Clienti (CRM)

La sezione «Aziende e fatture» è il CRM B2B dell'esercizio: acquirenti privati e acquirenti aziende in un'unica scheda, con dati fiscali, documenti e storico delle relazioni. Serve dove la vendita non si esaurisce con la Ricevuta: Ordini B2B, fatture e contratti, dilazioni di pagamento e compensazioni.

Dove: Pannello di amministrazione → Esercizio → «Aziende e fatture» (admin.cenaly.com). La sezione è disponibile per tutti i tipi di business — non solo per un negozio — ed è attiva per impostazione predefinita.

Le schede in alto sono otto: Aziende e fatture · Attività · Documenti · Moduli di stampa · Report · Banca · Dati fiscali del venditore · 🔔 Notifiche. Alla loro destra c'è il pulsante «Vendita»: una procedura guidata che accompagna l'operazione dal preventivo alla Fattura e ai documenti di chiusura.

Da non confondere con la sezione «Clienti abituali»: lì c'è la rubrica telefonica e il riconoscimento del cliente tramite Numero, qui ci sono schede complete delle controparti.

Scheda cliente#

Il tipo di scheda è persona fisica o persona giuridica; dal tipo e dal paese dipende l'insieme dei dati fiscali. Il formato dei numeri fiscali viene verificato, comprese le cifre di controllo, e inserendo di nuovo un numero già esistente comparirà il link «apri quello esistente» invece di creare un duplicato.

Nella scheda:

• nome (per la persona fisica — nome, cognome, patronimico) oppure denominazione legale e sede legale;
• paese e dati fiscali del paese, firmatario (responsabile);
• conti bancari: banca, conto/IBAN, BIC/SWIFT;
• referenti: nome, ruolo, telefono, email, Telegram, WhatsApp; è possibile contrassegnare il contatto principale e quello a cui inviare i documenti;
• data di nascita, consenso al marketing, note, tag, stato.

Il contatto si aggiunge anche con una sola riga: inserisca telefono, email, @telegram o il link wa.me — il tipo verrà determinato automaticamente.

Per le persone giuridiche russe i dati fiscali non devono essere digitati manualmente: tramite il codice fiscale (ИНН) la scheda viene recuperata dal registro statale e, prima dell'applicazione, viene mostrato quali campi cambieranno. I suggerimenti del registro funzionano quando sulla piattaforma è collegato un provider per questa ricerca; finché non è collegato, il pulsante «Cerca per ИНН» risponde onestamente «Ricerca non disponibile» e i dati fiscali si compilano a mano — questo non influisce sul resto del funzionamento della scheda.

Ordini del cliente#

La scheda «Ordini» mostra i riquadri «Ordini», «Importo acquisti», «Ultimo ordine» e l'elenco degli Ordini con data, Numero, importo e stato. Gli Ordini arrivano qui automaticamente man mano che il cliente effettua acquisti nel suo negozio. Dalla riga dell'Ordine si può creare subito un documento.

Documenti, contratti e compensazioni#

• Documenti — documenti primari relativi a questo cliente: fatture, verbali, documenti di trasporto e altro. L'insieme dei tipi di documento, la maschera di numerazione, il regime IVA e l'importo in lettere provengono dal profilo paese (Georgia, Russia, Kazakistan, Regno Unito, Australia, Nuova Zelanda, Emirati Arabi Uniti, Cipro, Grecia, Spagna, Portogallo, Croazia, Polonia, Romania, Turchia e profilo universale). Un documento pronto può essere aperto, scaricato in PDF, inviato all'email del cliente o annullato indicandone il motivo. I dati del venditore nel documento emesso sono una fotografia al momento dell'emissione: se in seguito si modifica la fattura o il firmatario nel profilo, i documenti già emessi non verranno riscritti, e nella scheda del documento sono visibili esattamente i dati con cui è stato inviato al cliente.

• Contratti — procedura guidata in quattro passaggi: modello → parti e firmatari → condizioni (dilazione di pagamento, limite di credito, percentuale di acconto e sconti, ordine minimo, consegna, durata) → anteprima. Stati: bozza, emesso, firmato (è possibile allegare la scansione), risolto; le condizioni in vigore sono mostrate in un riquadro nell'intestazione della scheda cliente.

• Compensazioni — saldo, insoluti scaduti e scadenza più remota, elenco delle operazioni (spedizione, pagamento, reso, nota di credito, anticipo), aggiunta di pagamenti e rettifiche, imputazione dei pagamenti ai documenti — con il pulsante «secondo FIFO» o esattamente al documento desiderato, con visualizzazione del residuo per fattura e possibilità di annullare.

