Bestellingen — Dine-in, bezorging, afhalen

Overzicht#

Het bestelsysteem van Cenaly ondersteunt alle belangrijke scenario's voor horecabedrijven:

Voor het werken met bestellingen zijn er aparte werkschermen in het beheerpaneel:

• Kassa (POS) — bestelling opnemen door de ober, tafel koppelen via QR;
• Keuken (KDS) — keukendisplay: wachtrij, statussen, productieafdelingen;
• Koerier — scherm voor eigen bezorging met kaart en routes;
• Zaalschema — plattegrond van tafels, obers en reserveringen.

Dine-in — Bestelling vanaf de tafel#

Hoe het werkt#

1. De gast scant de QR-code op de tafel
2. Het menu opent met koppeling aan het tafelnummer
3. De gast kiest artikelen, extra's en geeft wensen aan
4. Hij tikt op Bestellen
5. De bestelling verschijnt direct bij het personeel (op het keukenscherm / de tablet van de ober)
6. De ober bevestigt de bestelling → de keuken begint met bereiden
7. De gast ontvangt een melding over de status

Instellen#

1. Schakel het aannemen van bestellingen in bij de vestiging: Locaties → de gewenste vestiging → tabblad WEB. Dezelfde velden staan op één plek in het gedeelte Mijn site → kaart „Online bestellen” → Instellen → sectie „Bezorging en afhalen”.
2. Stel het zaalschema in — gedeelte Zaalschema: tafels, zones, bar (zie Zaalschema).
3. Koppel QR-codes aan tafels — op dezelfde plek, in het Zaalschema; een bestelling vanaf de tafel wordt daarna automatisch herkend.

Tafels beheren#

• Visuele plattegrond van de zaal met drag & drop
• Tafelstatussen: vrij / bezet / gereserveerd
• Automatisch vrijgeven na betaling

Ober roepen#

De gast tikt op „Ober roepen” in het menu en kiest een reden: water brengen, de rekening, hulp met het menu of „anders”.

De oproep gaat via dezelfde weg als de bestelling zelf — een signaal naar de server, en van daaruit in realtime naar het personeel:

• belletje in het gedeelte „Bestellingen” — met tafelnummer en reden, met geluid (geluid uitschakelen via een knop);
• tabblad „Oproepen” in het Zaalpaneel — dezelfde lijst, naast het schema en de wachtrij;
• de knop „Aangenomen” haalt de oproep op beide schermen weg.

Los van de oproepen werkt er een gerichte push naar de ober „bestelling gereed”: als er een ober aan de tafel is gekoppeld (zie Zaalschema, modus „Obers”), gaat de melding dat de bestelling gereed is naar hem, niet naar de hele dienst.

Slots voor voorbestelling#

Als de keuken geen willekeurige tijden „om 13:07” aankan, schakelt u slots voor voorbestelling in bij de instellingen van de vestiging. Dan kiest de gast bij een bestelling „op een tijdstip” niet een vrij tijdstip, maar een slot:

De waarden kunt u algemeen instellen en apart overschrijven voor afhalen en bezorging — die hebben een verschillende belasting.

De gast ziet een lijst van de eerstvolgende slots rekening houdend met de openingstijden; volle slots worden grijs weergegeven. De bezetting van slots wordt berekend op basis van al aangenomen bestellingen en automatisch bijgewerkt.

Pay-at-table — de gast betaalt vanaf de tafel#

Op een QR-tafel heeft de gast een zwevende knop „Rekening”: die opent de huidige rekening van de tafel (artikelen, aantal, bedrag) en laat hem online betalen.

De knop verschijnt alleen als aan beide voorwaarden is voldaan: de QR-code is aan de tafel gekoppeld en bij de vestiging is online betalen ingeschakeld. Na betaling markeert de webhook de bestelling als betaald — de kassa en het gedeelte „Bestellingen” zien dit op de gebruikelijke manier.

De gast kan de rekening helemaal betalen of zijn deel: in het rekeningpaneel is er een keuze — „gelijk verdeeld” (geeft aan over hoeveel gasten het wordt verdeeld) of „per artikel” (markeert zijn gerechten, het aantal wordt fractioneel verdeeld). Bovenop het deel kan een fooi worden gegeven. Elk deel gaat als een eigen betaling, de rekening blijft open tot hij volledig is gedekt, en het te betalen bedrag wordt direct herberekend: als de buurman al zijn deel heeft betaald, neemt de knop „helemaal betalen” alleen het restant, niet opnieuw de volledige rekening. Gelijktijdige betalingen van twee gasten lopen niet door elkaar — het deel wordt op de server gereserveerd.

