Klanten (CRM)

De sectie „Bedrijven en facturen” is de B2B-CRM van de vestiging: particuliere kopers en zakelijke kopers in één kaart, met bedrijfsgegevens, documenten en de geschiedenis van de relatie. Deze is bedoeld voor situaties waarin de verkoop niet eindigt met een bon: B2B-bestellingen, facturen en overeenkomsten, uitgestelde betalingen en onderlinge verrekeningen.

Waar: Beheerpaneel → Vestiging → „Bedrijven en facturen” (admin.cenaly.com). De sectie is beschikbaar voor alle soorten bedrijven — niet alleen voor een winkel — en is standaard ingeschakeld.

De bovenste tabbladen zijn er acht: Bedrijven en facturen · Taken · Documenten · Afdrukformulieren · Rapporten · Bank · Gegevens van de verkoper · 🔔 Meldingen. Rechts daarvan staat de knop „Verkoop”: een wizard die een transactie begeleidt van commerciële offerte naar factuur en afsluitende documenten.

Verwar dit niet met de sectie „Vaste gasten”: daar vindt u een telefoonboek en herkenning van de gast aan het nummer, hier volledige kaarten van relaties.

Klantkaart#

Het type kaart is particulier of rechtspersoon; van het type en het land hangt af welke bedrijfsgegevens nodig zijn. Het formaat van fiscale nummers wordt gecontroleerd, inclusief controlecijfers, en bij het opnieuw invoeren van een bestaand nummer verschijnt de link „bestaande openen” in plaats van dat er een duplicaat wordt aangemaakt.

Op de kaart:

• naam (voor een particulier — voornaam, achternaam, patroniem) of juridische naam en juridisch adres;
• land en landgebonden bedrijfsgegevens, ondertekenaar (directeur);
• bankrekeningen: bank, rekening/IBAN, BIK/SWIFT;
• contactpersonen: naam, rol, telefoon, e-mail, Telegram, WhatsApp; u kunt het hoofdcontact markeren en het contact waarnaar documenten worden gestuurd;
• geboortedatum, toestemming voor marketing, notities, tags, status.

Een contact kan ook in één regel worden toegevoegd: voer een telefoonnummer, e-mail, @telegram of een wa.me-link in — het type wordt automatisch bepaald.

Voor Russische rechtspersonen hoeven de bedrijfsgegevens niet handmatig te worden ingevoerd: op basis van het ИНН wordt de kaart uit het staatsregister gehaald, en vóór toepassing wordt getoond welke velden worden gewijzigd. De suggesties uit het register werken wanneer op het platform een provider voor een dergelijke zoekopdracht is aangesloten; zolang die niet is aangesloten, antwoordt de knop „Zoeken op ИНН” eerlijk met „Zoeken niet beschikbaar”, en worden de bedrijfsgegevens handmatig ingevuld — dit heeft geen invloed op de rest van de werking van de kaart.

Bestellingen van de klant#

Het tabblad „Bestellingen” toont de tegels „Bestellingen”, „Aankoopbedrag”, „Laatste bestelling” en een lijst met bestellingen met datum, nummer, bedrag en status. Bestellingen komen hier automatisch terecht naarmate de klant aankopen doet in uw winkel. Vanuit de regel van een bestelling kunt u direct een document aanmaken.

Documenten, contracten en onderlinge verrekeningen#

• Documenten — primaire bescheiden voor deze klant: facturen, akten, vrachtbrieven en dergelijke. De set documenttypen, het nummeringsmasker, de btw-modus en het bedrag in letters komen uit het landprofiel (Georgië, Rusland, Kazachstan, het Verenigd Koninkrijk, Australië, Nieuw-Zeeland, de VAE, Cyprus, Griekenland, Spanje, Portugal, Kroatië, Polen, Roemenië, Turkije en een universeel profiel). Een gereed document kunt u openen, als PDF downloaden, naar de e-mail van de klant sturen of annuleren met opgave van een reden. De gegevens van de verkoper in een uitgeschreven document zijn een momentopname bij uitgifte: als u later de factuur of de ondertekenaar in het profiel wijzigt, worden al uitgeschreven documenten niet herschreven, en in de documentkaart ziet u precies de gegevens waarmee het document naar de klant is gegaan.

