання власника «на що дивитися».
Журнал небезпечних операцій#
Каса пише подієву стрічку ризикованих дій з прив'язкою до поточного касира (враховується швидке перемикання за PIN, а не лише той, хто залогінений на пристрої):
| Подія | Коли пишеться |
|---|---|
| Ручна знижка / зміна ціни | касир вручну знизив ціну або дав знижку |
| Скасування замовлення | чек анульовано повністю |
| Видалення товару після відправлення на кухню | сторно страви, що вже готується |
| Повернення за чеком | оформлено повернення |
| Відкриття грошової шухляди без продажу | шухляду відкрили поза чеком |
| Повторний друк виданого чека | репринт — класичний спосіб підмінити чек гостя |
| Правка рахунку гостя після пречека | гість уже бачив підсумок, а рахунок гостя змінили (сюди ж — об'єднання столів, що анулює надрукований пречек) |
| Розходження каси при закритті зміни | факт не зійшовся з очікуванням |
Сама стрічка з фільтрами за касирами і типами операцій живе на вкладці «Небезпечні операції» розділу «Статистика» — див. Відвідуваність і зведення. Тут вона не дублюється.
У журналу є друга, серверна нога. Небезпечні операції не лише записуються касою, а й виводяться сервером самостійно — з того, як змінювалося саме замовлення: зняття товару, вже відправленого на кухню, ручна знижка, зміна ціни, перевідкриття закритого замовлення, скасування після оплати, повернення, правка після пречека. Цей запис каса обійти не може: він робиться на стороні, яка приймає замовлення, а не в браузері.
З двох ніг складається окреме правило — «розходження журналів»: якщо операція є в журналі каси, але її немає в серверному (або навпаки), це привід подивитися уважніше — додаток працював офлайн, журнал не долетів або касир намагався обійти запис. Таке розходження потрапляє в «Касові ризики» на вкладці «На контролі» разом з рештою алертів.
Шість правил#
Правила рахуються на сервері за журналом і за даними обліку. Вікно спостереження — тиждень, «зміна» наближається календарним днем точки.
| Правило | Коли спрацьовує |
|---|---|
| Серія скасувань | в одного касира за зміну набралося стільки скасувань/сторно, що це вже не «буває» (за замовчуванням — 8, приблизно одне на годину повної зміни) |
| Серія знижок | сума ручних знижок касира за зміну втричі (×3) перевищує медіану за всіма касирами облікового запису за вікно |
| Розходження каси | недостача/надлишок при закритті зміни вище за поріг власника або втричі (×3) вище за медіану розходжень |
| Витрата вище за норму | за циклом інвентаризації фактична витрата перевищила теоретичну (за тех-картами) більш ніж на N % (за замовчуванням — 5 %) — «куди поділася різниця» |
| Стрибок закупівельної ціни | товар прийняли дорожче за медіану його ціни (за замовчуванням — на 15 %+) |
| Розходження журналів | операція є в журналі каси, але її немає в серверному (або навпаки) — див. розділ вище |
Чому грошові пороги самокалібруються. Константа тут не працює: в облікових записів різні валюти і різний масштаб чека. Тому грошові правила порівнюють касира з медіаною за всіма касирами того самого облікового запису і спрацьовують лише при перевищенні її втричі.
Медіана закупівельної ціни рахується за вікнами 30 і 90 днів, одна накладна — одна точка вибірки (постачальник, який розбив поставку на п'ять рядків, не зсуває медіану вп'ятеро сильніше за чесного). Менше трьох поставок — не вибірка, правило мовчить. Та сама медіана дає бейдж «+N % до медіани» прямо на рядку приймання — див. Склад.
Кожен алерт має рівень (високий/середній), суму під ризиком, число подій і період. Повторний перерахунок не плодить дублікати: той самий перекіс за той самий день — це той самий алерт.
Де дивитися і як налаштувати#
Блок «Касові ризики» — у «Робочому чаті» → «Потребує рішення» → вкладка «На контролі», разом з рештою справ. Окремого розділу «Потребує уваги» в панелі більше немає; стара адреса приводить сюди ж. Кнопка «Розібрати» веде до стрічки подій.
