Clientes (CRM)

A seção «Empresas e contas» é o CRM B2B do estabelecimento: compradores pessoa física e compradores pessoa jurídica em um único cadastro, com dados fiscais, documentos e histórico de relacionamento. Ela é necessária onde a venda não termina no recibo: pedidos B2B, faturas e contratos, prazos e acertos de contas.

Onde: Painel administrativo → Estabelecimento → «Empresas e contas» (admin.cenaly.com). A seção está disponível para todos os tipos de negócio — não apenas para lojas — e vem ativada por padrão.

As abas superiores são oito: Empresas e contas · Tarefas · Documentos · Formulários de impressão · Relatórios · Banco · Dados fiscais do vendedor · 🔔 Notificações. À direita delas está o botão «Venda»: um assistente que conduz a negociação da proposta comercial à fatura e aos documentos de fechamento.

Não confunda com a seção «Clientes frequentes»: lá há uma lista telefônica e o reconhecimento do cliente pelo número; aqui, cadastros completos de contrapartes.

Cadastro do cliente#

O tipo de cadastro é pessoa física ou pessoa jurídica; o conjunto de dados fiscais depende do tipo e do país. O formato dos números fiscais é validado, incluindo os dígitos verificadores, e a digitação repetida de um número já existente mostrará o link «abrir o existente» em vez de criar uma duplicata.

No cadastro:

• nome (para pessoa física — nome, sobrenome, patronímico) ou razão social e endereço legal;
• país e dados fiscais do país, signatário (responsável legal);
• contas bancárias: banco, conta/IBAN, BIK/SWIFT;
• pessoas de contato: nome, cargo, telefone, email, Telegram, WhatsApp; é possível marcar o contato principal e aquele para o qual enviar documentos;
• data de nascimento, consentimento para marketing, observações, tags, status.

O contato também pode ser adicionado em uma única linha: digite o telefone, o email, @telegram ou o link wa.me — o tipo será identificado automaticamente.

Para pessoas jurídicas russas, os dados fiscais não precisam ser digitados manualmente: pelo INN, o cadastro é preenchido a partir do registro estatal, e antes de aplicar é mostrado quais campos serão alterados. As sugestões do registro funcionam quando um provedor desse tipo de busca está conectado à plataforma; enquanto ele não estiver conectado, o botão «Buscar por INN» responde honestamente «Busca indisponível», e os dados fiscais são preenchidos à mão — isso não afeta o restante do funcionamento do cadastro.

Pedidos do cliente#

A aba «Pedidos» mostra os cartões «Pedidos», «Valor das compras», «Último pedido» e a lista de pedidos com data, número, valor e status. Os pedidos entram aqui automaticamente conforme as compras do cliente na sua loja. A partir da linha do pedido, é possível criar um documento imediatamente.

Documentos, contratos e acertos financeiros#

• Documentos — documentos primários deste cliente: faturas, atas, notas de entrega e outros. O conjunto de tipos de documento, a máscara de numeração, o regime de IVA e o valor por extenso vêm do perfil do país (Geórgia, Rússia, Cazaquistão, Reino Unido, Austrália, Nova Zelândia, Emirados Árabes Unidos, Chipre, Grécia, Espanha, Portugal, Croácia, Polônia, Romênia, Turquia e perfil universal). Um documento pronto pode ser aberto, baixado em PDF, enviado para o e-mail do cliente ou anulado com indicação do motivo. Os dados do vendedor no documento emitido são um snapshot no momento da emissão: se você depois alterar a conta ou o signatário no perfil, os documentos já emitidos não serão reescritos, e no registro do documento aparecem exatamente os dados com que ele foi enviado ao cliente.

• Contratos — assistente de quatro etapas: modelo → partes e signatários → condições (prazo de pagamento, limite de crédito, percentual de entrada e descontos, pedido mínimo, entrega, prazo) → pré-visualização. Status: rascunho, emitido, assinado (pode-se anexar o scan), rescindido; as condições vigentes são exibidas em uma faixa no cabeçalho do registro do cliente.

• Acertos financeiros — saldo, inadimplência vencida e o prazo mais antigo, histórico de operações (expedição, pagamento, devolução, nota de crédito, adiantamento), inclusão de pagamentos e ajustes, rateio de pagamentos por documentos — pelo botão "por FIFO" ou exatamente no documento desejado, com exibição do saldo da conta do cliente e possibilidade de reverter.

• Faturas recorrentes — subaba "Regulares" no registro de documentos: aluguel, mensalidade, manutenção são emitidos automaticamente. A programação é "todo mês no dia N" (o dia 31 em mês curto é deslocado para o último dia) ou "a cada N dias"; é possível ver a próxima data, a última emissão e o motivo, caso a emissão tenha sido pausada. O perfil é criado pelo botão "Repetir…" diretamente a partir do documento-modelo emitido — as linhas são obtidas do modelo no momento de cada emissão, portanto basta aumentar o preço uma vez. Um período = uma fatura, uma nova execução não criará duplicata; também é possível "emitir o que venceu agora" manualmente.

• Modelos de impressão — aba superior separada da seção (o registro de documentos tem exatamente três subabas: lista, "Regulares" e "Modelos de e-mail"). São layouts pelos quais o PDF é impresso. O modelo é montado a partir de blocos (cabeçalho, texto, campos, partes, tabela de linhas, totais, assinaturas) com substituição de valores do documento — número, valores, dados cadastrais, valor por extenso; um bloco ou um campo individual pode ser exibido condicionalmente. Há modelos prontos da plataforma — universal, fatura para países com IVA, nota de entrega e, para a Rússia, ainda fatura para pagamento, UPD e ata. Na emissão e no cancelamento, o documento é impresso conforme o modelo selecionado.

