Bonnen, retourneringen en omruilingen

Bonregister — de geschiedenis van alle verkopen per vestiging. Elke bon is een onveranderlijke momentopname van de betaling: wat er is gekocht, voor welk bedrag, op welke manier, door welke caissière en in welke kassadienst. Op basis van de bon kunt u direct vanuit de kassainterface een retournering of omruiling verwerken.

Openen: Beheerpaneel → Kassa (POS) → „Bonnen” (pictogram 🧾 in het kassamenu). Er is geen aparte sectie „Bonnen” in de zijbalk — het register leeft binnen de kassa.

Bonregister#

Elke vestiging voert een eigen bonnummering — de nummers lopen op volgorde en worden niet herhaald. In het register worden weergegeven:

• datum en tijd van de verkoop;
• het bonnummer en het gekoppelde bestelnummer;
• artikelen, aantallen en bedragen;
• de betaalwijze — contant, kaart, online, cadeaukaart, „op rekening”, zakelijke rekening, of meerdere tegelijk (deels contant, deels kaart) — het te betalen bedrag en het wisselgeld;
• de caissière en de kassadienst;
• het type: Verkoop, Retournering of Vooruitbetaling — een bon voor een vooruitbetaling op een nog niet afgesloten bestelling; de knop voor vooruitbetaling verschijnt alleen daar waar de kassa is verbonden met een fiscaal apparaat dat zulke bonnen ondersteunt (Rusland, 54-ФЗ).

De bon wordt als fiscaal geprint — met de gegevens van de verkoper en een uitsplitsing van het belastingbedrag per tarief — als in de vestigingsgegevens een fiscaal nummer is vastgelegd. Het land op zich heeft nergens invloed op: vestigingen waar de bon door een fiscale kassa wordt geslagen (Georgië, Rusland) vullen deze velden eenvoudigweg niet in, en de bon wordt geprint zoals voorheen. Het type nummer (VAT, GST, ABN, TRN, ИНН, TIN) verandert alleen het label van het veld bij het printen. Een retournering neemt de gegevens en het proportionele deel van de belasting van de oorspronkelijke bon over — als momentopname vanaf het moment van verkoop, niet de huidige instellingen.

Bonnen kunnen op elk moment opnieuw worden geprint — de knop „Printen” naast elke bon in de geschiedenis.

Printen en herdruk#

De bon van een verkoop en van een retournering wordt via Cenaly Hardware Bridge op een thermische printer geprint, met een terugvaloptie op printen via de browser. Als de printer offline is, komt de opdracht in de wachtrij van de bridge — dat is een aparte uitkomst, en die betekent dat de gast de bon nog niet in handen heeft gekregen. Meer hierover — Printen in de keuken en in de zaal.

Een fiscale en een niet-fiscale vestiging zijn verschillende verhalen. Als er op de vestiging alleen een fiscaal apparaat aan hardware aanwezig is, print de bridge onze bon daar niet doorheen en wordt de browser-terugvaloptie niet gestart: de kassa meldt dat de fiscale kassa de bon zelf print — en dat klopt, de gast heeft het document ontvangen. Als er op de vestiging helemaal geen fiscaal apparaat is, toont de kassa de badge „Niet-fiscale modus” met de uitleg „wat de kassa print is geen fiscale bon”, en op de bonnen zelf wordt de regel „Is geen fiscaal document” geprint.

Een retournering op een bon is ook een handeling uit dit logboek.

Retournering op een bon#

Een retournering wordt vanuit de bongeschiedenis verwerkt. Alleen beschikbaar bij een geopende kassadienst.

Volledige retournering#

Klik op „Retournering” bij de gewenste bon en kies „De hele bon”. Het systeem retourneert het volledige bedrag, inclusief servicekosten en fooien.

Gedeeltelijke retournering#

Selecteer specifieke artikelen en geef het aantal voor de retournering op. U kunt niet meer retourneren dan er is verkocht: het systeem controleert het restant met inachtneming van eerdere retourneringen op dezelfde bon.

Een gedeeltelijke retournering retourneert de kosten van de artikelen zelf: servicekosten en fooien worden alleen bij een volledige retournering van de bon in hun geheel geretourneerd. De belasting (daar waar die op de bon staat) wordt proportioneel aan het geretourneerde bedrag herberekend.

Retourmethode#

Geef bij het verwerken van een retournering op:

• Retourmethode — contant of kaart;
• Reden — vrije tekst (de lijst met redenen kan vooraf worden ingesteld: „Instellingen” → „Bestellingen” → „Redenen voor retournering”).

Als de retournering contant wordt verwerkt, wordt het bedrag automatisch geboekt als uitbetaling uit de huidige kassadienst — de beweging is direct zichtbaar in het kassarapport.

Een retournering op kaart wordt op de bankterminal zelf uitgevoerd, als de oorspronkelijke verkoop een transactie-identificatie van de terminal bevatte en de terminal op de bridge is aangesloten: de kassa stuurt de terminal een retouropdracht, de operator bevestigt deze op het apparaat. Zonder deze voorwaarden blijft de retournering alleen een record in het register, en geeft de operator het geld handmatig terug.

Daar waar de kassa dit ondersteunt, wordt voor de retournering aanvullend een fiscale bon „retournering van ontvangst” geslagen.

Na opslaan wordt een nieuwe bon van het type „Retournering” met een negatief bedrag aangemaakt, gekoppeld aan de oorspronkelijke verkoopbon.

Retournering naar het magazijn#

Geretourneerde artikelen gaan altijd terug naar het magazijn: het systeem herstelt zelf de restanten per retourregel met een apart document — dit is zichtbaar in de sectie Magazijn als retournering van een gast. Er is geen aparte aanvinkoptie „terug naar magazijn”, en het herstel kan niet worden uitgeschakeld.

