Magazzino

La sezione Magazzino gestisce le scorte di ingredienti e prodotti. L'idea principale: si descrive una volta sola la composizione dei piatti (schede tecniche) e poi i componenti vengono scaricati automaticamente all'evasione dell'ordine — le scorte sono sempre aggiornate senza conteggio manuale.

Aprire: Pannello di amministrazione → Magazzino. Schede: Scorte, Acquisti, Previsione, Perdite, Documenti, Fornitori (per le sedi russe si aggiungono Marcatura, VSD in entrata per lavorare con «Mercurio» ed ЕГАИС).

Una sede può avere più magazzini — ad esempio principale, bar e cucina; il selettore dei magazzini si trova in cima alla pagina. Uno di essi viene contrassegnato come magazzino delle vendite: è da lì che vengono scaricati i piatti venduti.

Scorte#

• Prodotto = ingrediente o articolo di magazzino: nome, unità di misura, scorta attuale.
• Il costo del venduto viene calcolato da solo — media mobile sui carichi merce; nel suggerimento è visibile anche il prezzo dell'ultimo acquisto. Sopra la tabella c'è la scheda «Valore del magazzino»: quanti soldi ci sono sugli scaffali in questo momento.
• Scorta minima — quando si scende sotto la soglia la riga viene evidenziata: è ora di acquistare. Il titolare riceve una notifica push sulle scorte basse.
• Codici a barre — un prodotto può averne diversi; la scheda si trova con lo scanner. Per ogni articolo è disponibile la cronologia dei movimenti: da dove è arrivato e dove è andato.
• La scorta può andare in negativo — le vendite non vengono bloccate, la riga diventa semplicemente rossa e il carico merce successivo «condona il debito».
• Un prodotto può essere archiviato — scompare dall'elenco, ma resta nella cronologia dei documenti.

Schede tecniche: scarico automatico per ordini#

Nella scheda del piatto (sezione «Menu») si definisce la composizione — quali prodotti e in quale quantità servono per una porzione. Quando l'ordine viene evaso:

• vengono scaricati i componenti di tutti gli articoli dell'ordine secondo le loro schede tecniche;
• per i combo lo scarico esplicita la composizione di ogni piatto all'interno del combo;
• i movimenti sono visibili nella scheda Documenti.

Per collegare rapidamente i prodotti ai piatti ci sono i suggerimenti AI: il sistema analizza il menu e propone in quali piatti viene usato un prodotto — resta solo da confermare.

Semilavorati#

Per le preparazioni (salse, impasti, brodi) al prodotto si assegna una ricetta propria. Il pulsante «Produzione» crea un documento di produzione: il semilavorato viene caricato e i suoi componenti vengono scaricati. Nelle schede tecniche dei piatti il semilavorato si usa come un normale prodotto.

Carico merce#

Due modi per registrare un carico:

1. Manualmente — pulsante «Carico»: selezionare prodotti, quantità, prezzi e fornitore. Un nuovo prodotto può essere creato direttamente nella riga del documento, senza uscire dal carico.
2. Da foto del documento di trasporto — fotografare il documento: l'AI riconosce articoli, quantità e prezzi e li abbina ai vostri prodotti. Le righe dubbie il sistema non le indovina in silenzio, ma le sottopone alla vostra conferma con delle alternative; nuovi prodotti e un nuovo fornitore possono essere creati direttamente dal documento riconosciuto. Se un prodotto con lo stesso nome è già presente nell'anagrafica, la riga mostrerà che confluirà in esso e ricalcolerà la quantità nella sua unità («2 kg» → 2000 g). Le confezioni come «3 conf. × 12 l» il sistema le riconosce e propone di convertirle in litri o millilitri — quantità e prezzo cambiano solo quando si preme «Applica».

C'è anche un terzo scenario separato — acquisto da persona fisica: atto di acquisto con i dati del venditore, pagamento da un turno cassa aperto o successivamente, atto PDF da stampare. Si attiva separatamente.

Ogni carico viene salvato come documento con collegamento al fornitore — gli acquisti confluiscono in Finanza (food cost, margine lordo).