• Fatture ricorrenti — sottoscheda «Ricorrenti» nel registro documenti: affitto, canone, manutenzione vengono emessi automaticamente. La pianificazione è «ogni mese il giorno N» (il 31 in un mese corto slitta all'ultimo giorno) oppure «ogni N giorni»; sono visibili la prossima data, l'ultima emissione e il motivo se l'emissione è stata messa in pausa. Il profilo si crea con il pulsante «Ripeti…» direttamente dal documento modello emesso — le righe vengono prese dal modello al momento di ogni emissione, quindi per aumentare il prezzo è sufficiente farlo una volta. Un periodo = una fattura, una nuova esecuzione non creerà un duplicato; è anche possibile «emettere manualmente quella maturata ora».

• Moduli di stampa — scheda superiore separata della sezione (il registro documenti ha esattamente tre sottoschede: elenco, «Ricorrenti» e «Modelli di email»). Sono modelli in base ai quali viene stampato il PDF. Il modulo è composto da blocchi (intestazione, testo, campi, parti, tabella delle righe, totali, firme) con sostituzione dei valori del documento — numero, importi, dati, importo in lettere; un blocco o un singolo campo può essere mostrato in base a una condizione. Sono disponibili moduli pronti della piattaforma — universale, fattura per i paesi con IVA, documento di trasporto, e per la Russia anche fattura per il pagamento, UPD e verbale. All'emissione e all'annullamento il documento viene stampato secondo il modulo selezionato.

• Modelli di email — sottoscheda del registro documenti: elenco dei modelli ed editor, dove i segnaposto (numero, importo, termine di pagamento, controparte, venditore, tabella degli articoli) vengono inseriti nella posizione del cursore, e l'anteprima mostra il risultato su un documento reale della sede. Il testo dell'email può essere generato dall'IA da una breve descrizione — con il supporto della base di conoscenza dell'account, le fonti sono mostrate come chip. Nella finestra di invio del documento si scelgono il mittente (indirizzo di sistema o casella di posta della sede — la scelta viene memorizzata), l'oggetto e il modello.

Per le sedi in Polonia con l'estensione collegata, accanto alla fattura è presente un pannello di invio a KSeF — il sistema statale di fatture elettroniche: la fattura vi viene inviata direttamente dalla scheda, e in risposta arrivano lo stato, il numero assegnato e la conferma UPO.

Per le sedi in Russia è disponibile l'EDO tramite Saby (SBIS) — l'estensione «Saby Docs» nello store delle app, si collega per sede. Il registro documenti diventa comune per entrambe le direzioni: chip «in entrata / in uscita», badge «↓ In entrata» e «Saby», stato dello scambio. I documenti in entrata insieme al PDF vengono recuperati automaticamente (controllo ogni pochi minuti), la controparte viene creata automaticamente tramite INN; quello in uscita parte con il pulsante «Invia a Saby». La firma resta a carico di Saby — non disponiamo di un nostro circuito di firma elettronica.

Modelli e compilazione IA dei documenti — nella sezione Documenti.

Report#

La scheda «Report» — trasversali all'intera sede, non a un singolo cliente: invecchiamento del credito (fasce di scaduto fino a 90+ giorni), registro dei pagamenti e registro delle spedizioni. Ciascuno è esportabile in CSV.

Dati del venditore#

Nella scheda «Dati del venditore» si creano le persone giuridiche a nome delle quali si emettono i documenti — possono essere più di una sotto un unico account, una viene designata come principale. Per ogni persona giuridica è possibile mantenere più conti bancari, firmatari, indirizzi email e numeri di telefono: in ciascun elenco la voce predefinita è contrassegnata con l'asterisco ★, ed è quella che viene inserita nel documento, mentre le altre si scelgono al momento dell'emissione. Per la persona giuridica è possibile creare unità organizzative e magazzini: ciascuno con il proprio nome, indirizzo e contatti, uno viene contrassegnato come principale, e quello non necessario viene archiviato (non è prevista l'eliminazione — i documenti già emessi fanno riferimento all'unità organizzativa). Nella finestra di vendita l'unità organizzativa si sceglie dall'elenco, viene inserita nel documento e stampata nel PDF con la riga «Unità organizzativa/Magazzino» sotto i dati del venditore; la stessa viene riportata nelle fatture ricorrenti e nella fattura per accettazione del preventivo commerciale.

Automazione#

In fondo alla stessa scheda — il blocco «Automazione»: quattro interruttori, che si configurano per sede, non per persona giuridica.

Estratti conto bancari#

La scheda «Banca» riceve l'estratto conto del conto corrente così come lo esporta la sua banca, sotto forma di file. Il formato viene riconosciuto automaticamente, in base al contenuto e non all'estensione: esportazione per 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, nonché normali CSV ed Excel. Non serve configurare nulla in anticipo — basta trascinare il file.

