Overeenkomst inzake gegevensverwerking (DPA)

Waarom u deze pagina vóór ondertekening nodig hebt: eruit blijkt wat wij precies verwerken, waar dat ligt, aan wie het wordt doorgegeven en wat wij wel en niet kunnen — zonder beloftes die niet in het product zitten. De technische kant van dezelfde kwestie — Beveiliging en gegevens.

1. Partijen en rollen#

Wat deze woorden in de praktijk betekenen:

• De doelen bepaalt u. U beslist of u telefoonnummers van gasten verzamelt, of u gesprekken opneemt, of u een personeelsdossier in het paneel bijhoudt, of u AI-functies inschakelt. Wij leveren het instrument en voeren de opdracht uit — de reeks handelingen die u bepaalt met de instellingen van het Account en met uw handelingen in de interface.
• De rechtsgrond is ook van u. De toestemming van de gast, de overeenkomst met hem, uw wettelijke verplichting (fiscale bon, personeelsadministratie, registratie van een hotelgast) — die zorgt u. Het platform controleert niet en kan niet controleren of u een grond had om een specifiek persoon in de database op te nemen.
• Documenten voor betrokkenen zijn van u. Het privacybeleid van de etalage, de cookiebanner, de tekst van de toestemming voor de nieuwsbrief worden onder uw naam gepubliceerd. Wij leveren de builder, de hosting van de pagina's en het toestemmingsregister — zie Juridische documenten en Cookies en toestemming.
• Er zijn onderdelen waar wij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn, en dat wordt eerlijk afgescheiden: de gegevens van uw Account en de betalingen voor het Abonnement, de technische telemetrie van fouten in het paneel, de correspondentie met ondersteuning. Die worden verwerkt volgens ons beleid, niet volgens uw opdracht.

Wat op u als operator blijft rusten#

Het informeren van betrokkenen en het verzamelen van grondslagen · de rechtmatigheid van de doelen · het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (wij helpen, zie §9) · kennisgevingen aan de toezichthouder waar de wet die bij de operator legt (in de Russische Federatie — de kennisgeving aan Roskomnadzor over de verwerking en over een incident) · het zo instellen van rollen dat medewerkers alleen zien wat nodig is · de beslissing of u AI-functies inschakelt en of u gegevens aan buitenlandse modellen doorgeeft.

2. Voorwerp, aard en doelen van de verwerking#

Wij verwerken gegevens alleen om de functies te laten werken die u hebt ingeschakeld, en om die functies op uw verzoek te ondersteunen. Wij gebruiken de inhoud van uw Account niet voor advertenties of profilering en trainen er onze modellen niet op, verkopen die niet en geven die niet door aan derden, behalve aan de subverwerkers uit §6 en de ontvangers die u zelf kiest.

De aard van de verwerking — verzamelen, vastleggen, systematiseren, opslaan, bijwerken, opvragen, gebruiken, pseudonimiseren, blokkeren, verwijderen; geautomatiseerde verwerking in de Cloud.

De volledige uitsplitsing „module → gegevens → doel → termijn” staat in Bijlage A.

3. Categorieën van betrokkenen en categorieën van gegevens#

Categorieën van betrokkenen: gasten en klanten · leads · medewerkers · sollicitanten · gebruikers van het account (eigenaar en medewerkers met een login) · vertegenwoordigers van contractpartijen en partners.

Categorieën van gegevens die het product accepteert:

Bijzondere categorieën (art. 9 GDPR, art. 10 152-ФЗ) verzamelt het platform zelf niet. Wel zijn er in het product velden waarin u gezondheidsgegevens kunt invoeren: het medisch dossier en ziekmelding van een medewerker, gezondheids- en dieetbeperkingen van een hotelgast. Door ze in te voeren, aanvaardt u verzwaarde eisen aan de grondslag en de beveiligingsmaatregelen; onze taak is ze afgeschermd te houden en niet zonder expliciet doel te tonen.

Biometrie is platformbreed verboden. De klasse is als verboden gemarkeerd in het beleidsregister, en een poging zulke gegevens vast te leggen wordt door code geweigerd, niet door een instructie. Vingerafdrukken, gezichtsafdrukken en stemmodellen bevinden zich niet in de omgeving.

