Schule: Start an einem Tag
Der Bereich „Schule“ — Verwaltung einer privaten Schule und von Kursen: Sprach-, Musik-, Kinder-, Sportschule, Nachhilfezentrum oder Online-Schule. Hier leben Schüler und zahlende Eltern, Kurse und Gruppen, Stundenplan, Klassenbuch für Anwesenheit und Hausaufgaben, Familienkonten, Rechnungen und Berichte.
Der Bereich wird automatisch aktiviert, wenn bei der Registrierung der Geschäftstyp „Bildung“ gewählt wurde. So öffnen Sie ihn: Admin-Panel → Schule (/school). Die Tabs stehen in der Adresse (?tab=), daher öffnen F5 und ein Link an Kollegen denselben Tab:
| Tab | Was darin ist |
|---|---|
| Stundenplan | die Woche der Stunden aller Gruppen: nach Tagen, nach Lehrkräften oder nach Räumen |
| Gruppen | Kursgruppen, ihr Stundenplan, eingeschriebene Schüler und Warteliste |
| Schüler | Schüler und Familien, Karten, Saldo, Rechnungen, Link zum Konto |
| Klassenbuch | Anwesenheit, Noten, Thema und Hausaufgabe der Stunde; „Meine Stunden heute“ für die Lehrkraft |
| Finanzen | das Geld der Schule insgesamt — der Bildschirm wird vorbereitet; derzeit wird das Geld der Familie in ihrer Karte geführt, Übersichten in „Berichte“ |
| Berichte | Geld, Schulden, Anwesenheit, Abwanderung, Auslastung der Gruppen, Auslastung der Lehrkräfte |
| Einstellungen | Richtlinien für Fehlzeiten, Tarife, Rechnungen, Online-Stunden, Familienkonto, Benachrichtigungen — der Bildschirm wird vorbereitet (siehe Schritt 3) |
Eine Schule in einer anderen Vertikale (zum Beispiel bei einem Café mit Kochkursen) wird am Standort separat aktiviert: Der Bereich zeigt den Hinweis „Schule an diesem Standort ist deaktiviert“ und die Schaltfläche „Schule am Standort aktivieren“ — nur der Inhaber sieht sie.
Was vorzubereiten ist#
- Liste der Kurse mit Preis „ab“ und kurzer Beschreibung — das sind Artikel des Katalogs, sie sehen der Schaufensterbereich und das Buchungs-Widget.
- Tarife — wie gezahlt wird: monatlich, Stundenpaket, Kurs komplett, Ratenzahlung, pro Stunde. Ausführlich — Tarife, Fehlzeiten und Abrechnungen.
- Richtlinie für Fehlzeiten: ob eine ohne triftigen Grund versäumte Stunde abgebucht wird und wie viele Stunden vorher benachrichtigt werden muss, damit der Grund als triftig gilt.
- Lehrkräfte und ihre Arbeitszeiten. Eine Stunde wird nicht über eine andere Stunde oder einen individuellen Termin derselben Lehrkraft gelegt.
- Schüler und Zahler: Name des Schülers, Telefon oder E-Mail des Zahlers. Für ein Kind ist die Zustimmung des Elternteils zur Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich — als separater Eintrag.
Hardware ist nicht nötig: Der Bereich läuft im Browser, die Lehrkraft markiert die Stunde vom Telefon aus.
Start Schritt für Schritt#
1. Kurse im Katalog#
Katalog → Artikel hinzufügen mit dem Typ „Dienstleistung“. In der Branche „Bildung“ gibt es im Editor den Block „Kurs“: Format (Präsenz, Online, gemischt), Niveau und Zusatz („A2–B1“), Alter „von“ und „bis“, Anzahl der Stunden, Dauer einer Stunde und Programm – Themen in der Reihenfolge. Geld gibt es in diesem Block nicht: Die Preise für den Unterricht sind die Tarife der Schule.
2. Lehrkräfte#
Mitarbeiter → Hinzufügen, Position „Lehrkraft“. Ein Login ist nicht erforderlich: Ohne Login ist die Lehrkraft nur eine Spalte im Stundenplan. Mit Login meldet sie sich am Arbeitsplatz „Lehrkraft“ an und sieht nur ihre Gruppen, ihren Stundenplan und ihr Klassenbuch – ohne Finanzen und ohne Familienkarten.
