Telefonie in een hotel: de telefoon van de kamer op de smartphone van de gast

In plaats van een toestel op de kamer kan de gast zijn eigen smartphone gebruiken: de app Cenaly Phone wordt tijdens het verblijf de telefoon van de kamer. Daarmee belt hij naar de receptie en de hoteldiensten, en telefoontjes naar de kamer komen aan in de broekzak van de gast — zelfs als hij bij het zwembad zit. Een Cenaly-account heeft de gast niet nodig.

Hoe het werkt#

Wat u nodig hebt om te starten#

Stap 1. Kamers aan toestelnummers koppelen#

1. Kamers → knop „🛏️ Kamers” (kamerbord) → kaart van de kamer → „📞 Telefoon”.
2. Kies in het venster „Telefoon van de kamer” een vrij toestelnummer of klik op „＋ Nieuw toestelnummer”.
3. Een gekoppelde kamer toont op de kaart „📞 Toest. 101 · N tel.”.

Is het toestelnummer al aan een andere kamer gekoppeld, dan meldt het venster aan welke en hoeveel telefoons daar worden uitgeschakeld, en biedt het „Hierheen verplaatsen” aan.

Stap 2. De koppelingswijze kiezen#

Telefonie → „Hotel” → tab „Telefoons van gasten” (de eigenaar of een medewerker met bewerkingsrecht op „Telefonie”):

Waar de telefoon van de kamer naartoe kan bellen (receptie, diensten, stad) stelt u op dezelfde plek in, via een link naar „Instellingen” van het venster „Hotel”, zie hieronder.

Stap 3. QR op de kamer#

In het venster „Telefoon van de kamer” → blok „QR van de kamer”: „QR van de kamer tonen” of „Blad printen”. Op het blad staan de QR, drie stappen voor de gast en de regel „De code om te koppelen geeft de receptie uit — die staat niet op dit blad”. U kunt het blad op de kamer laten liggen.

„QR vervangen” — als iemand de QR heeft verspreid (in een review gezet, naar een chat doorgestuurd): de oude QR opent de koppeling niet meer, al gekoppelde telefoons blijven werken.

Stap 4. De telefoon van de gast koppelen#

Gewone modus. De gast is ingecheckt en heeft de app al geïnstalleerd:

1. Venster „Telefoon van de kamer” → „Telefoon van de gast koppelen”.
2. Er verschijnt een code zoals ABCD-EF23 met een aftelling. Noem of toon hem persoonlijk aan de gast — dicteer hem niet via de telefoon aan iemand die u niet ziet.
3. De gast voert de code in de app in — de telefoon wordt gekoppeld en in de lijst van de kamer verschijnt de regel „via code”.

De code koppelt één telefoon. Een tweede telefoon van het gezin krijgt een eigen code. Is de code niet gebruikt — „Code annuleren”. De code wordt één keer getoond: na het sluiten van het venster ziet u alleen „Code uitgegeven · nog geldig …”.

Strikte modus. De gast scant de QR en de app toont „Laat dit scherm aan de receptie zien” met een verificatiecode van 6 cijfers:

1. Controleer de gast op de gebruikelijke manier aan de balie.
2. Venster van de kamer → „Telefoon goedkeuren via de code op het scherm van de gast” → voer de code van zijn scherm in → „Zoeken”.
3. Controleer de kaart van de aanvraag (platform en naam van de telefoon — die kiest de gast zelf, het is geen identiteitsbewijs) → „Deze telefoon toestaan” of „Afwijzen”.

De telefoon van de gast wordt binnen enkele seconden automatisch gekoppeld. Zo goedkeuren kan ook in de gewone modus — als het voor de gast lastig is om een code in te voeren.