Als het artikel defect is teruggekomen en niet meer verkocht wordt, schrijft u het af met een apart magazijndocument.

Omruiling van een artikel#

Een omruiling is een proces in twee stappen:

1. Retournering — verwerk een retournering op de oorspronkelijke bon (volledig of gedeeltelijk).
2. Nieuwe bestelling — de kassa opent een leeg ticket, al gemarkeerd als „Omruiling”. Voer de nieuwe artikelen in en verwerk de betaling zoals gebruikelijk.

Zo heeft elke stap zijn eigen bon, en blijft de geschiedenis transparant.

Retourneringen in financiële rapporten#

Alle retourneringen worden verwerkt in de sectie Financiën:

• KPI „Retourneringen” — het totale bedrag aan retourneringen over de periode;
• retourneringen worden van de omzet afgetrokken — de eindcijfers weerspiegelen de netto omzet;
• de dynamiek van retourneringen wordt met de vorige periode vergeleken.

Dit maakt het mogelijk de redenen en frequentie van retourneringen te volgen en beslissingen over kwaliteit te nemen.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Een op de kassa geslagen bon — het register bestaat uit onveranderlijke momentopnamen van betalingen; records worden er niet handmatig in gezet.
• Rol en PIN — een terugbetaling en een herdruk boven de drempel worden door een manager bevestigd en in het risicologboek vastgelegd.
• Ingeschakeld voorraadbeheer — als de terugbetaling de voorraad moet herstellen (Voorraad).
• Bridge en printer — voor het printen van de terugbetalingsbon en voor herdruk.

Beperkingen#

• ⚠️ Het register werkt op de AWS-omgeving. Op het Russische merk (cenaly.ru) zijn functies op analytische databases niet beschikbaar en wordt de bonhistorie daar niet opgebouwd.
• Er is geen apart gedeelte in de zijbalk — het register leeft binnen de kassa.
• Een terugbetaling van het aandeel van een specifieke gast bij een split is niet geïmplementeerd: als gasten de gastrekening deelden, wordt de terugbetaling in zijn geheel vanaf de kassa geregeld.
• Eén cadeaukaart wordt één keer per bestelling toegepast; een fysieke kaart met barcode is er voorlopig niet — alleen een certificaatcode.
• Offline is de laatste momentopname van het register beschikbaar, en de terugbetalingsrecord zelf komt in de wachtrij en wordt verzonden zodra de verbinding is hersteld.

Problemen oplossen#

De bon staat niet in het register. Controleer de vestiging — het register wordt per vestiging apart bijgehouden. Op het Russische merk is er helemaal geen register.

De terugbetaling lukt niet. Er is een PIN van een manager nodig; controleer ook of de bon bij deze vestiging hoort en niet al volledig is terugbetaald.

De terugbetaling heeft de voorraad niet hersteld. Terugboeken naar de voorraad is een aparte stap in het proces: die wordt alleen uitgevoerd als de voorraad is ingeschakeld en het artikel een technische kaart of productkaart heeft.

Herdrukken vraagt om bevestiging. Dat is bewust: boven de drempel wordt een herdruk door een manager bevestigd en in het logboek vastgelegd.

De fiscale terugbetaling is niet op de kassa geslagen. Controleer de bridge en het fiscale register: als het model het vereiste documenttype niet ondersteunt, wordt de terugbetaling wel in het register geregeld, maar de fiscale bon niet.

Gerelateerde gedeelten#

• Kassa (POS) — bestellingen aannemen en betalingen verwerken
• Kassadienst — openen/sluiten van de dienst, contante uitbetalingen
• Financiën — omzet, KPI's en periodevergelijking
• Voorraad — voorraadadministratie en documenten voor goederenbewegingen
• Bestellingen — statussen en bestelgeschiedenis
• Printen in de keuken en in de zaal — bonnen printen via de bridge, wachtrij en herdruk
• Verliescontrole — herdrukken en terugbetalingen in het logboek van risicovolle handelingen

Veelgestelde vragen#

Kan ik een terugbetaling regelen zonder geopende kassadienst?#

Nee. Voor het aanmaken van een terugbetaling is een geopende kassadienst nodig — vooral als de terugbetaling contant gebeurt (het bedrag wordt als uitbetaling uit de kassa verwerkt). Open de dienst in het gedeelte Kassa (POS) en herhaal de handeling.

Wat gebeurt er als één bon meerdere keren is terugbetaald?#

Het systeem houdt alle eerdere terugbetalingen per artikel bij. Bij een gedeeltelijke terugbetaling kunt u alleen het aantal terugbetalen dat nog niet eerder is terugbetaald. Meer terugbetalen dan er verkocht is, is niet mogelijk.

Verlaagt een terugbetaling de voorraad?#

Integendeel — een terugbetaling herstelt de voorraad, en doet dat altijd, zonder aparte optie. De oorspronkelijke verkoop had de voorraad al verlaagd; de terugbetaling herstelt die geheel of gedeeltelijk.

Verschijnt de bon direct na de betaling?#

Ja. De bon wordt automatisch gevormd bij het verwerken van de betaling via de kassa en is direct beschikbaar in de bonhistorie. Daar kunt u hem ook printen.

Zijn terugbetalingen zichtbaar voor medewerkers?#

Het register „Bonnen” en de knop „Terugbetaling” ziet elke medewerker wiens functie het gedeelte „Kassa” heeft, met een geopende dienst; het recht op terugbetalen en op terugbetalen zonder onderliggende bon wordt apart ingesteld in de POS-bevoegdheden van de rol (zie Kassa (POS)). Financiële dashboards met de KPI „Terugbetalingen” zijn beschikbaar voor de eigenaar, de manager en functies met het gedeelte „Financiën”.