Khách hàng (CRM)

Phần “Công ty và hóa đơn” — B2B-CRM của cơ sở: người mua là cá nhân và người mua là tổ chức trong cùng một thẻ, kèm thông tin pháp lý, chứng từ và lịch sử quan hệ. Phần này cần thiết ở nơi giao dịch không kết thúc bằng biên lai: đơn hàng B2B, hóa đơn và hợp đồng, công nợ và đối chiếu thanh toán.

Vị trí: Bảng quản trị → Cơ sở → “Công ty và hóa đơn” (admin.cenaly.com). Phần này khả dụng cho mọi loại hình kinh doanh — không chỉ cửa hàng — và được bật mặc định.

Các tab phía trên gồm tám tab: Công ty và hóa đơn · Nhiệm vụ · Chứng từ · Mẫu in · Báo cáo · Ngân hàng · Thông tin pháp lý người bán · 🔔 Thông báo. Bên phải là nút “Bán hàng”: trình hướng dẫn thực hiện giao dịch từ báo giá đến hóa đơn và chứng từ quyết toán.

Đừng nhầm với phần “Khách quen”: ở đó là danh bạ điện thoại và nhận diện khách theo số điện thoại, còn ở đây là thẻ đối tác đầy đủ.

Thẻ khách hàng#

Loại thẻ là cá nhân hoặc pháp nhân; tùy loại và quốc gia mà bộ thông tin pháp lý khác nhau. Định dạng mã số thuế được kiểm tra, bao gồm cả số kiểm tra, và khi nhập lại mã số đã tồn tại sẽ hiện liên kết “mở bản ghi hiện có” thay vì tạo bản trùng.

Trong thẻ có:

• tên (với cá nhân — tên, họ, tên đệm) hoặc tên pháp lý và địa chỉ pháp lý;
• quốc gia và thông tin pháp lý theo quốc gia, người ký (người đứng đầu);
• tài khoản ngân hàng: ngân hàng, số tài khoản/IBAN, BIK/SWIFT;
• người liên hệ: tên, vai trò, số điện thoại, email, Telegram, WhatsApp; có thể đánh dấu liên hệ chính và liên hệ nhận chứng từ;
• ngày sinh, đồng ý nhận marketing, ghi chú, thẻ tag, trạng thái.

Cũng có thể thêm liên hệ bằng một dòng: nhập số điện thoại, email, @telegram hoặc liên kết wa.me — loại sẽ tự được xác định.

Với pháp nhân Nga, không cần nhập thủ công thông tin pháp lý: theo INN, thẻ được lấy từ sổ đăng ký nhà nước, và trước khi áp dụng sẽ hiển thị những trường nào sẽ thay đổi. Gợi ý từ sổ đăng ký hoạt động khi nền tảng đã kết nối nhà cung cấp tra cứu như vậy; khi chưa kết nối, nút “Tìm theo INN” trả lời trung thực “Tra cứu không khả dụng”, và thông tin pháp lý được điền thủ công — điều này không ảnh hưởng đến các hoạt động khác của thẻ.

Đơn hàng của khách hàng#

Tab “Đơn hàng” hiển thị các ô “Đơn hàng”, “Tổng mua”, “Đơn hàng gần nhất” và danh sách đơn hàng với ngày, số, số tiền và trạng thái. Đơn hàng tự động vào đây khi khách mua hàng tại cửa hàng của bạn. Từ dòng đơn hàng có thể tạo ngay chứng từ.

Tài liệu, hợp đồng và đối chiếu công nợ#

• Tài liệu — chứng từ gốc của khách hàng này: hóa đơn, biên bản, phiếu giao hàng và các loại khác. Bộ loại tài liệu, mặt nạ đánh số, chế độ thuế GTGT và số tiền bằng chữ được lấy từ hồ sơ quốc gia (Gruzia, Nga, Kazakhstan, Vương quốc Anh, Úc, New Zealand, UAE, Síp, Hy Lạp, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Croatia, Ba Lan, Romania, Thổ Nhĩ Kỳ và hồ sơ phổ quát). Tài liệu đã hoàn thành có thể mở, tải PDF, gửi đến email của khách hàng hoặc hủy bỏ kèm lý do. Thông tin pháp lý của người bán trong tài liệu đã phát hành là ảnh chụp tại thời điểm phát hành: nếu sau đó bạn thay đổi hóa đơn hoặc người ký trong hồ sơ, các tài liệu đã phát hành sẽ không được viết lại, và trong thẻ tài liệu hiển thị đúng thông tin pháp lý mà tài liệu đã gửi đến khách hàng.

