Dự báo nhu cầu

Đầu bếp mỗi sáng đều trả lời cùng một câu hỏi: cần sơ chế bao nhiêu, món gì. Người mua hàng — câu hỏi bên cạnh: cần đặt bao nhiêu, món gì. Thường thì cả hai đều trả lời theo trí nhớ.

Mở Bảng quản trị → Kho → tab “Dự báo” (admin.cenaly.com/inventory). Tab này lấy lịch sử bán hàng và biến nó thành ba sản phẩm cụ thể. Thứ tự trên màn hình theo mức độ khẩn cấp: trên cùng là những gì có nguy cơ hết trước cuối ngày, bên dưới là kế hoạch sơ chế, thấp hơn nữa là bản nháp đơn hàng gửi nhà cung cấp. Nếu không có mặt hàng nào có nguy cơ, khối trên cùng sẽ không xuất hiện. Ở dưới cùng, dưới dạng phần trợ giúp thu gọn, là bảng “Dự báo theo món” — có thể không cần xem cho đến khi muốn kiểm tra một con số.

Cách tính dự báo#

Đúng hai thống kê, cả hai đều có thể giải thích cho đầu bếp bằng lời:

1. Món này thường bán được bao nhiêu vào ngày này trong tuần. Cửa sổ lịch sử — 8 tuần (56 ngày). Ước lượng điểm là trung vị, không phải giá trị trung bình: tám ngày thứ Ba, một trong đó là sinh nhật 40 người, giá trị trung bình sẽ bảo “tuần nào cũng sơ chế cho 40 người”, còn trung vị bỏ qua ngày thứ Ba đó. Trong bảng tra cứu “Dự báo theo món”, bên cạnh con số là độ phân tán quan sát trung thực (nhỏ nhất–lớn nhất), số lượng quan sát trong mẫu và đỉnh — phần thời gian trong ngày có tỷ lệ bán cao nhất. Ở đầu tab ghi rõ cơ sở tính: “trung vị của cùng ngày trong tuần trong 56 ngày · N ngày làm việc có lịch sử”.
2. Nhu cầu đó phân bổ thế nào trong ngày — tỷ lệ theo các phần thời gian: sáng (6–11), trưa (11–16), tối (16–23), đêm (23–6). Ranh giới giống nhau cho mọi cơ sở, còn bản thân hồ sơ được tính theo tất cả các ngày trong lịch sử cùng lúc, không riêng theo ngày thứ Ba.

Việc gì được coi là một quan sát cũng đã được quyết định có chủ đích: đơn hàng đã hủy không vào lịch sử; ngày hôm nay chưa kết thúc không vào mẫu; những ngày trước lần bán đầu tiên của món không được tính là số không (món mới không nhận “không bán được” cho những tuần nó chưa có trong thực đơn); “ngày không bán được” khác với “ngày cơ sở đóng cửa”. Ngày được tính theo múi giờ của chi nhánh. Tính toán lấy top 500 mặt hàng của chi nhánh theo doanh thu — phần đuôi dài của thực đơn bị cắt bỏ.

Dưới ba quan sát cho một ngày trong tuần — sẽ không có con số. Trong bảng, thay vì số sẽ là dấu gạch ngang, còn ở cột quan sát là ghi chú “ít”. Món như vậy sẽ không vào kế hoạch sơ chế và cũng không vào đơn mua hàng. Một dự báo không thể tin được còn tệ hơn không có: người ta vẫn sơ chế và mua hàng theo nó.

Công tắc ở trên cùng chọn dự báo cho ngày nào — hôm nay hoặc ngày mai.

Kế hoạch sơ chế#

Dự báo theo món được triển khai theo thẻ kỹ thuật thành nhu cầu về hàng hóa và bán thành phẩm. Việc triển khai dựa trên các thẻ kỹ thuật hiện tại, tại thời điểm mở tab — nếu bếp trưởng đổi công thức vào buổi sáng, kế hoạch sẽ tính đến điều đó (thay đổi được thực hiện ở cửa sổ bên cạnh sẽ được cập nhật khi tải lại trang).