Controllo dei prezzi di acquisto alla ricezione#

Alla ricezione ogni riga viene confrontata con la mediana del prezzo di questo prodotto negli ultimi 30 e 90 giorni. Se il prezzo è nettamente più alto, accanto alla riga si accende il badge «+N % rispetto alla mediana» — il magazziniere vede il rincaro al momento della ricezione, non un mese dopo in un report.

Alcuni dettagli importanti:

• l'unità di campionamento è il documento di trasporto, non la riga: un fornitore che ha suddiviso la consegna in cinque righe non sposta la mediana cinque volte più di uno corretto;
• meno di tre consegne — non è un campione, il badge non comparirà;
• la discrepanza confermata dal magazziniere finisce nel registro del fornitore — per il contraente è visibile la cronologia degli scostamenti di prezzo, e nella scheda «Fornitori» compare una nota;
• la stessa mediana alimenta la regola di rischio «picco del prezzo di acquisto» — il titolare la vedrà nel blocco «Rischi di cassa», cfr. Controllo delle perdite. I numeri del magazziniere e del titolare coincidono, perché vengono calcolati una sola volta e sul server.

Fornitori#

La scheda Fornitori è un mini-CRM per i controparti, non un semplice elenco di dati anagrafici:

• dati anagrafici e contatti — ragione sociale, ИНН, banca e conto, indirizzo; i referenti possono essere più di uno, ognuno con il proprio ruolo e i propri canali di comunicazione, e uno è quello principale. Per ogni contatto si sceglie dove inviargli esattamente l'ordine — campo «Invia tramite»: email, WhatsApp o Telegram. Nell'elenco compaiono solo i canali compilati per quella persona, quindi non è possibile inviare «nel vuoto». Il canale scelto dal sistema viene messo per primo nella finestra di invio e contrassegnato con una stella, mentre l'ordine viene inviato automaticamente, senza il vostro intervento, solo via email (vedi «Invio automatico dell'ordine al fornitore» più sotto);
• condizioni di fornitura — importo minimo dell'ordine, tempo di consegna, orario limite per la richiesta, dilazione di pagamento, giorni di consegna. Da queste il sistema calcola la data prevista di carico merce durante la creazione dell'ordine;
• timeline — note del manager ed eventi automatici: ordini, ricezioni, aumenti di prezzo registrati;
• listino del fornitore — catalogo con prezzi da una di quattro fonti: file (xlsx, xls, docx, pdf o foto del listino), link a un negozio online, catalogo di un'altra attività Cenaly (se questa ha attivato la modalità «Negozio del fornitore» — vedi Market) e aggiunta manuale degli articoli. Il catalogo mostra il diff «cosa è aumentato rispetto alla volta precedente», conserva lo storico dei prezzi e permette di ordinare direttamente da esso, oltre a ripetere l'ultimo ordine. Se nel listino è indicata una confezione («scatola 12 × 0,5 l», «6 pz da 1,5 kg»), l'importazione la propone in una sezione separata — contrassegnate le righe corrette con la spunta; senza la spunta la confezione non viene modificata.

Il fornitore si sceglie durante la creazione del carico merce, perciò per ogni controparte è visibile lo storico degli acquisti. Un fornitore archiviato viene nascosto dall'elenco, ma resta nei documenti.

Acquisti#

La scheda Acquisti chiude il ciclo «scorte scese — ordinato — ricevuto»: si configurano una volta i parametri su ogni prodotto e il sistema controlla da solo quando è il momento di ordinare.

Parametri sul prodotto#

Nell'editor del prodotto (sezione «Acquisti») si impostano tre campi:

• Punto di riordino — le scorte minime al raggiungimento delle quali il prodotto entra nella lista «Da ordinare».
• Scorte obiettivo — il livello da raggiungere con l'ordine. Il volume consigliato viene calcolato automaticamente come differenza tra le scorte obiettivo e quelle attuali.
• Fornitore predefinito — il sistema raggruppa i prodotti per fornitore al momento di creare l'ordine.

Sezione «Da ordinare»#

Se almeno un prodotto è sceso sotto il punto di riordino, sulla scheda «Acquisti» compare un badge con il contatore. Sulla scheda «Scorte» viene mostrato contemporaneamente un banner di avviso con il collegamento agli acquisti.