• Hợp đồng — trình hướng dẫn bốn bước: mẫu → các bên và người ký → điều kiện (gia hạn thanh toán, hạn mức tín dụng, phần trăm trả trước và chiết khấu, đơn hàng tối thiểu, giao hàng, thời hạn) → xem trước. Trạng thái: bản nháp, đã phát hành, đã ký (có thể đính kèm bản quét), đã chấm dứt; các điều kiện đang hiệu lực được hiển thị dưới dạng nhãn ở đầu thẻ khách hàng.

• Đối chiếu công nợ — số dư, nợ quá hạn và thời hạn cũ nhất, dòng giao dịch (xuất hàng, thanh toán, hoàn trả, giấy báo có, tạm ứng), thêm thanh toán và điều chỉnh, phân bổ thanh toán theo tài liệu — bằng nút "theo FIFO" hoặc chính xác vào tài liệu cần thiết, kèm hiển thị số dư theo hóa đơn và khả năng hoàn tác.

• Hóa đơn định kỳ — tab phụ "Định kỳ" trong sổ đăng ký tài liệu: tiền thuê, phí thuê bao, dịch vụ bảo trì được xuất tự động. Lịch trình — "mỗi tháng vào ngày N" (ngày 31 trong tháng ngắn được chuyển sang ngày cuối cùng) hoặc "mỗi N ngày"; hiển thị ngày gần nhất, lần phát hành cuối và lý do nếu việc phát hành bị tạm dừng. Hồ sơ được tạo bằng nút "Lặp lại…" ngay từ tài liệu mẫu đã phát hành — các dòng được lấy từ mẫu tại thời điểm mỗi lần phát hành, vì vậy chỉ cần tăng giá một lần. Một kỳ = một hóa đơn, chạy lại sẽ không tạo bản trùng; cũng có thể "xuất ngay kỳ đến hạn hiện tại" theo cách thủ công.

• Mẫu in — tab trên riêng biệt của mục (sổ đăng ký tài liệu có đúng ba tab phụ: danh sách, "Định kỳ" và "Mẫu email"). Đây là các mẫu dùng để in PDF. Mẫu được tạo từ các khối (tiêu đề, văn bản, trường, các bên, bảng dòng, tổng cộng, chữ ký) với việc thay thế giá trị của tài liệu — số, số tiền, thông tin pháp lý, số tiền bằng chữ; khối hoặc trường riêng lẻ có thể được hiển thị theo điều kiện. Có sẵn các mẫu của nền tảng — phổ quát, hóa đơn cho các quốc gia có thuế GTGT, phiếu giao hàng, và đối với Nga còn có hóa đơn thanh toán, UPD và biên bản. Khi phát hành và hủy bỏ, tài liệu được in theo mẫu đã chọn.

• Mẫu email — tab phụ của sổ đăng ký tài liệu: danh sách mẫu và trình soạn thảo, nơi các placeholder (số, số tiền, thời hạn thanh toán, đối tác, người bán, bảng mặt hàng) được chèn theo con trỏ, và xem trước hiển thị kết quả trên tài liệu thực của chi nhánh. Nội dung email có thể được tạo bằng AI theo mô tả ngắn — dựa trên cơ sở kiến thức của tài khoản, các nguồn được hiển thị dưới dạng chip. Trong cửa sổ gửi tài liệu, chọn người gửi (địa chỉ hệ thống hoặc hộp thư của chi nhánh — lựa chọn được ghi nhớ), chủ đề và mẫu.

Đối với các chi nhánh ở Ba Lan có tiện ích mở rộng được kết nối, bên cạnh hóa đơn có bảng gửi đến KSeF — hệ thống hóa đơn điện tử của nhà nước: hóa đơn được gửi đến đó ngay từ thẻ, và ngược lại nhận được trạng thái, số được gán và xác nhận UPO.

Đối với các chi nhánh ở Nga có trao đổi tài liệu điện tử qua Saby (SBIS) — tiện ích mở rộng "Saby Docs" trong cửa hàng ứng dụng, được kết nối theo chi nhánh. Sổ đăng ký tài liệu trở thành chung cho cả hai hướng: chip "đến / đi", nhãn "↓ Đến" và "Saby", trạng thái trao đổi. Tài liệu đến cùng với PDF được tự động tải về (kiểm tra vài phút một lần), đối tác theo INN được tạo tự động; tài liệu đi được gửi bằng nút "Gửi đến Saby". Việc ký vẫn thuộc phía Saby — chúng tôi không có hệ thống chữ ký điện tử riêng.

