Nhật ký đặt lịch

Nhật ký đặt lịch — màn hình làm việc của salon làm đẹp (và các dịch vụ khác có đặt lịch). Đây là lưới theo ngày: cột dọc là chuyên viên, hàng ngang là thời gian. Tại đây bạn tạo lịch hẹn cho dịch vụ, dời lịch và theo dõi theo trạng thái.

Mở: Bảng quản trị → Lịch hẹn (admin.cenaly.com).

Phòng, phần cứng và lập kế hoạch lượt đến#

Chuyên viên được quản lý như người, còn phòng và thiết bị — như tài nguyên đặt lịch riêng. Hãy chỉ định tài nguyên nào cần cho mỗi dịch vụ. Kiểm tra khả dụng kết hợp lịch của chuyên viên, mức sử dụng tài nguyên và nghỉ giải lao của dịch vụ.

Trong nhật ký nhân sự, có thể tạo lượt đến gồm nhiều dịch vụ hoặc chuỗi lượt đến. Những thao tác này không có nghĩa là widget dành cho khách cũng có khả năng tương tự. Trước khi xác nhận, hãy kiểm tra ngày đề xuất và xung đột.

Lịch sử dụng múi giờ của chi nhánh. Hãy đặt múi giờ trước khi mở đặt lịch trực tuyến, đặc biệt nếu người đăng ký làm việc từ quốc gia khác. Việc đổi trạng thái kèm đánh dấu chờ vẫn cần máy chủ xác nhận: cần xử lý lỗi hoặc thao tác chưa xác nhận trước khi tiếp tục làm việc.

Với phòng khám, hãy chọn bộ thuật ngữ “Phòng khám”: bác sĩ, phòng, bệnh nhân, buổi khám. Lịch sử bệnh nhân ở đây mang tính hành chính; hồ sơ bệnh án, chẩn đoán và phác đồ điều trị không thuộc mô-đun này. Thao tác của bác sĩ bị giới hạn bởi vai trò và các lượt đến được giao cho họ.

Tại trường học, hãy dùng đặt lịch cho buổi học thử và buổi học cá nhân. Điểm danh nhóm cố định và tiền của gia đình thuộc kịch bản trường học, được mô tả trong ngày đầu tiên.

Lưới theo ngày#

Phía trên là thanh ngày với các nút hôm nay / ngày trước / ngày sau. Dưới mỗi chuyên viên là một cột riêng với lịch hẹn theo thời gian; với lịch hẹn chưa gán chuyên viên có một cột riêng “Không có chuyên viên”. Lưới tự cập nhật: lịch hẹn do khách hoặc đồng nghiệp tạo sẽ xuất hiện mà không cần tải lại trang.

Âm thanh và thông báo về lịch hẹn mới#

Biểu tượng 🔔 / 🔕 trên thanh tiêu đề nhật ký bật âm thanh và thông báo nổi về lịch hẹn mới. Chúng chỉ hoạt động khi trang này đang mở: nếu trình duyệt chặn thông báo, nút sẽ chuyển màu hổ phách kèm gợi ý cho phép thông báo trong cài đặt trang web.

Vì vậy, dưới thanh tiêu đề luôn có dải nhắc “Khi bảng quản trị đóng, bạn sẽ không biết về lịch hẹn mới” với nút “Kết nối thông báo Telegram” — nút này mở trình hướng dẫn kết nối ngay tại chỗ, không dẫn sang cửa hàng ứng dụng. Khi bot của chi nhánh đã được kết nối, thay cho dải nhắc là một gợi ý nhỏ kèm liên kết: cần mở liên kết từ chính tài khoản Telegram muốn nhận thông báo. Có thể ẩn dải nhắc bằng nút “Không hiển thị”.

