Касова смяна и Z-отчет

Касовата смяна е начин за водене на точен отчет на наличните пари в POS: касиерът отваря смяна с разменен фонд, записва всички движения на налични пари, а накрая затваря смяната и сверява фактическата наличност с изчислената. Резултатът попада в раздел „Финанси“.

Отваряне: Админ панел → Каса (POS). Управлението на смяната е в заглавната лента на касовия тикет (иконата на касата или менюто до нея).

Защо е нужна смяна#

Без отворена смяна бутонът за плащане в POS е недостъпен. Това гарантира, че всяко плащане е обвързано с конкретен касиер и смяна — така се формира сверката на наличните пари.

Смяната се води на касиер: ако на POS работят няколко души, всеки има своя смяна за обект. Данните за продажбите на всяка смяна не се смесват.

Отваряне на смяна#

1. В заглавната лента на тикета натиснете „Отвори смяна“.
2. Въведете разменен фонд — сумата налични пари, която вече е в чекмеджето преди началото на работа.
3. Потвърдете. Смяната е отворена: бутонът за плащане става активен, в заглавната лента се появява чип с името на касиера.

Чипът „Каса“ показва колко налични пари трябва да има в чекмеджето в момента: той нараства с всяко плащане в брой, намалява с върнатото ресто (в чипа попада сумата на касовата бележка, тоест прието минус ресто), с изземванията, инкасациите и връщанията в брой. Задръжте курсора върху чипа — подсказката ще разложи сумата на разменен фонд, приходи в брой, внесения, изземвания и инкасации.

Ако за обекта са настроени чеклисти за отваряне на смяна, системата ще създаде по тях задачи в момента на отварянето и ще покаже колко точки са добавени — „включи кафемашината, снеми показанията, провери витрината“ се появяват сами, без напомняния от управителя. Търсете ги в Работния чат, секция „Задачи“: от 29.08.2026 дъската със задачи на смяната живее там, отделна точка „Задачи“ в страничната лента няма (вж. Задачи).

След отварянето смяната се кешира на устройството — при краткотрайно изчезване на мрежата касиерът може да продължи да приема поръчки.

Движения на налични пари#

По време на смяната могат да се записват три типа операции:

Всяка операция се записва със сума и незадължителен коментар и се отчита в крайния отчет.

X-отчет — междинен разрез#

X-отчетът показва текущото състояние на смяната без нейното затваряне: колко е пробито в брой, колко е внесено/иззето, колко е инкасирано, каква е очакваната наличност в чекмеджето. Смяната продължава, данните не се нулират.

Използвайте X-отчета за междинна проверка на касата в средата на работния ден.

Продажбите по карта са разложени по терминали за еквайринг: ако на щанда има два, се вижда колко е минало през всеки — с редове „Карта · <терминал>“ непосредствено под общата сума по карта. Разбивката я има и в картата на отчета на касата, и в печатния X/Z; сумата на разбивката не се добавя към общата сума (плащане с карта без свързан терминал просто не попада в нея). Мобилното приложение все още не показва тази разбивка.

Плащанията, които не са нито в брой, нито с карта — подаръчен сертификат, прихващане на депозит или аванс, частта „на вересия“, частта, платена от госта от телефона му, — са сведени в ред „Друго“. Той се показва и при затваряне на смяната, и в картата на отчета, и в печатния X/Z, но само когато в смяната е имало такива плащания. В очакваната наличност в брой „Друго“ не влиза: тези пари не са в чекмеджето.

Сметка, платена разделно, попада в отчета по начините на своите части: частта, закрита в брой, отива в продажбите в брой и в очакваната наличност на касата, частта по карта — в продажбите по карта и в разбивката по терминали. Поръчката при това е една и в броя поръчки се брои веднъж.

Z-отчет — приключване на смяна и сверка#

Z-отчетът приключва смяната. Последователност:

1. Натиснете „Приключване на смяна (Z)“ в менюто на касата.

2. Въведете фактически преброените налични пари в чекмеджето.

3. Системата изчислява очаквания остатък:

   Очакван = Разменен фонд + Продажби в брой + Внасяния − Изтегляния − Инкасации
   

   За пункт за издаване на поръчки към тази сума се добавя наложен платеж в брой за чужди пратки: парите физически лежат в същото чекмедже, но не влизат в оборота на обекта — отчитат се на отделен, агентски ред.

4. Показва се разминаване — разликата между очаквания и фактическия остатък. Разминаването се фиксира в отчета (норма или липса/излишък).

5. Смяната се приключва. Нови продажби могат да започнат само след откриване на следващата смяна.

Отчетът се запазва и става достъпен в раздел „Финанси“.

Печат на X и Z#

И двата отчета се печатат на термопринтер чрез Cenaly Hardware Bridge; ако няма мост — печатът минава през браузъра. Ако принтерът е офлайн, задачата отива в опашка и ще се отпечата, когато устройството се съживи — интерфейсът ще го каже, а хартия в този момент още няма.