Nella sezione «Da ordinare» i prodotti sono raggruppati per fornitore. Per ogni riga si vedono le scorte attuali, il punto di riordino e il volume consigliato. Il volume può essere corretto, gli articoli deselezionati con la spunta. Il pulsante «Crea ordine» genera l'ordine al fornitore per il gruppo selezionato, mentre il pulsante ⚡ «Genera ordini» nell'intestazione del blocco lo fa subito per tutti i gruppi.

Notifiche#

Il blocco «Notifiche» in cima alla scheda decide come si viene informati che è il momento di fare acquisti:

• Push con scorte basse — notifica al titolare sul telefono (la stessa app che mostra gli ordini).
• Email-diges «cosa ordinare» — email giornaliera con l'elenco degli articoli sotto il punto di riordino. Il canale si attiva separatamente, l'indirizzo si imposta nel campo «Email per il digest»; se vuoto, l'email arriverà alla casella del titolare.
• Soglia di avviso rincaro — di quanto in percentuale deve aumentare il listino del fornitore al reimport per far scattare l'avviso del sistema. Si calcola sull'intero carrello del fornitore, per impostazione predefinita — 10 %.
• Invio automatico dell'ordine al fornitore via email — una volta al giorno il sistema crea da solo l'ordine per gli articoli scesi sotto il punto di riordino. Nell'ordine entrano solo i prodotti con il campo «Fornitore preferito» compilato, e solo quelli per cui non esiste ancora un ordine aperto — il fornitore non riceverà email ripetute. Dove arriva l'ordine lo decide il canale scelto nel contatto del fornitore:
  • email — il sistema invia l'email da solo; l'ordine compare nella sezione «Ordini ai fornitori» già con lo stato «Inviato» (nelle note — il contrassegno auto-order), e nella scheda del fornitore resta l'evento di invio;
  • WhatsApp o Telegram — solo una persona può scrivere per prima in un messenger, quindi il sistema porta il lavoro fino in fondo e lascia una bozza pronta dell'ordine nella sezione «Ordini ai fornitori»; non resta che premere «Invia» — il canale necessario è già selezionato. Se per un fornitore non è compilato nessun canale di contatto, l'ordine non viene creato — sotto l'interruttore si vede quanti sono questi fornitori e quanti ordini partiranno come bozze.

Invio dell'ordine al fornitore#

L'ordine creato finisce nella sezione «Ordini ai fornitori» con lo stato «Bozza». Il pulsante «Invia» apre la modale con il testo dell'ordine — lo si può modificare e poi inviare tramite uno dei canali. Se il fornitore ha più contatti, in alto si sceglie il destinatario, e il canale scelto nella sua scheda è il primo ed è contrassegnato con una stella:

• WhatsApp — si apre la chat con il numero del fornitore;
• Email — si apre il client di posta con l'email compilata;
• Telegram — si apre la chat con l'account del fornitore;
• copia del testo — per inviare in qualsiasi altro modo;
• «Invia a Cenaly» — se anche il fornitore lavora sulla piattaforma, l'ordine gli arriva dentro il sistema, senza messenger.

Dopo l'invio lo stato passa a «Inviato». Se si è inviato fuori dal sistema, si può premere «Inviato» manualmente. Poi l'ordine attraversa gli stati «Confermato» → «Parzialmente ricevuto» → «Ricevuto»; quelli scaduti rispetto alla data prevista vengono evidenziati.

Ricezione dell'ordine#

Il pulsante «Ricevi» apre il modulo standard di carico merce con prodotti e quantità precompilati dall'ordine. Le quantità e i prezzi effettivi si possono correggere — si aggiornerà anche il catalogo del fornitore. Non è arrivato tutto? Ricevi una parte e in seguito premi «Ricevi ancora» per il resto. Dopo la ricezione completa lo stato dell'ordine diventa «Ricevuto». L'ordine può essere annullato — lo stato cambierà in «Annullato».

Operazioni di magazzino avanzate#

Tutte le operazioni manuali di magazzino sono disponibili tramite il menu «+ Operazioni» nell'angolo in alto a destra della pagina.