Danh mục chuyên viên#

Nút “Chuyên viên” mở danh sách chuyên viên. Chuyên viên là nhân viên từ danh mục nhân viên chung với vai trò chuyên viên; không bắt buộc phải tạo tài khoản đăng nhập cho họ — có thể thêm “nhân viên-tài nguyên”, chỉ tồn tại như một cột trong lịch. Với mỗi chuyên viên:

• Tên;
• Màu — màu dùng để làm nổi bật lịch hẹn của họ trong lưới;
• Đang hoạt động — có tham gia lịch hay không;
• Dịch vụ — những dịch vụ họ thực hiện (tất cả hoặc một số được chọn);
• Lịch làm việc — giờ làm việc theo ngày trong tuần; ngày không đánh dấu được coi là ngày nghỉ;
• Nghỉ giải lao hằng ngày — giờ ăn trưa và các khung giờ tương tự, được cắt khỏi mỗi ngày làm việc;
• Nghỉ phép và nghỉ ốm — các khoảng ngày chuyên viên không khả dụng, kèm ghi chú tùy chọn;
• Ngày riêng lẻ — ngoại lệ cho một ngày cụ thể: biến ngày đó thành ngày nghỉ hoặc đặt giờ đặc biệt. Ngày riêng lẻ mạnh hơn lịch theo tuần — dùng để đóng “thứ Bảy này làm đến 15:00” mà không phải sửa lịch vĩnh viễn.

Lịch, nghỉ giải lao và nghỉ phép không chỉ áp dụng trong nhật ký mà cả trong đặt lịch trực tuyến: những giờ này đơn giản không được đề xuất cho khách.

Nếu chưa có chuyên viên nào, hãy thêm người đầu tiên — không có họ thì không thể lấp đầy lưới.

Lịch hẹn mới#

Nút “Lịch hẹn mới” mở biểu mẫu:

• Khách hàng và số điện thoại;
• Dịch vụ (từ danh sách) và thời lượng tính bằng phút;
• Chuyên viên;
• Ngày và giờ;
• Ghi chú.

Sau khi lưu, lịch hẹn xuất hiện trong lưới ở cột của chuyên viên. Nhật ký sẽ không cho đặt “vào hư không”: nếu thời gian vượt quá giờ đặt lịch của chi nhánh hoặc chuyên viên không làm việc vào lúc đó, biểu mẫu sẽ báo rõ điều này.

Trạng thái lượt đến#

Khi mở một lịch hẹn, bạn theo dõi nó qua các trạng thái:

Có đúng sáu trạng thái. Nếu cần đặt cọc mà khách chưa thanh toán trong thời gian giữ khung giờ, sẽ không xuất hiện trạng thái riêng: lịch hẹn chuyển sang “Đã hủy”, và lý do — “chưa đặt cọc đúng hạn” — được ghi thêm vào trạng thái trong thẻ.

Các thao tác (xác nhận / “Đang phục vụ” / hoàn thành / không đến / hủy / dời lịch) chuyển trạng thái ngay trong thẻ lịch hẹn. Dời lịch giữ nguyên khoản đặt cọc đã thanh toán — khách không cần trả lại.

Tiền đặt cọc và phí không đến#

Nỗi đau kinh điển của salon là “đã đặt lịch rồi không đến”. Để đối phó có khoản thanh toán trước: trong cửa sổ “Cài đặt đặt lịch” bật khối “Chính sách đặt cọc”:

• công tắc “yêu cầu đặt cọc khi đặt lịch trực tuyến”;
• số tiền — theo phần trăm giá dịch vụ hoặc theo số tiền cố định (với một dịch vụ cụ thể có thể đặt điều kiện riêng);
• hủy miễn phí trước N giờ so với lượt đến.

Thực tế diễn ra như sau:

• khách hàng khi đặt lịch trực tuyến thấy số tiền và điều kiện, khung giờ được giữ trong thời gian giới hạn cho đến khi thanh toán; không thanh toán — lịch hẹn tự hủy với ghi chú “không đặt cọc kịp thời”, và thời gian đó được trả lại để bán;
• trạng thái đặt cọc hiển thị trong thẻ lịch hẹn: đã thanh toán, chờ thanh toán, đã hoàn, bị mất;
• khách hàng hủy đúng hạn — tiền được hoàn tự động; hủy muộn hoặc không đến — tiền đặt cọc bị giữ lại, và nhật ký hiển thị thông báo về việc này;
• dời lịch không làm mất tiền đặt cọc.

Đặt cọc yêu cầu phải kết nối cổng thanh toán trực tuyến. Cơ chế tương tự nhưng linh hoạt hơn có ở đặt chỗ bàn — xem Đặt chỗ bàn.