Dopo il caricamento si vedono le schede dei conti e la tabella delle operazioni del mese selezionato. I periodi possono essere caricati sovrapposti (molte banche suddividono l'esportazione in segmenti) — la stessa operazione non comparirà due volte. Ogni caricamento viene registrato nel registro degli import, e ciascuno può essere annullato integralmente se il file si è rivelato quello sbagliato.

Se la banca esporta CSV o Excel con intestazioni proprie e le colonne non sono state riconosciute, si apre la procedura guidata di mappatura: indichi dove sono la data, l'importo, la causale del pagamento e la controparte. La mappatura viene memorizzata per questa banca e non è necessario ricaricare il file — è già caricato.

Successivamente i pagamenti possono essere abbinati alle controparti. Accanto a ogni operazione si vede la corrispondenza proposta e quanto ne siamo sicuri: la controparte viene cercata per numero di conto nella causale del pagamento, per ИНН e importo, per solo ИНН o per denominazione. La conferma può avvenire per singola operazione o in blocco, e il filtro «non abbinati» mostra ciò che resta. Il pagamento confermato entra nei rapporti di conto corrente della controparte e ne chiude il debito. Il denaro in sé non viene registrato da nessuna parte: sono le persone ad abbinare i pagamenti, il sistema si limita a proporre.

Se non esiste alcuna corrispondenza, l'operazione può essere collegata manualmente: selezioni la controparte dall'elenco e il pagamento entra nei suoi rapporti di conto corrente con la nota «manuale», così in seguito sarà visibile che non si tratta di abbinamento automatico.

Attività e attività da svolgere#

La scheda «Attività» è lo storico del lavoro con il cliente: note, chiamate e attività da svolgere con scadenza. Le attività scadute sono evidenziate, e tutte le attività aperte di tutti i clienti sono raccolte in un elenco separato «Attività da svolgere» — è la lista di lavoro giornaliera del manager. In questo elenco ci sono solo le attività aperte, perciò la riga spuntata scompare; in fondo allo schermo compare una notifica con il pulsante «Annulla» — rimuove la spunta e riporta l'attività nell'elenco. L'interruttore accanto apre la cronologia delle modifiche della scheda: cosa è cambiato e quando, chi è l'autore della modifica e da dove proviene. La scadenza di una nuova attività non deve necessariamente essere scelta nel calendario: la scriva a parole nel testo stesso — «richiamare domani», «fattura entro il 25.12», «venerdì», «tra 3 giorni», «30 settembre» — e accanto al campo comparirà il pulsante «Inserisci scadenza». Compila il campo vuoto al clic; una data scelta manualmente non viene modificata dal suggerimento.

Il flusso si popola anche da solo: una chiamata in entrata dal telefono della persona di contatto entra nella scheda come attività (direzione, durata, breve riepilogo, link alla registrazione), un'e-mail in entrata — come attività con oggetto e link «apri nella posta». Esiste anche il percorso inverso: dalla scheda della chiamata nella sezione «Chiamate» un pulsante porta direttamente all'azienda, alla sua scheda «Attività». Entrambi i flussi si disattivano con gli interruttori «Chiamata → attività controparte» ed «E-mail → attività controparte» (scheda «Dati del venditore», blocco «Automazione»).

Le attività aperte del CRM sono visibili non solo qui: sulla bacheca delle attività del turno condivisa (/tasks) in alto c'è il blocco «Aziende e fatture» — un elenco di sola lettura, ogni riga porta alla scheda della controparte. Se la fonte non è disponibile, il blocco semplicemente non viene mostrato — la bacheca del turno non dipende dal CRM.

La scheda ha un manager responsabile (si sceglie tra i suoi dipendenti) — in base a esso si filtra l'elenco: «Miei» e «senza responsabile». Sotto il profilo c'è il blocco «File»: contratti, specifiche, scansioni possono essere allegati direttamente alla scheda.

Analisi IA della richiesta#

Il pulsante «🤖 Analizza la richiesta» trasforma un'e-mail, la trascrizione di una chiamata o un PDF in una bozza di vendita pronta. Incolla il testo — la piattaforma mostra l'anteprima dell'analisi: quale cliente è stato riconosciuto, quali righe sono state selezionate dal suo catalogo (con una valutazione di affidabilità per ciascuna), cosa non è stato possibile riconoscere. Lei verifica e preme «Crea bozza».

