Đặt bàn

Đặt bàn hoạt động theo cùng cơ chế như đơn hàng: khách và cơ sở không sửa trực tiếp một tệp chung, mà gửi các tín hiệu riêng lẻ để máy chủ tổng hợp lại. Không thể tác động vào đặt bàn của người khác: để làm bất cứ điều gì với nó, cần mã định danh không thể đoán được của nó — mã này chỉ có ở chính khách (trong liên kết của khách) và ở cơ sở. Tổng quan về mục “Sơ đồ phòng” — trong bài Sơ đồ phòng; ở đây trình bày chi tiết về chính quy trình đặt bàn: tạo, trạng thái, gắn với bàn, tiền đặt cọc và đặt bàn qua AI.

Quản lý đặt bàn ở đâu#

Hai lối vào tương đương:

• Bảng điều khiển phòng trên thu ngân — chip 🗺 “Phòng” ở đầu phiếu POS, tab “Đặt bàn” (có huy hiệu số yêu cầu đang chờ). Bảng điều khiển phòng khả dụng theo vai trò — chủ sở hữu, quản lý hoặc nhân viên vận hành có quyền quản lý phòng — và khi bật công tắc “Chip bảng điều khiển phòng” trong “Giao diện POS” (với các loại cơ sở không phải nhà hàng, công tắc này tắt theo mặc định). Ngoài đặt bàn, bảng điều khiển còn có danh sách chờ, sơ đồ, gọi nhân viên phục vụ và phân tích theo bàn;
• Sơ đồ phòng trong trang quản trị (/tables) — cùng danh sách và gắn với bàn ngay trên sơ đồ.

Đặt bàn mới#

Nút “+ Đặt bàn mới” mở biểu mẫu:

• ngày và giờ (bước 15 phút);
• thời lượng — 60/90/120/180/240 phút;
• số khách (1–50);
• bàn — cụ thể hoặc “Chưa chỉ định” (trong bảng điều khiển phòng trên thu ngân, mục này có tên “Không có bàn”), nếu để việc phân bổ lại sau. Với khách sạn, trong danh sách này không có phòng và giường: phòng được đặt theo ngày, bằng biểu mẫu riêng — xem bên dưới;
• tên khách (bắt buộc) và số điện thoại — số được ghi đúng như cách viết ở quốc gia của chi nhánh, ví dụ “+7 (912) 575-19-38”: nhóm số được tự động thêm khi nhập, trong ô trống hiển thị ví dụ số của quốc gia, không một chữ số nào bị thay đổi, còn ghi chú dạng “số nhánh 101” hoặc hai số cách nhau bằng dấu phẩy vẫn giữ nguyên như đã nhập; số cũng hiển thị như vậy trong danh sách đặt bàn;
• bình luận.

Đặt bàn do nhân viên tạo ngay lập tức nhận trạng thái “Đã xác nhận” (khác với đặt bàn của khách, vốn luôn bắt đầu ở dạng yêu cầu).

Trạng thái#

Thao tác cho từng đặt bàn — ngay trong dòng của danh sách: xác nhận (từ “Đang chờ”), xếp chỗ (từ “Đã xác nhận”), hoàn thành, cùng “Không đến” và “Hủy đặt bàn”. Xếp chỗ đổi trạng thái nhưng không mở hóa đơn khách: trong bảng điều khiển phòng trên thu ngân, với đặt bàn đã xếp chỗ có gắn bàn sẽ xuất hiện nút riêng “Mở phiếu” — nút này mới tạo đơn hàng cho bàn đó.

