Hotel: kamers, PMS en gastenservice

Cenaly verenigt een eigen PMS en gastenservice: het kameraanbod, reserveren, tarieven, inchecken, de gastrekening, schoonmaak en horeca. Het bedrijfstype „Hotel” bepaalt de hotelterminologie en de startschermen; de beschikbaarheid van integraties en nieuwe modules wordt apart gecontroleerd.

Openen: Beheerpaneel → Kamers (hetzelfde scherm als „Zaalschema” bij een restaurant — admin.cenaly.com/tables, voor een hotel hernoemd). Het scherm opent in de plattegrond-editor; het werkboard met kamers wordt ingeschakeld met de knop „🛏️ Kamers” in de kop — daarmee schakelt u ook terug naar het schema. Daarnaast staan de knoppen „Kamertypen”, „Tarieven”, „🔌 PMS” en — bij Russische vestigingen, als de extensie „Vreemdelingenregistratie” niet is uitgeschakeld — „🛂 Vreemdelingenregistratie”.

Verdiepingen en kamers#

De editor van het schema werkt zoals gebruikelijk (Zaalschema), alleen heten de zalen verdiepingen en staan er in plaats van tafels de elementen „Kamer” en „Bed” (voor hostels en gedeelde slaapzalen). Elke kamer heeft een label (nummering vanaf 101) en, net als bij een tafel, kunt u een QR-code met de camera koppelen. Een bed dat in een kamer is geplaatst, kan daarna alleen binnen die kamer worden verplaatst: de muren van de kamer houden het net zo tegen als de muren van een zaal, en de editor laat niet toe dat u een bed dwars op een muur of half in de gang zet — het licht rood op en springt terug. Voor bedden in een gedeelde slaapzaal zonder getekende kamers geldt die beperking niet.

Kamers hoeft u niet één voor één aan te maken — de knop „+ Kamers toevoegen” opent een formulier voor bulkaanmaak: een bereik (bijvoorbeeld 201–230, maximaal 500 kamers per keer), een optionele prefix, een live voorbeeld „wordt aangemaakt: N · verdiepingen M”, een regel met kamers die al bestaan en worden overgeslagen. Dezelfde stap is direct beschikbaar in de onboarding-wizard bij de keuze van de branche „hotel”.

Een QR voor een kamer koppelt u met de knop „QR aanmaken en koppelen” in de kamerkkaart, en in bulk met de knop „QR aanmaken voor alle zonder code (N)”, die alle kamers van de vestiging in één keer langsgaat. Printen kan per stuk (SVG uit de kaart) of alles tegelijk — op A4-vellen.

Kamertypen en tarieven#

De knop „Kamertypen” opent het register: naam (Standard/Deluxe/…), basistarief per nacht en capaciteit. Een type wordt toegewezen aan een kamer of bed in het eigenschappenpaneel op het schema — het tarief daaruit wordt automatisch ingevuld in het incheckformulier (handmatig te overschrijven bij een specifiek verblijf).

Het eenvoudigste prijsniveau is seizoensgebondenheid: voor een kamertype of voor alle kamers tegelijk stelt u periodes met een aparte prijs in.

Wie serieus verkoopt, werkt met tariefplannen — een aparte beheerder naast het register met kamertypen. In een plan stelt u in: maaltijden (alleen kamer, ontbijt, halfpension, alles inbegrepen), afgeleide tarieven (bijvoorbeeld „ontbijt = basis +15 %”), prijs op basis van het aantal gasten met leeftijdsgroepen voor kinderen en een extra bed, toeslagen per weekdag, verkoopbeperkingen (minimum- en maximumaantal nachten, boekingsvenster, verbod op inchecken/uitchecken op bepaalde dagen), annuleringsbeleid (flexibel, niet-restitueerbaar, boete voor de eerste nacht, percentage of vast bedrag), verkoopkanalen (alle / alleen direct / alleen OTA) en een zakelijke toegangscode. Daar vindt u ook de prijs- en beperkingenkalender: prijs en stopverkoop voor specifieke datums, bulkbewerking „tarief × periode” en een voorbeeld van de eindprijs.