Các bán thành phẩm lồng nhau được triển khai theo chiều sâu: nếu nước sốt được nấu từ nước dùng, mà nước dùng cũng là bán thành phẩm, thì kế hoạch sẽ bao gồm cả hai — nếu không, đầu bếp sẽ được lệnh nấu nước sốt mà không nói rằng không có nước dùng cho nó. Độ sâu lồng nhau giới hạn ở năm cấp (và được bảo vệ khỏi các công thức tham chiếu vòng tròn lẫn nhau): mọi thứ sâu hơn được coi là nguyên liệu thô và đi vào đơn mua hàng, không vào kế hoạch sơ chế.

Bảng kế hoạch:

Thời hạn — không phải “đầu ca làm việc”. Nếu nước sốt đủ cho buổi sáng nhưng không đủ cho buổi trưa, đầu bếp phải kịp trước 11:00, không phải 6:00. Giờ được làm tròn đến ranh giới gần nhất của phần thời gian trong ngày (6:00, 11:00, 16:00, 23:00), còn các bán thành phẩm lồng nhau thì không có thời hạn — ở đó là dấu gạch ngang: chúng được nấu “trước” những gì làm ra từ chúng. Các dòng được sắp xếp theo thời hạn: hạn sớm hơn — ở trên trong danh sách. Nếu không có gì cần sơ chế, tab sẽ ghi rõ: tồn kho đủ cho dự báo.

Tồn kho bán thành phẩm được tiêu thụ một lần: nếu cùng một loại nước dùng vào cả nước sốt và súp, cách tính ngây thơ sẽ áp dụng tồn kho hai lần và đơn mua hàng sẽ thiếu nguyên liệu.

Nút “Vào bảng ca làm việc” biến kế hoạch thành danh sách kiểm tra công việc — xem Bảng công việc ca làm việc. Tạo một công việc chung “Kế hoạch sơ chế — <ngày>”, và mỗi mục sơ chế trở thành công việc con với số lượng và giờ ngay trong tiêu đề (“Nước sốt demiglace — 16 phần đến 11:00”); chỉ có thể đóng công việc chung khi tất cả công việc con đã đóng. Nhấn lại không tạo bản trùng: nếu kế hoạch cho ngày đó đã có trên bảng, nút sẽ báo như vậy.

Các món không có thẻ kỹ thuật không vào kế hoạch và được liệt kê trong một cảnh báo riêng (tối đa 20 tên): dự báo không thể nói gì về chúng, và tốt hơn là nói thẳng điều đó hơn là giả vờ rằng đơn hàng đã đầy đủ.

Bản nháp đơn hàng cho nhà cung cấp#

Bên dưới kế hoạch là bản nháp mua hàng cho khoảng thời gian dự phòng đã chọn (trường “Dự phòng, ngày”: thường là thời gian giao hàng cộng lượng dự trữ; mặc định 3 ngày, cho phép từ 1 đến 30).

Với mỗi mặt hàng, hai giá trị được tính và lấy giá trị lớn hơn:

• nhu cầu theo dự báo trong khoảng thời gian trừ tồn kho hiện tại;
• bổ sung đến tồn kho mục tiêu (nếu mặt hàng chưa đặt mục tiêu — thì đến điểm đặt hàng) — logic kho thông thường.

Vì sao lấy giá trị lớn hơn thay vì chọn một trong hai: lượng dự trữ an toàn không biết về ngày thứ Sáu tới có lượng khách gấp đôi; còn dự báo không biết về những mặt hàng hoàn toàn không tham gia thẻ kỹ thuật (bao bì, vật tư tiêu hao) — với chúng, định mức kho là điểm tham chiếu duy nhất. Các dòng lọt vào danh sách theo quy tắc thứ hai được đánh dấu “theo điểm đặt hàng”. Lưu ý: quy tắc xét tồn kho mục tiêu, nên bản nháp cũng sẽ bao gồm mặt hàng vẫn còn trên điểm đặt hàng nhưng dưới mục tiêu — tab “Cần đặt hàng” chưa hiển thị mặt hàng đó.

Theo dự báo, chỉ mua các nguyên liệu cuối cùng: bán thành phẩm không vào đơn hàng nhà cung cấp theo dự báo (chúng được sản xuất theo kế hoạch sơ chế) — chúng chỉ có thể lọt vào bản nháp theo định mức kho.

Số lượng được làm tròn lên đến bội số của đơn vị đóng gói, nếu mặt hàng có đặt bội số. Các dòng được nhóm theo nhà cung cấp (mặt hàng không có nhà cung cấp được chỉ định — thành nhóm riêng), và nút sẽ tạo đơn hàng riêng cho từng nhà cung cấp — sau đó là các phiếu mua hàng thông thường từ mục Kho.

