Bedrijfsrekeningen — betaling door medewerkers vanaf het saldo van de organisatie

Het gedeelte „Bedrijfsrekeningen” houdt de rekeningen bij van organisaties waarvan de medewerkers regelmatig bij u eten (bedrijfsrestaurant op kantoor, bedrijfscatering, een afspraak met een bedrijf om de hoek). De medewerker betaalt met de code van zijn rekening in plaats van met contant geld of kaart, en de kosten komen automatisch op de rekening van zijn organisatie. Openen: Beheerpaneel → Bedrijfsrekeningen (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Het gedeelte werkt apart per vestiging. Standaard staat het uit — schakel het in via de App Store (extensie „Bedrijfsrekeningen”), en het verschijnt in het zijmenu.

Organisaties en rekeningen van medewerkers#

Het model kent twee niveaus:

Organisatie (werkgever) — bedrijfsnaam, contactpersoon, telefoon, e-mail, notities, valuta voor de afrekening en (optioneel) een standaard daglimiet voor al haar medewerkers.
Rekening van de medewerker — gekoppeld aan de organisatie: naam van de medewerker, telefoon, unieke rekeningcode, huidig saldo en, indien nodig, een persoonlijke daglimiet die de limiet van de organisatie overschrijft.

De gegevens van de organisatie kunt u op elk moment aanpassen: de knop ✎ naast de naam opent hetzelfde formulier als bij het toevoegen. De rekeningen van medewerkers en hun saldo's veranderen daarbij niet, en een nieuwe daglimiet van de organisatie geldt direct voor wie geen persoonlijke limiet heeft.

De rekeningcode kunt u handmatig instellen of automatisch laten genereren (formaat zoals CA-XXXX-XXXX) — na het aanmaken wordt hij één keer getoond met een kopieerknop, daarna is hij in de interface alleen gemaskeerd te zien (de laatste 4 tekens).

Saldo opwaarderen#

Het saldo wordt handmatig opgewaardeerd — door de eigenaar of de boekhouder van de vestiging:

Eenmalige opwaardering — een bedrag voor één rekening;
Bulkopwaardering — een lijst in een tekstveld, één regel per medewerker: naam, code (optioneel), bedrag, telefoon (optioneel). Bestaande medewerkers worden op naam gevonden, voor nieuwe wordt een rekening aangemaakt; per regel wordt het resultaat getoond.

Daglimiet#

De uitgavenlimiet is alleen dagelijks, en in feite is dit een dagvergoeding van de werkgever: hoeveel het bedrijf bereid is per dag voor een medewerker te betalen. De organisatie heeft een standaardwaarde, voor een individuele medewerker kunt u een eigen waarde instellen die de standaardwaarde overschrijft.

De vergoeding wordt elke dag opnieuw op nul gezet. Het bedrag dat afgeschreven kan worden is het laagste van twee: het restsaldo en het restant van de dagvergoeding. Is er helemaal geen vergoeding ingesteld, dan blijft alleen het saldo als beperking over.

Een terugbetaling op een bestelling geeft de vergoeding weer vrij: wat die dag is besteed, wordt met het terugbetalingsbedrag verlaagd.

Betaling aan de kassa#

In de Kassa (POS) is er een aparte knop „Betalen met bedrijfsrekening”:

de kassamedewerker voert de rekeningcode van de medewerker in;
het systeem toont het saldo en het restant van de daglimiet, en schrijft het bedrag van de bestelling af (of een deel — het restant kan met een andere methode worden bijbetaald, betalingen zijn te combineren);
wordt een betaalde bestelling later geannuleerd, dan wordt de afschrijving van de bedrijfsrekening automatisch teruggedraaid — het geld komt terug op de rekening en de dagvergoeding komt weer vrij. De terugdraaiing is idempotent: het opnieuw verwerken van de annulering maakt het bedrag niet twee keer over.

