Tài chính

Mục Tài chính — bảng điều khiển quản trị dựa trên đơn hàng, hàng nhập kho và ca làm việc của nhân viên. Không cần xuất dữ liệu hay bảng tính thủ công: dữ liệu được tổng hợp tự động từ hoạt động của cơ sở.

Mở: Bảng quản trị → Tài chính. Khoảng thời gian: 7 / 30 / 90 ngày hoặc 12 tháng; có thể xem tất cả chi nhánh cùng lúc hoặc từng chi nhánh riêng.

Các tab#

Mọi chỉ số chính đều được so sánh với kỳ trước — tăng và giảm thấy ngay. Ngoại lệ là kỳ “12 tháng”: kỳ này không có so sánh, đây là lát cắt theo lịch không có đoạn trước đó.

Kênh bán hàng và thanh toán#

Doanh thu được phân tách theo kênh:

• Tại chỗ — đơn hàng từ bàn (menu QR và thu ngân);
• Giao hàng — giao hàng tự vận hành;
• Tự đến lấy;
• Glovo, Wolt, Yandex Eats, Deliveroo — đơn hàng từ các nền tảng tổng hợp (qua tích hợp);
• Khác.

Phân tách riêng — theo phương thức thanh toán: tiền mặt, thẻ khi nhận hàng, trực tuyến.

Hoa hồng kênh và net-margin#

100 lari từ tại chỗ và 100 lari từ nền tảng tổng hợp là hai khoản tiền khác nhau: sàn giữ lại một tỷ lệ phần trăm và thường còn thêm phí cố định cho mỗi đơn. Khi chưa thiết lập hoa hồng, “doanh thu theo kênh” đang so sánh những thứ không thể so sánh.

Hãy thiết lập chúng trong Tiện ích mở rộng → tab “Theo chi nhánh” → thẻ “Hoa hồng kênh”: với mỗi kênh — tỷ lệ phần trăm và phí cố định cho mỗi đơn. Mức phí được thiết lập theo cặp “chi nhánh + kênh”: mỗi cơ sở có hợp đồng khác nhau.

Sau đó, trên tab “Bán hàng” sẽ xuất hiện bảng “Gộp → net theo kênh”:

Phép tính tương tự cũng được áp dụng cho từng món trong Kỹ thuật thực đơn: một món có biên lợi nhuận trung bình tại chỗ có thể lỗ khi bán qua nền tảng tổng hợp với hoa hồng 30 %.

Hoa hồng được lưu riêng khỏi cài đặt của chính tích hợp, vì vậy có thể thiết lập cho cả những kênh không có tích hợp (website riêng, tại chỗ, tự đến lấy), và đơn hàng của kênh đã tắt hôm qua vẫn tiếp tục được tính với mức hoa hồng đã có.

Sức khỏe kênh giao hàng#

Tab “Kênh giao hàng” trả lời câu hỏi ngược lại: bạn đã không kiếm được bao nhiêu và vì sao.

• trạng thái hiện tại của chi nhánh trên mỗi sàn: online / tạm dừng (do bạn tự đặt) / offline (sàn đã vô hiệu hóa chi nhánh);
• số giờ tạm dừng và offline trong kỳ;
• ước tính doanh thu mất đi — số giờ gián đoạn × doanh thu trung bình theo giờ của kênh vào giờ đó trong tuần;
• đơn hủy phân tách theo nguyên nhân.

Trạng thái được tác vụ nền ghi nhận khoảng mỗi ~10 phút; khi bị offline ngoài ý muốn, chủ sở hữu sẽ nhận thông báo đẩy.

Hàng nhập, food cost và lợi nhuận gộp#

Nếu bạn dùng Kho, chứng từ nhập hàng sẽ tự động tạo phần chi phí:

• Hàng nhập — tổng các phiếu nhập trong kỳ;
• Food cost — tỷ trọng hàng nhập trong doanh thu;
• Lợi nhuận gộp — doanh thu trừ hàng nhập.

Nhờ đó bảng điều khiển không chỉ hiển thị doanh số mà còn cả hiệu quả kinh tế thực của cơ sở.

Nhân sự#

Tab “Nhân sự” tổng hợp số giờ làm việc từ ca làm việc của nhân viên — kế hoạch và thực tế theo từng nhân viên và vai trò trong kỳ đã chọn.

Tiền tip#

Mục Tài chính ghi nhận tiền tip tách biệt khỏi doanh thu: KPI “Tiền tip” trên tab “Tổng quan” hiển thị tổng số tiền trong kỳ, còn tab “Bán hàng” phân bổ theo phục vụ — thuận tiện cho việc tính thù lao. Tiền tip không nằm trong doanh thu và không ảnh hưởng đến food cost; chúng được tổng hợp từ đơn hàng của thu ngân POS và trang thanh toán của khách.

