Корпоративни сметки — плащане от служители от баланса на организацията

Раздел „Корпоративни сметки“ — отчитане на лицевите сметки на организации, чиито служители се хранят редовно при вас (столова в офис, корпоративно хранене, споразумение с компания в съседство). Служителят плаща с код на своята сметка вместо в брой или с карта, а разходите автоматично се начисляват на сметката на неговата организация. Отваряне: Админ панел → Корпоративни сметки (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Разделът работи отделно за всеки обект. По подразбиране е изключен — включете го в Магазина за приложения (разширение „Корпоративни сметки“) и той ще се появи в страничното меню.

Организации и сметки на служители#

Моделът е двустепенен:

Организация (работодател) — име на компанията, лице за контакт, телефон, e-mail, бележки, валута на разплащане и (по избор) дневен лимит по подразбиране за всички нейни служители.
Сметка на служител — свързана с организацията: име на служителя, телефон, уникален код на сметката, текущ баланс и, при необходимост, персонален дневен лимит, който замества лимита на организацията.

Данните на организацията могат да се коригират по всяко време: бутонът ✎ до нейното име отваря същата форма, както при добавяне. Сметките на служителите и техните баланси не се променят, а новият дневен лимит на организацията веднага действа за тези, които нямат персонален.

Кодът на сметката може да се зададе ръчно или да се генерира автоматично (формат от вида CA-XXXX-XXXX) — след създаването той се показва веднъж с бутон за копиране, а после в интерфейса се вижда само в маскиран вид (последните 4 символа).

Зареждане на баланс#

Балансът се зарежда ръчно — от собственика или счетоводителя на заведението:

Еднократно зареждане — сума за една сметка;
Масово зареждане — списък в текстово поле, по един ред на служител: име, код (по избор), сума, телефон (по избор). Съществуващите служители се намират по име, за новите — създава се сметка; за всеки ред се показва резултат.

Дневен лимит#

Лимитът на разходите е само дневен и по смисъл представлява дневна дотация от работодателя: колко компанията е готова да плаща на служителя на ден. Организацията има стойност по подразбиране, а за отделен служител може да се зададе своя, която я замества.

Дотацията се нулира всеки ден. Сумата, достъпна за начисляване, е по-малката от двете: остатъкът по баланса и остатъкът от днешната дотация. Ако дотацията изобщо не е зададена, ограничение остава само балансът.

Връщане по поръчка освобождава дотацията обратно: похарченото за деня се намалява със сумата на връщането.

Плащане на каса#

В Касата (POS) има отделен бутон „Плащане с корпоративна сметка“:

касиерът въвежда кода на сметката на служителя;
системата показва баланса и остатъка от дневния лимит, начислява сумата на поръчката (или част от нея — остатъкът може да се доплати по друг начин, плащането се комбинира);
ако платената поръчка впоследствие бъде отменена, начисляването от корпоративната сметка се реверсира автоматично — парите се връщат по сметката, а дневната дотация се освобождава. Реверсът е идемпотентен: повторна обработка на отмяната няма да върне сумата два пъти.

Самостоятелно плащане от гост#

За даден обект може да се включи превключвателят „Самообслужване на госта“ — тогава служителят на организацията може сам, без касиер, да плати своята поръчка направо от клиентското меню: на чекаута се появява начин на плащане „Корпоративна сметка“, където той въвежда телефон и код на сметката.

Проверката е същата като на каса: баланс, остатък от дневната дотация, идемпотентност на начисляването.

Отчет за разходите#

Отчетът за избран диапазон от дати показва за всеки служител сумата на похарченото и броя операции — с износ в CSV за счетоводството или за издаване на фактура на организацията въз основа на периода.

Какво е необходимо за стартиране#

Включен раздел „Корпоративни сметки“ — по подразбиране е изключен и се включва с превключвател в магазина за приложения.
Организация-работодател и лицеви сметки на нейните служители.
Зареден баланс — зареждането се извършва от собственика или счетоводството ръчно.
Дневен лимит на дотацията — колко служителят може да похарчи на ден за сметка на работодателя.
Каса — плащането с корпоративна сметка се приема като отделен начин на плащане (POS).

Ограничения#

Зареждане само ръчно. Отделен платежен кабинет на работодателя в първата итерация няма — сметката зареждате вие при постъпило плащане от организацията.
Поръчка, платена с корпоративна сметка, не може да се обедини с други сметки — касата честно ще откаже.
Дотацията се ограничава до ден. Седмични и месечни лимити не се задават като отделна ос.
Отчетът за разходите живее в рамките на раздела — на работодателя го изнасяте вие.

Отстраняване на неизправности#

Разделът липсва в панела. Той е изключен по подразбиране — включете го с превключвателя.

Служителят не се намира на касата. Проверете дали сметката му е създадена в нужната организация и дали не е блокирана.

Плащането е отказано. Най-вероятно дневният лимит на дотацията е изчерпан или по сметката на организацията няма средства.

Не се обединява с друга сметка. Това е забрана по замисъл: поръчка с приложено корпоративно плащане не се слива със сметките на други гости.

Работодателят не вижда разходите. Отчетът за разходите се формира в раздела и се предава на организацията от вас — работодателят засега няма свой кабинет.

Свързани раздели#

Каса (POS) — плащане на поръчка с корпоративна сметка
Финанси — общата финансова картина на заведението
Постоянни гости — разпознаване на гости по номер на телефон

Често задавани въпроси#

Може ли да се зададе не дневен, а месечен лимит?#

Засега лимитът е само дневен — на ниво организация по подразбиране и, при необходимост, отделно за всеки служител.

Кой зарежда баланса — самата организация или заведението?#

Зареждането се извършва от собственика или счетоводителя на заведението ръчно (еднократно или с масов списък) — отделен личен акаунт за самостоятелно зареждане от организацията засега няма.

Какво да направим, ако служител е забравил кода на сметката?#

Кодът се вижда в интерфейса на заведението в маскиран вид — пълния му вид може да бъде уточнен от собственика/счетоводителя, който е създал сметката.

Може ли с корпоративна сметка да се плати само част от поръчката?#

Да, на касата се поддържа комбинирано плащане — част от сумата се удържа от корпоративната сметка (в рамките на остатъка от дневния лимит), а остатъкът се заплаща по друг начин.