Khách hàng — danh bạ khách, phân khúc và công nợ

Mục Khách hàng là CRM khách của cơ sở: ai đến với bạn, tần suất ra sao, với số tiền bao nhiêu, thích gì và ai nợ ai bao nhiêu. Cơ sở dữ liệu tự thu thập từ các đơn hàng — khách không cần điền gì và không cần đăng ký.

Mở: Bảng quản trị → Khách hàng (admin.cenaly.com). Bên trong có năm tab: Danh bạ, Gọi lại, Công nợ, Phân khúc, Nhóm và quyền truy cập.

Danh bạ số điện thoại#

Tab chính là danh sách tất cả khách của cơ sở. Với mỗi khách, bạn thấy:

• số điện thoại và tên;
• số lượng đơn hàng;
• tổng chi tiêu trọn đời (LTV) — tổng số tiền khách đã mang lại;
• ngày đặt hàng cuối cùng.

Tìm kiếm hoạt động tức thì, không cần chờ máy chủ: cơ sở dữ liệu khách được tải một lần vào trình duyệt rồi lọc cục bộ. Có thể tìm theo tên và theo bất kỳ chữ số nào của số điện thoại — kể cả phần đuôi (“…45-67”), bắt đầu từ ba chữ số. Nếu bạn đến đây từ thẻ cuộc gọi trong mục “Cuộc gọi”, số điện thoại đã được điền sẵn vào ô tìm kiếm.

Có thể thêm liên hệ thủ công — số điện thoại ở định dạng quốc tế và tên. Những bản ghi như vậy được đánh dấu bằng huy hiệu “thêm thủ công” để dễ nhận ra giữa các khách đến từ đơn hàng.

Thẻ khách và dòng sự kiện#

Nhấp vào một dòng sẽ mở thẻ khách — bảng trượt ra từ bên phải. Trong đó có:

• phần đầu với các chỉ số tổng hợp và nút liên hệ một chạm: 📞 “gọi”, WhatsApp, Telegram và ✉️ “gửi email” (nút cuối chỉ xuất hiện nếu biết email của khách);
• các đơn hàng gần đây và thống kê: đã hoàn thành, đã hủy, LTV, ngày đặt hàng cuối cùng;
• số dư sổ công nợ với liên kết đến tab “Công nợ”;
• tiến độ khách hàng thân thiết — số tem đã tích theo chi nhánh đã chọn;
• trường CRM: thẻ tag, dị ứng, sở thích, ngày sinh, ghi chú, bộ đếm lượt đến và lượt không đến (no-show). Được điền thủ công và lưu theo chi nhánh — nếu có nhiều chi nhánh, phía trên thẻ có nút chuyển đổi;
• dòng sự kiện — toàn bộ lịch sử quan hệ với khách theo một dòng thời gian: đơn hàng, đặt bàn (kể cả hủy và không đến), đánh giá, trao đổi trong chat (có liên kết đến mục “Chat công việc” → phần “Khách”), ghi âm và thanh toán công nợ, cộng và trừ tem khách hàng thân thiết. Nếu nguồn nào tạm thời không khả dụng, dòng sự kiện ghi rõ điều đó và hiển thị phần còn lại.

Gọi lại#

Tab riêng cho các yêu cầu từ widget “Gọi lại cho tôi” trên website hoặc trang bán hàng của bạn. Với mỗi yêu cầu, bạn thấy số điện thoại, tên, chi nhánh, nguyện vọng “gọi ngay / vào thời gian thuận tiện” và trạng thái thông báo — đã gửi thông báo cho nhân viên hay chưa. Nút “Gọi” sẽ quay số ngay.

Widget được bật và cấu hình qua biểu tượng bánh răng ⚙️ ở phần đầu mục — mục “Widget gọi lại”. Ngay bên dưới, ở mục thứ hai, là “Chương trình khách hàng thân thiết”: cài đặt tem và điểm, tiến độ của chúng hiển thị trong thẻ khách.

Công nợ (“sổ công nợ”)#

Sự thay thế điện tử cho cuốn sổ giấy của cửa hàng “tạp hóa gần nhà”. Bạn ghi nhật ký theo số điện thoại của khách: cho nợ — đã trả. Số dư được tính tức thì, khách nợ được đưa lên đầu danh sách, phía trên hiển thị tổng công nợ của tất cả khách.

Có thể mở rộng một dòng — bên trong là lịch sử giao dịch của khách đó, mọi bản ghi đều có thể xóa (có xác nhận).

Công nợ ngay từ thu ngân. Trong cửa sổ thanh toán trên thu ngân có hình thức “🤝 Ghi nợ”: thu ngân tìm khách theo số điện thoại hoặc tên (hoặc tạo mới ngay tại chỗ), và toàn bộ số tiền còn lại của hóa đơn khách được ghi vào chính sổ này — không cần chuyển gì riêng. Cũng tại đây, trên tab “Công nợ”, bạn đặt hạn mức công nợ tại thu ngân cho chi nhánh: khi vượt quá, hình thức này bị khóa, và chỉ nhân viên có quyền phê duyệt hoặc quản lý bằng PIN mới có thể bỏ qua. Cũng có thể nhận thanh toán công nợ tại thu ngân — bằng tiền mặt hoặc thẻ, kể cả thanh toán một phần.