Обект, където от хардуера има само фискален касов апарат, е отделен случай: мостът през фискалния касов апарат не печата нашите документи (разрешени са му само тестов печат и пречек), а браузърният резервен вариант тук не се задейства. X- и Z-отчетите на такъв обект се гледат на екрана, а фискалните сменни отчети се свалят от самата каса. Повече — Печат в кухнята и в залата.

История на смените във Финанси#

Всички приключени смени са достъпни в Финанси → Касови смени: таблица по касиери и дати с обобщения на продажбите, движенията и разминаванията. Това е удобно за ежедневна сверка и контрол на касовата дисциплина.

Разделът е достъпен за собственика на акаунта, мениджъра и всяка длъжност, на която е даден раздел „Финанси“ — например вградената длъжност „Счетоводител“ (вж. Служители).

Какво е нужно за стартиране#

• Каса — смяната се открива от заглавната лента на касовия тикет, отделен раздел за нея няма.
• Право да открива смяна — роля на служителя на касата.
• Разменен фонд — сумата, с която започва смяната; от нея се изчислява очакваната наличност (същата се показва от чипа „Каса“, като прибавя наличния оборот и движенията).
• Мост и принтер — ако X- и Z-отчетите са нужни на хартия (Печат).

Ограничения#

• Без открита смяна плащането на касата е блокирано — това е защита на отчитането на наличните пари, а не повреда.
• X-отчетът е недостъпен офлайн. Междинният срез се изчислява на сървъра по продажбите; смяна може да се приключи без мрежа, Z-отчетът се формира при възстановяване на връзката — Ако интернетът изчезне.
• Смяна, открита офлайн, получава временен номер и се заменя с истинския при досилката.
• Историята на смените живее в раздел „Финанси“, а той работи на контура AWS: на cenaly.ru история на смените там няма да има.
• Смяната не се приключва сама. Забравена открита смяна ще си остане открита до ръчно приключване.

Отстраняване на неизправности#

Не дава да се приеме плащане. Смяната не е открита — отворете я с разменен фонд.

Наличните пари не се сходят при приключване. Сверете движенията: внасянията и изтеглянията трябва да са фиксирани в смяната, а не „наум“. Разминаването се фиксира в Z-отчета каквото е — това е и смисълът на сверката.

Смяната виси открита от вчера. Приключете я ръчно; новата се открива със собствен разменен фонд.

X-отчетът не се построява. Няма връзка със сървъра — офлайн той е невъзможен по устройство: агрегацията на продажбите се изчислява в облака.

Няма Z-отчет след приключване офлайн. Той ще се формира, когато връзката се възстанови и опашката от касови операции стигне до сървъра.

Свързани раздели#

• Каса (POS) — работа с поръчки, маси, плащане
• Финанси — управленски табла, история на смените
• Касови бележки — регистър на касовите бележки, връщания
• Бакшиши — отчитане на бакшишите в смяната и финансовите отчети
• Служители и смени — роли, права за достъп
• Контрол на загубите — разминаване на касата като правило-аларма
• Печат в кухнята и в залата — печат на X/Z чрез мост за хардуер

Често задавани въпроси#

Може ли един касиер да открие няколко смени едновременно?#

Не. Всеки касиер има по една открита смяна на обект. За да започне нова, трябва да приключи текущата чрез Z-отчет.

Какво става, ако интернетът изчезне по време на работа?#

Откритата смяна се запазва на устройството — касиерът продължава да приема плащания. Откриването, движенията на наличните пари и приключването на смяната влизат в опашка и отиват на сървъра при възстановяване на връзката. Офлайн не се построява само X-отчетът, а сверката на Z-отчета се доизчислява след синхронизацията: данните за продажбите се агрегират от сървъра.

Какво означава разминаване в Z-отчета?#

Това е разликата между сумата, която системата е очаквала да намери в чекмеджето (по формулата за отчитане), и сумата, която касиерът физически е преброил. Малко разминаване е норма (грешки при рестото). Систематичното разминаване е сигнал за проверка.

Продажбите по карта също ли влизат в смяната?#

Картовите продажби се обвързват със смяната и се виждат в отчета. Движенията на наличните пари (внасяне, изтегляне, инкасация) обаче се отнасят само до наличните пари; итоговата сверка на очаквания остатък се изчислява само по наличните постъпления.

Кой вижда касовите смени?#

Смяна може да открие и да работи с X/Z-отчети служител на всяка длъжност, на която е даден раздел „Каса“ — по подразбиране това са „Мениджър“, „Сервитьор“, „Администратор на смяна“, „Касиер“, „Продавач“, „Барман“, „Администратор рецепция“ и „Оператор ПВЗ“, но списъкът се настройва. Историята на всички смени в раздел „Финанси“ е достъпна за собственика, мениджъра и длъжностите с раздел „Финанси“ (например „Счетоводител“).