Пороги відкриваються шестернею ⚙️ у шапці розділу «Статистика», пункт «Пороги алертів»: вона сама переключить на вкладку «Небезпечні операції» і розгорне згорнутий блок порогів (пункт бачать власник і керуючий). Туди ж можна дійти вручну — вкладка «Небезпечні операції» → блок порогів. Що задається:
- сума ручних знижок за зміну — піднімає планку: потрібні обидві умови, і поріг, і перевищення медіани (норма знижок відносна і залежить від промо);
- серія скасувань за зміну — лічильний поріг;
- розходження каси — заміщає медіану: тут власник знає свою терпимість в абсолютних грошах;
- втрати понад теоретичну витрату, %;
- перевищення медіани закупівельної ціни, %.
Порожній поріг = «порогу немає»: правило працює від медіани (грошові) або від консервативного значення за замовчуванням.
Лист власнику — за підпискою. За замовчуванням алерти рахуються і видні в адмінці, але листів ніхто не отримує. Тумблер пошти стоїть у тих самих налаштуваннях, і задумано так: один лист на прогін зі зведенням нових алертів, а не по листу на кожен — серія скасувань зазвичай приходить пачкою.
Відеокліпи небезпечних операцій#
Якщо до касового пристрою через Cenaly Hardware Bridge підключена камера, до події можна додавати короткий відеокліп: кілька секунд до і після операції.
Налаштовується по точці (у кожної каси своя зала і свій ракурс) у розділі обладнання:
- увімкнення (за замовчуванням вимкнено — відео касової зони це персональні дані, вмикати мовчки за клієнта не можна);
- камера касової зони зі списку пристроїв моста;
- скільки секунд до і після події потрапляє в кліп — за замовчуванням 30 і 30, допустимо від 5 до 120 секунд;
- добовий ліміт кліпів на точку — за замовчуванням 40, допустимо від 1 до 200;
- строк зберігання кліпу — за замовчуванням 30 днів, допустимо від 1 до 365.
Журнал повністю працездатний і без камери — відео це доповнення, а не умова.
PIN-схвалення#
Небезпечні операції можна закрити підтвердженням старшого: касир запитує дію, менеджер вводить свій PIN, і в журнал потрапляє і операція, і той, хто її схвалив.
Ліміти знижок, повернень і сторно за ролями задає власник у розділі Співробітники та зміни; каса за ними вирішує, чи потребує операція PIN-схвалення.
Гейт стоїть не лише в інтерфейсі. Коли чек іде на сервер, ліміти касира резолвляться заново — за його реальною посадою, а не за тим, що надіслав додаток; чек зі знижкою понад ліміт без підтвердження старшого просто не приймуть. І той, хто схвалив, зобов'язаний справді мати право схвалювати: ім'я та роль «із запиту» сервер до уваги не бере.
Репринт виданого чека теж проходить під PIN і записується в журнал.
Пов'язані розділи#
- Відвідуваність і зведення — сама стрічка «Небезпечні операції» та вкладка «Розлив»
- Потребує уваги — вкладка «На контролі» робочого чату, де живе блок «Касові ризики»
- Каса (POS) — PIN-ролі, пречек, повернення
- Касова зміна — звірка готівки та Z-звіт, звідки береться розходження
- Склад — інвентаризація, втрати та бейдж «+N % до медіани» на прийманні
- Співробітники та зміни — ліміти знижок, повернень і сторно за ролями
Часті питання#
Це стеження за співробітниками?#
Це інструмент розмови, а не покарання. Правила не звинувачують — вони показують, що в однієї людини кількість операцій різко вибивається із загальної картини. Далі вирішує керуючий.
Чому правило не спрацювало, хоча знижка була величезна?#
Грошові правила дивляться на суму за зміну проти медіани за всіма касирами, а не на одну операцію. Якщо великі знижки — норма для всього закладу, медіана буде високою. Задайте явний поріг, якщо хочете ловити абсолютні суми.
Сповіщення приходять по одному й тому самому випадку кілька разів?#
Ні. Ідентифікатор сповіщення будується з правила, точки, касира та періоду — повторний перерахунок дає те саме сповіщення, а лист по ньому йде один раз.
Чи можна увімкнути листи, але не вмикати відео?#
Так, це незалежні налаштування: пошта — у порогах правил, відео — у налаштуваннях точки в розділі обладнання.
Що робити, якщо спрацювало «Витрата вище норми»?#
Порівняти теоретичну витрату за тех-картами з фактом інвентаризації: найчастіше причина — неточна тех-карта, непроведені списання псування або порції «на око». Розбір — на вкладці «Втрати» розділу Склад.