Mẫu và điền tài liệu bằng AI — trong mục Tài liệu.

Báo cáo#

Tab "Báo cáo" — xuyên suốt toàn bộ chi nhánh, không phải theo một khách hàng: phân tích tuổi nợ phải thu (các nhóm quá hạn đến 90+ ngày), sổ đăng ký thanh toán và sổ đăng ký xuất hàng. Mỗi loại được xuất ra CSV.

Thông tin pháp lý của người bán#

Trong tab "Thông tin pháp lý của người bán", tạo các pháp nhân mà bạn nhân danh để phát hành tài liệu — có thể có nhiều pháp nhân dưới một tài khoản, một pháp nhân được chỉ định làm chính. Mỗi pháp nhân có thể có nhiều tài khoản ngân hàng, người ký, địa chỉ email và số điện thoại: trong mỗi danh sách, bản ghi mặc định được đánh dấu bằng dấu sao ★, bản ghi đó được điền vào tài liệu, còn các bản ghi khác được chọn khi phát hành. Đối với pháp nhân có thể tạo đơn vị trực thuộc và kho: mỗi đơn vị có tên, địa chỉ và liên hệ riêng, một đơn vị được đánh dấu là chính, và đơn vị không cần thiết sẽ được chuyển vào lưu trữ (không có xóa — các tài liệu đã phát hành đã tham chiếu đến đơn vị). Trong cửa sổ bán hàng, đơn vị trực thuộc được chọn từ danh sách, được đưa vào tài liệu và in trong PDF dưới dòng "Đơn vị trực thuộc/Kho" bên dưới thông tin pháp lý của người bán; đơn vị này cũng được chuyển vào hóa đơn định kỳ và hóa đơn theo chấp nhận báo giá.

Tự động hóa#

Ở cuối cùng tab đó — khối "Tự động hóa": bốn công tắc, được cấu hình theo chi nhánh, không phải theo pháp nhân.

Sao kê ngân hàng#

Tab “Ngân hàng” nhận sao kê tài khoản thanh toán đúng như ngân hàng của bạn xuất ra — dưới dạng tệp. Định dạng được nhận diện tự động theo nội dung, không theo phần mở rộng: bản xuất cho 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, cùng CSV và Excel thông thường. Không cần cấu hình trước — chỉ cần kéo thả tệp.

Sau khi tải lên, bạn thấy các thẻ tài khoản và bảng giao dịch của tháng đã chọn. Có thể tải các giai đoạn chồng lấn (nhiều ngân hàng chia bản xuất thành từng đoạn) — cùng một giao dịch sẽ không xuất hiện hai lần. Mỗi lần tải lên đều được ghi vào nhật ký nhập, và bất kỳ lần nào cũng có thể hoàn tác toàn bộ nếu tệp không đúng.

Nếu ngân hàng xuất CSV hoặc Excel với tiêu đề riêng và các cột không được nhận diện, trình hướng dẫn gán cột sẽ mở ra: hãy chỉ ra đâu là ngày, số tiền, nội dung thanh toán và đối tác. Cách gán cột sẽ được ghi nhớ cho ngân hàng này, và không cần tải lại tệp — tệp đã được tải lên rồi.

Tiếp theo, có thể phân bổ các khoản thanh toán theo đối tác. Bên cạnh mỗi giao dịch hiển thị gợi ý khớp và mức độ chắc chắn: đối tác được tìm theo số tài khoản trong nội dung thanh toán, theo INN và số tiền, theo một mình INN hoặc theo tên. Có thể xác nhận từng giao dịch hoặc xác nhận hàng loạt, và bộ lọc “chưa phân bổ” cho biết còn lại những gì. Khoản thanh toán đã xác nhận sẽ vào phần đối chiếu công nợ của đối tác và tất toán khoản nợ của họ. Bản thân tiền không được hạch toán đi đâu cả: con người phân bổ các khoản thanh toán, hệ thống chỉ gợi ý.

Nếu hoàn toàn không có gợi ý khớp — có thể liên kết thủ công: chọn đối tác từ danh sách, và khoản thanh toán sẽ vào phần đối chiếu công nợ của họ với nhãn “thủ công” để sau này thấy rõ đây không phải là khớp tự động.