De prijs per nacht wordt opgebouwd volgens prioriteit: prijzenkalender → afgeleid tarief → eigen prijs van het tariefplan → seizoen van het type → seizoen „voor alle” → prijs die bij het inchecken is vastgelegd → basistarief van het type. Twee dingen zijn belangrijk: de kalender gaat vóór de contractprijs die bij de receptie is ingevoerd (een hotel dat de kalender bijhoudt, verwacht precies dat), en bij een tariefplan met een eigen prijs worden seizoenen helemaal niet toegepast — seizoenen werken als terugvaloptie voor wie geen plannen gebruikt.

In de instellingen van de vestiging kunt u toeristenbelasting inschakelen — een percentage van het tarief met een minimumbedrag per nacht, of een vast bedrag per nacht; de belasting wordt als aparte regel op het folio geboekt.

Inchecken en uitchecken#

Het kamerboard is het werkscherm van de receptie en de schoonmaakdienst: een kaart per kamer met status, foliosaldo, aantal nachten, gastverzoeken en de knop „Nabestellen”, die naar de kassa gaat met de kamer al geselecteerd. De status van een kamer doorloopt de keten:

Toekomstige aankomsten worden niet met de kamerstatus weergegeven — die leven als reserveringen en zijn zichtbaar op het bezettingsschema: zo blijft een kamer die voor volgende week is gereserveerd vandaag verkoopbaar.

Inchecken opent een formulier: tariefplan en prijs per nacht (vooraf ingevuld vanuit het kamertype) en de gastkaart — telefoon, e-mail, document, nationaliteit, geboortedatum, notities. Een uitcheckdatum is in deze stap niet nodig: direct inchecken staat open „tot het uitchecken”, en aankomst- en vertrekdatums staan bij de reservering. Als de gast al eerder heeft verbleven (overeenkomst op telefoon of e-mail), toont het systeem de badge „terugkerende gast” en verhoogt het de teller van bezoeken; op de gastkaart verzamelen zich tags, allergieën, voorkeuren, notities en het aantal no-shows, en in de hele gastendatabase werkt zoeken.

Bij het inchecken wordt het folio van de kamer geopend, en vanaf dat moment zijn bestellingen via de kamer-QR mogelijk.

Uitchecken sluit het folio met één afrekening en zet de kamer op „Schoonmaak nodig”; op het takenboard van de dienst verschijnt dan de taak „Kamer N schoonmaken na uitchecken”. Let op: de kamerrekening wordt juist door de receptie bij het uitchecken gesloten — via de kassa kan dat niet, de sluitknop wordt bij kamerrekeningen niet getoond.

Naast het dagboard is er het bezettingsschema (kalender van 21 dagen) — een weergaveschakelaar op dezelfde pagina: balken van reserveringen en lopende verblijven per kamer, zodat u vooruit ziet wat vrij is en wanneer de volgende gast aankomt.

Folio en boekingen#

Folio — de gastrekening van een kamer, wordt geopend bij het inchecken en blijft bestaan tot het uitchecken:

• elke nacht wordt automatisch de vergoeding voor het verblijf geboekt — de server controleert hotels eens per uur en boekt de nacht in de eerste tick na 03:00 lokale tijd van de vestiging, zodat een meerdaags verblijf vanzelf opbouwt, zonder handmatige acties (de dag van aankomst wordt daarbij niet dubbel geboekt);
• de toeristenbelasting wordt geboekt, indien ingeschakeld;
• bestellingen die de gast vanuit de kamer plaatst (room service) komen automatisch op het folio — de koppeling gebeurt op de server op het moment van bestellen, de medewerker hoeft niets handmatig te koppelen. De regel is smal en bewust: op het folio komen alleen bestellingen die via de kamer-QR-code zijn gedaan; wat op de kassa, in de kiosk of via een aggregator is afgerekend, komt daar niet terecht;
• op de kassa zijn bij de rekening van de kamer handmatige handelingen beschikbaar: boeking, servicekosten, korting, borg en het verplaatsen van artikelen tussen rekeningen;
• het saldo is zichtbaar op de kamerkkaart in het bord en op de kassa — in de lijst met open rekeningen (in de kassainterface heet dit „rekening”, de term „folio” wordt daar niet gebruikt).