Khách hàng đặt lịch trực tuyến#

Khách hàng có thể tự đặt lịch — dịch vụ → chuyên viên → khung giờ trống → thông tin liên hệ:

• trên gian hàng của bạn;
• trên website riêng của bạn — bằng widget “Đặt lịch trực tuyến”, xem Website của tôi. Widget xuất hiện khi trong menu có ít nhất một mục với loại “Dịch vụ”;
• trong Telegram — ứng dụng nhỏ đặt lịch trong bot của bạn.

Mọi lịch hẹn, dù đến từ đâu, đều vào cùng một nhật ký.

Thời gian trống được tính theo lịch của chuyên viên, các khoảng nghỉ giải lao, ngày nghỉ phép và ngày nghỉ riêng lẻ, theo thời lượng dịch vụ (cộng thêm khoảng đệm để dọn dẹp chỗ làm việc, nếu dịch vụ có đặt) và theo thời gian đã bị chiếm. Khung chung cho toàn bộ chi nhánh — biểu tượng bánh răng cài đặt mục trong nhật ký, cửa sổ “Cài đặt đặt lịch”, khối “Giờ đặt lịch trực tuyến”.

Với chính dịch vụ trong mục “Menu”, có thể đặt không chỉ thời lượng: khoảng đệm sau lượt đến, dịch vụ tiếp nhận bao nhiêu khách cùng lúc, dịch vụ dành cho những chuyên viên nào và điều kiện đặt cọc riêng.

Nếu mọi khung giờ đều kín, khách hàng có thể nhấn “Thông báo nếu có chỗ trống” — và sẽ nhận thông báo khi khung giờ mở ra (kể cả khi nó trống do tiền đặt cọc không được thanh toán kịp thời).

Dòng chữ “Bạn đã được đặt lịch” chỉ hiển thị với khách hàng sau khi lịch hẹn thực sự được tạo. Nếu trong vài giây khách hàng điền thông tin liên hệ mà khung giờ đã bị người khác chiếm, khách hàng sẽ nhận thông báo từ chối trung thực, và lưới lập tức được dựng lại — hệ thống không cho hai khách hàng cùng một khung giờ với một chuyên viên. Khi khách hàng không tự chọn chuyên viên, chuyên viên trống sẽ được chỉ định khi tạo lịch hẹn.

Nếu vì lý do nào đó xác nhận bị chậm, thay vì “Bạn đã được đặt lịch”, khách hàng sẽ thấy “Xác nhận chưa đến, cơ sở sẽ liên hệ với bạn”. Lịch hẹn như vậy thường vẫn vào nhật ký — hãy kiểm tra và gọi lại cho khách hàng.

Khách hàng nhận được gì ngay sau khi đặt lịch#

Trên màn hình xác nhận — số lịch hẹn, và bên cạnh, tùy theo chi nhánh của bạn:

• 🔔 Nhắc nhở trong Telegram — nút dẫn đến bot của bạn (xuất hiện nếu bot đã được kết nối);
• Quản lý lịch hẹn — liên kết đến trang dời lịch và hủy;
• Thêm vào lịch — sự kiện cho lịch của điện thoại hoặc máy tính;
• thư điện tử — nếu khách hàng để lại e-mail.

Quản lý lịch hẹn qua liên kết#

Liên kết “Quản lý lịch hẹn” mở một trang riêng. Khách hàng không cần tài khoản, mật khẩu hay ứng dụng — chỉ cần chính liên kết; liên kết này cũng được gửi trong thư xác nhận.

Trên trang này, khách hàng có thể:

• xem dịch vụ, chuyên viên, ngày và giờ;
• dời lịch hẹn sang khung giờ trống khác;
• hủy lịch hẹn;
• đặt cọc, nếu được yêu cầu (với lịch hẹn từ widget trên website của bạn, đây là nơi thanh toán duy nhất);
• bật nhắc nhở trong Telegram.

Dời lịch và hủy hiển thị ngay trong nhật ký — không cần xác nhận riêng.

⚠️ Liên kết chính là chìa khóa của lịch hẹn: người mà khách hàng chuyển tiếp liên kết cũng có thể dời hoặc hủy lượt đến.