Với đặt bàn gắn với phòng khách sạn (những đặt bàn còn lại từ thời có thể đặt phòng theo giờ), thay cho “xếp chỗ” là “Nhận phòng”. Đây là nhận phòng thực sự, không phải đánh dấu trong danh sách: cửa sổ mở ra giống như nút “Nhận phòng” trên bảng phòng. Tên và số điện thoại của khách đã được điền sẵn từ đặt bàn, chỉ cần chọn gói và, nếu cần, điền giấy tờ. Sau khi nhận phòng, khách có hóa đơn khách của phòng đang mở, phòng chuyển sang trạng thái có khách, bản ghi được ghi vào sổ đăng ký khách (ở Nga — vào hồ sơ di trú), và đặt bàn được đánh dấu “Khách đã đến”. Nếu phòng chưa sẵn sàng để nhận phòng (đang có khách, chưa dọn, bị đưa ra khỏi hoạt động), cửa sổ sẽ không mở — sẽ hiện giải thích. Trong bảng điều khiển phòng trên thu ngân, đặt bàn như vậy cũng có “Nhận phòng”: nút dẫn đến “Sơ đồ phòng”, vào đúng cửa sổ đó. Bàn của nhà hàng trong cùng khách sạn đó vẫn là “xếp chỗ”. Thao tác kết thúc với phòng cũng là “hoàn thành”: trả phòng kèm đóng hóa đơn khách và đưa phòng vào danh sách chờ dọn do nút “Trả phòng” trên bảng phòng thực hiện.

Gắn với bàn và trùng lặp#

Có thể chọn hoặc đổi bàn cho đặt bàn ngay trong dòng của danh sách — trong danh sách thả xuống cũng có mục “không có bàn”. Chuyển sang bàn đang được một đặt bàn khác giữ trong khoảng thời gian trùng nhau sẽ bị từ chối kèm giải thích “Trùng với đặt bàn khác trên bàn này”: máy chủ cũng sẽ làm đúng như vậy, chỉ là âm thầm. Trong biểu mẫu đặt bàn mới của bảng điều khiển phòng trên thu ngân, tình trạng bận hiển thị ngay cả trước khi chọn — bàn bận trong khoảng thời gian đã chọn được đánh dấu “· Đang bận” và không chọn được, còn nếu mọi bàn đều bận, bên dưới danh sách ghi “Không có bàn trống” (đặt bàn “không có bàn” vẫn được tạo: bàn sẽ được gán thủ công). Thời gian đã qua cũng không được biểu mẫu chấp nhận. Lưu ý đặc điểm của quy tắc: tình trạng bận chỉ tính theo các đặt bàn đã xác nhận và đã xếp chỗ — yêu cầu chưa xác nhận không giữ bàn, nó được xử lý thủ công.

Trên chính sơ đồ phòng, bàn có đặt bàn đang diễn ra được tô màu hổ phách và ghi kèm giờ cùng tên khách, còn bàn có đặt bàn gần nhất trong hôm nay nhận huy hiệu xanh lam không tô nền — nhìn một cái là thấy ngay cái gì đang bận và cái gì sắp bận.

Đặt bàn bởi khách#

Trong thực đơn QR và trên website của cơ sở, khách mở phiếu đặt bàn, xem sơ đồ phòng (trống/đã đặt/đã chọn theo tình trạng đặt bàn thực tế) và tự chọn bàn — hoặc nhiều bàn cùng lúc nếu đoàn đông: khi đó đặt bàn được chia đều giữa các bàn đã chọn. Khách đặt thời gian giống như bạn làm trong bảng điều khiển phòng: bắt đầu và thời lượng — 60/90/120/180/240 phút, mặc định 2 giờ. Dưới danh sách có ghi bàn được giữ đến mấy giờ (“Đến 21:00”); đặt bàn qua nửa đêm (ví dụ 22:00 + 3 giờ) được tự động tính. Tại khách sạn, khách mở thực đơn bằng mã QR của phòng sẽ đặt bàn nhà hàng chứ không phải phòng của mình: nếu bàn trên sơ đồ chưa được chọn, đặt bàn sẽ đến ở trạng thái “không có bàn” và không gắn với phòng (phòng được đặt theo ngày — Khách sạn).