Phân khúc và gửi tin#

Phân khúc là một bộ lọc đã lưu trên cơ sở dữ liệu khách, được tính lại mỗi lần bạn mở trang: mỗi phân khúc hiển thị bộ đếm thành viên trực tiếp.

Bộ lọc sẵn dùng một cú nhấp: VIP, khách quen, khách mới, “khách ngủ quên”.

Trình tạo xây dựng phân khúc riêng từ các ngưỡng và đặc điểm:

• số đơn hàng đã hoàn thành tối thiểu;
• tổng LTV tối thiểu và tối đa;
• đơn hàng cuối cùng không cũ hơn / cũ hơn N ngày;
• đơn hàng đầu tiên không cũ hơn N ngày;
• tỷ lệ hủy trên tổng số đơn hàng;
• “có số điện thoại”, “có email”, “có dị ứng”;
• lọc theo thẻ tag CRM — chọn từ các thẻ tag bạn đã gắn cho khách.

Thành phần phân khúc mở ra dưới dạng bảng (tên, số điện thoại, email, đơn hàng, số tiền, đơn hàng cuối cùng; sắp xếp theo LTV) và xuất ra CSV.

Từ phân khúc, bạn khởi chạy chiến dịch email: hệ thống tạo ảnh chụp nhanh địa chỉ của các thành viên, bạn chọn chi nhánh (mỗi chi nhánh có cơ sở dữ liệu người đăng ký riêng) — và bạn vào trình soạn thảo gửi tin thông thường với đối tượng đã được điền sẵn. Sự đồng ý nhận marketing được giao nhau tự động: thư chỉ gửi đến những người đã đăng ký.

Nhóm và quyền truy cập của người mua#

Tab dành cho cửa hàng và gian hàng B2B, nơi khách truy cập ngẫu nhiên không được thấy giá hoặc đặt hàng trước khi được phê duyệt.

• Kiểm duyệt đăng ký — công tắc "yêu cầu phê duyệt" và lựa chọn nội dung bị chặn cho đến khi được duyệt: chỉ đặt hàng, giá hoặc toàn bộ danh mục. Văn bản dành cho người chờ duyệt cũng được đặt tại đây.
• Trình tạo trường đăng ký — dữ liệu cần yêu cầu khi đăng ký: văn bản, văn bản nhiều dòng, số điện thoại, email; mỗi trường có thể đặt thành bắt buộc.
• Danh mục nhóm người mua — tên nhóm, thuộc tính "nhóm mặc định", thuộc tính "yêu cầu phê duyệt".
• Hộp thư yêu cầu — bộ lọc theo trạng thái (đang chờ / đã duyệt / bị từ chối), thẻ yêu cầu, nút "phê duyệt" và "từ chối" (kèm lý do từ chối) và gán nhóm cho thành viên.

Khối kiểm duyệt có tia lửa ✨ — Trợ lý AI sẽ giải thích cài đặt hiện tại và gợi ý nội dung cần thay đổi. Chỉ cài đặt và số đếm yêu cầu được gửi vào gợi ý, không có tên và số điện thoại của người mua.

Huy hiệu khách quen trong màn hình đơn hàng#

Việc nhận diện khách không chỉ hoạt động trong mục "Khách hàng". Trên thanh tiêu đề của thẻ đơn hàng trong màn hình hiển thị biểu tượng 👤 kèm con số — số lượng đơn hàng đã hoàn thành trước đó của khách này trên toàn bộ cơ sở (tất cả chi nhánh).

• Nếu chưa có đơn hàng trước đó — huy hiệu không hiển thị.
• Nếu khách đã từng đến — bạn thấy con số thực tế số lần ghé thăm, ví dụ 👤 7.
• Đơn hàng đang mở hiện tại không được tính vào bộ đếm — chỉ tính đơn trước đó.
• Nếu khách chỉ được nhận diện qua thiết bị (không có số điện thoại và không đăng nhập tài khoản), huy hiệu màu xám và ghi chú "nhận diện qua thiết bị" — đây là kết quả khớp kém tin cậy hơn.

Trong chú thích nổi của huy hiệu — tên khách và tổng chi tiêu trọn đời. Nhân viên không cần thực hiện thao tác nào.

Lịch sử đơn hàng của khách#

Nhấn vào huy hiệu 👤 — cửa sổ lịch sử đơn hàng của khách này sẽ mở ra.

