Escuela: puesta en marcha en un día
La sección «Escuela» — gestión de una escuela privada y cursos: escuela de idiomas, música, infantil, deportiva, centro de clases particulares o escuela en línea. En ella viven los alumnos y las familias pagadoras, los cursos y grupos, el horario, el diario de asistencia y tareas, las cuentas de las familias, las facturas y los informes.
La sección se activa sola si al registrarse se eligió el tipo de negocio «Educación». Para abrirla: Panel de administración → Escuela (/school). Las pestañas van en la dirección (?tab=), por lo que F5 y un enlace a un colega abren la misma pestaña:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Horario | la semana de clases de todos los grupos: por días, por profesores o por aulas |
| Grupos | grupos de cursos, su horario, alumnos matriculados y lista de espera |
| Alumnos | alumnos y familias, fichas, saldo, facturas, enlace al área personal |
| Diario de clase | asistencia, calificaciones, tema y tarea de la clase; «Mis clases de hoy» para el profesor |
| Finanzas | el dinero de la escuela en conjunto — pantalla en preparación; ahora el dinero de la familia se lleva en su ficha y los resúmenes en «Informes» |
| Informes | dinero, deudas, asistencia, bajas, ocupación de grupos, carga de los profesores |
| Ajustes | políticas de ausencias, tarifas, facturas, clases en línea, área de la familia, notificaciones — pantalla en preparación (véase el paso 3) |
La escuela de otra vertical (por ejemplo, en una cafetería con cursos de cocina) se activa por local por separado: la sección mostrará el aviso «La escuela en este local está desactivada» y el botón «Activar escuela en el local» — solo lo ve el propietario.
Qué preparar#
- Lista de cursos con precio «desde» y una descripción breve — son artículos del catálogo, los ve el escaparate y el widget de cita.
- Tarifas — cómo pagan: mensual, bono de clases, curso completo, a plazos, por clase. En detalle — Tarifas, ausencias y cargos.
- Política de ausencias: si se descuenta la clase perdida sin causa justificada y con cuántas horas de antelación hay que avisar para que la causa se considere justificada.
- Profesores y sus horas de trabajo. Una clase no se colocará encima de otra clase o de una cita individual del mismo profesor.
- Alumnos y pagadores: nombre del alumno, teléfono o correo del pagador. Para un menor se necesita el consentimiento del progenitor para el tratamiento de datos personales — como registro aparte.
No se necesita hardware: la sección funciona en el navegador, el profesor marca la clase desde el teléfono.
Puesta en marcha paso a paso#
1. Cursos en el catálogo#
Catálogo → Añadir artículo con el tipo «servicio». La vertical «Educación» tiene en el editor un bloque «Curso»: formato (presencial, en línea, mixto), nivel y precisión («A2–B1»), edad «desde» y «hasta», número de clases, duración de la clase y programa — temas en orden. En el bloque no hay dinero: los precios de la enseñanza son las tarifas de la escuela.
2. Profesores#
Empleados → Añadir, puesto «Profesor». El inicio de sesión no es obligatorio: sin él, el profesor es solo una columna del horario. Con inicio de sesión, entra en el puesto de trabajo «Profesor» y ve solo sus grupos, su horario y su diario de clase — sin dinero ni fichas de familias.
3. Ajustes de la escuela y tarifas#
Mientras la pantalla «Escuela → Ajustes» está en preparación, las políticas y las tarifas de la escuela las configuramos junto con usted durante la conexión (el piloto va con acompañamiento). Sin configuración, se aplican los valores predeterminados recomendados: la ausencia sin justificación se descuenta, la justificada no, la ventana es de 12 horas, el modo de marcado es «marcamos a los asistentes», las facturas se emiten el día 25 con un plazo de 5 días, la clase de prueba es gratuita.
Qué decidir de antemano:
- La política de ausencias y la ventana de justificación.
- Una o dos tarifas por curso. La tarifa no se elimina (solo se archiva), y su modelo no cambia después de crearla — empiece por lo que vaya a usar con seguridad.
- La moneda: queda fijada con la primera familia.
4. Comprobación de tarifas con un ejemplo#
Antes de inscribir a todos, analice un mes de un alumno según el artículo Tarifas, ausencias y cargos: cuánto se cargará por el mes, qué pasará con una ausencia y con una clase cancelada por la escuela.
5. Grupo#
Escuela → Grupos → Nuevo grupo:
- Ajustes — nombre, curso, formato, profesor titular (y hasta 5 asistentes), aula, plazas y mínimo, fechas, tarifas del grupo, publicación en el sitio web.
- Horario — reglas de la semana: día, hora, duración (15–720 minutos). Excepciones — festivos y vacaciones.
