Controllo delle perdite e rischi di cassa
Uno sconto manuale non significa nulla. Venti sconti dello stesso PIN in un turno contro tre di tutti gli altri — significano qualcosa.
Il controllo delle perdite è composto da due livelli. Il primo è il registro delle operazioni a rischio, che risponde alla domanda «cosa è successo». Il secondo sono le sei regole, che rispondono alla domanda del titolare «a cosa prestare attenzione».
Registro delle operazioni a rischio#
La cassa registra un flusso di eventi delle azioni rischiose con associazione al cassiere corrente (si tiene conto del cambio rapido tramite PIN, non solo di chi ha effettuato l'accesso sul dispositivo):
| Evento | Quando viene registrato |
|---|---|
| Sconto manuale / variazione prezzo | il cassiere ha ridotto manualmente il prezzo o concesso uno sconto |
| Annullamento ordine | lo scontrino è stato annullato integralmente |
| Eliminazione di un articolo dopo l'invio in cucina | storno di un piatto già in preparazione |
| Reso su scontrino | è stato emesso un reso |
| Apertura del cassetto contanti senza vendita | il cassetto è stato aperto fuori dallo scontrino |
| Ristampa di uno scontrino già emesso | la ristampa — il classico modo per sostituire lo scontrino dell'ospite |
| Modifica del conto dopo il pre-conto | l'ospite aveva già visto il totale, ma il conto è stato modificato (qui rientra anche l'unione dei tavoli, che annulla il pre-conto stampato) |
| Discrepanza di cassa alla chiusura del turno | il dato effettivo non corrisponde a quello atteso |
Il flusso stesso, con filtri per cassiere e tipo di operazione, si trova nella scheda «Operazioni a rischio» della sezione «Statistiche» — vedi Presenze e riepilogo. Qui non viene duplicato.
Il registro ha un secondo livello, lato server. Le operazioni a rischio non vengono solo registrate dalla cassa, ma anche ricavate autonomamente dal server — da come è cambiato l'ordine stesso: rimozione di un articolo già inviato in cucina, sconto manuale, variazione di prezzo, riapertura di un ordine chiuso, annullamento dopo il pagamento, reso, modifica dopo il pre-conto. Questa registrazione la cassa non può aggirarla: viene effettuata dal lato che riceve l'ordine, non nel browser.
Dai due livelli nasce una regola a sé — la «discrepanza dei registri»: se un'operazione è presente nel registro della cassa ma non in quello del server (o viceversa), è un motivo per guardare più attentamente — l'app ha lavorato offline, il registro non è arrivato o il cassiere ha tentato di aggirare la registrazione. Tale discrepanza finisce nei «Rischi di cassa» nella scheda «Sotto controllo» insieme agli altri avvisi.
Sei regole#
Le regole vengono calcolate sul server in base al registro e ai dati contabili. La finestra di osservazione è di una settimana, il «turno» viene approssimato con il giorno di calendario della sede.
| Regola | Quando scatta |
|---|---|
| Serie di annullamenti | un singolo cassiere in un turno ha accumulato talmente tanti annullamenti/storni che non è più «può capitare» (per impostazione predefinita — 8, circa uno all'ora di un turno completo) |
| Serie di sconti | la somma degli sconti manuali del cassiere in un turno triplica (×3) la mediana di tutti i cassieri dell'account nella finestra |
| Discrepanza di cassa | ammanco/eccedenza alla chiusura del turno superiore alla soglia del titolare oppure tripla (×3) rispetto alla mediana delle discrepanze |
| Consumo sopra la norma | nel ciclo di inventario il consumo effettivo ha superato quello teorico (secondo le schede tecniche) di più di N % (per impostazione predefinita — 5 %) — «dove è finita la differenza» |
| Balzo del prezzo di acquisto | la merce è stata ricevuta a un prezzo superiore alla mediana del suo prezzo (per impostazione predefinita — del 15 %+) |
| Discrepanza dei registri | l'operazione è presente nel registro della cassa ma non in quello del server (o viceversa) — vedi la sezione precedente |
Perché le soglie monetarie si autocalibrano. Una costante qui non funziona: gli account hanno valute diverse e scale di scontrino diverse. Per questo le regole monetarie confrontano il cassiere con la mediana di tutti i cassieri dello stesso account e scattano solo quando la superano di tre volte.
La mediana del prezzo di acquisto viene calcolata su finestre di 30 e 90 giorni, una bolla di consegna — un punto di campionamento (un fornitore che ha suddiviso la consegna in cinque righe non sposta la mediana cinque volte più di uno onesto). Meno di tre forniture — non è un campione, la regola resta silenziosa. La stessa mediana fornisce il badge «+N % rispetto alla mediana» direttamente sulla riga di ricezione — vedi Magazzino.
Ogni avviso ha un livello (alto/medio), un importo a rischio, un numero di eventi e un periodo. Il ricalcolo ripetuto non genera duplicati: lo stesso squilibrio nello stesso giorno è lo stesso avviso.
Dove guardare e come configurare#
Il blocco «Rischi di cassa» — in «Chat di lavoro» → «Richiede una soluzione» → scheda «Sotto controllo», insieme alle altre attività. Una sezione separata «Richiede attenzione» nel pannello non esiste più; il vecchio indirizzo porta qui. Il pulsante «Esamina» conduce al flusso degli eventi.