Bezorging — Bezorging#

Bezorgzones instellen#

1. Open het gedeelte Koeriers — de polygonen/zones, de vestiging en de koeriersinstellingen staan daar (vanuit de hub met bestelinstellingen verwijst de link „Bezorgzones op de kaart, koeriers en koeriersnetwerk” daarnaartoe).
2. Teken zones op de kaart of stel een straal vanaf de vestiging in
3. Geef voor elke zone op:
   • Bezorgkosten
   • Minimale bestelwaarde
   • Geschatte bezorgtijd

Algemene bezorgvoorwaarden (kosten, „gratis vanaf”, minimale bestelwaarde, straal, opmerking) stelt u in bij de vestiging: Locaties → vestiging → WEB, of in Mijn site → „Online bestellen” → „Bezorging en afhalen”. Uitgebreid — Bezorging.

Bestelproces#

1. De klant opent het menu (via een link, vanuit social media, vanaf de verpakking)
2. Kiest Bezorging → voert het adres in
3. Het systeem bepaalt de zone en toont de voorwaarden
4. De klant stelt de bestelling samen → betaalt online of bij ontvangst
5. De manager ziet de bestelling → wijst een koerier toe
6. De klant volgt de status: aangenomen → wordt bereid → onderweg → bezorgd

Koeriers beheren#

Voor eigen bezorging is er een apart scherm Koerier (zie de handleiding):

• De koerier ziet de wachtrij: wordt bereid → klaar om mee te geven → onderweg → bezorgd
• „Bestelling aannemen” koppelt de bestelling aan de koerier, „Bezorgd” legt het tijdstip van overhandiging vast
• Kaart met de route naar de klant en de geolocatie van de koerier
• Betaalwijze in de kaart: contant/pin bij ontvangst, online
• Als bij de vestiging een externe koeriersdienst is aangesloten, staat op de bestelling de knop „Koerier oproepen” — zie Bezorging; nogmaals indrukken lukt niet, de kaart onthoudt zelf dat de koerier al is opgeroepen

Afhalen — Afhalen#

Hoe het werkt#

1. De klant opent het menu → kiest Afhalen
2. Stelt de bestelling samen → geeft het ophaaltijdstip op
3. Betaalt online of kiest betalen ter plaatse
4. Ontvangt een bevestiging met het bestelnummer
5. Haalt de bestelling op het afgesproken tijdstip op

Instellen#

1. Locaties → vestiging → tabblad WEB (of Mijn site → „Online bestellen” → Instellen → „Bezorging en afhalen”)
2. Schakel afhalen in
3. Geef de afhaalvoorwaarden op: de minimale bestelwaarde en een opmerking voor de gast
4. Stel de minimale bereidingstijd in (bijvoorbeeld 15 minuten)

Er is geen apart gedeelte „Instellingen → Afhalen”: bezorging en afhalen worden met dezelfde velden van de vestiging ingeschakeld.

WhatsApp-bestellingen#

Een populair bestelkanaal in Latijns-Amerika, het Midden-Oosten en Azië.

Instellen#

1. Locaties → vestiging → tabblad WEB (of Mijn site → „Online bestellen” → Instellen → „Bezorging en afhalen”)
2. Schakel de schakelaar „Bestellingen via WhatsApp accepteren” in
3. Geef het WhatsApp-nummer in internationale notatie op. Als u het veld leeg laat, wordt het WhatsApp-nummer uit de contactgegevens van de locatie gebruikt

Er is geen gedeelte „Instellingen → WhatsApp” in het paneel — de schakelaar en het nummer staan in het blok voor het aannemen van bestellingen van de etalage.

