Касови бележки, връщания и замени

Регистър на касовите бележки — история на всички продажби за всеки обект. Всяка касова бележка е неизменяем снимък на плащането: какво е купено, на каква сума, по какъв начин, от кой касиер и в коя касова смяна. Въз основа на касовата бележка може да се оформи връщане или замяна директно от интерфейса на касата.

Отваряне: Админ панел → Каса (POS) → „Касови бележки“ (икона 🧾 в менюто на касата). Отделна секция „Касови бележки“ в страничната лента няма — регистърът живее вътре в касата.

Регистър на касовите бележки#

Всеки обект води собствена номерация на касовите бележки — номерата вървят поред и не се повтарят. В регистъра се показват:

• дата и час на продажбата;
• номер на касовата бележка и свързания номер на поръчката;
• позиции, количество и суми;
• начин на плащане — в брой, карта, онлайн, подаръчна карта, „на вересия“, корпоративна сметка, както и няколко наведнъж (част в брой, част с карта) — сума за плащане и ресто;
• касиер и касова смяна;
• тип: Продажба, Връщане или Аванс — касова бележка за предплащане по още незатворена поръчка; бутонът за аванс се появява само там, където касата е свързана с фискално устройство, което умее такива касови бележки (Русия, 54-ФЗ).

Касовата бележка се печата като данъчна — с реквизитите на продавача и разбивка на сумата на данъка по ставки, — ако в реквизитите на обекта е въведен данъчен номер. Страната сама по себе си не влияе на нищо: обектите, където касовата бележка се издава от фискален регистратор (Грузия, Русия), просто не попълват тези полета и касовата бележка се печата както преди. Типът на номера (VAT, GST, ABN, TRN, ИНН, TIN) променя само надписа на полето при печат. Връщането наследява реквизитите и пропорционалната част от данъка на първоначалната касова бележка — като снимък към момента на продажбата, а не текущите настройки.

Касовите бележки могат да се препечатат по всяко време — бутон „Печат“ до всяка касова бележка в историята.

Печат и препечатване#

Касовата бележка за продажба и връщане се печата на термопринтер чрез Cenaly Hardware Bridge, с резервен вариант за печат от браузъра. Ако принтерът е офлайн, задачата влиза в опашката на моста — това е отделен изход и означава, че гостът още не е получил касовата бележка на ръка. Повече — Печат в кухнята и в залата.

Фискален и нефискален обект са различни истории. Ако от хардуера на обекта има само фискален регистратор, мостът не печата нашата касова бележка чрез него и резервният вариант за печат от браузъра не се задейства: касата съобщава, че касовата бележка се печата от самата фискална каса — и това е вярно, гостът е получил документа. Ако на обекта изобщо няма фискален регистратор, касата показва бадж „Нефискален режим“ с пояснение „това, което касата печата, не е фискална касова бележка“, а на самите касови бележки се печата редът „Не е фискален документ“.

Връщането по касова бележка също е операция от този журнал.

Връщане по касова бележка#

Връщането се оформя от историята на касовите бележки. Достъпно е само при отворена касова смяна.

Пълно връщане#

Натиснете „Връщане“ на нужната касова бележка и изберете „Цялата касова бележка“. Системата връща пълната сума, включително таксата за обслужване и бакшишите.

Частично връщане#

Изберете конкретни позиции и посочете количество за връщане. Не може да се върне повече, отколкото е продадено: системата проверява остатъка с отчитане на предишните връщания по същата касова бележка.

Частичното връщане връща стойността на самите позиции: таксата за обслужване и бакшишите се връщат изцяло само при пълно връщане на касовата бележка. Данъкът (там, където го има в касовата бележка) се преизчислява пропорционално на върнатата сума.

Метод на връщане#

При оформянето на връщане посочете:

• Начин на връщане — в брой или карта;
• Причина — свободен текст (списъкът с причини може да се зададе предварително: „Настройки“ → „Поръчки“ → „Причини за връщане“).

Ако връщането се оформя в брой, сумата автоматично се осчетоводява като изплащане от текущата касова смяна — движението веднага се вижда в касовия отчет.

Връщането по карта се извършва на самия банков терминал, ако първоначалната продажба е носела идентификатор на операцията на терминала и терминалът е свързан с моста: касата изпраща на терминала команда за връщане, операторът я потвърждава на устройството. Без тези условия връщането остава само запис в регистъра, а парите операторът връща ръчно.

Там, където касата умее това, за връщането допълнително се издава фискална касова бележка „връщане на приход“.

След запазване се създава нова касова бележка от тип „Връщане“ с отрицателна сума, свързана с първоначалната касова бележка за продажба.

Връщане на склад#

Върнатите позиции винаги се връщат на склад: системата сама възстановява остатъците по всеки ред от връщането с отделен документ — това се вижда в секцията Склад като връщане от гост. Отделна отметка „върни на склад“ няма и възстановяването не може да се изключи.