Wat de gast doet#

1. Opent Cenaly Phone → op het eerste scherm „Telefoon van het nummer (QR)” → richt de camera op de QR. Het kan ook met de gewone camera van de telefoon: de link opent de app (op iPhone — via de knop „Openen in Cenaly Phone” op de pagina).
2. Voert „Code van de receptie” in (in kleine letters en zonder streepje mag ook) → „Verbinden”. In de strikte modus — laat het scherm aan de medewerker zien en wacht.
3. Ziet „Telefoon van nummer 101 is verbonden. Telefoontjes naar de receptie zijn beschikbaar.” en een grote knop „Bel de receptie”.

Valt het netwerk weg tijdens het verbinden — „Probeer het opnieuw — een nieuwe code is nog niet nodig”: de app gaat verder met dezelfde aanvraag. De gast zelf verbreekt de verbinding met de knop „Telefoon van het nummer loskoppelen” op het scherm „Deze telefoon”.

Als op een Android-telefoon al een werkende login actief is, werkt de telefoon van het nummer als een aparte lijn zonder werk-rechten. Op iPhone is er één rol: de app vraagt de medewerker eerst uit te loggen bij het account.

Als de QR of code bij iemand anders terechtkomt#

• Een foto van de QR is op zichzelf veilig — zonder code levert die niets op. Is hij verspreid — „QR vervangen”.
• Een foto van een ongebruikte code — „Code annuleren” en geef persoonlijk een nieuwe uit.
• Staat er een onbekende telefoon in de lijst van het nummer — „Loskoppelen” bij die regel.
• Onduidelijk wie en hoeveel verbindingen heeft gemaakt — „Vermoeden van een lek — alles loskoppelen”: alle telefoons van het nummer worden losgekoppeld, uitgegeven codes en wachtende aanvragen vervallen. Geef daarna opnieuw codes uit aan gecontroleerde gasten.

„Een nieuwe code uitgeven” is geen loskoppeling: het verandert alleen de toekomstige toegang. Een code raden heeft geen zin: na 5 verkeerde pogingen wordt de aanvraag geblokkeerd, na 20 pogingen op het nummer binnen 10 minuten wordt de toegang met een code tijdelijk gesloten (goedkeuring aan de balie blijft daarbij werken). Het nummer op het scherm van een inkomend telefoontje is geen identiteitsbewijs: verzoeken om geld, gegevens van een andere gast, toegang tot het nummer of wijziging van de reservering controleert u apart.

Vertrek, verhuizing, verlenging#

Terwijl het loskoppelen loopt, toont de telefoonregel in het venster van het nummer „wordt losgekoppeld…” en verdwijnt daarna. Meestal merkt de app van de gast de loskoppeling binnen seconden. Heeft de telefoon van de gast geen netwerk, dan worden de gegevens erop gewist bij de volgende verbinding met het netwerk, maar bellen via het hotel stopt direct — de blokkering wordt door de server en de PBX gehandhaafd, niet door de app. Rond het vertrek in PMS op tijd af: een vergeten vertrek laat de telefoon van de gast werken.

Waar de telefoon van het nummer naartoe kan bellen#

Eén regel voor alle nummers: Telefonie → „Hotel” → „Instellingen” → „Wat de telefoon van het nummer kan kiezen” — apart voor een nummer met een gast en voor een vrij nummer, drie niveaus: alleen receptie · alleen intern · intern en stad. Alarmnummers zijn altijd beschikbaar.

• Stad is voor een nummer standaard gesloten. Voor een specifiek nummer toestaan — de schakelaar „Telefoontjes naar de stad toestaan” in het venster „Telefoon van het nummer” (eigenaar of „Telefonie”), met bevestiging.
• Telefoontjes op de rekening van het verblijf — „Hotel” → „Instellingen” → „Telefoontjes van de gast op de rekening van het verblijf”: prijzen per richting, verbindingskosten, afronding. Telefoontjes zijn zichtbaar op het tabblad „Telefoontjes”, de regel op de factuur is „Telefoon: nummer, N min”.
• Gastcodes van het hotel (*41 wekker, *78/*79 „niet storen”) werken ook vanaf de telefoon van het nummer.