Hoe het werkt#

1. De gast stelt een winkelmandje samen in het menu
2. Klikt op Bestellen via WhatsApp
3. Er opent een WhatsApp-chat met een vooraf ingevuld bericht (lijst met artikelen, aantal, bedrag)
4. De manager bevestigt de bestelling in de chat

Telegram-bestellingen#

Instellen#

1. Maak een bot aan via @BotFather in Telegram
2. In het beheerderspaneel → Integraties → Telegram
3. Koppel de bot aan uw locatie
4. Het menu wordt automatisch beschikbaar als Telegram Mini App

Meer informatie: Telegram Mini App — handleiding

Bestellingen beheren#

Bestelpaneel#

Alle bestellingen uit alle kanalen (dine-in, bezorging, afhalen, WhatsApp, Telegram, bezorgaggregators, bestelwidget op uw eigen site) worden weergegeven in één paneel:

• Nieuw — net binnen, wachten op bevestiging
• In behandeling — bevestigd, de keuken bereidt ze
• Klaar om mee te geven — de keuken is klaar; de bestelling wacht op de koerier of de gast
• Wordt bezorgd — de koerier heeft de bestelling aangenomen (voor eigen bezorging)
• Afgerond — de klant heeft de bestelling ontvangen
• Geannuleerd — de bestelling is geannuleerd

Meldingen#

Het personeel ontvangt meldingen over nieuwe bestellingen:

• 🔔 Geluidsmelding op tablet/computer
• 📱 Pushmelding op de telefoon
• 🖨 Automatisch afdrukken van de bon in de keuken (bij aansluiting van een printer)

De gast ontvangt een bevestiging per e-mail. In het bestelformulier staat een optioneel veld „E-mail” (de gast vult het één keer in — het adres wordt in de browser opgeslagen en bij de volgende bestelling ingevuld). Als het adres is opgegeven, gaat er een bevestigingsmail naartoe met de samenstelling van de bestelling, het bedrag en een link naar de status, en na betaling — een digitale bon. De e-mails komen namens de vestiging in de taal van de gast. In de bestelinstellingen heeft het veld drie standen: verborgen, optioneel (standaard) en verplicht — de laatste is zinvol waar de bon altijd nodig is, bijvoorbeeld bij online betalen voor meenemen. Naast het veld kunt u een selectievakje tonen voor toestemming voor nieuws van de vestiging: zonder dat wordt het adres alleen voor deze bestelling en de bon gebruikt.

Kitchen Display System (KDS)#

Het scherm Keuken (KDS) in het beheerderspaneel toont de wachtrij met bestellingen (zie de handleiding voor KDS):

• Volgorde van gerechten op tijd van binnenkomst, timers
• Status van artikelen: in de wachtrij → wordt bereid → klaar; bump en recall
• Keukens (stations) — filter op menucategorieën
• All-day-overzicht en geluidssignaal bij een nieuwe bestelling

Bestellingen met spraak bedienen#

Via de AI-assistent kunt u bestellingen met spraak bedienen:

Alle opdrachten die de status wijzigen, vragen om bevestiging. Meer informatie — in de documentatie van de spraakassistent.

Bestelinstellingen#

De instellingen staan op twee plaatsen — dat is belangrijk, zodat u niet op de verkeerde plek zoekt.

Voorwaarden voor het aannemen van bestellingen — per vestiging: Locaties → vestiging → tabblad WEB. Alles hiervan staat ook bij elkaar op één scherm in het gedeelte Mijn site → kaart „Online bestellen” → Instellen, als accordeon met vier secties:

Vanuit hetzelfde scherm leiden links naar aanverwante gedeelten: bezorgzones en koeriers, promotiecodes, loyaliteit, automatische bestelregels, servicekosten en fooi, belastingen op de bon.

Tabblad „Instellingen → Bestellingen” — dit zijn de regels voor het verwerken van al aangenomen bestellingen:

Betaalwijzen die u in de bestelkaart ziet: contant, kaart bij ontvangst, online, rekening van een bedrijf, op de rekening van de kamer (hotel) en „Op de pof” — de bestelling is door de kassa in het schuldenboek afgesloten (zie Kassa (POS)).

7. Plattegrond van de zaal en tafelbeheer#

Editor van de plattegrond#

1. Open het gedeelte Zaalindeling — dit is een apart menu-item, geen tabblad van „Instellingen”
2. Versleep elementen: tafels (rond, vierkant, rechthoekig), stoelen, muren, deuren
3. Geef het nummer en de capaciteit van elke tafel op
4. Maak meerdere zones: hoofdzaal, terras, VIP, bar

Uitgebreid — Zaalindeling.