Scarico#

«Operazioni» → «Scarico» — riduzione manuale delle scorte. È possibile indicare più prodotti in una sola operazione. Il motivo dello scarico è obbligatorio:

Rimborso al fornitore#

«Operazioni» → «Rimborso al fornitore» — formalizza il rimborso di merce precedentemente ricevuta. Selezionare il fornitore, indicare i prodotti e le quantità. Le scorte diminuiscono, il documento viene salvato con collegamento alla controparte.

Trasferimento tra sedi#

«Operazioni» → «Trasferimento» — trasferimento di merce a un altro magazzino: sia tra magazzini di una stessa sede (dalla cucina al bar), sia tra sedi. Selezionare il destinatario, aggiungere le righe con i prodotti e le quantità. Il sistema crea automaticamente una coppia di documenti: scarico presso il mittente e carico merce presso il destinatario.

Rettifica#

«Operazioni» → «Rettifica» — ricognizione delle scorte con una procedura guidata in tre passaggi:

1. Ambito — cosa si conta: tutto il magazzino, solo i prodotti in vendita o solo le materie prime. Un inventario non completato può essere ripreso in seguito.
2. Inserimento del dato reale — per ogni articolo si vede quanto era atteso, si inserisce la quantità effettiva e viene subito mostrato lo scostamento. Ricerca per nome, codice a barre e PLU, la bozza viene salvata automaticamente — è possibile contare in più sessioni.
3. Prospetto degli scostamenti — il risultato: eccedenze e ammanchi, ordinati per valore economico, non in ordine alfabetico.

Il pulsante «Registra» (disponibile al titolare e al manager) registra un unico documento di rettifica e allinea le scorte.

Rivalutazione ed etichette#

«Operazioni» → «Rivalutazione» ricalcola i prezzi di vendita nel catalogo a partire dal prezzo di acquisto con il ricarico impostato e arrotondamento; è possibile attivare la rivalutazione automatica direttamente al momento della ricezione. «Stampa etichette» produce cartellini prezzo ed etichette di magazzino — su foglio con la stampante oppure su termostampante tramite bridge hardware.

Il prezzo sul cartellino è lo stesso che batterà la cassa: il prezzo dell'articolo dal catalogo (con il prezzo della sede, se impostato). Se in questo negozio il prodotto deve costare diversamente, nella scheda di magazzino premere «Imposta un prezzo proprio…» e indicare il motivo — questo prezzo sarà preso sia dal cartellino (sul prezzo comparirà «*») sia dalla cassa, mentre la vetrina online resterà sul prezzo del catalogo. Rimuovere il prezzo proprio — un solo pulsante nello stesso punto. Se nelle schede sono rimasti prezzi dal precedente campo «Prezzo per il cartellino», la finestra di stampa ne mostrerà il numero e il pulsante «Risolvi»: per ciascuno si può prendere il prezzo del catalogo, mantenere il proprio con motivo oppure registrarlo nel catalogo.

Perdite: dove è finita la differenza#

La scheda «Perdite» risponde a una domanda che non è visibile né nelle vendite né nei carichi merce: tra due rettifiche dal magazzino è uscito più di quanto sia stato venduto. Il consumo del ciclo si scompone in tre parti:

È proprio la terza riga a rappresentare le perdite: scheda tecnica imprecisa, porzioni «a occhio», deterioramento non registrato o furto. Va analizzata insieme alle prime due: senza di esse non si distingue «hanno mangiato più del normale» da «hanno scaricato come deterioramento».

Un'onesta precisazione: la rettifica manuale della scorta all'interno del ciclo memorizza il valore assoluto, non il delta, quindi una parte del «non spiegato» in realtà è spiegata dalla mano dell'operatore — tali documenti vengono conteggiati separatamente e mostrati a fianco.

Il superamento delle perdite rispetto al consumo teorico oltre la percentuale impostata attiva la regola «consumo sopra la norma» — vedi Controllo delle perdite.

Previsione della domanda e piano di preparazione#

La scheda «Previsione» trasforma la cronologia delle vendite in un piano per domani: quanti piatti saranno venduti in quel giorno della settimana, cosa di questo va preparato (con l'espansione delle schede tecniche e il termine «entro quale ora»), cosa ordinare al fornitore e cosa rischia di esaurirsi prima della fine della giornata.

In dettaglio — Previsione della domanda.