Hoạt động và nhiệm vụ#

Tab “Hoạt động” là lịch sử làm việc với khách hàng: ghi chú, cuộc gọi và nhiệm vụ có thời hạn. Nhiệm vụ quá hạn được tô sáng, còn mọi nhiệm vụ đang mở của tất cả khách hàng được tập hợp trong danh sách riêng “Nhiệm vụ” — đây là danh sách làm việc trong ngày của quản lý. Danh sách này chỉ có nhiệm vụ đang mở, nên dòng được đánh dấu sẽ biến mất khỏi đó; ở cuối màn hình xuất hiện thông báo với nút “Hoàn tác” — nút này bỏ đánh dấu và đưa nhiệm vụ trở lại danh sách. Công tắc bên cạnh mở lịch sử thay đổi của thẻ: đã thay đổi điều gì và khi nào, ai là tác giả chỉnh sửa và chỉnh sửa đến từ đâu. Không nhất thiết phải chọn thời hạn của nhiệm vụ mới trong lịch: hãy viết thời hạn bằng lời ngay trong nội dung — “gọi lại ngày mai”, “hóa đơn đến 25.12”, “thứ Sáu”, “sau 3 ngày”, “30 tháng 9” — và bên cạnh ô nhập sẽ xuất hiện nút “Điền thời hạn”. Nút này điền vào ô trống khi bấm; ngày được chọn thủ công sẽ không bị gợi ý thay đổi.

Dòng hoạt động cũng tự được bổ sung: cuộc gọi đến từ số điện thoại của người liên hệ được ghi vào thẻ dưới dạng hoạt động (hướng, thời lượng, tóm tắt ngắn, liên kết đến ghi âm), thư đến — hoạt động với tiêu đề và liên kết “mở trong email”. Chiều ngược lại cũng có: từ thẻ cuộc gọi trong mục “Cuộc gọi”, nút dẫn thẳng đến công ty, tab “Hoạt động” của công ty. Cả hai luồng đều tắt được bằng công tắc “Cuộc gọi → hoạt động của đối tác” và “Thư → hoạt động của đối tác” (tab “Thông tin người bán”, khối “Tự động hóa”).

Nhiệm vụ CRM đang mở không chỉ hiển thị ở đây: trên bảng nhiệm vụ chung của ca làm việc (/tasks) phía trên có khối “Công ty và hóa đơn” — danh sách chỉ để đọc, mỗi dòng dẫn đến thẻ đối tác. Nếu nguồn không khả dụng, khối này đơn giản không hiển thị — bảng ca làm việc không phụ thuộc vào CRM.

Thẻ có quản lý phụ trách (chọn từ nhân viên của bạn) — danh sách được lọc theo đó: “Của tôi” và “không có người phụ trách”. Dưới hồ sơ là khối “Tệp”: hợp đồng, bảng đặc tả, bản scan có thể đính kèm ngay vào thẻ.

Phân tích yêu cầu bằng AI#

Nút “🤖 Phân tích yêu cầu” biến email, bản ghi lời cuộc gọi hoặc PDF thành bản nháp bán hàng sẵn sàng. Bạn dán văn bản — nền tảng hiển thị bản xem trước phân tích: khách hàng nào được nhận diện, những dòng nào được chọn từ danh mục của bạn (kèm mức độ chắc chắn cho từng dòng), những gì không nhận diện được. Bạn kiểm tra và bấm “Tạo bản nháp”.

Điều quan trọng:

• AI chỉ làm việc trên dữ liệu của bạn — danh mục của chi nhánh và thẻ khách hàng; nó không thể bịa ra hàng hóa không tồn tại, mọi thứ không nhận diện được đều được đưa trung thực vào danh sách riêng;
• AI không ấn định giá, thuế và chiết khấu — chúng được lấy từ danh mục, điều kiện thương mại của khách hàng và hồ sơ quốc gia;
• khách hàng được nhận diện trước hết theo mã số thuế, e-mail hoặc số điện thoại, và chỉ sau đó theo tên;
• kết quả — luôn là bản nháp kèm nhiệm vụ cho quản lý: không thể xuất chứng từ theo cách này. Nếu chưa có thẻ khách hàng, thẻ sẽ được tạo với nhãn “từ phân tích AI”;
• tìm kết quả ở đâu: bản nháp nằm trong tab “Chứng từ” của thẻ khách hàng, nhiệm vụ — trong tab “Hoạt động”. Trong tab “Đơn hàng” sẽ không có: chỉ những giao dịch mua của khách hàng này trong cửa hàng của bạn mới vào đó.