Tafelstatussen#

Aparte statussen „wacht op afrekening” en „in bediening” bestaan er voor een tafel niet. Op de zaalindeling in de kassa worden boven op de status twee signalen gemarkeerd: ober roepen en bestelling gereed.

QR-codes aan tafels koppelen#

• Elke tafel krijgt een unieke QR-code
• Bij het scannen bepaalt het systeem het tafelnummer
• De bestelling wordt automatisch aan de tafel gekoppeld
• De ober ziet van welke tafel de bestelling komt

8. Reserveringssysteem#

Reserveren voor gasten#

Gasten kunnen een tafel reserveren:

1. Via het QR-menu → knop „Tafel reserveren”
2. Via de website van de zaak
3. Via de Telegram-bot
4. Telefonisch (de manager voert het handmatig in)

Reserveren instellen#

• Tijdsloten: duur van de reservering
• Limiet aan gasten: minimum en maximum per tafel
• Deposit: vooruitbetaling voor een tafel vragen — met een vast bedrag of per gast; apart stelt u in wat er met het deposit gebeurt als de gast niet komt (vervalt of wordt terugbetaald)
• Wachtlijst: de gast komt in de wachtrij, en de uitnodiging voor een vrijgekomen tafel geldt een beperkte tijd
• Bevestiging: automatisch of handmatig

Alle parameters en hun standaardwaarden — in Reserveringen en Zaalindeling.

Meldingen#

• De gast krijgt een bevestiging (e-mail / Telegram)
• De manager ziet alle reserveringen in de kalender

9. Room Service (kamerservice)#

Voor hotels, hostels en appartementen:

Instellen#

1. Locaties → de gewenste vestiging → veld „Type bedrijf” → Hotel. Het type bedrijf verandert de terminologie en de startinstellingen van de vestiging, maar beperkt de functies niet
2. Schakel in het gedeelte Zaalindeling over naar de modus „Kamers” en voer kamers in (101, 102… of namen) in plaats van tafels
3. Plaats een QR-code in elke kamer

Bestelproces#

1. De gast scant de QR in de kamer → ziet het menu
2. Kiest gerechten → plaatst de bestelling
3. Geeft het kamernummer en de bezorgtijd op
4. De keuken krijgt de bestelling → bereidt deze → het personeel bezorgt in de kamer

Extra opties#

• Extra diensten bestellen (handdoeken, kussens, schoonmaak)
• Ontbijtschema met keuze van gerechten
• Minibar: verbruik bijhouden
• Integratie met PMS (Property Management System)

10. Rekening splitsen (Split Bill)#

De gastrekening wordt in de kassa gesplitst — door de ober of de kassamedewerker:

• per artikel — elke gast markeert zijn eigen gerechten en betaalt alleen daarvoor;
• gelijk verdeeld — het bedrag wordt gedeeld door het aantal gasten.

Elk deel wordt met een eigen betaalwijze afgesloten (contant, kaart, rekening van een bedrijf); de bestelling geldt als betaald wanneer alle delen zijn afgesloten. Uitgebreid — Kassa (POS).

11. Kitchen Display System (KDS) — uitgebreide configuratie#

Hardware#

KDS werkt op elk apparaat met een browser:

• Tablet (10–12 inch) — aanbevolen voor kleine keukens
• Smart TV (32–55 inch) — voor grote keukens
• Monitor met pc — voor grote vestigingen
• Meerdere schermen tegelijk — elk scherm toont een eigen productieafdeling

Meerdere schermen in de keuken: presets per productieafdeling#

Er is geen aparte schermconfigurator in het paneel — het scherm wordt op het keukenscherm zelf ingesteld. Het aantal schermen is onbeperkt; elk scherm wordt aan een eigen productieafdeling gekoppeld.

Hoe u een scherm aansluit#

1. Open het gedeelte Keuken (KDS)
2. Vink in het paneel „Productieafdelingen” de menucategorieën aan die dit scherm moet zien (de hint luidt: „Alleen artikelen van geselecteerde categorieën tonen”)
3. Klik op „Huidige opslaan als preset” en geef deze een naam (bijvoorbeeld „Grill”)
4. Gebruik bij de opgeslagen preset „Link kopiëren” of QR en open deze op de tablet, tv of monitor in de keuken
5. Het scherm wordt aan deze productieafdeling gekoppeld — in de hoek verschijnt de melding „Scherm gekoppeld aan productieafdeling”

Presets worden op het account opgeslagen, dus dezelfde link kan op meerdere apparaten worden geopend.