Tras guardar, la escuela desplegará las clases 8 semanas hacia adelante y las pondrá en el diario de clase. Si el profesor o el aula están ocupados en ese momento, la clase recibirá la marca «Conflicto» — el grupo subirá al principio de la lista, y en la ventana de la clase aparecerá el motivo.
6. Alumnos y familias#
Escuela → Alumnos → Añadir. El menor necesita una familia (pagador con teléfono o correo) y los consentimientos del progenitor; un adulto puede ser «pagador de sí mismo». Hermano y hermana — una sola familia: tiene un saldo y una factura con líneas por alumno.
Los nombres, teléfonos y correos se guardan en un contorno protegido de datos personales; en las listas y documentos de la escuela — etiquetas del tipo #K7Q2, y el nombre se revela al empleado con permiso.
7. Inscripción#
En la ficha del grupo — pestaña «Alumnos» → «Inscribir»: alumno, «cursa» o «prueba», tarifa, fecha de inicio, descuento en porcentaje o importe, precio propio. Grupo completo — «Por encima de las plazas» o «En lista de espera». Tras la inscripción, los cargos según la tarifa se calculan solos (el bono de clases se vende al momento, la cuota mensual — por el mes).
8. Primera clase#
Escuela → Diario de clase: abra la clase, marque «Asistió» / «Llegó tarde» / «Justificada» / «Ausencia», escriba el tema y la tarea. Después abra la ficha de la familia y compruebe el cargo y el saldo. Cómo se calcula una clase — en el artículo Tarifas, ausencias y cargos.
9. Familia y sitio web#
- Envíe a la familia el enlace a su cuenta — horario, diario de clase, saldo y «Pagar»: Cuenta del alumno y de la familia.
- Para el sitio web de la escuela hay widgets «Inscripción al curso» y «Horario» en la sección «Mi sitio web»: Widgets para el sitio web.
- Para los grupos en línea — un enlace de Zoom/Meet o una sala de Jitsi: Clases en línea.
Quién ve qué#
| Rol | Qué tiene disponible |
|---|---|
| Propietario | todo, incluidos el dinero, los reembolsos y la eliminación de registros erróneos |
| Administrador de la escuela | alumnos y familias, grupos, horario, diario de clase, facturas, cobro en la caja; los apuntes manuales y los reembolsos — solo con el permiso «Finanzas» |
| Profesor | sus grupos, sus clases, el diario de clase y las tareas; sin dinero, familias ni lista de espera |
La sección está marcada en el constructor de roles como sensible: contiene datos personales de los menores y dinero de las familias.
Qué se puede aplazar#
- El pago en línea — mientras el proveedor no esté conectado, los pagos se marcan manualmente (efectivo, transferencia) o a través de la caja.
- La emisión mensual de facturas — el primer mes basta con aceptar pagos en la ficha de la familia; la emisión del día 25 generará las facturas sola.
- Las notificaciones — actívelas después de comprobar el horario y las tarifas con sus propios datos.
- Las aulas — si la clase siempre es en la misma aula, no hace falta llevar la ocupación de las aulas.
Solución de problemas#
| Qué ve | Por qué | Qué hacer |
|---|---|---|
| «La escuela está desactivada en este local» | el local es de otra vertical sin el indicador de escuela | el propietario pulsa «Activar la escuela en el local» |
| Clase con la marca «Conflicto» | el profesor o el aula están ocupados en ese momento | mueva la clase o cambie el profesor en la ventana de la clase; «Repetir la sincronización» |
| «Sincronización: N» junto al grupo | las clases aún no se han puesto en el diario de clase | espere un minuto o pulse «Sincronizar» en el horario del grupo |
| No se guarda el menor | falta la familia o el consentimiento del progenitor | seleccione la familia y marque los consentimientos pdn y «parental» |
| «Moneda fijada» | la escuela ya tiene una familia | la moneda de la escuela la cambia el soporte |
| La pestaña «Ajustes» o «Finanzas» está vacía | las pantallas están en preparación | los ajustes — a través del soporte, el dinero de la familia — en su ficha, en la pestaña «Alumnos» |
| La lista de alumnos está vacía tras un error de red | el índice no se ha actualizado | abra la pestaña otra vez; el administrador puede reconstruir las listas |
Preguntas frecuentes#
¿Se pueden llevar clases individuales? Sí. Un horario permanente — un grupo personal de un solo alumno; las clases puntuales — una cita normal con el profesor en el diario de clase, que va a la cuenta del alumno.
¿Dónde están los invitados puntuales y las clases de prueba? La clase de prueba se pone con una inscripción «prueba» o con una cita en una plaza libre de la clase; después de ella — el botón «Inscribir».
¿Se pueden importar alumnos? Sí, en la pestaña «Alumnos» — importación desde CSV.