Chi tiết về thiết lập tiền tip tại cơ sở: Tiền tip.

Ca tiền mặt và báo cáo Z#

Tab “Ca tiền mặt” phản ánh lịch sử các ca tiền mặt đã đóng theo từng thu ngân và chi nhánh. Với mỗi ca, có thể thấy: tiền lẻ ban đầu khi mở ca, doanh thu tiền mặt và chuyển khoản, các lần nộp tiền, số dư dự kiến trong két và số tiền thực tế đã kiểm đếm. Chênh lệch (thiếu hoặc thừa) được tô màu. Dữ liệu xuất hiện sau khi đóng ca — báo cáo Z ghi nhận số liệu cuối cùng.

Chi tiết về làm việc với ca tiền mặt trong POS: Ca tiền mặt.

Thẻ quà tặng và công nợ của khách#

Hai khoản tiền không được nhầm với doanh thu, phần tài chính hiển thị riêng — cả hai bảng tóm tắt nằm trên tab “Ca tiền mặt” và được tải khi mở lần đầu:

• Nghĩa vụ thẻ quà tặng — bảng tóm tắt “đã phát hành / đã sử dụng / còn lại”. Chứng từ đã bán không phải là tiền đã kiếm được mà là lời hứa giao hàng: doanh thu được ghi nhận tại thời điểm khách thanh toán bằng thẻ, không phải khi khách mua thẻ. Số dư thẻ là phần cơ sở vẫn còn nợ khách.
• Công nợ của khách — số tiền của các đơn hàng đã đóng tại thu ngân bằng hình thức “Ghi nợ”, và các khoản thanh toán của họ. Công nợ đang mở và số dư của từng khách cũng hiển thị trong Khách hàng và trên tab “Cần chú ý” trong chat làm việc.

Việc bán thẻ và đóng đơn hàng ghi nợ được thu ngân ghi nhận theo quy định của quốc gia (tại Nga — “tạm ứng” và “chuyển sang tín dụng”), do đó trong báo cáo X và Z chúng hiển thị thành các dòng phương thức thanh toán — xem Ca tiền mặt.

Hoàn tiền#

Hoàn tiền theo biên lai được trừ khỏi doanh thu tự động: KPI “Hoàn tiền” trên tab “Tổng quan” hiển thị tổng số tiền hoàn đã thực hiện trong kỳ, và doanh thu cuối cùng đã tính đến khoản trừ này. Điều này cho phép thấy doanh thu thuần thực tế mà không cần tính lại. Hoàn tiền cũng khôi phục tồn kho nếu các món tương ứng được theo dõi trong hệ thống.

Chi tiết về cách thực hiện hoàn tiền và sổ biên lai: Biên lai và hoàn tiền.

Mua hàng và food cost#

Nếu bạn quản lý Kho, chứng từ nhập hàng từ nhà cung cấp tự động vào phần Tài chính và tạo thành giá vốn:

• Mua hàng — tổng số tiền nhập hàng trong kỳ, phân tách theo hàng hóa và nhà cung cấp;
• Food cost — tỷ lệ mua hàng trên doanh thu (theo phần trăm);
• Lợi nhuận gộp — doanh thu trừ mua hàng.

Tab “Mua hàng” hiển thị động thái chi phí, hàng hóa và nhà cung cấp hàng đầu theo số tiền — thuận tiện cho việc kiểm soát giá vốn và đàm phán với nhà cung cấp. Chi tiết về nhập hàng và quản lý tồn kho: Kho.

Những gì cần để bắt đầu#

• Doanh số tích lũy — bảng điều khiển được tính theo đơn hàng và biên lai của bạn, với lịch sử trống chúng sẽ trống.
• Thẻ kỹ thuật với giá mua — cho giá vốn, food cost và biên lợi nhuận gộp (Kho).
• Ca làm việc và cài đặt lương — cho tab “Nhân sự” (Nhân viên).
• Hoa hồng kênh — để “thuần theo kênh” không tính bằng không.
• Chi phí được nhập thủ công (thuê mặt bằng, tiện ích, đăng ký) — chúng không tự động đến từ đâu cả.