Betaalkaartgegevens hebben wij in het geheel niet — noch het nummer, noch de CVV: de kaart wordt verwerkt door de betaalprovider, bij ons komt alleen het resultaat van de transactie binnen.

4. Bewaartermijn, verwijdering en teruggave van gegevens#

• De termijn loopt zolang het abonnement en uw account actief zijn. Zolang het account bestaat, worden gegevens bewaard zodat de functies werken.
• Verwijdering binnen 30 dagen vanaf uw schriftelijke verzoek of de beëindiging van de overeenkomst. Dit geldt zowel voor het verwijderen van het volledige account als voor het verwijderen van een afzonderlijke gegevensset op uw opdracht.
• Gegevens vóór verwijdering ophalen is uw taak en onze plicht om te helpen. De export stelt u zelf samen, zonder contact met de support: Gegevensexport. Het kant-en-klare archief blijft 7 dagen bestaan; secrets komen er bewust niet in.
• Een deel van de termijnen wordt door de wet bepaald, niet door het abonnement. Fiscale documenten, het personeelsdossier, de registratie van een hotelgast worden bewaard zolang de norm van het land vereist — en in die gevallen is verwijdering „op verzoek” niet mogelijk tot de termijn is verstreken. Zulke records zijn in het product gemarkeerd met de modus verplichte bewaring.
• Back-ups. Bewaartermijnen van interne kopieën publiceren wij niet — en beloven daarom niet dat „de gegevens dezelfde dag overal verdwijnen”. De juiste verzekering aan uw kant: houd uw eigen kopie via de export, vooral vóór massale wijzigingen.
• Wat het verwijderen van een object overleeft — dat melden we ronduit. Het journaal van AI-interacties van het account (de query aan het model en het antwoord daarop, inclusief tekst die uit uw document is herkend) wordt bijgehouden voor verbruiksadministratie en incidentanalyse en wordt bij verwijdering van het brondocument niet opgeschoond. De antwoordcache en gegenereerde trainingsmaterialen kunnen een verwijderd document citeren tot de volgende hergeneratie. Volledige wissing van deze sporen gebeurt op verzoek via de support.
• Inhoud die al aan de AI-provider is overgedragen tijdens de uitvoering van uw verzoek, valt onder zijn eigen bewaarregels en buiten onze controle.

5. Verplichtingen van de verwerker#

5.1 Verwerking uitsluitend volgens uw instructies. Een instructie is uw accountinstellingen, uw handelingen in de interface en afzonderlijke schriftelijke opdrachten. Als een instructie naar onze mening in strijd is met de wetgeving inzake persoonsgegevens, melden wij dit en mogen wij de uitvoering opschorten.

5.2 Vertrouwelijkheid van personeel. Toegang tot de gegevens van het account is voorbehouden aan een beperkte kring van onze medewerkers en contractanten die gebonden zijn aan een vertrouwelijkheidsverplichting; toegang wordt verleend voor zover dat nodig is voor de uitvoering van het werk en wordt ingetrokken zodra het werk is afgerond.

5.3 Beveiligingsmaatregelen — de volledige lijst staat in Bijlage B. Kort samengevat: verzending uitsluitend via TLS; objecten in opslag worden versleuteld aan de kant van de dienst; een aparte omgeving voor persoonsgegevens met versleuteling van de opslag en een afgesloten leespad; toegangsscheiding op basis van rollen, sectieniveaus en het bereik van vestigingen; isolatie van accounts door middel van een prefix in de opslag; onomkeerbare hashes voor wachtwoord en PIN.

5.4 Toegang van support — uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming. Een medewerker van support kan niet op eigen initiatief in het account inloggen: er is een ingeschakelde schakelaar nodig in Instellingen → Supporttoegang (/settings/support-access), de omvang („alleen bekijken” of „bekijken en wijzigen”) kiest u, elke sessie wordt vastgelegd in een logboek (wie, wanneer, in welke omvang), en het intrekken van de toestemming beëindigt zelfs een lopende sessie. Een implementatiepartner logt alleen in op verzoek, dat door de eigenaar wordt goedgekeurd, voor een beperkte tijd en met een aanduiding in de interface; geld, personeelszaken, gegevensexport en integraties worden voor hem door de server afgesloten in elke modus.