Voorbeeldindeling voor een restaurant#

Hoe een artikel op het juiste scherm terechtkomt#

Routering gebeurt via een schermfilter op menucategorieën, niet via een veld in de artikelkaart: een categorie en een menu-artikel hebben geen eigenschap „KDS-station”. Wat in de preset „Bar” is aangevinkt, ziet het barscherm.

De enige koppeling „productieafdeling → hardware” is de stationprinter: in hetzelfde paneel „Productieafdelingen” stelt u in welke bridge-printer de bon van deze afdeling afdrukt en welke de reserveprinter is (zie Afdrukken in de keuken).

Bestelwachtrijbord voor gasten#

Het gastenscherm is een aparte entiteit, geen „type KDS-scherm”. Het openbare Bestelwachtrijbord toont bestelnummers met de status „in bereiding” en „gereed”.

Het wordt ingeschakeld in de vestigingskaart: Vestigingen → vestiging → sectie integraties → „Bestelwachtrijbord”. Daar vindt u ook de schakelaar „Bezorgbestellingen tonen” (uit — alleen bestellingen aan de kassa), de openbare link, QR en de knop „Bord openen”. De link opent u op een tv in de zaal of bij de uitgiftebalie.

Productieafdelingen instellen#

Een productieafdeling is een opgeslagen set menucategorieën:

Kleurindicatie van tijd#

• 🟢 < 10 min — binnen de norm
• 🟡 10–15 min — vraagt aandacht
• 🔴 > 15 min — kritiek, prioriteit

De drempels (standaard 10 en 15 minuten) stelt u in bij de KDS-weergave-instellingen en ze zijn geldig voor alle keukenschermen van het account — er is geen aparte drempel per productieafdeling.

Bestellingen beheren op KDS#

• Tik op een artikel → „In bereiding”, nogmaals tikken → „Gereed”
• „In behandeling nemen” — het hele ticket in behandeling nemen
• „Gereed” — het ticket is samengesteld en gaat naar de uitgifte; de ober krijgt een melding
• Geluidssignaal bij een nieuwe bestelling en bij overschrijding van de tijd
• „Overzicht” — all-day: hoeveel van dezelfde artikelen in totaal in behandeling zijn

Swipegebaren en ondersteuning voor bump bars op het keukenscherm zijn er niet — alles gaat via tikken en knoppen.

Offlinemodus van KDS#

Als het internet wegvalt:

• KDS blijft de laatste status tonen — al geladen bestellingen en weergave-instellingen
• Het scherm maakt zelf opnieuw verbinding; bestellingen die in die tijd zijn gemist, worden na herstel van de verbinding vanaf de server nageladen
• Statussen worden automatisch gesynchroniseerd

Handmatig een bestelling aanmaken#

Een ober of manager kan een bestelling rechtstreeks vanuit de bestellingenlijst aanmaken — zonder tussenkomst van de gast. Dat is handig voor telefonische aanvragen, bestellingen aan de balie of wanneer de gast geen QR-code gebruikt.

Hoe u handmatig een bestelling aanmaakt#

1. Ga naar het gedeelte Bestellingen in het beheerderspaneel.
2. Klik op de knop „Nieuwe bestelling” bovenaan het scherm.
3. Kies in het venster dat verschijnt het besteltype:
   • In de zaal — kies een tafel (als er een zaalplan is ingesteld);
   • Afhalen — de gast neemt de bestelling zelf mee;
   • Bezorging — vul het adres en de klantgegevens in.
4. Voer indien nodig de naam en het telefoonnummer van de klant in.
5. Voeg artikelen uit het menu toe, geef het aantal, de varianten en de extra's aan.
6. Klik op „Bestelling aanmaken” — de bestelling verschijnt in de lijst en komt op het keukendisplay (KDS).