Các trường theo đúng thứ tự như trong biểu mẫu đặt bàn của bảng điều khiển phòng: trước tiên là ngày và giờ, sau đó là thời lượng và số khách. Phiếu mở ở giờ tròn gần nhất về phía trước — vào cuối buổi tối thì đó đã là ngày mai — và không nhận thời gian đã qua: dưới trường xuất hiện “Thời gian này đã qua”, và không thể gửi yêu cầu cho đến khi thời gian được sửa. Nhờ vậy bạn không nhận được yêu cầu cho tối hôm qua, thứ mà danh sách đặt bàn dù sao cũng sẽ ngay lập tức ẩn đi cùng các đặt bàn đã qua.

Có thể lọc bàn theo thuộc tính — có chín thuộc tính: cạnh cửa sổ, sân thượng, yên tĩnh, có ổ cắm, tiếp cận cho người khuyết tật, dành cho người không hút thuốc, gần sân khấu, chỗ cho xe đẩy, cho phép mang thú cưng. Những bàn không phù hợp không bị ẩn đi mà được làm mờ, để sơ đồ phòng vẫn dễ nhận biết. Nếu bàn có ảnh đã tải lên, khách mở ảnh trong lightbox ngay khi chọn.

Tình trạng đã đặt trên sơ đồ phía khách được tính theo tất cả đặt bàn đang hoạt động — kể cả các yêu cầu chưa xác nhận: bàn đã được đặt cho thời gian đã chọn sẽ không được gợi ý cho khách. Nếu hai khách vẫn rơi vào cùng một giây, máy chủ chứ không chỉ giao diện sẽ từ chối đặt bàn thứ hai.

Nếu khách để lại e-mail, ngay sau khi đặt bàn họ nhận được thư “Yêu cầu đặt bàn đã được tiếp nhận”: thời gian, số khách, bàn và ghi chú rằng đặt bàn đang chờ bạn xác nhận. Khi bạn xác nhận đặt bàn, khách sẽ nhận được thư “Đặt bàn đã được xác nhận”; khi dời và hủy đặt bàn cũng có thư gửi đến. Khách có thể thêm đặt bàn vào lịch (tệp .ics) và mở đặt bàn của mình bất cứ lúc nào: tại đó thấy trạng thái trực tiếp, có “Hủy” và “Dời”. Nếu thời gian mong muốn đã kín, khách có thể nhấn “Thông báo nếu có chỗ trống” — và sẽ nhận thông báo khi khung giờ đó trống.

Dời bàn do khách thực hiện là một yêu cầu mới: bạn đã xác nhận thời gian cũ chứ không phải thời gian mới. Vì vậy đặt bàn đã xác nhận sau khi dời lại trở thành “Đang chờ” — trong bảng điều khiển phòng nó lại có nút “Xác nhận”, và khách thấy “Đang chờ xác nhận” cho đến khi bạn xác nhận thời gian mới (nếu khách để lại e-mail, họ sẽ nhận được thư về việc xác nhận). Đặt bàn có đặt cọc — đã thanh toán hoặc đang chờ thanh toán — sau khi dời vẫn giữ trạng thái đã xác nhận, giống như đặt bàn do nhân viên tự dời.

Bạn biết ngay về việc dời bàn, chứ không phải qua một dòng âm thầm thay đổi: trên màn hình đang mở (sơ đồ phòng, bảng điều khiển phòng của thu ngân, nhật ký ghi) xuất hiện gợi ý “Khách đã dời đặt bàn: tên, cũ → mới” — trong nhật ký ghi còn có âm thanh kèm thông báo trình duyệt — và chủ cơ sở nhận được push trong ứng dụng quản trị di động cùng tin nhắn từ bot Telegram của chi nhánh, nếu bot đã được kết nối. Việc dời bàn do nhân viên tự thực hiện thì không quay lại trạng thái trước.

Đặt bàn phía khách được bật theo mặc định; nếu bạn không cần, hãy tắt bằng công tắc trong cài đặt website của chi nhánh — công tắc có tác dụng ở cấp chi nhánh chứ không phải toàn bộ tài khoản.