5.5 Logging. Er worden bijgehouden: het logboek van toestemmingen van de eigenaar voor supporttoegang en het logboek van de sessies zelf, het logboek van partneraanmeldingen, het logboek van AI-interacties van het account, het logboek van verzoeken aan de omgeving voor persoonsgegevens. In het laatste geldt een auditbarrière: geen vermelding in het logboek — geen verstrekking van de openbare waarde.

5.6 Hulp bij verzoeken van betrokkenen — zie §9.

5.7 Melding van een incident. Over een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die uw account treft, informeren wij u uiterlijk 72 uur na ontdekking, zonder onnodige vertraging, en verstrekken wij wat wij op dat moment weten: de aard van het incident, de getroffen categorieën gegevens en betrokkenen (voor zover vastgesteld), de waarschijnlijke gevolgen, de genomen en geplande maatregelen, een contact voor nadere vragen. Als het beeld binnen die termijn onvolledig is, sturen wij een gedeeltelijke melding en vullen die aan naarmate het onderzoek vordert — zwijgen „tot volledige duidelijkheid” is niet toegestaan. ⚠️ De melding aan de toezichthouder en de betrokkenen is een verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke, dus van u: in de RF geldt 24 uur voor de melding van het feit en 72 uur voor de resultaten van het interne onderzoek, in de EER — 72 uur voor de melding aan de toezichthoudende autoriteit. Daarom is onze termijn zo opgebouwd dat u uw eigen termijn kunt halen.

5.8 Bijstand bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA). Op verzoek verstrekken wij een beschrijving van de verwerking, de maatregelen en de subverwerkers binnen de omvang van dit document en de bijlagen ervan — dat is doorgaans voldoende voor uw beoordeling.

5.9 Verwijdering of retournering na afloop — zie §4.

6. Subverwerkers#

Wij schakelen subverwerkers in — zonder hen bestaat een cloudproduct niet. De volledige lijst met doel, plaats van verwerking en de samenstelling van de doorgegeven gegevens staat in Bijlage B. De regels die wij voorstellen vast te leggen:

• een subverwerker wordt ingeschakeld op basis van een schriftelijke overeenkomst met beschermingsvoorwaarden die niet lager zijn dan die in deze overeenkomst;
• aan hem wordt minimaal de hoeveelheid gegevens verstrekt die nodig is voor zijn functie;
• over een nieuwe of vervangen subverwerker informeren wij u per brief aan het adres van de eigenaar van het account en via een update van Bijlage B ten minste 30 dagen vóór de aanvang van de doorgifte; binnen die termijn kunt u met opgave van redenen bezwaar maken, en dan bieden wij ofwel een alternatief aan, ofwel kunt u de betrokken functie opzeggen of de overeenkomst beëindigen voor het deel dat zonder die functie niet werkt;
• voor de handelingen van de subverwerker zijn wij tegenover u verantwoordelijk;
• buitenlandse AI-modellen worden uitsluitend op uw beslissing ingeschakeld — de betreffende toestemming wordt afzonderlijk gevraagd, niet „meteen mee” met een algemeen vinkje; in de Russische omgeving is de stap waarin het model een beslissing neemt bewust uitgeschakeld (in de catalogus staan geen modellen met bevestigde conformiteit met 152-ФЗ).

Apart: ontvangers die u zelf kiest — een betaalprovider, een exploitant van een SIP-nummer, messengers, bezorgaggregators, marketplaces, een exploitant van fiscale gegevens, overheidsystemen. Zij ontvangen gegevens op basis van uw beslissing om een kanaal aan te sluiten en treden in de meeste gevallen op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, niet als onze subverwerkers. Hun voorwaarden aanvaardt u rechtstreeks.