Zelfstandige betaling door de gast#

Voor een vestiging kunt u de schakelaar „Selfservice voor de gast” inschakelen — dan kan de medewerker van de organisatie zelf, zonder kassamedewerker, zijn bestelling rechtstreeks in het klantmenu betalen: bij het afrekenen verschijnt de betaalmethode „Bedrijfsrekening”, waar hij telefoon en rekeningcode invoert.

De controle is dezelfde als aan de kassa: saldo, restant van de dagvergoeding, idempotentie van de afschrijving.

Kostenrapport#

Het rapport over een datumbereik toont per medewerker het bestede bedrag en het aantal transacties — met export naar CSV voor de boekhouding of voor het factureren van de organisatie over de periode.

Wat u nodig hebt om te starten#

Ingeschakeld gedeelte „Bedrijfsrekeningen” — standaard staat het uit en het wordt ingeschakeld met een schakelaar in de app store.
Een werkgeversorganisatie en de rekeningen van haar medewerkers.
Een opgewaardeerd saldo — de opwaardering voert de eigenaar of de boekhouding handmatig uit.
Een daglimiet voor de vergoeding — hoeveel een medewerker per dag op kosten van de werkgever kan besteden.
Een kassa — betaling met een bedrijfsrekening wordt geaccepteerd als aparte betaalmethode (POS).

Beperkingen#

Alleen handmatig opwaarderen. Een apart betaalloket voor de werkgever is er in de eerste iteratie niet — u waardeert de rekening op zodra de organisatie heeft betaald.
Een bestelling die met een bedrijfsrekening is betaald, kan niet met andere rekeningen worden gecombineerd — de kassa weigert dat ook daadwerkelijk.
De vergoeding is beperkt tot één dag. Week- en maandlimieten worden niet als aparte as ingesteld.
Het kostenrapport leeft binnen het gedeelte — u exporteert het voor de werkgever.

Problemen oplossen#

Het gedeelte staat niet in het paneel. Het staat standaard uit — schakel het in met de schakelaar.

De medewerker wordt niet gevonden aan de kassa. Controleer of zijn rekening in de juiste organisatie is aangemaakt en of die niet is geblokkeerd.

De betaling is geweigerd. Waarschijnlijk is de daglimiet van de vergoeding bereikt of heeft de rekening van de organisatie geen geld meer.

Het wordt niet met een andere rekening gecombineerd. Dat is een verbod door het ontwerp: een bestelling met toegepaste bedrijfsbetaling wordt niet samengevoegd met rekeningen van andere gasten.

De werkgever ziet de uitgaven niet. Het kostenrapport wordt in het gedeelte gemaakt en door u aan de organisatie gegeven — de werkgever heeft voorlopig geen eigen accountomgeving.

Gerelateerde gedeelten#

Kassa (POS) — een bestelling betalen met een bedrijfsrekening
Financiën — het algemene financiële beeld van de vestiging
Vaste gasten — gasten herkennen aan hun telefoonnummer

Veelgestelde vragen#

Kan er in plaats van een daglimiet een maandlimiet worden ingesteld?#

Voorlopig is er alleen een daglimiet — standaard op het niveau van de organisatie en, indien nodig, afzonderlijk per medewerker.

Wie vult het saldo aan — de organisatie zelf of de vestiging?#

Het aanvullen gebeurt handmatig door de eigenaar of boekhouder van de vestiging (eenmalig of via een bulkijst) — een apart account voor zelfstandig aanvullen door de organisatie is er voorlopig niet.

Wat als een medewerker de code van de rekening is vergeten?#

De code is in de interface van de vestiging gemaskeerd zichtbaar — de volledige code kan worden opgevraagd bij de eigenaar/boekhouder die de rekening heeft aangemaakt.

Kan er met een zakelijke rekening slechts een deel van de bestelling worden betaald?#

Ja, bij de kassa wordt gecombineerde betaling ondersteund — een deel van het bedrag wordt van de zakelijke rekening afgeschreven (binnen het resterende daglimiet), en het restant wordt met een andere betaalmethode voldaan.