Đặt cọc cho đặt bàn#

Đặt cọc được thiết lập bằng nút “Đặt cọc” (có biểu tượng thẻ) trong cửa sổ đặt bàn của mục “Sơ đồ phòng” — đây là một tập hợp quy tắc chứ không phải một khoản tiền áp cho toàn cơ sở. Mỗi quy tắc có điều kiện (“các ngày trong tuần”, “thời gian từ/đến”, “số khách từ”) và các tham số: số tiền cố định, được tính theo khách hoặc theo đặt bàn toàn phần, khung thời gian hủy miễn phí tính bằng giờ và ô chọn “giữ lại khi khách không đến”. Đặt cọc cho bàn không có phần trăm trên số tiền — chỉ thanh toán trước cho lịch hẹn dịch vụ mới có, vì khi đó đã biết giá dịch vụ. Nhờ vậy có thể thiết lập kịch bản điển hình “thứ Sáu-thứ Bảy sau 18:00, đoàn từ 6 người”.

Khi đặt bàn trực tuyến, khách thấy số tiền cần trả (được tính lại ngay khi khách đổi ngày, giờ hoặc số khách) và khung thời gian hủy miễn phí. Tiếp theo:

• đặt bàn được tạo ngay, nhưng khung giờ được giữ 30 phút — trong thời gian này phải thanh toán tiền đặt cọc;
• ngay khi thanh toán được nhà cung cấp dịch vụ thanh toán xác nhận, đặt bàn chuyển thành “Đã xác nhận”;
• nếu không đặt cọc trong thời gian quy định, đặt bàn tự động bị hủy với ghi chú “không đặt cọc kịp thời”, và khung giờ được giải phóng — những người đã yêu cầu thông báo cũng sẽ biết về việc này.

Hủy trong khung miễn phí sẽ tự động hoàn tiền; hủy muộn và không đến (nếu quy tắc có “giữ lại khi khách không đến”) thì tiền đặt cọc thuộc về cơ sở. Trong dòng đặt bàn có trạng thái đặt cọc — đang chờ thanh toán, đã thanh toán, đã hoàn hoặc đã mất, — và nút “Hoàn đặt cọc” cho phép quản lý hoàn tiền thủ công bất cứ lúc nào, kể cả khoản đã giữ lại. Đặt cọc chỉ được kết nối khi đã thiết lập thanh toán trực tuyến qua cổng thanh toán; nếu không có, đặt bàn vẫn miễn phí như trước. ⚠️ Việc tự động gỡ đặt bàn khi khách không đến (Bảng điều khiển phòng → “Đặt bàn” → “⏱ Tự động gỡ”) KHÔNG BAO GIỜ giữ lại tiền đặt cọc: đặt bàn đã thanh toán hoàn toàn không bị máy tự động đụng đến, nhân viên đóng nó bằng nút “Khách không đến” — cùng với trạng thái là quyết định số phận số tiền của khách.

Đặt bàn qua AI#

Cùng một cơ chế đặt bàn cũng có sẵn cho các trợ lý AI dạng thoại và dạng văn bản qua Guest API công khai: trợ lý kiểm tra bàn trống (check_table_availability), tạo yêu cầu (create_reservation), có thể kiểm tra trạng thái hoặc hủy (get_reservation_status, cancel_reservation). Với quán, lượt đặt bàn này không khác gì một yêu cầu đặt bàn thông thường của khách — nó cũng vào danh sách “Đang chờ” và cần xác nhận.

Tiệc#

Không có thực thể “tiệc” riêng — tiệc được tạo bằng một lượt đặt bàn thông thường với số lượng khách lớn và mô tả sự kiện trong phần bình luận, gắn với phòng tiệc hoặc các bàn được dịch chuyển trên sơ đồ.

Cần gì để bắt đầu#

• Đặt bàn đã bật tại chi nhánh — với nhà hàng, quán cà phê, quán bar và khách sạn, tính năng này mặc định được bật; với quán ăn và cửa hàng đồ ăn nhanh, tính năng này được tắt có chủ đích.
• Sơ đồ phòng với các bàn — để có thể xếp lượt đặt bàn vào một bàn cụ thể (Sơ đồ phòng).
• Kênh tiếp nhận — gian hàng, widget đặt bàn trên website của bạn, Telegram hoặc trợ lý AI dành cho khách.
• Chính sách đặt cọc — nếu lượt đặt bàn có thu trước; để đặt cọc cần thanh toán trực tuyến hoạt động.
• Nơi xem các lượt đặt bàn — cửa sổ “Đặt bàn” và tab “Đặt bàn” trong Bảng điều khiển phòng.