7. Residentie en grensoverschrijdende doorgifte#

De omgeving wordt bepaald door het merk waarmee u zich heeft geregistreerd. Dit is geen accountinstelling, het kan niet tussentijds worden gewijzigd en een account kan niet van de ene omgeving naar de andere worden „overgezet”.

Gevolgen die het waard zijn om te benoemen:

• Opslag is gedeeld per omgeving, niet apart per merk. Gegevens van verschillende merken binnen één omgeving liggen in een gemeenschappelijk opslagsysteem en zijn logisch gescheiden — door een accountprefix en rechten. Een aparte bucket kunnen we u niet beloven.
• Het leveren van statische bestanden verloopt via CDN wereldwijd — dit zijn openbare etalagebestanden (menu's, foto's, gepubliceerde documenten) die de browser van de gast toch al zonder autorisatie leest.
• De Russische omgeving — dit is een verwerkingsovereenkomst onder 152-ФЗ: vastlegging, systematisering, opslag en ontsluiting vinden plaats in databases op het grondgebied van de Russische Federatie (art. 18 lid 5). AI-verwerking daar is een Russische aanbieder. Daarbij verklaren wij geen gecertificeerde cryptografische beveiligingsmiddelen en geen formele grenzen van ИСПДн te hebben: als uw bedrijf dit wettelijk vereist, bespreek de taak dan vóór aansluiting.
• Lokalisatie in Kazachstan en Oezbekistan. Een omgeving in Kazachstan hebben we niet, en het profiel van de verwerkingsverantwoordelijke voor Kazachstan is eerlijk gemarkeerd als „plaatsing niet beschikbaar”. Voor Oezbekistan geldt verplichte lokalisatie alleen voor biometrie, genetica en gegevens van telecomabonnees — biometrie nemen we helemaal niet aan, daarom is opslag in de internationale omgeving toegestaan mits aan de voorwaarden van de wet inzake grensoverschrijdende doorgifte is voldaan; de grondslag zelf (standaardcontractbepalingen of een standaard uit de lijst) regelt u als verwerkingsverantwoordelijke.

8. Audit en bevestiging van naleving#

• Op verzoek beantwoorden we uw beveiligingsvragenlijst en verstrekken we een beschrijving van de maatregelen en subverwerkers binnen de omvang van dit document en de bijlagen.
• Audit ter plaatse of door uw auditor — in overleg: vooraf, tijdens werktijd, niet vaker dan één keer per jaar (vaker — bij een incident of op verzoek van een toezichthouder), met een geheimhoudingsverplichting, zonder toegang tot gegevens van andere klanten en tot middelen waar een dergelijke toegang technisch onvermijdelijk is. Kosten boven het redelijke draagt de verzoekende partij.
• ⚠️ Eerlijk over wat er niet is: wij hebben geen ISO/IEC 27001-certificering, geen SOC 2-rapport, geen PCI DSS-verklaring (kaarten verwerken we helemaal niet) en geen attestatie van ИСПДн. Als uw compliance een kant-en-klaar rapport van een onafhankelijke auditor vereist, kunnen we dat vandaag niet leveren — en dat zeggen we liever vóór ondertekening dan erna.
• Certificeringen zijn er wel bij onze cloud-subverwerkers en bij de betaalprovider; we zullen ze niet als de onze presenteren.

Contact voor gegevensbescherming#

Vragen over gegevensbescherming, een verzoek om een te ondertekenen DPA en meldingen van kwetsbaarheden — naar security@ op het domein van uw merk; gewone vragen — via ondersteuning. Een apart aangewezen DPO en een vertegenwoordiger in de EU hebben we niet — nog een punt dat we rechtstreeks zeggen in plaats van er met een formulering omheen te draaien.