Bij het uitchecken wordt het folio gesloten met één afrekeningssignaal met alle boekingen en betalingen.

Als het hotel al een externe PMS heeft, hoeft het folio niet bij ons te worden bijgehouden: de knop „🔌 PMS” schakelt het circuit om naar de modus van een extern systeem — met een boekingsjournaal en statussen „geboekt / stornering”. Dan gaat „Op de rekening van de kamer” naar uw systeem, niet naar ons folio.

Een voorbehoud over adapters: momenteel is in de lijst alleen de demonstratie-adapter „Mock (demo)” beschikbaar — die is nodig om het circuit zelf te testen, de verbindingsvelden worden daarbij niet gebruikt. Live connectors naar externe PMS zijn in ontwikkeling; overschakelen naar de modus van een extern systeem bij een hotel in productie is nog te vroeg.

Room service — bestelling van de gast via QR#

De gast scant de QR in de kamer en bestelt uit het menu, net als aan een tafel in het restaurant. Twee serverregels beschermen tegen bestellingen „in het niets”:

• een bestelling vanuit een niet-bezette kamer wordt geblokkeerd — als er bij de QR van de kamer nog geen open aankomst is, wordt de bestelling automatisch geannuleerd met de reden „kamer niet bezet”, en de gast ziet de waarschuwing in de checkout nog vóór het verzenden van de bestelling;
• bij het bestellen in een bezette kamer is de betaalwijze „Op de rekening van de kamer” beschikbaar — het bedrag wordt aan het folio toegevoegd en bij het uitchecken samen met het hele verblijf betaald; de gast ziet de tekst met de exacte toestemming, het bedrag en het kamernummer vóór de bevestiging.

Gastaanvragen en het schoonmaakpaneel#

Naast het bestellen van eten heeft de gast een knop voor serviceaanvragen: handdoeken, schoonmaak, niet storen, wekken (met keuze van het tijdstip), technisch probleem, overig. In het hotel vervangt deze de knop voor het oproepen van personeel — en wordt, net als die, alleen getoond wanneer „personeel oproepen” is ingeschakeld in de instellingen van de vestiging. De aanvraag valt onder de incheckpoort: vanuit een vrije kamer kan deze niet worden aangemaakt.

Aan de kant van het personeel is er het blok „Gastverzoeken” direct in de kamerkkaart op het bord: een teller van actieve aanvragen, een lijst met type, opmerking en wektijd, en de acties „In behandeling” en „Gereed”. Updates komen in realtime binnen.

„Mijn rekening” bij de gast#

In het gastenmenu (een instellingenpunt naast de reservering en het oproepen van personeel) staat „Mijn rekening” — de gast ziet de lijst met boekingen (aflopend op tijd) en betalingen op zijn folio en het eindsaldo, zonder tussenkomst van het personeel van de zaak. Vóór het inchecken wordt een lege status getoond („de rekening verschijnt na het inchecken”), na de afrekening — de markering „Betaald”.

Reserveringen, verkoopkanalen en rapporten#

Naast direct inchecken heeft een hotel ook volledige reserveringen met aankomst-/vertrekdatums — ze zijn zichtbaar op de bezettingskalender als aparte balken en worden op de aankomstdatum met één actie omgezet in een incheck. Een reservering heeft een bron (walk-in/beheeromgeving, telefoon, rechtstreeks van de gast, website, OTA), een annulering met reden en een markering „niet verschenen”; bij overlap en te vroeg inchecken waarschuwt het paneel.