Cosa è importante:

• l'IA lavora solo sui suoi dati — il catalogo della sede e le schede dei clienti; non può inventare un articolo inesistente, tutto ciò che non è riconosciuto finisce onestamente in un elenco separato;
• il prezzo, l'imposta e lo sconto non vengono stabiliti dall'IA — sono presi dal catalogo, dalle condizioni commerciali del cliente e dal profilo paese;
• il cliente viene riconosciuto innanzitutto tramite il numero fiscale, l'e-mail o il telefono, e solo successivamente tramite la denominazione;
• il risultato è sempre una bozza più un'attività da svolgere per il manager: non è possibile emettere il documento per questa via. Se la scheda del cliente non esisteva ancora, viene creata con la nota «da analisi IA»;
• dove cercare il risultato: la bozza si trova nella scheda «Documenti» della scheda cliente, l'attività da svolgere — nella scheda «Attività». Nella scheda «Ordini» non ci sarà: lì finiscono solo gli acquisti di questo cliente nel suo negozio.

Promemoria e dunning#

La scheda «Notifiche» attiva i promemoria automatici per sede: digest giornaliero, promemoria a lei sulle fatture scadute, e-mail al cliente con progressivo inasprimento del tono, avvisi di scadenza delle offerte commerciali e dei contratti — ogni scenario ha i propri parametri (ora di invio, fasi, con quanti giorni di anticipo). Il pulsante «Verifica ora» esegue la stessa cosa immediatamente, e l'elenco «Prossimi promemoria» mostra cosa partirà — qualsiasi voce può essere posticipata.

Elenco, ricerca e azioni massive#

La ricerca avviene per nome, numero fiscale, telefono ed email. I filtri — per tipo (persone fisiche/persone giuridiche), stato (attivi, bloccati, in archivio), tag e manager responsabile («Miei» e «Senza responsabile» — con contatore, così nessun cliente resta senza proprietario). L'ingranaggio «Vista pagina» configura l'insieme delle colonne, la densità della tabella e la scheda che si apre per prima.

Selezionando più schede, è possibile spostarle in archivio, applicare un tag o rimuovere un tag a tutte contemporaneamente. La scheda archiviata viene conservata (i documenti possono farvi riferimento), ma scompare dall'elenco attivo.

Import, esportazione e duplicati#

• Importazione — come elenco, un cliente per riga: tipo;nome;paese;partita IVA;telefono;email. Nel report si vede quanti sono stati creati, quanti esistevano già e dove si trova l'errore.
• Esportazione CSV — la selezione corrente completa, tenendo conto della ricerca e dei filtri e su tutte le pagine dell'elenco.
• Unione dei duplicati: la scheda corrente resta, quella selezionata viene archiviata, i suoi contatti e le sue identità vengono trasferiti. Si uniscono solo le schede dello stesso tipo.

Sezioni correlate#

• Ospiti abituali — riconoscimento dell'ospite e storico degli ordini tramite telefono
• Documenti — modelli di contratti e verbali, compilazione con IA
• Commerce — programma partner con link alla scheda cliente
• Ordini — elenco generale degli ordini
• Finanze — denaro e report

Domande frequenti#

In cosa è diverso da «Ospiti abituali»? «Ospiti abituali» è una rubrica rapida per telefono e un badge di visita ripetuta. «Clienti» è una scheda con dati fiscali, documenti e conteggi, per il B2B e le vendite con documenti cartacei.

Il cliente compare da solo dopo un ordine sul negozio online? Sì. Dopo la creazione dell'ordine la piattaforma trova da sola la scheda adatta in base alla partita IVA, al telefono o all'email — e se non esiste, la crea dai dati dell'ordine e completa i campi vuoti, senza sovrascrivere ciò che avete già inserito a mano. Questo non genera duplicati: un ordine ripetuto dello stesso acquirente finisce nella stessa scheda. È possibile creare le schede anche manualmente o tramite importazione.

Ho analizzato una richiesta — perché non la trovo nella scheda «Ordini»? Perché l'analisi con IA non crea un ordine del negozio online, ma una bozza di vendita — un'offerta commerciale o una fattura. La si trova nella scheda «Documenti» della scheda cliente, mentre l'attività «verificare prima dell'emissione» si trova nella scheda «Attività». La scheda «Ordini» mostra solo gli acquisti del cliente nel vostro negozio; una richiesta proveniente da un'email, da una chiamata o da un PDF non vi compare.

Può aprire la sezione un collaboratore invece del titolare dell'account? Per ora no: la sezione funziona solo con l'account del titolare. Un collaboratore con un proprio login (e un titolare che è passato all'account di un altro) riceverà un rifiuto — l'accesso per ruoli per questa sezione è in lavorazione.

È possibile bloccare un acquirente? La scheda ha lo stato «Bloccato», mentre per vietare gli ordini sul negozio online funziona la lista di blocco nelle impostazioni degli ordini — vedi Negozio online.