Thư xác nhận qua email#

Trong biểu mẫu đặt lịch có trường không bắt buộc e-mail. Nếu khách hàng để lại địa chỉ — ngay sau khi xác nhận, khách hàng nhận được thư: dịch vụ, ngày và giờ (theo múi giờ của cơ sở), thời lượng, địa chỉ cơ sở, số lịch hẹn và nút “Quản lý lịch hẹn”. Nếu không để lại — chúng tôi không gửi gì cả, điều này không ảnh hưởng gì đến bản thân lịch hẹn.

Thư không được gửi nếu lịch hẹn do quản trị viên tạo trong nhật ký, nếu hệ thống từ chối đặt lịch hoặc nếu dịch vụ yêu cầu đặt cọc và khoản đó chưa được thanh toán. Khách hàng thử lại lần nữa cũng không tạo ra thư thứ hai.

Thư được gửi bằng tám ngôn ngữ của hệ thống đặt lịch — tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Gruzia, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Albania, tiếng Đức, tiếng Ukraina và tiếng Armenia; ngôn ngữ được chọn theo ngôn ngữ mà khách hàng dùng khi đặt lịch, với các ngôn ngữ còn lại thư sẽ là tiếng Anh.

Múi giờ của cơ sở#

Phần dành cho khách hàng hoạt động theo giờ của cơ sở, không theo giờ trên thiết bị của khách hàng. Khách hàng ở múi giờ khác thấy bên cạnh phần chọn thời gian dòng chữ “giờ của cơ sở (Asia/Tbilisi)”, và trong thư — dòng “Thời gian được ghi theo múi giờ của cơ sở”. Thư và nhắc nhở cũng được gửi theo múi giờ này.

Còn lưới nhật ký được vẽ theo giờ trên thiết bị của quản trị viên: giờ và phút của lịch hẹn hiển thị đúng như trình duyệt nhìn thấy. Khi bạn làm việc từ đất nước của mình thì không có khác biệt; nếu quản trị viên mở nhật ký từ múi giờ khác — hãy kiểm tra lại múi giờ, nếu không lịch hẹn lúc 14:00 sẽ hiển thị với họ ở thời gian khác.

Múi giờ được lấy từ cài đặt chi nhánh — mục “Chi nhánh”, trường múi giờ. Hãy kiểm tra trước khi bật đặt lịch trực tuyến: đặc biệt nếu tài khoản được tạo không từ đất nước của bạn.

Nhắc nhở qua Telegram#

Nếu chi nhánh đã kết nối bot Telegram, khách hàng đặt lịch qua bot sẽ nhận được:

• xác nhận lịch hẹn, cùng thông báo về việc dời lịch và hủy lịch;
• nhắc nhở trước 24 giờ và trước 2 giờ so với lượt đến, kèm nút “Tôi sẽ đến” và “Hủy” — nhấn vào là trạng thái lịch hẹn trong nhật ký đặt lịch thay đổi ngay.

Chủ cơ sở và quản trị viên nhận thông báo về lịch hẹn mới và lịch hủy trong chat của mình — khối cài đặt riêng “Thông báo cho chủ cơ sở”.

Thời gian trong mọi tin nhắn được hiển thị theo múi giờ của chi nhánh.

Nội dung nhắc nhở được dịch sang bốn ngôn ngữ — tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Gruzia và tiếng Thổ Nhĩ Kỳ (trong khi thư điện tử gửi đi bằng tám ngôn ngữ). Nếu khách hàng đặt lịch bằng ngôn ngữ khác, nhắc nhở sẽ đến bằng tiếng Anh.

Hủy bằng nút trong bot có tính đến tiền đặt cọc: nếu khách hàng còn trong khung giờ hủy miễn phí, tiền được hoàn tự động và bot thông báo điều này (“tiền đặt cọc được hoàn về đúng thẻ đó”); nếu đã quá khung giờ, bot thông báo rằng tiền đặt cọc bị giữ lại. Hoàn tiền thủ công chỉ dành cho trường hợp hoàn tự động không thành công — khi đó bot sẽ báo trước một cách trung thực cho khách hàng rằng cơ sở sẽ liên hệ với họ.