3. Schuleinstellungen und Tarife#
Solange der Bildschirm „Schule → Einstellungen“ in Vorbereitung ist, richten wir die Richtlinien und Tarife der Schule gemeinsam mit Ihnen bei der Einrichtung ein (der Pilotbetrieb läuft mit Begleitung). Ohne Konfiguration gelten empfohlene Standardwerte: Fehlen ohne triftigen Grund wird abgezogen, mit triftigem Grund nicht, das Zeitfenster beträgt 12 Stunden, der Anwesenheitsmodus ist „Anwesende markieren“, Rechnungen am 25. des Monats mit einer Frist von 5 Tagen, die Probestunde ist kostenlos.
Was Sie vorab entscheiden sollten:
- Die Fehlzeitenrichtlinie und das Zeitfenster für triftige Gründe.
- Ein bis zwei Tarife pro Kurs. Ein Tarif wird nicht gelöscht (nur archiviert), und sein Modell lässt sich nach der Erstellung nicht mehr ändern – beginnen Sie mit dem, was Sie sicher nutzen.
- Die Währung: Sie wird mit der ersten Familie festgelegt.
4. Tarife an einem Beispiel prüfen#
Bevor Sie alle einschreiben, gehen Sie einen Monat eines Schülers anhand des Artikels Tarife, Fehlzeiten und Abrechnungen durch: Wie viel wird für den Monat berechnet, was passiert bei einer Fehlzeit und bei einer von der Schule abgesagten Stunde.
5. Gruppe#
Schule → Gruppen → Neue Gruppe:
- Einstellungen – Name, Kurs, Format, leitende Lehrkraft (und bis zu 5 Assistenzen), Raum, Plätze und Minimum, Daten, Tarife der Gruppe, Veröffentlichung auf der Website.
- Stundenplan – Wochenregeln: Tag, Uhrzeit, Dauer (15–720 Minuten). Ausnahmen – Feiertage und Ferien.
Nach dem Speichern legt die Schule Stunden für 8 Wochen im Voraus an und trägt sie in das Klassenbuch ein. Wenn die Lehrkraft oder der Raum zu dieser Zeit belegt ist, erhält die Stunde die Markierung „Konflikt“ – die Gruppe rückt in der Liste nach oben, und im Stundenfenster wird der Grund angezeigt.
6. Schüler und Familien#
Schule → Schüler → Hinzufügen. Ein Kind braucht eine Familie (Zahlungspflichtige/r mit Telefon oder E-Mail) und die Einwilligungen der Eltern; ein Erwachsener kann „selbst Zahlungspflichtige/r“ sein. Bruder und Schwester sind eine Familie: Sie hat ein Saldo und eine Rechnung mit Positionen pro Schüler.
Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen werden in einem geschützten Bereich für personenbezogene Daten gespeichert; in Listen und Dokumenten der Schule erscheinen Kennungen wie #K7Q2, und der Name wird nur für berechtigte Mitarbeitende angezeigt.
7. Einschreibung#
In der Gruppenkarte gibt es den Tab „Schüler“ → „Einschreiben“: Schüler, „lernt“ oder „Probe“, Tarif, Startdatum, Rabatt als Prozent oder Betrag, eigener Preis. Bei voller Gruppe – „Über die Plätze hinaus“ oder „Auf die Warteliste“. Nach der Einschreibung werden die Berechnungen nach dem Tarif automatisch vorgenommen (ein Stundenpaket wird sofort verkauft, die monatliche Zahlung gilt für den Monat).
8. Die erste Stunde#
Schule → Klassenbuch: Öffnen Sie die Stunde, markieren Sie „Anwesend“ / „Verspätet“ / „Triftig“ / „Fehlzeit“, tragen Sie Thema und Hausaufgabe ein. Öffnen Sie dann die Familienkarte und prüfen Sie Berechnung und Saldo. Wie eine Stunde berechnet wird, steht im Artikel Tarife, Fehlzeiten und Abrechnungen.