Ако стоката се е върнала негодна и няма да влезе в продажба, отпишете я с отделен складов документ.

Замяна на стока#

Замяната е процес в две стъпки:

1. Връщане — оформете връщане по първоначалната касова бележка (пълно или частично).
2. Нова поръчка — касата отваря празен тикет, вече маркиран като „Замяна“. Наберете новите позиции и извършете плащането както обикновено.

Така всяка стъпка има своя касова бележка и историята остава прозрачна.

Връщанията във финансовите отчети#

Всички връщания се отчитат в секцията Финанси:

• KPI „Връщания“ — общата сума на връщанията за периода;
• връщанията се приспадат от приходите — крайните цифри отразяват нетния оборот;
• динамиката на връщанията се сравнява с предходния период.

Това позволява да се проследяват причините и честотата на връщанията и да се вземат решения за качеството.

Какво е необходимо за стартиране#

• Касова бележка, пробита на касата — регистърът се състои от неизменяеми снимки на плащания; записи не се въвеждат в него ръчно.
• Роля и PIN — връщане и повторно отпечатване над прага се потвърждават от мениджър и се записват в журнала за рискове.
• Включен склад — ако връщането трябва да възстанови наличностите (Склад).
• Мост и принтер — за отпечатване на касовата бележка за връщане и за повторно отпечатване.

Ограничения#

• ⚠️ Регистърът работи в контура на AWS. При руската марка (cenaly.ru) функциите върху аналитични бази не са достъпни и там история на касовите бележки не се изгражда.
• Няма отделен раздел в страничната лента — регистърът живее вътре в касата.
• Връщане на конкретния дял на гост при разделяне на сметката не е реализирано: ако гостите са разделили сметката, връщането се оформя изцяло от касата.
• Една подаръчна карта се прилага към поръчката само веднъж; физическа карта с баркод все още няма — само код на сертификата.
• Офлайн е достъпна последната снимка на регистъра, а самият запис на връщането влиза в опашка и ще се изпрати при възстановяване на връзката.

Отстраняване на неизправности#

Няма касова бележка в регистъра. Проверете обекта — регистърът се води отделно за всеки обект. При руската марка изобщо няма регистър.

Връщането не минава. Необходим е PIN на мениджър; проверете също, че касовата бележка принадлежи на този обект и не е била вече върната изцяло.

Връщането не възстанови наличностите в склада. Връщането в склада е отделна стъпка от оформянето: изпълнява се само ако складът е включен и позицията има тех-карта или карта на стоката.

Повторното отпечатване изисква потвърждение. Така е замислено: над прага повторното отпечатване се потвърждава от мениджър и се фиксира в журнала.

Фискалното връщане не се проби на касата. Проверете моста и фискалния регистратор: ако моделът не поддържа нужния тип документ, връщането в регистъра ще се оформи, а фискалната касова бележка — не.

Свързани раздели#

• Каса (POS) — приемане на поръчки и извършване на плащане
• Касова смяна — откриване/закриване на смяна, плащания в брой
• Финанси — приходи, KPI и сравнение на периоди
• Склад — отчитане на наличности и документи за движение на стоки
• Поръчки — статуси и история на поръчките
• Печат в кухнята и в залата — печат на касови бележки през моста, опашка и повторно отпечатване
• Контрол на загубите — повторни отпечатвания и връщания в журнала за опасни операции

Често задавани въпроси#

Може ли да се оформи връщане без открита смяна?#

Не. За създаване на връщане е необходима открита касова смяна — особено ако връщането се извършва в брой (сумата се провежда като плащане от касата). Отворете смяна в раздела Каса (POS) и повторете операцията.

Какво ще стане, ако една касова бележка е била връщана няколко пъти?#

Системата проследява всички предишни връщания по всяка позиция. При частично връщане може да се върне само количеството, което не е било връщано преди. Връщане на повече от продаденото е невъзможно.

Връщането намалява ли наличностите в склада?#

Напротив — връщането възстановява наличностите и го прави винаги, без отделна опция. Първоначалната продажба вече е намалила наличностите; връщането частично или изцяло ги възстановява.

Появява ли се касовата бележка веднага след плащането?#

Да. Касовата бележка се формира автоматично при провеждане на плащане през касата и веднага е достъпна в историята на касовите бележки. Там може и да се отпечата.

Виждат ли служителите връщанията?#

Регистъра „Касови бележки“ и бутона „Връщане“ вижда всеки служител, чиято длъжност има раздел „Каса“, с открита смяна; правото на връщане и на връщане без касова бележка-основание се настройва отделно в POS-правомощията на ролята (вж. Каса (POS)). Финансовите табла с KPI „Връщания“ са достъпни за собственика, мениджъра и длъжностите с раздел „Финанси“.