9. Rechten van betrokkenen en bijstand#

Verzoeken van betrokkenen zijn gericht aan u als verwerkingsverantwoordelijke — u bent verantwoordelijk, wij helpen. Wat vandaag daadwerkelijk beschikbaar is:

Eerlijke grenzen die u beter vooraf kent:

• Een portaal voor verzoeken van betrokkenen (DSAR) is er niet in het paneel — dergelijke verzoeken worden handmatig verwerkt, via export en de secties „Klanten” en „Medewerkers”.
• Het scherm „Mijn gegevens” in de etalage wist het apparaat van de gast, niet de servergeschiedenis van bestellingen: de gast ziet en wist wat in zijn browser staat. Als hij vraagt om bestellingen en contactgegevens uit uw database te verwijderen, doet u dat.
• Een logboek „wie van mijn medewerkers heeft wat geopend” is er niet. Logboeken worden bijgehouden op ondersteunings- en partnertoegangen en op verzoeken aan de omgeving voor persoonsgegevens — met andere woorden, de vraag „wie van ons heeft de gastkaart bekeken” kunnen we vandaag niet beantwoorden.

10. Aansprakelijkheid, looptijd, toepasselijk recht#

• De overeenkomst geldt zolang uw abonnement loopt en zolang wij gegevens verwerken in uw opdracht; de bepalingen over vertrouwelijkheid, verwijdering en bijstand overleven de beëindiging ervan voor zover dat nodig is voor de uitvoering daarvan.
• De aansprakelijkheid van partijen wordt bepaald door de hoofdovereenkomst (de Gebruiksvoorwaarden) en de wet; de verdeling in deze overeenkomst verruimt die niet.
• Toepasselijk recht en bevoegde rechter — per merk en rechtspersoon die u de dienst levert; de concrete gegevens worden ingevuld in de te ondertekenen versie. Voor het Russische circuit geldt het recht van de Russische Federatie en de terminologie van 152-ФЗ, voor het internationale circuit de Gebruiksvoorwaarden van het betreffende merk en de GDPR/UK GDPR daar waar u onder de werking daarvan valt.
• Bij tegenstrijdigheid tussen deze pagina en het ondertekende document heeft het ondertekende document voorrang.

Bijlage A — beschrijving van de verwerking#

De kolom „Termijn” geeft aan waardoor de termijn wordt bepaald. De aanduiding „voorstel” betekent dat de termijn in het product is ingebouwd als redelijke standaard, maar juridisch niet is vastgesteld en wordt bijgesteld in de te ondertekenen versie.

Bijlage B — beveiligingsmaatregelen#

Verzending en opslag

• Alle uitwisseling met het paneel, de etalage en de API verloopt via HTTPS/TLS; openbare adressen worden geleverd via een CDN.
• Objecten in de opslag worden aan de kant van de dienst versleuteld (bij AWS — SSE-S3, AES-256; een eigen KMS-sleutel wordt standaard niet toegepast). Records van de aparte omgeving voor persoonsgegevens worden afzonderlijk versleuteld — AES-256-GCM; de gegevensversleutelingssleutel wordt per paar „account × gegevensklasse” aangemaakt en verpakt in de KMS van de cloud.
• Audio-opnamen van gesprekken staan in een apart koud merkarchief, in dezelfde omgeving, met toegang via een link zonder vertraging voor „herstel”.

Toegangsscheiding

• Rollen voor medewerkers met keuze van secties, toegangsniveau en bereik van vestigingen; toegang tot een sectie is niet gelijk aan toegang tot het hele account.
• Isolatie van het account via een prefix in de opslag plus serverzijdige verboden op schrijven vanuit de browser naar interne prefixes.
• Wachtwoord — 8+ tekens met eisen aan de samenstelling; de PIN van de kassamedewerker wordt alleen als onomkeerbare hash opgeslagen; de API-sleutel wordt eenmalig bij aanmaak getoond; uitloggen sluit de sessie in alle tabbladen.
• Ontslag van een medewerker blokkeert de toegang tot het paneel en trekt het telefoondoorkiesnummer direct in bij alle vestigingen.
• Apparaatcodes geven toegang tot één doelpagina (monitor, keukenscherm), niet tot het account.
• Het lezen van de aparte omgeving voor persoonsgegevens is alleen mogelijk via een interne interface met controle van de rechtssubject, het account, het gebied, de aangetoonde zakelijke relatie, de klasse en het doel, de set velden en de regio — en alleen met een vermelding in het auditlogboek.