Hạn chế#

• Nguồn dữ liệu rất quan trọng. Ca tiền mặt và lịch sử kênh cần cơ sở phân tích; tính toán dự phòng trong trình duyệt không khôi phục chúng. Trên hệ thống Nga, việc đọc trực tiếp lịch sử đơn hàng cũng không khả dụng. Lỗi cơ sở dữ liệu cần được xử lý, không nên coi là kỳ bán hàng trống.
• Hoa hồng của các nền tảng tổng hợp là ước tính: lấy mức từ cài đặt kênh, không phải khoản khấu trừ thực tế của sàn.
• Chi phí lao động được tính từ cơ sở lương, nhưng không được ghi thành dòng chi phí trong cơ sở tài chính.
• Không có bảng thuật ngữ chỉ số thống nhất. Cùng một doanh thu trong “Thống kê”, “Tài chính” và tại thu ngân có thể được tính khác nhau — khi so sánh số liệu, hãy đối chiếu kỳ và những gì thực sự nằm trong phạm vi.
• Không có đối chiếu thanh toán thẻ và chi trả của nền tảng tổng hợp với sao kê ngân hàng.
• Không có trình tạo báo cáo riêng — có chủ đích: hiện tại chúng tôi đáp ứng bằng bảng điều khiển tiêu chuẩn và xuất dữ liệu.

Xử lý sự cố#

Phần trống hoặc không khả dụng. Trên thương hiệu Nga, bạn sẽ thấy thông báo “Lịch sử đơn hàng trong đám mây này hiện không khả dụng để đọc” — điều này là bình thường, không có nút “Thử lại”. Trên các thương hiệu khác, thông báo “Không thể tải số liệu” với nút “Thử lại” nghĩa là lỗi đọc — hãy thử lại; nếu đơn giản là không có số liệu, hãy kiểm tra kỳ: mặc định lấy 7 ngày.

Số liệu không khớp với thu ngân. Tìm sự khác biệt trong kỳ và thành phần phạm vi: hoàn tiền, tiền tip, hoa hồng kênh và đơn hàng chưa đóng vào các báo cáo khác nhau theo cách khác nhau. Hiện chưa có “chân lý về con số” thống nhất, và chúng tôi nói thẳng về điều này.

Food cost không được tính. Không có thẻ kỹ thuật hoặc giá mua.

“Thuần theo kênh” có vẻ cao. Hoa hồng lấy từ cài đặt kênh của bạn — hãy đối chiếu mức với hợp đồng của sàn.

Không có chi phí trong P&L. Chi phí định kỳ được nhập thủ công — hãy nhập chúng trên tab chi phí.

Các phần liên quan#

• Đơn hàng — nguồn dữ liệu về doanh số
• Tiền tip — cài đặt tiền tip cho khách và phục vụ
• Ca tiền mặt — mở/đóng ca, báo cáo X/Z
• Biên lai và hoàn tiền — sổ biên lai POS và thực hiện hoàn tiền
• Kho — nguồn dữ liệu về mua hàng và food cost
• Nhân viên và ca làm việc — nguồn dữ liệu về nhân sự
• Phân tích — hành vi của khách trong menu (lượt xem, món phổ biến)
• Kỹ thuật thực đơn — biên lợi nhuận món có điều chỉnh theo hoa hồng kênh
• Kiểm soát thất thoát — chênh lệch thu ngân và thất thoát kho dưới dạng cảnh báo quy tắc

Câu hỏi thường gặp#

“Tài chính” khác gì so với “Phân tích”?#

Phân tích nói về hành vi của khách trong thực đơn (lượt xem, mức độ phổ biến của món). “Tài chính” nói về tiền: doanh thu, hóa đơn trung bình, mua hàng, lợi nhuận.

Dữ liệu được cập nhật thường xuyên như thế nào?#

Cơ sở dữ liệu phân tích được tái tạo trên máy chủ khoảng nửa giờ một lần. Nút “Cập nhật” tải dữ liệu mới ngay lập tức.

Nhân viên có thấy được tài chính không?#

Mặc định là không: phục vụ, đầu bếp và shipper không thấy được tài chính. Nhưng chủ sở hữu có thể cấp quyền có chủ đích — ví dụ, cho chức danh “Kế toán”, mà mục “Tài chính” nằm trong bộ quyền mặc định. Trong trình tạo chức danh, những mục như vậy được đánh dấu cảnh báo: đây là dữ liệu nhạy cảm.

Đơn hàng đã hủy có được tính không?#

Các đơn hủy được hiển thị thành chỉ số riêng và không nằm trong doanh thu.

Tiền tip có nằm trong doanh thu không?#

Không. Tiền tip được tính thành KPI riêng “Tiền tip” và không được cộng vào doanh thu — đây là tiền cho nhân viên, không phải doanh số của cơ sở.

Vì sao doanh thu nhỏ hơn tổng số tiền của các đơn hàng?#

Có thể có hai nguyên nhân: đã thực hiện hoàn tiền (chúng bị trừ khỏi doanh thu) hoặc một phần đơn hàng đã bị hủy (các đơn hủy không nằm trong doanh thu). Cả hai chỉ số đều hiển thị trên tab “Tổng quan” dưới dạng KPI riêng.