Phía trên — tóm tắt: tên, số đơn hàng đã hoàn thành, tổng chi tiêu trọn đời. Bên dưới là danh sách đơn hàng, mới nhất trước, mỗi đơn gồm:

• số đơn hàng;
• ngày và giờ;
• chi nhánh, nếu cơ sở hoạt động tại nhiều điểm;
• loại đơn hàng và trạng thái;
• số tiền.

Bất kỳ đơn hàng nào trong lịch sử đều mở được bằng cách nhấn — ngay trong cùng màn hình đó. Nếu có nhiều đơn hàng, chỉ hiển thị những đơn gần nhất — điều này được ghi rõ bên dưới danh sách.

Điều này giúp nhanh chóng hiểu sở thích của khách, gợi ý món yêu thích hoặc làm rõ chi tiết lần ghé thăm trước mà không cần tìm kiếm thủ công.

Cách hệ thống nhận diện khách#

Cenaly tự động liên kết nhiều lần ghé thăm của khách thành một hồ sơ, ngay cả khi khách chưa đăng ký. Để làm điều này, hệ thống sử dụng nhiều loại mã nhận diện:

Tất cả nguồn được hợp nhất thành một hồ sơ khách trên máy chủ. Nếu cùng một người đặt hàng từ điện thoại thông minh, sau đó đăng ký và sau đó gọi điện — hệ thống sẽ hiển thị bộ đếm số lần ghé thăm thống nhất.

Không cần thực hiện cài đặt nào cho việc này — nhận diện hoạt động tự động.

Cách sử dụng trong công việc phục vụ#

Huy hiệu khách quen và thẻ khách giúp nhân viên phục vụ trong một số tình huống:

• Phục vụ ưu tiên — khách quen với bộ đếm số lần ghé thăm cao xứng đáng được quan tâm đặc biệt: chào hỏi bằng tên, gợi ý món yêu thích.
• Ưu đãi cá nhân — nhân viên phục vụ thấy lịch sử và có thể nhẹ nhàng gợi ý những gì khách đã từng đặt và yêu thích.
• Dị ứng và sở thích luôn trong tầm tay — những gì được ghi trong thẻ không bị mất khi đổi ca nhân viên phục vụ.
• Kiểm soát trải nghiệm — nếu khách quen để lại đánh giá thấp hoặc hủy đơn hàng, quản lý sẽ nhận ra nhanh hơn.
• Đánh giá mức độ trung thành — LTV và bộ đếm trên tất cả chi nhánh cho bức tranh tổng thể: khách hoạt động tích cực đến mức nào trong chuỗi của bạn.

Các mục liên quan#

• Đơn hàng — màn hình đơn hàng hiển thị huy hiệu
• Chương trình khách hàng thân thiết — chương trình thưởng và mã khuyến mãi cho khách quen
• Đánh giá — phản hồi từ khách sau khi đặt hàng
• Thu ngân (POS) — tiếp nhận đơn hàng bởi nhân viên phục vụ
• Phân tích — thống kê tỷ lệ khách quay lại

Câu hỏi thường gặp#

Khách có cần đăng ký để hệ thống nhận diện không?#

Không. Lần ghé thăm tiếp theo từ cùng thiết bị được nhận diện tự động — không cần đăng ký và nhập dữ liệu. Nếu sau đó khách đăng ký hoặc để lại số điện thoại, tất cả đơn hàng trước đó sẽ được hợp nhất vào một hồ sơ.

Bộ đếm tính đơn hàng theo một chi nhánh hay tất cả?#

Theo tất cả chi nhánh của cơ sở. Nếu khách của bạn đã từng đến hai điểm khác nhau trong chuỗi, bộ đếm sẽ cộng cả hai.

Có thể mở lịch sử khách mà không mở đơn hàng hiện tại của khách không?#

Có — qua mục "Khách hàng": tìm khách trong danh mục theo tên hoặc số điện thoại và mở thẻ. Từ màn hình đơn hàng, lịch sử mở bằng cách nhấn vào huy hiệu bên trong thẻ đơn hàng.

Nếu một khách sử dụng nhiều thiết bị khác nhau và chưa đăng nhập tài khoản thì sao?#

Nếu các thiết bị không có điểm liên kết chung (tài khoản, số điện thoại hoặc email), chúng sẽ được tính là những khách khác nhau. Cách đáng tin cậy nhất để hợp nhất các lần ghé thăm — khi khách đăng nhập qua Google hoặc để lại số điện thoại ít nhất một lần.

Huy hiệu có ảnh hưởng đến hiệu suất của màn hình đơn hàng không?#

Không. Dữ liệu về khách được tải trong nền và không làm chậm hoạt động của màn hình.

Có ai thấy đăng ký nhận bản tin của khách trong thẻ khách không?#

Hiện chưa — chưa có khối đồng ý riêng trong thẻ khách. Khi gửi bản tin theo phân khúc, các đồng ý được kiểm tra tự động phía máy chủ: thư chỉ được gửi đến những người đã đăng ký.