• Contracten — een wizard van vier stappen: sjabloon → partijen en ondertekenaars → voorwaarden (uitstel van betaling, kredietlimiet, percentage vooruitbetaling en kortingen, minimale bestelling, levering, termijn) → voorbeeldweergave. Statussen: concept, uitgegeven, ondertekend (u kunt een scan toevoegen), ontbonden; de geldende voorwaarden worden getoond in een strook bovenin de klantkaart.

• Onderlinge verrekeningen — saldo, achterstallige schuld en de oudste termijn, een tijdlijn van transacties (verzending, betaling, retour, creditnota, voorschot), het toevoegen van betalingen en correcties, het toewijzen van betalingen aan documenten — met de knop „volgens FIFO” of precies aan het gewenste document, met weergave van het restsaldo per factuur en de mogelijkheid om terug te draaien.

• Terugkerende facturen — subtabblad „Regelmatig” in het documentenregister: huur, abonnementskosten en onderhoud worden automatisch uitgeschreven. Het schema is „elke maand op de N-de” (de 31e verschuift in een korte maand naar de laatste dag) of „elke N dagen”; u ziet de eerstvolgende datum, de laatste uitgifte en de reden als de uitgifte is gepauzeerd. Een profiel maakt u aan met de knop „Herhalen…” direct vanuit een uitgeschreven voorbeelddocument — de regels worden bij elke uitgifte uit het voorbeeld gehaald, dus een prijs verhogen is eenmalig voldoende. Eén periode = één factuur, een herhaalde run maakt geen duplicaat; u kunt ook handmatig „het nu aangebroken moment uitschrijven”.

• Afdrukformulieren — een afzonderlijk bovenste tabblad van de sectie (het documentenregister heeft precies drie subtabbladen: lijst, „Regelmatig” en „E-mailsjablonen”). Dit zijn lay-outs waarmee de PDF wordt afgedrukt. Een formulier is opgebouwd uit blokken (kop, tekst, velden, partijen, regeltabel, totalen, ondertekeningen) met invulling van documentwaarden — nummers, bedragen, gegevens, het bedrag in letters; een blok of een afzonderlijk veld kan voorwaardelijk worden getoond. Er zijn kant-en-klare formulieren van het platform — universeel, een factuur voor landen met btw, een vrachtbrief, en voor Rusland ook een betaalfactuur, UPD en een akte. Bij uitgifte en annulering wordt het document volgens het gekozen formulier afgedrukt.

• E-mailsjablonen — subtabblad van het documentenregister: een lijst met sjablonen en een editor waarin placeholders (nummer, bedrag, betaaltermijn, tegenpartij, verkoper, regeltabel) op de cursorpositie worden ingevoegd, en de voorbeeldweergave het resultaat toont op een echt document van de vestiging. De tekst van de e-mail kan door AI worden gegenereerd op basis van een korte beschrijving — met de kennisbank van het account als basis; de bronnen worden als chips getoond. In het venster voor het versturen van een document kiest u de afzender (systeemadres of mailbox van de vestiging — de keuze wordt onthouden), het onderwerp en het sjabloon.

Voor vestigingen in Polen met de aangesloten extensie staat naast de factuur een verzendpaneel naar KSeF — het overheidsstelsel voor elektronische facturen: de factuur gaat daar rechtstreeks vanuit de kaart naartoe, en terug komen de status, het toegekende nummer en de UPO-bevestiging.

Voor vestigingen in Rusland is er EDO via Saby (SBIS) — de extensie „Saby Docs” in de appstore, per vestiging aan te sluiten. Het documentenregister wordt gemeenschappelijk voor beide richtingen: chips „inkomend / uitgaand”, badges „↓ Inkom.” en „Saby”, de uitwisselingsstatus. Inkomende documenten worden samen met de PDF automatisch opgehaald (controle elke paar minuten), de tegenpartij wordt op basis van INN automatisch aangemaakt; een uitgaand document gaat weg met de knop „Naar Saby sturen”. Het ondertekenen blijft aan de kant van Saby — wij hebben geen eigen infrastructuur voor elektronische handtekeningen.