Als er iets ontbreekt, „werkt de knop niet zomaar niet”: eronder staat wat er nog moet worden aangevuld — artikelen toevoegen, een vestiging kiezen, de naam van de gast invoeren, het telefoonnummer aanpassen aan het formaat van het land of het bezorgadres opgeven. De vereisten hangen af van het besteltype: naam en telefoonnummer zijn nodig voor afhalen en bezorging, het adres alleen voor bezorging.

Een handmatige bestelling doorloopt dezelfde route als gastbestellingen: de keuken krijgt een melding, de ober ziet de bestelling in zijn lijst.

Besteloverzicht en monitor#

Informatieve kaarten#

Elke kaart (of regel) van een bestelling in de lijst toont:

• Type bestelling — pictogram: „In de zaal” / „Afhalen” / „Bezorging”.
• Naam klant — voor bezorging en handmatige bestellingen.
• Betaalwijze en betaalstatus — contant / kaart / online, evenals „Betaling verwacht” of „Betaling mislukt”.
• Fooi — als de gast of ober fooi heeft achtergelaten, wordt het bedrag op de kaart weergegeven (meer informatie: Fooi).
• Notities / speciale wensen — indicatorpictogram als er een opmerking bij de bestelling is.
• Op tijd — voor voorbestellingen wordt de doeltijd en een aftelling weergegeven; een overschreden tijd wordt rood gemarkeerd.

Urgentie en geluidssignalen#

Kaarten veranderen van kleur afhankelijk van de wachttijd:

De drempelwaarden zijn instelbaar op het apparaat. Bij een nieuwe bestelling of een oproep van een ober klinkt een signaal — schakel het in met de knop met het geluidspictogram bovenaan de pagina.

Filters en weergavemodi#

• Lijst / Kaarten — weergaveschakelaar: compacte tabel of raster met grote kaarten (wordt onthouden op het apparaat).
• Mijn bestellingen — toont alleen bestellingen die aan de huidige ober zijn gekoppeld. Handig wanneer meerdere medewerkers tegelijk werken.
• Per tafel — groepeert actieve bestellingen per tafel en per zaalzone (plus de groep „Geen tafel”).
• Zoeken — direct zoeken op bestelnummer, tafel of klantnaam; er zijn filters op status en op vestiging.

Sectie „Gepland”#

Voorbestellingen (met opgegeven uitvoeringstijd) staan in een aparte balk „Gepland” boven de hoofdlijst. Overschreden voorbestellingen worden rood gemarkeerd.

„Nu aan het kiezen” en „Verlaten winkelwagens”#

Boven de bestellijst staan twee hints over gasten die nog niets hebben besteld:

• „Nu aan het kiezen” — de tafel heeft het menu geopend, maar nog niets in de winkelwagen gelegd: een goed moment om langs te gaan;
• „Verlaten winkelwagens” — winkelwagens zonder bevestigde artikelen en zonder activiteit langer dan 45 minuten. Elke activiteit van de gast zet zo'n winkelwagen terug in de algemene lijst.

Live-updates#

De indicator in de kop toont „Online” — wijzigingen in bestellingen komen direct binnen; bij verlies van verbinding schakelt deze over op „Offline”, het opnieuw verbinden gaat automatisch, en de lijst kan handmatig worden vernieuwd met een knop. Het geluid van een nieuwe bestelling werkt in twee modi: signaal eenmalig of herhaling tot de bestelling wordt geopend.

Snelle acties#

Zonder de bestelmodal te openen, kunt u:

• Op „Gereed” klikken — de bestelling markeren als gereed voor uitgifte;
• De groepen „Afgerond” en „Geannuleerd” inklappen / uitklappen — ze zijn standaard verborgen om het scherm niet te belasten;
• „CSV exporteren” — de bestellingen downloaden die nu op het scherm worden getoond (rekening houdend met zoeken en statusfilter), naar een bestand voor Excel.