Prodotti a peso ed etichette#

Prodotti a peso. Un prodotto può essere misurato in chilogrammi/litri anziché in pezzi: scorte, schede tecniche e scarichi sono gestiti nelle stesse unità. Se alla cassa tramite bridge hardware sono collegate delle bilance, il peso viene inserito automaticamente — sia alla ricezione sia alla vendita di un piatto con prezzo al peso (mensa, gastronomia). L'impostazione del prezzo al peso è nella scheda del piatto, vedi Cassa (POS).

Etichette per lo scaffale. Per i prodotti vengono stampate etichette di magazzino con codice a barre, nome, prezzo e data di scadenza: se per il prodotto è impostata una durata di conservazione in giorni, la data di scadenza è calcolata come data di stampa più la durata. Non è la stessa cosa degli sticker per l'ordine — quelli li stampa la cucina, vedi Stampa in cucina e in sala.

Marcatura «Chestny ZNAK» (Russia)#

Per le sedi russe, nel magazzino è presente la scheda «Marcatura» — la gestione dei codici «Chestny ZNAK» per tutte le 15 categorie soggette a marcatura. La scheda contiene cinque sezioni:

• Carico merce — accettare i codici con lo scanner o caricare la fattura elettronica UPD in XML: il sistema la analizzerà, abbinerà gli articoli del fornitore alla vostra anagrafica (l'abbinamento viene memorizzato — non serve confermarlo una seconda volta) e registrerà i codici. Un codice assente nella fattura viene onestamente contrassegnato come discrepanza, invece di passare in silenzio.
• Fusti — messa alla spina del fusto tramite il suo codice, scarico del volume in base alla spillatura e rimozione con indicazione del motivo (vuoto, scarico, rimborso). Il codice del fusto non viene inserito nella ricevuta: altrimenti il primo boccale toglierebbe dalla circolazione l'intero fusto.
• Codici — registro di tutti i codici: stato, documenti di carico e scarico, data di scadenza, esito della verifica di riferimento nel sistema di marcatura.
• Attività — cosa resta da trasmettere a «Chestny ZNAK», con esportazione del documento da presentare nell'area riservata e chiusura dell'attività tramite il numero della ricevuta. Il numero di attività aperte è visibile come badge direttamente sul pulsante della sezione.
• Registro — l'elenco di tutte le verifiche, esportazioni e presentazioni.

La dismissione dei codici non avviene solo manualmente: la vendita viene rispecchiata dalla ricevuta di cassa (e sopravvive offline — partirà quando la connessione tornerà), mentre lo scarico delle materie prime marcate in un piatto viene calcolato in base alla scheda tecnica. La confezione aperta viene conteggiata in frazioni e completata fino alla fine prima di aprirne un'altra.

La scheda può essere disattivata dalla card «Chestny ZNAK» nel negozio delle estensioni, ma per impostazione predefinita è attiva: la marcatura è un obbligo di legge, non un'opzione aggiuntiva.

Gli alcolici sono gestiti nella scheda adiacente «EGAIS»: carico delle lettere di vettura, scarichi e scorte in base ai dati del vostro UTM — il modulo si collega come un normale dispositivo nel bridge hardware.

Cosa serve per iniziare#

• Sezione «Magazzino» — attiva per impostazione predefinita; con 30 o più prodotti il sistema stesso proporrà di attivarla.
• Schede degli ingredienti e dei prodotti con unità di misura e confezionamento.
• Schede tecniche dei piatti — senza di esse lo scarico automatico alla vendita non funzionerà.
• Prezzi di acquisto — altrimenti non si calcolano il costo del venduto, il food cost e il menu engineering.
• Permessi: l'esecuzione della rettifica è disponibile per il proprietario e il manager.
• Bridge e stampante per etichette — per le etichette dei semilavorati e i cartellini dei prezzi.