9. Familie und Website#
- Senden Sie der Familie den Link zum Konto – Stundenplan, Klassenbuch, Saldo und „Bezahlen“: Konto für Schüler und Familie.
- Für die Website der Schule gibt es die Widgets „Anmeldung zum Kurs“ und „Stundenplan“ im Bereich „Meine Website“: Widgets für die Website.
- Für Online-Gruppen – ein Zoom/Meet-Link oder ein Jitsi-Raum: Online-Stunden.
Wer was sieht#
| Rolle | Was verfügbar ist |
|---|---|
| Inhaber | alles, einschließlich Finanzen, Rückerstattungen und Löschen fehlerhafter Einträge |
| Schuladministrator | Schüler und Familien, Gruppen, Stundenplan, Klassenbuch, Rechnungen, Zahlungsannahme an der Kasse; manuelle Buchungen und Rückerstattungen – nur mit der Berechtigung „Finanzen“ |
| Lehrkraft | eigene Gruppen, eigene Stunden, Klassenbuch und Hausaufgaben; ohne Finanzen, Familien und Warteliste |
Der Bereich ist im Rollenkonfigurator als sensibel markiert: Er enthält personenbezogene Daten von Kindern und Finanzdaten der Familien.
Was Sie aufschieben können#
- Online-Zahlung – solange kein Anbieter angebunden ist, werden Zahlungen manuell (Bargeld, Überweisung) oder über die Kasse erfasst.
- Monatlicher Rechnungslauf – im ersten Monat reicht es, Zahlungen in der Familienkarte anzunehmen; der Lauf am 25. des Monats erstellt die Rechnungen von selbst.
- Benachrichtigungen – aktivieren Sie diese, nachdem Sie Stundenplan und Tarife mit Ihren eigenen Daten geprüft haben.
- Räume – wenn der Unterricht immer im selben Klassenzimmer stattfindet, müssen Sie die Raumbelegung nicht führen.
Fehlerbehebung#
| Was Sie sehen | Warum | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| „Schule an diesem Standort deaktiviert“ | Der Standort gehört zu einer anderen Branche ohne Schul-Kennzeichnung | Der Inhaber klickt auf „Schule am Standort aktivieren“ |
| Stunde mit der Markierung „Konflikt“ | Die Lehrkraft oder der Raum ist zu dieser Zeit belegt | Verschieben Sie die Stunde oder wechseln Sie die Lehrkraft im Stundenfenster; „Synchronisierung wiederholen“ |
| „Synchronisierung: N“ bei der Gruppe | Die Stunden sind noch nicht im Klassenbuch eingetragen | Warten Sie eine Minute oder klicken Sie im Stundenplan der Gruppe auf „Synchronisieren“ |
| Das Kind wird nicht gespeichert | Es fehlt die Familie oder die Einwilligung der Eltern | Wählen Sie die Familie aus und markieren Sie die Einwilligungen pdn und „elterlich“ |
| „Währung festgelegt“ | In der Schule gibt es bereits eine Familie | Die Währung der Schule ändert der Support |
| Der Tab „Einstellungen“ oder „Finanzen“ ist leer | Die Bildschirme werden vorbereitet | Einstellungen – über den Support, Finanzdaten der Familie – in ihrer Karte im Tab „Schüler“ |
| Die Schülerliste ist nach einem Netzwerkfehler leer | Der Index ist noch nicht nachgekommen | Öffnen Sie den Tab erneut; ein Administrator kann die Listen neu aufbauen |
Häufige Fragen#
Kann man Einzelstunden führen? Ja. Ein fester Stundenplan – eine persönliche Gruppe für einen Schüler; einmalige Stunden – eine normale Buchung bei der Lehrkraft im Klassenbuch, sie fließt in das Konto des Schülers ein.
Wo sind einmalige Gäste und Probestunden? Eine Probestunde wird durch die Einschreibung „Probe“ oder durch eine Buchung auf einen freien Platz der Stunde angelegt; danach – die Schaltfläche „Einschreiben“.
Kann man Schüler importieren? Ja, im Tab „Schüler“ – Import aus CSV.