Lịch hẹn đến từ đâu#

Với những lịch hẹn khách hàng đặt qua widget trên trang web của bạn, trong nhật ký đặt lịch có biểu tượng 🌐 kèm gợi ý “Từ trang web” — nhìn là biết ngay kênh này có hoạt động hay không.

Nút “🌐 Widget trên trang web” mở phễu của widget trong 7, 30 hoặc 90 ngày:

Ngoài ra còn hiển thị riêng “Khung giờ bị người khác lấy trong lúc chọn” (những lịch hẹn bị mất — lý do để thêm chuyên viên hoặc rút ngắn các bước), sự cố kỹ thuật, số khách hàng đã thấy yêu cầu đặt cọc và số đã chờ đặt cọc, số người đã bật nhắc nhở qua Telegram và thêm lượt đến vào lịch, cùng các ngôn ngữ mà widget được mở. Đây chỉ là các bộ đếm: không có dữ liệu cá nhân của khách hàng trong đó.

Gói dịch vụ trả trước#

Nút “🎟️ Gói dịch vụ trả trước” mở các gói dịch vụ: bạn mô tả gói mẫu (“10 lần cắt tóc”, “không giới hạn trong một tháng”), phát hành gói cho một khách hàng cụ thể, và các lượt đến được trừ dần theo số lần ghé thăm. Hệ thống cũng hỗ trợ gia hạn định kỳ với tự động trừ tiền.

Giới hạn#

• Widget đặt lịch trực tuyến không phải lúc nào cũng xuất hiện. Nó cần chi nhánh đã bật đặt chỗ và ít nhất một mặt hàng loại “Dịch vụ” trong menu — nếu không, widget sẽ im lặng không hiển thị để không mở ra bảng trống cho khách hàng.
• Không thể dời lịch và hủy lượt đến ngay trong widget. Việc này được thực hiện trên một trang riêng qua liên kết “Quản lý lịch hẹn” — liên kết này đến với khách hàng trên màn hình xác nhận và trong thư.
• Thư chỉ được gửi khi khách hàng để lại e-mail. Trường này không bắt buộc; cũng không có thư cho các lịch hẹn do quản trị viên tạo trong nhật ký đặt lịch và cho các khoản đặt cọc chưa thanh toán.
• Thời gian luôn theo múi giờ của cơ sở. Khách hàng ở múi giờ khác sẽ thấy nhãn múi giờ bên cạnh phần chọn thời gian — “14:00” nghĩa là 14:00 theo giờ của bạn.
• Hệ thống tính thời gian trống, không phải bạn. Thời gian trống chịu ảnh hưởng của lịch chuyên viên, nghỉ giải lao, ngày nghỉ phép và ngày riêng lẻ, thời lượng dịch vụ cùng khoảng đệm và “Giờ đặt lịch trực tuyến” của chi nhánh — không thể “mở” thủ công một khung giờ đã kín trong widget.
• Trên trang web làm bằng trình tạo trang của chúng tôi, widget mặc định bị tắt: nó thay đổi bố cục trang, nên bạn phải chủ động bật.

Xử lý sự cố#

Trang web của tôi không có nút “Đặt lịch”.

1. Không có mặt hàng nào là dịch vụ trong menu hoặc chi nhánh đã tắt đặt chỗ — trong trường hợp này widget không hiển thị.
2. Không tìm thấy thẻ — nhấn “Kiểm tra cài đặt” trong mục “Trang web của tôi”. Thẻ được chèn qua Google Tag Manager sẽ không được công cụ kiểm tra nhìn thấy — hãy tự xem trang web bằng mắt.
3. Thay đổi chưa đến nơi — các tệp của widget được phân phối qua CDN với bộ nhớ đệm 5 phút: hãy đợi rồi tải lại trang kèm xóa bộ nhớ đệm.
4. Nút bị nút đa năng che mất — nếu trong cụm nút đó có mục “Đặt lịch”, nút riêng của widget bị ẩn đi một cách có chủ đích.