Werk van de receptie: meldingen, loskoppelen, logboek#

• Nieuwe telefoon. Over elke verbinding krijgt de balie een bericht in de werkchat: „Aan nummer 101 is een nieuwe telefoon verbonden · Android …” met een link naar het venster van het nummer. Het eerste uur is de telefoonregel gemarkeerd als „nieuw”. Herkent u de verbinding niet — „Loskoppelen”.
• Lijst van telefoons van het nummer: manier van verbinden („met code”, „goedgekeurd”, „vorige QR”), termijn, „wordt losgekoppeld…”.
• „Logboek van het nummer” — uitgiften en annuleringen van codes, verkeerde codes, goedkeuringen, verbindingen en loskoppelingen met reden. Codes en wachtwoorden staan niet in het logboek.
• Voer het verzoek van een gast „geef nog een code” alleen persoonlijk uit en alleen voor gasten die er verblijven.

De vroegere manier en de overstap naar de nieuwe#

Tot oktober 2026 was de QR van de telefoon van het nummer zelf een toegangsbewijs: wie een geldige QR fotografeerde, maakte verbinding, en „Loskoppelen” van één telefoon verhinderde niet dat met dezelfde QR opnieuw verbinding werd gemaakt. De overstap — „Telefoons van gasten” → blok „Overstap naar beveiligd verbinden”:

1. Bekijk de tellers: „Verbonden met vorige QR: N”, „Verbonden met code of goedkeuring: N” en of de PBX gereed is.
2. „Vorige QR-toegang uitschakelen” — oude QR's maken geen verbinding meer, al verbonden telefoons werken tot het vertrek.
3. Wilt u niet op vertrekken wachten — „Oude verbindingen loskoppelen (N)” en geef de gasten codes.

Zolang de vroegere manier niet is uitgeschakeld, is die zichtbaar in het venster van het nummer onder het uitklapvak „Vroegere manier” — zonder afdrukken. Druk zo'n QR niet af en laat hem niet in het nummer achter.

Beperkingen#

• De telefoon van het nummer — alleen Android en iPhone, zonder Windows.
• Op iPhone komen inkomende telefoontjes voor de gast alleen binnen zolang de app openstaat.
• De termijn van toegang en de directe weigering door de PBX worden uitgevoerd door de telefooncentrale met nieuwe firmware. Zolang die er niet is, schrijven het venster van het nummer en „Telefoons van gasten” „De PBX voert de termijn van toegang nog niet zelf uit”: het loskoppelen doet de server, meestal binnen enkele minuten.
• Niet meer dan 4 telefoons per verblijf, niet langer dan 30 dagen vanaf de verbinding.
• De receptie is verplicht in de instellingen van „Hotel”: zonder die is er bij de gast geen knop „Bel de receptie”.

Problemen oplossen#

Veelgestelde vragen#

Kan ik gewoon een QR in het Nummer hangen en geen codes uitgeven?#

Een QR ophangen kan, maar zonder code of goedkeuring maakt die geen verbinding. De modus „één QR is genoeg” bestaat niet meer — dat beschermt ook tegen het lekken van foto's.

Hoeveel telefoons kan een gezin koppelen?#

Standaard 2 per verblijf, in de instellingen van 1 tot 4. Elke telefoon krijgt een eigen code.

De gast is de telefoon kwijt — wat te doen?#

Schakel die telefoon uit in de lijst van het Nummer. Vindt u hem terug — koppel hem opnieuw met een nieuwe code: een gebruikte code werkt de tweede keer niet.

Heeft de gast een Cenaly-Account nodig?#

Nee. De telefoon van het Nummer wordt gekoppeld zonder inloggen en zonder registratie.

Gerelateerde secties#

• Hotel: Nummers, PMS en gastenservice
• Telefonie: eigen PBX
• Cenaly Phone: meerdere plekken, automatisch antwoord, uitloggen en wachtwoord
• Cenaly Phone voor iPhone: aan de slag
• Cenaly Phone: waarom gaat de telefoon niet over