Sjablonen en AI-invulling van documenten — in de sectie Documenten.

Rapporten#

Het tabblad „Rapporten” — overkoepelend voor de hele vestiging, niet voor één klant: ouderdomsanalyse van debiteuren (emmers voor achterstalligheid tot 90+ dagen), betalingsregister en verzendregister. Elk wordt geëxporteerd naar CSV.

Gegevens van de verkoper#

Op het tabblad „Gegevens van de verkoper” maakt u rechtspersonen aan namens wie u documenten uitschrijft — er kunnen meerdere onder één account zijn, één wordt als hoofd aangewezen. Bij elke rechtspersoon kunt u meerdere bankrekeningen, ondertekenaars, e-mailadressen en telefoonnummers beheren: in elke lijst markeert u met een sterretje ★ het standaardrecord, dat wordt ingevuld in het document, terwijl de overige bij het uitschrijven worden gekozen. Bij een rechtspersoon kunt u afdelingen en magazijnen aanmaken: elk heeft een eigen naam, adres en contactgegevens, één wordt als hoofd gemarkeerd, en een overbodige gaat naar het archief (verwijderen is niet mogelijk — al uitgeschreven documenten verwijzen naar de afdeling). In het verkoopvenster kiest u de afdeling uit de lijst, deze komt in het document en wordt in de PDF afgedrukt als regel „Afdeling/Magazijn” onder de gegevens van de verkoper; dezelfde afdeling wordt overgenomen in terugkerende facturen en in de factuur bij acceptatie van een commerciële offerte.

Automatisering#

Onderaan hetzelfde tabblad staat het blok „Automatisering”: vier schakelaars die per vestiging worden ingesteld, niet per rechtspersoon.

Bankafschriften#

Het tabblad „Bank” accepteert een afschrift van de betaalrekening precies zoals uw bank het exporteert — als bestand. Het formaat wordt automatisch herkend op basis van de inhoud, niet op basis van de extensie: export voor 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, en ook gewone CSV en Excel. U hoeft niets vooraf in te stellen — sleep het bestand gewoon naar binnen.

Na het uploaden ziet u de rekeningkaarten en de tabel met transacties van de gekozen maand. Periodes kunnen overlappend worden geüpload (veel banken knippen de export in stukken) — dezelfde transactie verschijnt niet twee keer. Elke upload wordt vastgelegd in het importlogboek, en elke upload kan volledig worden teruggedraaid als het bestand toch het verkeerde bleek.

Als de bank een CSV of Excel exporteert met eigen koppen en de kolommen niet zijn herkend, opent de markeringswizard: geef aan waar de datum, het bedrag, de betalingsomschrijving en de tegenpartij staan. De markering wordt onthouden voor deze bank, en het bestand hoeft niet opnieuw te worden geüpload — het is al geladen.

Daarna kunnen betalingen aan tegenpartijen worden toegewezen. Naast elke transactie ziet u de voorgestelde overeenkomst en hoe zeker we daarvan zijn: de tegenpartij wordt gezocht op rekeningnummer in de betalingsomschrijving, op ИНН en bedrag, op alleen ИНН of op naam. U kunt per transactie bevestigen of in één keer een hele reeks, en het filter „niet toegewezen” laat zien wat er nog over is. Een bevestigde betaling komt in de onderlinge verrekening van de tegenpartij terecht en sluit diens schuld. Het geld zelf wordt nergens automatisch geboekt: betalingen worden door een mens toegewezen, het systeem doet alleen voorstellen.

Als er helemaal geen overeenkomst is, kan de transactie handmatig worden gekoppeld: kies een tegenpartij uit de lijst, en de betaling komt in diens onderlinge verrekening te staan met de markering „handmatig”, zodat later te zien is dat dit geen automatische match was.