Khách hàng không thấy thời gian trống. Hãy kiểm tra lần lượt: lịch của chuyên viên và các khoảng nghỉ giải lao, ngày riêng lẻ và ngày nghỉ phép, “Giờ đặt lịch trực tuyến” trong cài đặt của mục, thời lượng dịch vụ cùng khoảng đệm sau lượt đến và các khung giờ đã kín. Nếu tất cả đều kín, khách hàng có nút “Thông báo nếu có chỗ trống”.

Liên kết đến một dịch vụ hoặc chuyên viên cụ thể lại mở ra bước đầu tiên thông thường. Nghĩa là mã định danh đã cũ — dịch vụ đã được đổi tên hoặc chuyên viên đã nghỉ việc. Trong trường hợp này widget không bị lỗi mà hiển thị lựa chọn thông thường từ bước đầu tiên; hãy sửa mã định danh trong thuộc tính của thẻ.

Khách hàng thấy “Xác nhận vẫn chưa đến”. Lịch hẹn thường vẫn đến được nhật ký đặt lịch — hãy kiểm tra trong lưới và gọi lại cho khách hàng.

Không thấy lịch hẹn từ trang web trong thống kê. Nút “🌐 Widget trên trang web” trong nhật ký đặt lịch hiển thị phễu của widget: số lần nút được nhìn thấy, số khách hàng đã mở bảng và số người đã đặt lịch. Bản thân các lịch hẹn từ trang web có nhãn “Từ trang web”.

Các mục liên quan#

• Trang web của tôi — widget đặt lịch trực tuyến cho trang web bên ngoài
• Telegram — kết nối bot
• Nhân viên và ca làm việc — theo dõi thời gian làm việc của nhân sự
• Khách hàng thường xuyên — lịch sử khách hàng
• Đặt chỗ bàn — logic đặt chỗ tương tự dành cho nhà hàng

Câu hỏi thường gặp#

Phải làm gì với lịch hẹn không có chuyên viên?#

Lịch hẹn đó nằm trong cột “Không có chuyên viên” — hãy chỉ định chuyên viên sau bằng cách mở lịch hẹn.

Các dịch vụ trong biểu mẫu đến từ đâu?#

Từ danh mục dịch vụ của bạn; mỗi dịch vụ đã được đặt thời lượng và thời lượng này được điền vào lịch hẹn.

Làm sao đánh dấu khách hàng không đến?#

Trong thẻ lịch hẹn, chọn hành động “Không đến” — trạng thái sẽ được ghi nhận là no-show. Nếu lịch hẹn đã thanh toán tiền đặt cọc và tính năng giữ lại tiền đặt cọc được bật, khoản này sẽ được trừ vào lợi ích của cơ sở, và nhật ký đặt lịch sẽ thông báo ngay.

Hai khách có thể đặt cùng một khung giờ với cùng một chuyên viên không?#

Không. Khung giờ được gắn với lịch hẹn ngay khi tạo: khách thứ hai sẽ bị từ chối và thấy lưới đã cập nhật với các giờ còn trống.

Làm sao đóng lịch của chuyên viên trong một ngày hoặc một phần ngày?#

Giờ nghỉ trưa và các khung giờ tương tự — “Nghỉ giải lao hằng ngày” trong thẻ chuyên viên, một ngày riêng — “Ngày riêng lẻ” (ngày nghỉ hoặc giờ đặc biệt cho ngày đó), khoảng thời gian dài — “Nghỉ phép và nghỉ ốm”. Để đóng giờ của toàn bộ chi nhánh, hãy thay đổi “Giờ đặt lịch trực tuyến” trong cài đặt đặt lịch.

Khách đã đặt lịch nhưng không nhận được thư#

Hãy kiểm tra xem khách có để lại e-mail không: trường này không bắt buộc. Không có thư cho các lịch hẹn do quản trị viên tạo trong nhật ký đặt lịch và cho các khoản tiền đặt cọc chưa thanh toán. Nếu có địa chỉ, hãy đề nghị khách kiểm tra thư mục “Thư rác”.

Khách ở múi giờ khác — khách chọn thời gian nào?#

Thời gian của cơ sở. Bên cạnh phần chọn thời gian, tiện ích ghi rõ múi giờ, nên “14:00” nghĩa là đúng 14:00 theo giờ của bạn, không phải của khách.