Vanuit de bestelkaart#

• „Samenvoegen / verplaatsen” — de gastrekening samenvoegen met een andere open gastrekening (naar uzelf halen of naar die rekening overdragen) of gasten verplaatsen naar een vrije tafel. Voor de bevestiging wordt een waarschuwing getoond: kortingen, servicekosten en coupons van de oorspronkelijke bestelling worden niet overgedragen, en een afgedrukte precheck moet opnieuw worden afgedrukt. Bestellingen die niet samengevoegd kunnen worden (al gesloten, van aggregators, met gedeeltelijke betaling of vooruitbetaling, met zakelijke afschrijving, met betaling via punten, familie-winkelwagen, lopende online betaling) laat het systeem niet toe en het legt de reden uit. In de lijst „Verplaats naar tafel” geldt een tafel zonder open gastrekening als vrij: een reservering bezet de tafel niet — een tafel met een toekomstige reservering maar zonder gastrekening blijft in de lijst staan. En omgekeerd: een tafel die op de zaalplattegrond is getekend maar geen eigen QR-code heeft, komt niet in de lijst — koppel eerst een code eraan in de sectie „Zaalplattegrond”.
• Betaallink — een link naar de gast sturen waarmee hij de bestelling online betaalt.
• Bon uitgeven — de ober kan een fiscale bon vanaf zijn apparaat uitgeven: de kassa in de zaal print deze via de cloud. De betaalwijze en het wisselgeld worden gekozen, de bon wordt gekoppeld aan de open kassadienst.
• Gast blokkeren — als de bestelling vals bleek: via telefoon, e-mail of IP. Nieuwe pogingen van hem worden afgewezen, en dit is zichtbaar in de feed.
• Familie-winkelwagen — groepsbestellingen worden getoond als één kaart met deelnemers (hoofdgast en zijn gasten) en met uitklapbare details.
• „Uitgegeven aan klant” — markeren dat de gast de afhaalbestelling heeft opgehaald.

Aggregatorbestellingen — direct in het paneel#

Bestellingen van bezorgaggregators worden in dezelfde kaart afgehandeld, zonder in andermans accounts in te loggen:

• Wolt — „Accepteren” / „Weigeren” met keuze van reden (geen artikelen, we gaan sluiten, te grote belasting), bereidingstijd in minuten, bevestiging van voorbestelling, „Gereed” en „Uitgegeven aan klant”; de opmerking van de klant en het wachten op de koerier zijn zichtbaar.
• Glovo — afgiftecode, markering „bestek nodig”, gegevens van de koerier en het tijdstip van zijn aankomst, afhalen door de klant, annulering van de kant van het platform.

Verzending (goederenbestellingen)#

Voor een webshop en andere goederenverticalen is er in de kaart een blok „Verzending”: vervoerder, bezorgwijze, afhaalpunt, gelokaliseerde status en trackingnummer als link. De tracking kan handmatig worden ingevoerd of gecorrigeerd — dit is nodig wanneer het label niet via ons is aangemaakt.

De knop „Label printen” verschijnt alleen bij die diensten waarvan de adapter een label kan aanmaken (СДЭК, Trackings.ge, Exline); bij de overige berekent de adapter alleen het tarief. Het selectievakje „markeren als verzonden en melden” stuurt de gast een e-mail met de tracking — precies één keer, bij de eerste overgang naar de status „verzonden”; het wijzigen van de tracking gaat niet gepaard met een tweede e-mail.

Annulering en heropening van een bestelling#

Personeel kan een hele bestelling direct vanuit het paneel annuleren — ongeacht de huidige status.

Bestelling annuleren#

1. Open de gewenste bestelling uit de lijst.
2. Tik op „Bestelling annuleren”.
3. Bevestig de actie in het dialoogvenster — deze is onomkeerbaar zonder latere heropening.
4. De bestelling krijgt de status „Geannuleerd” en verhuist naar de ingeklapte voettekst „Geannuleerd”.

U kunt ook afzonderlijke artikelen annuleren — een tik op een gerecht in de bestelling opent het statusbeheer van die specifieke regel.

Bestelling heropenen#

Als een bestelling per ongeluk is geannuleerd of de situatie is veranderd, kunt u deze herstellen:

1. Klap de groep „Geannuleerd” onderaan de lijst uit.
2. Open de bestelling.
3. Tik op „Herstellen” — de bestelling keert terug in de actieve lijst met de status „In behandeling”.

Vaste gasten#

Het systeem herkent terugkerende klanten automatisch — op basis van het apparaat, het telefoonnummer of een ingelogd account. Als een gast al eerder is geweest, verschijnt in de bestelkaart een badge „Vaste klant” met het aantal afgeronde bezoeken en het totaal bestede bedrag.

Door op de badge te tikken, opent u een korte bestelgeschiedenis van deze gast.