Activiteiten en taken#

Het tabblad „Activiteit” is de geschiedenis van de samenwerking met de klant: notities, gesprekken en taken met een deadline. Achterstallige taken worden gemarkeerd, en alle open taken van alle klanten staan in een aparte lijst „Taken” — de werklijst van de manager voor die dag. In deze lijst staan alleen open taken, dus een regel die u aanvinkt verdwijnt eruit; onderaan het scherm verschijnt een melding met de knop „Ongedaan maken” — die haalt het vinkje weg en zet de taak terug in de lijst. De schakelaar ernaast opent de wijzigingsgeschiedenis van de kaart: wat er wanneer is veranderd, wie de wijziging heeft gedaan en waar die vandaan kwam. De deadline van een nieuwe taak hoeft u niet per se in de kalender te kiezen: schrijf hem in woorden in de tekst zelf — „morgen terugbellen”, „factuur vóór 25.12”, „vrijdag”, „over 3 dagen”, „30 september” — en naast het veld verschijnt de knop „Deadline invullen”. Die vult het lege veld bij een klik; een handmatig gekozen datum wordt door de suggestie niet gewijzigd.

De feed vult zich ook vanzelf: een inkomend gesprek vanaf de telefoon van de contactpersoon komt als activiteit in de kaart terecht (richting, duur, korte samenvatting, link naar de opname), een inkomende e-mail als activiteit met onderwerp en de link „openen in e-mail”. De omgekeerde weg bestaat ook: vanuit de gesprekskaart in het gedeelte „Gesprekken” leidt een knop rechtstreeks naar het bedrijf, naar het tabblad „Activiteit”. Beide stromen zijn uit te schakelen met de schakelaars „Gesprek → activiteit tegenpartij” en „E-mail → activiteit tegenpartij” (tabblad „Verkopersgegevens”, blok „Automatisering”).

Open CRM-taken zijn niet alleen hier zichtbaar: op het algemene taakbord van de dienst (/tasks) staat bovenaan het blok „Bedrijven en facturen” — een lijst die alleen-lezen is, elke regel leidt naar de kaart van de tegenpartij. Als de bron niet beschikbaar is, wordt het blok gewoon niet getoond — het dienstbord is niet afhankelijk van CRM.

De kaart heeft een verantwoordelijke manager (te kiezen uit uw medewerkers) — daarop kan de lijst worden gefilterd: „Mijn” en „zonder verantwoordelijke”. Onder het profiel staat het blok „Bestanden”: contracten, specificaties en scans kunnen aan de kaart zelf worden toegevoegd.

AI-analyse van een aanvraag#

De knop „🤖 Aanvraag analyseren” verandert een e-mail, gespreksverslag of PDF in een kant-en-klaar verkoopconcept. U plakt de tekst — het platform toont een voorbeeld van de analyse: welke klant is herkend, welke regels uit uw catalogus zijn gekozen (met een betrouwbaarheidsscore per regel), wat niet kon worden herkend. U controleert het en klikt op „Concept aanmaken”.

Wat belangrijk is:

• De AI werkt alleen met uw gegevens — de catalogus van de vestiging en de klantkaarten; een niet-bestaand product verzinnen kan hij niet, alles wat niet is herkend gaat eerlijk naar een aparte lijst;
• prijs, belasting en korting stelt de AI niet vast — die komen uit de catalogus, de commerciële voorwaarden van de klant en het landprofiel;
• de klant wordt in de eerste plaats herkend aan het fiscale nummer, e-mail of telefoon, en pas daarna aan de naam;
• het resultaat is altijd een concept plus een taak voor de manager: een document op deze manier uitgeven kan niet. Als er nog geen klantkaart was, wordt die aangemaakt met de markering „uit AI-analyse”;
• waar u het resultaat vindt: het concept staat in het tabblad „Documenten” van de klantkaart, de taak in het tabblad „Activiteit”. In het tabblad „Bestellingen” staat het niet: daar komen alleen de aankopen van deze klant in uw winkel terecht.