Een reservering aanmaken kan vanaf twee plekken, en het formulier is hetzelfde: klik op een lege cel van de bezettingskalender en — direct op de verdiepingenplattegrond — eigenschappen van de gekozen kamer, blok „Reserveringen van de kamer” (eerstvolgende aankomsten met datums en aantal nachten plus de knop „📅 Kamer reserveren”); ook via rechtsklik op de kamer wordt dit geboden. Een kamerreservering is altijd een paar datums, minimaal één nacht: reserveringen per uur, zoals bij een tafel in het restaurant, bestaan niet voor een kamer — kamers verschijnen niet in de tafellijst, noch in het reserveringsformulier op de „Zaalplattegrond”, noch in het zaalpaneel bij de kassa. En „Inchecken” is overal waar het voorkomt een echt inchecken (folio, kamerstatus, gastregistratie): zowel op het kamerbord, als bij een reservering in de reserveringslijst, als in het zaalpaneel bij de kassa opent de knop hetzelfde incheckvenster. Als het hotel een restaurant heeft, worden de tafels daar nog steeds per uur gereserveerd — Tafelreserveringen.

Vroeg inchecken en laat uitchecken. De gebruikelijke incheck- en uitchecktijd en het betaalde vroeg inchecken met laat uitchecken worden ingesteld in „Kamertypen” → „Inchecken en uitchecken”: „Inchecken vanaf” en „Uitchecken voor” (standaard 14:00 en 12:00 — deze tijden ziet de gast op de reserveringspagina en in de bevestigingsmail), de schakelaars „Vroeg inchecken verkopen” en „Laat uitchecken verkopen”, de prijs — een vast bedrag of een percentage van de prijs per nacht (van de eerste nacht — voor vroeg inchecken, van de laatste — voor laat uitchecken; het tarief kan een eigen prijs instellen) en de grens „Niet eerder dan” / „Niet later dan”. Inbegrepen diensten worden door het reserveringsformulier zelf aangeboden — zowel op de bezettingskalender als via de knop „📅 Kamer reserveren” op de plattegrond: vink de dienst aan en kies een tijd — na het aanmaken van de reservering wordt deze er met prijs aan toegevoegd. Een tijd buiten het toegestane venster accepteert het formulier niet; als de dienst om wat voor reden dan ook niet is toegevoegd, is de reservering toch aangemaakt en meldt het venster dat de dienst in de reserveringskaart moet worden toegevoegd. Bij een al aangemaakte reservering worden vroeg inchecken en laat uitchecken in de kaart ervan toegevoegd of verwijderd. In de folio van het verblijf komt de regel bij het inchecken, en als de gast al verblijft — direct. In het blok „Reserveringen van de kamer” op de plattegrond is bij de reservering „vroeg inchecken vanaf …” en „laat uitchecken tot …” zichtbaar. Zolang de diensten niet zijn ingeschakeld, toont het reserveringsformulier de gebruikelijke tijden van het hotel en geeft het aan waar u ze kunt inschakelen.

U kunt niet alleen een specifieke kamer verkopen, maar ook een kamertype: zulke reserveringen blijven niet-toegewezen en houden een quotum aan (hoeveel kamers van dit type op een datum zijn verkocht), terwijl de fysieke kamer met de toewijzingsknop wordt gekozen — handmatig of automatisch. Het blok niet-toegewezen reserveringen hangt direct boven de bezettingskalender, zodat ze niet worden vergeten.

Via de website van de vestiging kan de gast zelf een kamer reserveren: datums en tarief kiezen, de kostenberekening per seizoen en tariefplan zien (met controle van beperkingen — minimum aantal nachten, reserveringsvenster, stop-verkoop; maximaal één reservering — 30 nachten) en een reserveringscode ontvangen. Na verwerking van de aanvraag wijst het systeem ofwel een vrije kamer toe, ofwel meldt het de reden van weigering. De gast bevestigt het contact via de toegestuurde link. Als het tarief een borg, vooruitbetaling of kaartgarantie vereist, biedt het formulier een beveiligde Stripe-pagina — bij een aangesloten provider van het hotel; zonder die provider kan zo’n tarief niet worden gereserveerd. De termijn voor bevestiging en betaling staat in het formulier. Een Telegram-herinnering is beschikbaar voor een reservering uit de Mini App van een aangesloten bot.