Le soglie si aprono con l'ingranaggio ⚙️ nell'intestazione della sezione «Statistiche», voce «Soglie degli avvisi»: passerà automaticamente alla scheda «Operazioni a rischio» e aprirà il blocco delle soglie compresso (la voce è visibile al titolare e al manager). Si può arrivare allo stesso punto manualmente — scheda «Operazioni a rischio» → blocco delle soglie. Cosa si configura:
- somma degli sconti manuali per turno — alza l'asticella: servono entrambe le condizioni, sia la soglia sia il superamento della mediana (la norma degli sconti è relativa e dipende dalle promozioni);
- serie di annullamenti per turno — soglia numerica;
- discrepanza di cassa — sostituisce la mediana: qui il titolare conosce la propria tolleranza in denaro assoluto;
- perdite oltre il consumo teorico, %;
- superamento della mediana del prezzo di acquisto, %.
Soglia vuota = «nessuna soglia»: la regola funziona dalla mediana (quelle monetarie) oppure da un valore predefinito conservativo.
Email al titolare — con l'abbonamento. Per impostazione predefinita gli avvisi vengono calcolati e sono visibili nel pannello di amministrazione, ma nessuno riceve email. L'interruttore della posta si trova nelle stesse impostazioni, ed è pensato così: una sola email per esecuzione con il riepilogo dei nuovi avvisi, non una email per ciascuno — una serie di annullamenti di solito arriva in blocco.
Videoclip delle operazioni a rischio#
Se al Dispositivo cassa è collegata una telecamera tramite Cenaly Hardware Bridge, all'evento si può allegare un breve videoclip: alcuni secondi prima e dopo l'operazione.
Si configura per Sede (ogni Cassa ha la propria sala e la propria inquadratura) nella sezione Hardware:
- attivazione (per impostazione predefinita disattivata — il video dell'area cassa è un dato personale, non si può attivare in silenzio per il cliente);
- telecamera dell'area cassa dall'elenco dei Dispositivi del Bridge;
- quanti secondi prima e dopo l'evento entrano nel clip — per impostazione predefinita 30 e 30, ammesso da 5 a 120 secondi;
- limite giornaliero di clip per Sede — per impostazione predefinita 40, ammesso da 1 a 200;
- durata di conservazione del clip — per impostazione predefinita 30 giorni, ammesso da 1 a 365.
Il giornale è pienamente funzionante anche senza telecamera — il video è un'aggiunta, non una condizione.
Approvazione PIN#
Le operazioni a rischio si possono chiudere con la conferma di un superiore: il cassiere richiede l'azione, il manager inserisce il proprio PIN e nel giornale finiscono sia l'operazione sia chi l'ha approvata.
I limiti di sconti, resi e storni per ruolo li imposta il titolare nella sezione Dipendenti e turni; la Cassa in base a essi decide se l'operazione richiede l'approvazione PIN.
Il gate non è solo nell'interfaccia. Quando la Ricevuta arriva al server, i limiti del cassiere vengono risolti di nuovo — in base alla sua mansione reale, non a ciò che ha inviato l'App; una Ricevuta con uno sconto oltre il limite senza la conferma di un superiore semplicemente non viene accettata. E chi approva deve avere davvero il diritto di approvare: il nome e il ruolo «dalla richiesta» il server non li prende in considerazione.
Anche la ristampa della Ricevuta emessa passa sotto PIN e viene registrata nel giornale.
Sezioni correlate#
- Presenze e riepilogo — il flusso «Operazioni a rischio» stesso e la scheda «Mescite»
- Richiede attenzione — la scheda «Sotto controllo» della chat di lavoro, dove si trova il blocco «Rischi di cassa»
- Cassa (POS) — ruoli PIN, pre-conto, resi
- Turno cassa — verifica del contante e report Z, da cui nasce la differenza
- Magazzino — inventario, perdite e badge «+N % rispetto alla mediana» alla ricezione merce
- Dipendenti e turni — limiti di sconti, resi e storni per ruolo
Domande frequenti#
È un controllo sui dipendenti?#
È uno strumento di confronto, non di punizione. Le regole non accusano — mostrano che per una persona il numero di operazioni si discosta bruscamente dal quadro generale. Poi decide il responsabile.
Perché la regola non è scattata, anche se lo sconto era enorme?#
Le regole monetarie guardano all'importo per Turno rispetto alla mediana di tutti i cassieri, non a una singola operazione. Se gli sconti elevati sono la norma per tutto l'esercizio, la mediana sarà alta. Impostate una soglia esplicita se volete intercettare gli importi assoluti.
Gli avvisi arrivano più volte per lo stesso caso?#
No. L'identificatore dell'avviso si costruisce da regola, Sede, cassiere e periodo — un nuovo calcolo dà lo stesso avviso, e l'email relativa parte una sola volta.
Si possono attivare le email ma non il video?#
Sì, sono impostazioni indipendenti: la posta nelle soglie delle regole, il video nelle impostazioni della Sede nella sezione Hardware.
Cosa fare se è scattato «Consumo sopra la norma»?#
Confrontare il consumo teorico secondo le schede tecniche con il dato effettivo dell'inventario: il più delle volte la causa è una scheda tecnica imprecisa, scarichi di merce deteriorata non registrati o porzioni «a occhio». L'analisi è nella scheda «Perdite» della sezione Magazzino.