Giới hạn#

• Lượt đặt bàn có đặt cọc nhưng chưa thanh toán sẽ giữ chỗ 30 phút rồi sau đó giải phóng chỗ.
• Không có dòng thời gian đặt bàn theo bàn và lưới chỗ ngồi — tình trạng còn trống không được tính bằng sơ đồ xếp chỗ tự động mà do bạn quyết định.
• Không có trạng thái “khách đã đến”, cũng không có nhắc nhở tự động trước N giờ so với lượt đặt bàn; nhắc nhở cho khách qua Telegram được gửi theo quy tắc riêng.
• Khách không chọn bàn trong widget và biểu mẫu gian hàng: khách để lại yêu cầu, bạn chỉ định bàn.
• Đặt cọc là cơ chế thanh toán chung, nên ở nơi chưa kết nối thanh toán trực tuyến thì không thể thu đặt cọc.

Xử lý sự cố#

Khách không thể đặt bàn. Đặt bàn đã bị tắt tại chi nhánh hoặc widget đặt bàn trên website của bạn chưa được thanh toán như một tiện ích mở rộng.

Lượt đặt bàn không gắn được với bàn. Việc gắn bàn do quán thực hiện — khách không tự đặt.

Đặt cọc không được hoàn khi hủy. Việc hoàn tiền theo chính sách đặt cọc; hãy kiểm tra điều kiện của chính sách và trạng thái thanh toán.

Không thấy lượt đặt bàn trong bảng điều khiển phòng. Bạn đang xem chi nhánh khác hoặc đặt bàn đã bị tắt.

Chỗ bị chiếm hai lần. Các trường hợp trùng nhau được hiển thị, nhưng không có lưới chỗ ngồi cứng — với những giờ quá tải, hãy đặt hạn mức thủ công.

Các mục liên quan#

• Sơ đồ phòng — trình chỉnh sửa sơ đồ, mã QR, nhân viên phục vụ
• Bảng điều khiển phòng — nơi làm việc của lễ tân: đặt bàn, danh sách chờ, sơ đồ, gọi
• Thu ngân (POS) — mở ticket theo lượt đặt bàn đã xếp chỗ
• Guest API cho AI — đặt bàn thay mặt khách bằng lập trình
• Lịch hẹn dịch vụ — cùng nguyên tắc đặt bàn cho salon làm đẹp
• Nhân viên và ca làm việc — vai trò và quyền truy cập bảng điều khiển phòng

Câu hỏi thường gặp#

Khách có thể đặt bàn mà không cần gọi điện?#

Có, ngay từ menu QR hoặc từ website của quán — yêu cầu xuất hiện tức thì trong bảng điều khiển phòng, khách thấy ngay xác nhận hoặc trạng thái “Đang chờ”.

Điều gì xảy ra nếu hai nhân viên xếp cùng một bàn vào cùng một thời điểm?#

Người thứ hai sẽ bị giao diện chặn: cả việc chuyển bàn trong dòng danh sách lẫn việc tạo lượt đặt bàn cho bàn đã có người đều bị từ chối kèm giải thích “Trùng với lượt đặt bàn khác cho bàn này” — theo đúng quy tắc mà máy chủ vốn dùng để loại bỏ tín hiệu như vậy. Nếu hai nhân viên bấm trong cùng một giây, máy chủ sẽ từ chối lượt đặt bàn thứ hai. Yêu cầu chưa xác nhận không giữ bàn — trường hợp trùng lặp do yêu cầu đó sẽ được xử lý thủ công.

Có chế độ riêng cho tiệc không?#

Không có thực thể riêng — tiệc là một lượt đặt bàn thông thường với số lượng khách lớn, gắn với khu vực cần thiết trên sơ đồ.