Verkoopkanalen (channel manager). Er is uitwisseling met OTA in beide richtingen:

• iCal-import — in de kamerinstellingen wordt een exportlink uit Booking.com, Airbnb of een andere dienst geplakt; externe reserveringen blokkeren automatisch deze datums bij u, de synchronisatie gebeurt ongeveer elke 15 minuten, en conflicterende overlappingen worden verzameld in een conflictenlijst „handmatig oplossen”;
• iCal-export — elke kamer heeft een eigen feed (ical-*.ics), als publicatie van bezetting is ingeschakeld: de link wordt aan de kant van het kanaal als agenda toegevoegd;
• Tweerichtings-channel manager (via Channex.io) — prijzen, beperkingen en vrije kamers gaan bij elke wijziging automatisch naar de kanalen, en reserveringen komen terug (niet-toegewezen, de receptie verdeelt ze). In het paneel met koppelingen wordt de overeenkomst „kamertype × tarief” met externe kanalen ingesteld, er is een synchronisatielogboek en de knop „Nu synchroniseren”, plus een volledige nachtelijke hersynchronisatie.

E-mails aan de gast. Het hotel stuurt een herinnering naar wie morgen aankomt, en „bedankt voor uw bezoek” naar wie gisteren is vertrokken. De e-mail wordt verzonden in de taal van de reservering, en als die niet is opgegeven — in de taal van de vestiging. Het systeem onthoudt verzonden e-mails en herhaalt mislukte bezorgpogingen; bij een storing nadat de e-mail door de maildienst is geaccepteerd, kan de gast een herhaling ontvangen.

Rapporten. Op het kamerbord is er een tabblad met rapporten over een periode: bezetting (Occupancy), gemiddelde prijs (ADR) en omzet per kamer (RevPAR), evenals de totale omzet en apart die van eten en drinken, het aantal bestellingen en een dagtabel „bezette kamers · verblijf · bestellingen · totaal” met uitsplitsing per valuta.

De datums van het rapport worden berekend in de tijdzone van het hotel; de nachtelijke boeking hoort bij de verblijfsdatum, ook bij late verwerking. De bezetting wordt niet op basis van boekingen berekend, maar op basis van het verblijfsjournaal: het systeem registreert elke incheck, uitcheck, verhuizing en het uit verkoop halen van een kamer, en legt elke nacht een momentopname vast — hoeveel kamers bezet waren en hoeveel beschikbaar in 03:00 de volgende ochtend volgens de hoteltijd. Kamers in reparatie (out-of-order) worden uit het beschikbare fonds uitgesloten, en het aantal kamers wordt in de momentopname per dag vastgelegd, daarom verandert het toevoegen of verwijderen van kamers vandaag de cijfers van eerdere maanden niet. ADR en RevPAR worden berekend in de valuta van de vestiging op basis van de werkelijke boekingen op de folio’s. Dagen waarvoor nog geen momentopname bestaat (vóór het inschakelen van het journaal) worden als „geen gegevens” weergegeven en tellen niet mee in de gemiddelden — het rapport verzint het verleden niet.

Vreemdelingenregistratie (Rusland)#

Voor Russische hotels is er een aparte module voor het voorbereiden van de vreemdelingenregistratie van gasten — de knop „🛂 Vreemdelingenregistratie” op het kamerbord. Een record wordt aangemaakt bij het inchecken; in het journaal ziet u de termijnen („indienen vóór…”, „te laat”) en de indieningsstatussen. Bij het uitchecken registreert het systeem het vertrek en de noodzaak van de bijbehorende melding. De indiening en het resultaat daarvan markeert de medewerker apart: automatische verzending naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken is hier niet aanwezig. Uit het journaal worden meldingsformulieren geprint en wordt een CSV geëxporteerd, en de gegevens van de ontvangende partij vult u één keer in bij de instellingen.

Uitgebreide hotelscenario's#

Het PMS ontwikkelt zich voorbij het reserveren van kamers. De volgende scenario's hebben al een server- of interface-implementatie; ze worden gefaseerd ingevoerd. Controleer vóór gebruik de beschikbaarheid van het scherm en de koppelingen bij uw hotel.