Onze toegang tot uw gegevens

• Toegang van support — via een schakelaar van de eigenaar, in de gekozen omvang, met sessielogboek, met beëindiging van een lopende sessie bij intrekking.
• Toegang van een partner — op een door de eigenaar goedgekeurd verzoek, beperkte tijd, één sessie, een banner in de interface, serverzijdige verboden op abonnement en betalingen, gegevens van de eigenaar, rechten van medewerkers, gegevensexport, integraties, communicatie, contractpartijen en het partnerprogramma.
• Verboden gegevensklassen: biometrie wordt met een code afgewezen. Gegevens van betaalkaarten zijn er in het geheel niet.

Wat er niet is — dat zeggen we ronduit

• Geen ISO/IEC 27001-certificering, geen SOC 2-rapport, geen attestatie van ISPDn en geen gecertificeerde crypto-instrumenten.
• Tweefactorauthenticatie voor het paneel is er nog niet — die is in voorbereiding; de bescherming van de login is vandaag een lang wachtwoord, aparte logins van medewerkers en apparaatcodes met PIN.
• Geen logboek van de acties van uw medewerkers, geen DSAR-portaal en geen herstel van het account „op datum”.
• De aparte omgeving voor persoonsgegevens werkt niet in alle secties: die is ingevoerd voor hotelgasten (het overzetten van bestaande accounts loopt), de overige secties houden persoonsgegevens voorlopig in gewone accountdocumenten. De ontwikkeling gaat per sectie; termijnen beloven we niet.
• Op de Russische omgeving is er geen logboek van supportsessies, partnerlogin en cookiescanner.

Bijlage C — subverwerkers#

Infrastructuur#

Kunstmatige intelligentie#

Internationale omgeving: verzoeken lopen via modelaggregator polza.ai, niet rechtstreeks naar de leverancier. Beschikbare leveranciers — OpenAI, Google, xAI, DeepSeek; welke wordt gebruikt, is zichtbaar en omschakelbaar in de sectie „AI-modellen”. Afzonderlijke functies benaderen de leverancier rechtstreeks: zoeken en antwoorden op de kennisbank — bij OpenAI (embeddings, antwoorden, tekstherkenning op afbeeldingen), de gast-AI-conciërge van het menu — bij Google Gemini (in de prompt komt een fragment van uw kennisbank tot 4000 tekens samen met het menu en de vraag van de gast).

Russische omgeving: Yandex Cloud Foundation Models (embeddings, antwoorden, rerank, samenvattingen) en Yandex Vision OCR (tekstherkenning op afbeeldingen), met uitgeschakelde logging van verzoeken waar de provider die instelling biedt. Bij buitenlandse providers passen we een vergelijkbare instelling niet toe en vertrouwen we op hun standaard API-voorwaarden, volgens welke gegevens niet voor het trainen van modellen worden gebruikt.

U kunt uw eigen OpenAI-compatibele endpoint aansluiten — dan kiest u de provider, en die wordt uw ontvanger, niet onze subverwerker.

Spraakherkenning#

Er wordt een audio-opname van een gesprek of een geüpload bestand verzonden; terug komt de tekst van de transcriptie.

E-mail en meldingen#

Amazon SES — uitgaande e-mails: uitnodigingen voor medewerkers, meldingen over bestellingen en reserveringen, digests, e-mails aan gasten. Verzonden worden het adres van de ontvanger en de inhoud van de e-mail. Op de Russische omgeving wordt SES niet gebruikt — een deel van de e-mailscenario’s werkt daar anders of helemaal niet.

Ontvangers die u zelf aansluit#

Betalingsprovider (bijvoorbeeld Stripe) · operator van SIP-nummer en telefonie · messengers (Telegram, WhatsApp) · bezorgaggregators · marketplaces · operator van fiscale gegevens en overheidsystemen (in de Russische Federatie — OFD, Chestny ZNAK, EGAIS) · analytische tellers die u op de site hebt geplaatst. De samenstelling van de gegevens die aan hen worden verzonden, wordt bepaald door de aangesloten functie; de verwerkingsvoorwaarden aanvaardt u rechtstreeks bij hen.