Nhắc nhở và tăng cường nhắc nhở#

Tab “Thông báo” bật nhắc nhở tự động theo chi nhánh: bản tin tổng hợp hằng ngày, nhắc nhở bạn về hóa đơn quá hạn, thư gửi khách hàng với giọng điệu tăng dần, cảnh báo về việc hết hạn báo giá và hợp đồng — mỗi kịch bản có tham số riêng (giờ gửi, các giai đoạn, trước bao nhiêu ngày). Nút “Kiểm tra ngay” chạy ngay những thứ tương tự, còn danh sách “Nhắc nhở sắp tới” cho biết sẽ gửi gì — mọi mục đều có thể hoãn lại.

Danh sách, tìm kiếm và thao tác hàng loạt#

Tìm kiếm theo tên, mã số thuế, số điện thoại và email. Bộ lọc — theo loại (cá nhân/tổ chức), trạng thái (đang hoạt động, bị khóa, trong lưu trữ), thẻ và quản lý phụ trách (“Của tôi” và “Không có người phụ trách” — kèm bộ đếm để không khách hàng nào bị bỏ sót). Bánh răng “Hiển thị trang” cấu hình bộ cột, mật độ bảng và tab mở đầu tiên.

Sau khi chọn nhiều thẻ, có thể đưa chúng vào lưu trữ, gán thẻ hoặc bỏ thẻ cho tất cả cùng lúc. Thẻ lưu trữ được giữ lại (chứng từ có thể tham chiếu đến nó), nhưng biến mất khỏi danh sách đang hoạt động.

Nhập, xuất và trùng lặp#

• Nhập — theo danh sách, mỗi dòng một khách hàng: loại;tên;quốc gia;mã số thuế;điện thoại;email. Trong báo cáo hiển thị đã tạo bao nhiêu, bao nhiêu đã tồn tại và lỗi ở đâu.
• Xuất CSV — toàn bộ tập chọn hiện tại, có tính đến tìm kiếm và bộ lọc và trên tất cả các trang của danh sách.
• Hợp nhất trùng lặp: thẻ hiện tại được giữ lại, thẻ được chọn sẽ được lưu trữ, các liên hệ và danh tính của thẻ đó được chuyển sang. Chỉ hợp nhất các thẻ cùng loại.

Các mục liên quan#

• Khách quen — nhận diện khách và lịch sử đơn hàng theo số điện thoại
• Tài liệu — mẫu hợp đồng và biên bản, điền bằng AI
• Thương mại — chương trình đối tác với liên kết đến thẻ khách hàng
• Đơn hàng — danh sách đơn hàng chung
• Tài chính — tiền và báo cáo

Câu hỏi thường gặp#

Mục này khác gì so với “Khách quen”? “Khách quen” là danh bạ nhanh theo số điện thoại và huy hiệu khách quay lại. “Khách hàng” là thẻ có thông tin pháp lý, tài liệu và đối chiếu công nợ, dành cho B2B và bán hàng có giấy tờ.

Khách hàng có tự xuất hiện sau khi đặt hàng trên cửa hàng không? Có. Sau khi đặt hàng, nền tảng tự tìm thẻ phù hợp theo mã số thuế, số điện thoại hoặc email — còn nếu chưa có thì tạo thẻ từ dữ liệu đơn hàng và điền thêm các trường trống, không ghi đè những gì bạn đã tự nhập. Việc này không sinh ra trùng lặp: đơn hàng lặp lại của cùng một người mua sẽ vào đúng thẻ đó. Cũng có thể tạo thẻ thủ công hoặc bằng cách nhập.

Đã phân tích yêu cầu — sao không thấy nó trong tab “Đơn hàng”? Vì phân tích bằng AI không tạo đơn hàng của cửa hàng mà tạo bản nháp bán hàng — báo giá hoặc hóa đơn. Hãy tìm nó trong tab “Tài liệu” của thẻ khách hàng, còn nhiệm vụ “kiểm tra trước khi phát hành” — trong tab “Hoạt động”. Tab “Đơn hàng” chỉ hiển thị các giao dịch mua của khách hàng trong cửa hàng của bạn; yêu cầu từ email, cuộc gọi hoặc PDF không xuất hiện ở đó.

Nhân viên, chứ không phải chủ tài khoản, có thể mở mục này không? Hiện chưa: mục này chỉ hoạt động dưới tài khoản của chủ tài khoản. Nhân viên có thông tin đăng nhập riêng (và chủ tài khoản đã chuyển sang tài khoản khác) sẽ bị từ chối — phân quyền theo vai trò cho mục này đang được phát triển.

Có thể chặn người mua không? Thẻ có trạng thái “Đã chặn”, còn để cấm đặt hàng trên cửa hàng thì có danh sách chặn trong cài đặt đơn hàng — xem Cửa hàng trực tuyến.