De iCal-uitwisseling wordt in beide modules ondersteund en verplaatst bezette datums, maar geen prijzen. Channex gebruikt voorlopig een testomgeving; live verspreiding van kamers op OTA vereist een aparte koppeling. De demonstratie-adapter voor een externe PMS betekent niet een kant-en-klare integratie met elk hotelsysteem.

De registratie van gasten hangt af van het land en de specifieke koppeling. Voor Rusland is het beschreven scenario — journaal, printen/exporteren van formulieren en het markeren door de medewerker van de indiening. Automatische verzending naar de instantie voert het niet uit.

Gerelateerde secties#

• Zaalindeling — gezamenlijke editor voor verdiepingen/kamers, QR-koppeling
• Tafelreserveringen — hetzelfde reserveringsmechanisme, toegepast op tafels
• Kassa (POS) — folio-tabbladen op de kassa
• Medewerkers en diensten — schoonmaaktaken en toewijzing van uitvoerders
• Afspraken voor diensten — vergelijkbare reserveringslogica voor schoonheidssalons

Veelgestelde vragen#

Wat als een gast bestelt vanuit een kamer waar nog niemand is ingecheckt?#

De bestelling wordt automatisch geannuleerd met de vermelding „kamer niet bezet” — de server controleert de incheckstatus bij elke bestelling via de kamer-QR, ongeacht wat de client toont.

Hoe betaalt de gast voor room service — direct of bij het uitchecken?#

Naar keuze: gewone betaling (contant/kaart ter plaatse) of „Op de kamerrekening” — dan komt het bedrag in het folio en wordt het bij het uitchecken in één afrekening samen met het hele verblijf betaald.

Kan de kalender van een kamer worden gesynchroniseerd met Booking.com?#

Ja, in beide richtingen. Export — de iCal-link van de kamer, die men aan de kant van het kanaal als kalender toevoegt. Import — plak in de instellingen de exportlink uit Booking.com of Airbnb: externe reserveringen gaan bij u datums blokkeren (bijwerking ongeveer elke 15 minuten). Dit is de werkwijze die vandaag werkt. Een tweezijdige channel manager (uitwisseling van prijzen en beschikbaarheid) is geschreven, maar wacht op een partneraccount bij de provider — voorlopig werkt die op een testomgeving.

Wat doet de nachtelijke boeking en kan ik erop wachten?#

Die boekt automatisch de kosten voor de doorgebrachte nacht op het folio van elke bezette kamer — handmatig starten is niet nodig. De server controleert de hotels eens per uur en boekt de nacht direct na 03:00 volgens de tijd van uw vestiging.

Wordt bij het uitchecken een fiscale bon geprint?#

Nee. Het uitchecken sluit het folio af met een afrekening en zet de kamer op schoonmaak; fiscalisering is niet in dit proces ingebouwd, een bon wordt indien nodig apart op de kassa geprint.

Zelfservice van de gast vóór aankomst#

Via een privélink in een e-mail of sms bevestigt de gast het contact, annuleert de reservering volgens de voorwaarden van het tariefplan of wijzigt datums en aantal gasten met bevestiging van de nieuwe prijs. Voor een reservering met betaling of garantie verloopt een wijziging van het verblijf via annulering en een nieuwe reservering of via contact met het hotel.

Tot de dag van aankomst kan de gast naam, telefoon of e-mail en de verwachte aankomsttijd doorgeven met de knop „Voorbereiden op aankomst”. De pagina meldt wanneer het formulier is ontvangen; bij een storing biedt zij aan de status te controleren of de verzending te herhalen. Voor het corrigeren van een ontvangen formulier moet u contact opnemen met het hotel. Documenten worden bij het inchecken gecontroleerd. Bij annulering of no-show wordt het formulier 30 dagen bewaard; bij inchecken gaan de contactgegevens naar de gastkaart. Een concept wordt niet bewaard nadat de pagina is gesloten.