Herinneringen en dunning#

Het tabblad „Meldingen” schakelt automatische herinneringen per locatie in: een dagelijkse digest, herinneringen aan u over achterstallige facturen, e-mails aan de klant met geleidelijk strengere toon, waarschuwingen over het aflopen van offertes en contracten — elk scenario heeft zijn eigen parameters (tijdstip van verzenden, fasen, hoeveel dagen van tevoren). De knop „Nu controleren” voert hetzelfde onmiddellijk uit, en de lijst „Aankomende herinneringen” laat zien wat er verstuurd wordt — elk item kan worden uitgesteld.

Lijst, zoeken en bulkacties#

Het zoeken gaat op naam, fiscaal nummer, telefoon en e-mail. Filters — op type (particulieren/zakelijke klanten), status (actief, geblokkeerd, gearchiveerd), tags en verantwoordelijke manager („Mijn” en „Zonder verantwoordelijke” — met een teller, zodat geen enkele klant zoekraakt). Het tandwiel „Paginaweergave” stelt de set kolommen, de dichtheid van de tabel en het tabblad dat als eerste opent in.

Als u meerdere kaarten selecteert, kunt u ze naar het archief sturen, een tag toekennen of een tag verwijderen voor allemaal tegelijk. Een gearchiveerde kaart blijft bewaard (documenten kunnen er nog naar verwijzen), maar verdwijnt uit de actieve lijst.

Importeren, exporteren en duplicaten#

• Importeren — als lijst, met één klant per regel: тип;название;страна;налоговый номер;телефон;email. In het rapport ziet u hoeveel er zijn aangemaakt, hoeveel er al waren en waar de fout zit.
• CSV exporteren — de huidige selectie volledig, rekening houdend met zoeken en filters en over alle pagina's van de lijst.
• Duplicaten samenvoegen: de huidige kaart blijft, de gekozen kaart wordt gearchiveerd, de contactgegevens en identiteiten ervan worden overgedragen. Alleen kaarten van hetzelfde type worden samengevoegd.

Gerelateerde secties#

• Vaste gasten — de gast herkennen en bestelgeschiedenis op telefoonnummer
• Documenten — sjablonen voor overeenkomsten en akten, AI-invulling
• Commerce — partnerprogramma met een link naar de klantkaart
• Bestellingen — de algemene lijst met bestellingen
• Financiën — geld en rapporten

Veelgestelde vragen#

Wat is het verschil met „Vaste gasten”? „Vaste gasten” is een snel naslagwerk op telefoonnummer en een badge voor een herhaalbezoek. „Klanten” is een kaart met gegevens, documenten en onderlinge verrekeningen, voor B2B en verkoop met papierwerk.

Verschijnt een klant na een bestelling in de webshop vanzelf? Ja. Na het plaatsen van een bestelling zoekt het platform zelf de passende kaart op basis van het fiscale nummer, telefoonnummer of e-mail — en als die er niet is, maakt het er een aan op basis van de bestelgegevens en vult het lege velden aan, zonder te overschrijven wat u al handmatig hebt ingevuld. Dit zorgt niet voor duplicaten: een herhaalde bestelling van dezelfde koper komt in dezelfde kaart terecht. Kaarten handmatig of via import aanmaken kan ook.

Ik heb een aanvraag verwerkt — waarom staat die niet in het tabblad „Bestellingen”? Omdat de AI-verwerking geen webshopbestelling maakt, maar een verkoopconcept — een commerciële offerte of een factuur. Zoek die in het tabblad „Documenten” van de klantkaart, en de taak „controleren vóór uitgifte” in het tabblad „Activiteit”. Het tabblad „Bestellingen” toont alleen de aankopen van de klant in uw winkel; een aanvraag uit een e-mail, telefoongesprek of PDF komt daar niet terecht.

Kan een medewerker deze sectie openen in plaats van de eigenaar van het account? Nog niet: de sectie werkt alleen onder de account van de eigenaar. Een medewerker met een eigen login (en een eigenaar die is overgeschakeld naar andermans account) krijgt een weigering — toegang op basis van rollen voor deze sectie is in ontwikkeling.

Kan ik een koper blokkeren? De kaart heeft de status „Geblokkeerd”, en om bestellingen in de webshop te verbieden werkt een blokkeerlijst in de bestelinstellingen — zie Webshop.