“Hết hàng trước 19:00”#

Khối trên cùng của tab là rủi ro cạn kiệt trước cuối ngày: những gì đang cấp bách ngay lúc này. Khối này so sánh tồn kho hiện tại với mức tiêu thụ dự kiến cho những giờ còn lại, tính theo hồ sơ các phần trong ngày, và nêu giờ mà tồn kho sẽ về không. Nếu không xác định được giờ, dòng đó sẽ nói thẳng là “không đủ đến cuối ngày”, không bịa ra thời gian.

Khối này chỉ được tính cho hôm nay: khi chuyển sang “ngày mai”, khối sẽ biến mất — ngày mai không có rủi ro “hết hàng trước 19:00”.

Điều chỉnh theo nhịp độ hôm nay: nếu đến trưa đã tiêu thụ nhiều hơn bình thường, mức dự kiến cho phần còn lại của ngày sẽ tăng lên theo tỷ lệ, và trong dòng xuất hiện ghi chú như “nhịp ngày ×1.4”. Nhịp độ được tính theo doanh số thực tế (xuất hủy, hư hỏng và suất ăn nhân viên không tính vào đây) và được đo cho hơn mười dòng rủi ro cao nhất — các dòng còn lại tính theo hồ sơ thông thường. Hệ số được giới hạn trong khoảng ×0.5…×2 — cần điều chỉnh cho “hôm nay đông khách”, nhưng không dự đoán chỉ từ một hóa đơn. Nếu hoàn toàn không có gì để đo nhịp độ, tab sẽ nói thẳng là đã lấy hồ sơ ngày trong tuần thông thường.

Cần gì để dự báo xuất hiện#

Dữ liệu tổng hợp lịch sử được tính lại trên máy chủ khoảng nửa giờ một lần (và chỉ cho các tài khoản đang hoạt động); việc triển khai thẻ kỹ thuật và trừ tồn kho được tính tại thời điểm mở tab, theo dữ liệu hiện tại.

Các mục liên quan#

• Kho — thẻ kỹ thuật, tồn kho, nhập hàng và mua hàng
• Bảng nhiệm vụ ca làm việc — nơi kế hoạch sơ chế được đưa đến
• Kỹ thuật thực đơn — cần làm gì với món ăn khi thấy cả nhu cầu lẫn biên lợi nhuận
• Phân tích — doanh số theo món ăn và giai đoạn

Câu hỏi thường gặp#

Vì sao một nửa số món ăn có đánh dấu “ít”?#

Vì với những món này, lịch sử có ít hơn ba lượt bán trong ngày đó của tuần — ví dụ, món ăn mới xuất hiện trong thực đơn hai tuần trước. Con số sẽ tự xuất hiện khi có đủ quan sát; trước đó, món ăn không tham gia vào kế hoạch sơ chế lẫn việc mua hàng.

Vì sao dùng trung vị mà không dùng giá trị trung bình?#

Trung vị chống chịu với các giá trị ngoại lai. Một bữa tiệc 40 người làm lệch giá trị trung bình đến mức quán phải chuẩn bị thừa hàng tuần liền. Giá trị trung bình hoàn toàn không hiển thị trong giao diện — chỉ có trung vị, độ phân tán và số quan sát.

Dự báo có tính đến thời tiết, ngày lễ, bóng đá không?#

Không. Nó chỉ biết ngày trong tuần và thời điểm trong ngày. Tuần lễ hội và trận đấu bên cạnh vẫn nằm trong đầu người quản lý — và điều đó trung thực hơn một mô hình giả vờ đã tính đến chúng.

Có thể lập dự báo cho một tuần tới không?#

Tab hiển thị hôm nay và ngày mai. Để mua hàng, khoảng thời gian được đặt riêng — bằng trường “Dự phòng, ngày”: dự báo của một ngày được nhân với giá trị đó.

Bản nháp mua hàng có gửi đơn hàng cho nhà cung cấp ngay không?#

Không. Đây đúng là bản nháp: bạn bỏ chọn các dòng thừa bằng hộp kiểm và chỉ sau đó mới nhấn tạo — kết quả là các bản nháp mua hàng thông thường của mục “Kho”, mỗi nhà cung cấp một bản. Số lượng được chỉnh sửa ngay trong đơn hàng đã tạo, cùng nơi như thường lệ.