Veelgestelde vragen#

Kunnen we dit document ondertekenen zoals het is? Nee. Dit is een concept en een beschrijving van de feitelijke situatie: er staan geen partijgegevens, geen lijst van uw modules en geen datum in. Vraag de te ondertekenen versie aan via security@ van uw merk of via ondersteuning — u ontvangt dan dezelfde tekst met uw gegevens.

Hebben jullie ISO 27001 of SOC 2? Nee. We hebben geen certificering en geen auditrapport, en we zullen de certificaten van onze cloudproviders niet als de onze presenteren. We beantwoorden beveiligingsvragenlijsten en geven een beschrijving van de maatregelen.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van onze gasten — wij of jullie? U. U bepaalt wat er wordt verzameld en met welk doel, u informeert gasten en verzamelt toestemming. Wij verwerken deze gegevens in uw opdracht en gebruiken ze niet voor onze eigen doeleinden.

Hoe snel verwijderen jullie gegevens als wij vertrekken? Binnen 30 dagen na het verzoek of de beëindiging van de overeenkomst. De bewaartermijnen van interne back-ups publiceren we niet — haal uw kopie via export op vóór de verwijdering.

Waar staan de gegevens fysiek en kun je een regio kiezen? De regio wordt bepaald door het merk: het internationale circuit — de VS, Turkse merken — Duitsland, cenaly.ru — Rusland. Een regio kiezen binnen één merk is niet mogelijk; verhuizen betekent een nieuw account in een ander circuit.

Gegevens gaan naar de VS — hoe dek je dat af als verwerkingsverantwoordelijke uit de EER? De grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst en de standaardcontractbepalingen, en voor AI-functies wordt apart uw uitdrukkelijke toestemming gevraagd. Als doorgifte naar een derde land voor u onaanvaardbaar is, werken Turkse merken in eu-central-1 (Duitsland) — maar dat is een apart merk, geen instelling.

Trainen jullie jullie modellen op onze gegevens? Nee. De inhoud van het account wordt niet gebruikt voor het trainen van onze modellen, voor advertenties en profilering, en wordt niet verkocht. Bij de ingeschakelde AI-providers vertrouwen we op hun standaard API-voorwaarden, volgens welke API-gegevens standaard niet voor training worden gebruikt.

Kan jullie ondersteuning onze gegevens bekijken zonder toestemming? Nee. Er is een ingeschakelde schakelaar „Toegang ondersteuning” in de instellingen nodig, u kiest de omvang, sessies worden gelogd, en het intrekken van toestemming beëindigt zelfs een lopende sessie.

Een gast eist dat zijn gegevens worden verwijderd — wat moeten we doen? Verwijder zijn kaart in het gedeelte Klanten. De knop „Mijn gegevens” in de etalage wist alleen het apparaat van de gast. Vraag ons om een diepgaande opschoning van sporen (logs van AI-interacties, caches) — dat doen we binnen dezelfde 30 dagen.

Hoe zit het met opnames van gesprekken — dat zijn toch gevoelige gegevens? Opnames en transcripties staan in het koude archief van uw merk, in hetzelfde circuit, en de toegang tot het gedeelte „Gesprekken” wordt apart ingesteld, tot op naamniveau. Deelnemers waarschuwen voor een opname is uw plicht als verwerkingsverantwoordelijke, en in sommige landen is een opname zonder die waarschuwing onwettig.

Gerelateerde secties#

• Beveiliging en gegevens — waar de gegevens staan, wie toegang heeft, wat te doen bij een incident
• Account en inloggen — wachtwoorden, apparaatcodes, toegang voor ondersteuning
• Gegevensexport — alles ophalen vóór verwijdering
• Hoe u hulp krijgt — een verzoek om een ondertekende DPA en het kanaal security@
• Abonnement en tarieven — looptijd van de overeenkomst
• Juridische documenten — privacybeleid en voorwaarden voor uw gasten
• Cookies en toestemming — banner en toestemmingslog als bewijs
• Klanten — gegevens van een specifieke gast verwijderen
• Medewerkers en diensten — rollen en bereik van vestigingen