Meer over het werken met vaste klanten vindt u in het gedeelte Klanten.

12. Bestellingen annuleren en terugbetalingen (gastscenario)#

Annuleringsbeleid#

Terugbetalingsproces#

Een terugbetaling wordt niet vanuit het gedeelte „Bestellingen” geregeld: in de bestelkaart wordt de terugbetalingsstatus alleen getoond. De knop „Terugbetaling” is daar momenteel niet beschikbaar — die is in ontwikkeling.

1. De gast wendt zich tot de manager
2. De manager opent Kassa (POS) → „Bonnen”, zoekt de verkoopbon en regelt daarvoor de terugbetaling
3. Kiest de artikelen voor terugbetaling (volledig of gedeeltelijk) en de manier van geld teruggeven
4. Bestellingen van goederenverticalen met een ingediende terugbetalingsaanvraag zijn zichtbaar in het gedeelte Terugbetalingen

Uitgebreid — Bonnen en terugbetalingen en Terugbetalingen.

Wat u nodig hebt om te starten#

• Ten minste één bestelkanaal: QR-vitrine, kassa, Telegram-winkel, bestelwidget op uw website of een handmatige bestelling door de manager.
• Begrip van de instelling „Gastbestelling tot bevestiging”. Standaard bereikt een door een gast geplaatste bestelling de keuken, kassa en het koeriersbord pas nadat de operator deze hier heeft geaccepteerd; de instelling op vestigingsniveau zet de modus „direct in behandeling” terug — voor vestigingen waar niemand handmatig kan accepteren.
• Medewerkersrollen — toegang tot het gedeelte en tot „Mijn bestellingen” wordt beperkt door rechten (Medewerkers).
• Ingestelde besteltypen — in de zaal, afhalen, bezorging: elk heeft eigen gastvelden en eigen regels.

Beperkingen#

• De instelling voor het aannemen van bestellingen wordt per vestiging ingesteld. Massaal inschakelen „voor alle vestigingen van het account” bestaat niet.
• Updates verlopen via websocket. Zonder verbinding wordt de lijst niet vanzelf actief — ververs de pagina handmatig (Als het internet wegvalt).
• De aan de gast beloofde tijd is statisch. Deze komt uit de instelling van de vestiging en wordt niet berekend op basis van de huidige keukenbelasting; een automatische pauze van het kanaal bij overbelasting is er ook niet.
• Bestellingen van aggregators zijn getest op mocks. Er zijn geen live partnerkoppelingen met Wolt, Glovo, Яндекс Еде en Deliveroo.
• Een bestelling via WhatsApp is een bericht aan de eigenaar, geen bestelling in de pijplijn: antwoord en status worden handmatig in de chat bijgehouden.
• De enige schrijver van een bestelling is de server. Wijzigingen komen binnen als afzonderlijke signalen, daarom arriveert een wijziging niet direct en bestaat er geen „directe bewerking van het bestelbestand”.

Problemen oplossen#

De bestelling van de gast heeft de keuken niet bereikt. Waarschijnlijk wacht deze op acceptatie door de operator: accepteer deze hier of schakel bij de vestiging de modus „direct in behandeling” in.

De status wordt niet bijgewerkt op het scherm. Updates verlopen via websocket — ververs bij een verbindingsstoring de pagina.

De gast klaagt dat de wachttijd niet klopt. De beloofde tijd is statisch en wordt ingesteld op vestigingsniveau — wijzig deze in de bestelinstellingen.

Er is geen bestelling van een aggregator. Er zijn momenteel geen live koppelingen met platforms.

Een bestelling „zit vast” in een status. Controleer of er verderop in de keten iemand is die deze kan verplaatsen: keukenscherm, uitgiftescherm of koeriersbord ingeschakeld en geopend.

Gerelateerde gedeelten#

• Kassa (POS) — opnemen en afrekenen van een bestelling door de ober; fooi via POS
• Keukendisplay (KDS) — beheer van de bereidingswachtrij per afdeling
• Fooi — fooi instellen: online checkout, POS, rapporten
• Bonnen en terugbetalingen — bonnenregister, gedeeltelijke terugbetalingen, omruilingen
• Klanten — profielen van vaste gasten, bezoekgeschiedenis, analytics