Limitazioni#

• L'analisi del magazzino funziona sul perimetro AWS. Sul brand russo le funzioni su basi analitiche non sono disponibili — la parità è aperta come attività.
• Le scorte negative sono ammesse intenzionalmente: il carico merce «perdona» il passaggio in negativo, invece di bloccare la vendita.
• Non esistono la contabilità a lotti né il FEFO nelle scorte. Il FEFO vive solo nella marcatura (quale confezione aperta completare) e non influisce sulla quantità.
• Non esistono conversioni automatiche delle unità — grammi e chilogrammi sono descritti dal confezionamento della scheda, non ricalcolati al volo.
• Le schede tecniche delle varianti e degli extra non vengono considerate: si scarica la composizione del piatto base.
• Non esiste la rettifica mobile con scanner nel telefono.
• L'ordine automatico al fornitore in base alla scorta minima non è realizzato — la previsione del fabbisogno c'è, l'ordine automatico no.
• Il digest email degli acquisti non viene inviato, le notifiche arrivano in chat e via push.
• EGAIS e «Chestny ZNAK» sono specificità russe: le schede compaiono solo per le sedi con paese «Russia»; lo scambio in tempo reale con GIS MT via API non è collegato (la presentazione è semimanuale), e il perimetro di test FSRA per EGAIS non è stato superato. VetIS (Mercury) funziona su mock — la chiave di accesso all'API non è stata ottenuta.

Risoluzione dei problemi#

La scorta non è stata scaricata dopo la vendita. Il piatto non ha una scheda tecnica oppure è stata venduta una variante/un extra — la loro composizione non rientra nello scarico.

La scorta è andata in negativo. È previsto così: il sistema non blocca la vendita, il negativo verrà chiuso dal prossimo carico merce.

Il costo del venduto è vuoto. Non sono stati inseriti i prezzi di acquisto degli ingredienti — senza di essi non si costruiscono né il food cost né la matrice del menu engineering.

Non vedo le schede della marcatura o degli alcolici. Compaiono solo con una sede in località russa.

Non permette di eseguire la rettifica. L'esecuzione è disponibile per il proprietario e il manager, per gli altri ruoli solo la visualizzazione.

Non arriva l'email sugli acquisti. Qui non esiste un digest via email — le notifiche su carenze e scadenze arrivano nella chat di lavoro e via push.

Sezioni correlate#

• Previsione della domanda — piano dei semilavorati, bozza dell'acquisto e rischio «finirà entro le 19:00»
• Controllo delle perdite — regole «consumo sopra la norma» e «salto del prezzo di acquisto»
• Menu engineering — cosa fare con un piatto quando se ne conosce il costo del venduto
• Finanze — acquisti, food cost e margine lordo
• Ordini — l'evasione dell'ordine avvia lo scarico
• Menu QR — piatti e combo a cui sono collegate le schede tecniche
• Multi-sede — più sedi: scorte, documenti e trasferimenti sono gestiti separatamente per ogni sede
• Negozio — la scorta del prodotto è visibile all'acquirente in vetrina: «ne è rimasto poco» o il numero esatto

Domande frequenti#

È obbligatorio tenere le schede tecniche per tutti i piatti?#

No. Si parta dagli Articoli più venduti — gli altri si aggiungono gradualmente. I piatti senza schede tecniche semplicemente non scaricano le Scorte.

Cosa succede quando un Ordine viene annullato?#

Lo scarico è legato all'evasione dell'Ordine: gli Ordini annullati non toccano le Scorte.

In quali lingue vengono riconosciute le fatture?#

AI gestisce le fatture tipiche nelle principali lingue della regione (georgiano, russo, inglese e altre). Dopo il riconoscimento si verifica sempre il risultato prima della conferma.

Si può gestire il magazzino su più Sedi?#

Sì, le Scorte e i documenti si gestiscono separatamente per ogni Sede — si selezioni la Sede in cima alla pagina.

Come inviare un Ordine a un fornitore che non ha WhatsApp o Telegram?#

Si compili l'email nella scheda del fornitore — il pulsante Email sarà disponibile nella finestra di invio. Il testo dell'Ordine può anche essere copiato e inviato nel modo preferito.

Si può fare una Rettifica solo su una parte dei Prodotti?#

Sì. Al primo passaggio della procedura guidata si sceglie l'ambito — tutto il magazzino, solo i Prodotti in vendita o solo le materie prime; all'interno c'è la ricerca per nome, Codice a barre e PLU. Le righe lasciate vuote non modificano le Scorte: si salvano solo i valori inseriti. Un inventario non terminato può essere ripreso più tardi — la bozza si salva automaticamente.