• Modelos de e-mail — subaba do registro de documentos: lista de modelos e editor, onde os placeholders (número, valor, prazo de pagamento, contraparte, vendedor, tabela de itens) são inseridos na posição do cursor, e a pré-visualização mostra o resultado em um documento real da unidade. O texto do e-mail pode ser gerado por IA a partir de uma breve descrição — com base na base de conhecimento da conta, e as fontes são exibidas em chips. Na janela de envio do documento, seleciona-se o remetente (endereço do sistema ou caixa de correio da unidade — a escolha é memorizada), o assunto e o modelo.

Para unidades na Polônia com a extensão conectada, ao lado da fatura há um painel de envio para o KSeF — sistema estatal de faturas eletrônicas: a fatura vai para lá diretamente do registro, e de volta chegam o status, o número atribuído e a confirmação UPO.

Para unidades na Rússia, há EDO via Saby (SBIS) — extensão "Saby Docs" na loja de aplicativos, conectada por unidade. O registro de documentos torna-se comum para ambas as direções: chips "entrada / saída", badges "↓ Ent." e "Saby", estado da troca. Os documentos de entrada, junto com o PDF, são carregados automaticamente (verificação a cada poucos minutos), e a contraparte é cadastrada automaticamente pelo INN; o documento de saída é enviado pelo botão "Enviar para Saby". A assinatura permanece do lado do Saby — não temos nosso próprio circuito de assinatura eletrônica.

Modelos e preenchimento de documentos por IA — na seção Documentos.

Relatórios#

A aba "Relatórios" é consolidada para toda a unidade, e não para um único cliente: aging de contas a receber (faixas de atraso até 90+ dias), registro de pagamentos e registro de expedições. Cada um é exportado em CSV.

Dados do vendedor#

Na aba "Dados do vendedor" são cadastradas as pessoas jurídicas em nome das quais você emite documentos — pode haver várias sob uma mesma conta, e uma é designada como principal. Para cada pessoa jurídica, é possível manter várias contas bancárias, signatários, endereços de e-mail e telefones: em cada lista, o registro padrão é marcado com um asterisco ★, e é ele que é inserido no documento, enquanto os demais são selecionados na emissão. Para a pessoa jurídica, é possível cadastrar subdivisões e depósitos: cada um tem seu próprio nome, endereço e contatos, um é marcado como principal, e o desnecessário vai para o arquivo (não há exclusão — documentos já emitidos fazem referência à subdivisão). Na janela de venda, a subdivisão é selecionada na lista, entra no documento e é impressa no PDF como a linha "Subdivisão/Depósito" abaixo dos dados do vendedor; ela também é transferida para as faturas recorrentes e para a fatura por aceite da proposta comercial.

Automação#

Na parte inferior da mesma aba há o bloco "Automação": quatro alternadores, que são configurados por unidade, e não por pessoa jurídica.

Extratos bancários#

A aba «Banco» recebe o extrato da conta corrente exatamente como o seu banco o exporta — em arquivo. O formato é reconhecido automaticamente, pelo conteúdo, e não pela extensão: exportação para 1С, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, além de CSV e Excel comuns. Não é preciso configurar nada com antecedência — basta arrastar o arquivo.

Após o upload, aparecem os cartões das contas e a tabela de operações do mês selecionado. Os períodos podem ser carregados sobrepostos (muitos bancos dividem a exportação em trechos) — a mesma operação não aparece duas vezes. Cada upload é registrado no log de importações, e qualquer um deles pode ser revertido por completo, caso o arquivo esteja errado.

Se o banco exportar CSV ou Excel com seus próprios cabeçalhos e as colunas não forem reconhecidas, abre-se o assistente de mapeamento: indique onde estão a data, o valor, a finalidade do pagamento e a contraparte. O mapeamento fica salvo para esse banco, e não é preciso reenviar o arquivo — ele já está carregado.

Depois, os pagamentos podem ser alocados por contraparte. Ao lado de cada operação, vê-se a correspondência sugerida e o quanto confiamos nela: a contraparte é buscada pelo número da conta na finalidade do pagamento, pelo ИНН e valor, por um único ИНН ou pelo nome. É possível confirmar uma operação por vez ou em lote, e o filtro «não alocados» mostra o que restou. O pagamento confirmado entra nos acertos da contraparte e quita sua dívida. O dinheiro em si não é lançado em lugar nenhum: os pagamentos são alocados por uma pessoa, o sistema apenas sugere.

Se não houver correspondência alguma — a operação pode ser vinculada manualmente: escolha a contraparte na lista, e o pagamento entra nos acertos dela com a marca «manual», para que depois fique claro que não foi uma seleção automática.

Atividades e tarefas#

A aba «Atividade» é o histórico do trabalho com o cliente: notas, ligações e tarefas com prazo. As tarefas atrasadas ficam destacadas, e todas as tarefas abertas de todos os clientes estão reunidas em uma lista separada «Tarefas» — é a lista de trabalho do gerente para o dia. Nessa lista só há tarefas abertas, por isso a linha marcada com o check some dela; na parte de baixo da tela aparece uma notificação com o botão «Cancelar» — ele desmarca e devolve a tarefa à lista. O botão ao lado abre o histórico de alterações do cadastro: o que mudou e quando, quem fez a alteração e de onde ela veio. O prazo da nova tarefa não precisa ser escolhido no calendário: escreva-o com palavras no próprio texto — «ligar de volta amanhã», «fatura até 25.12», «na sexta», «em 3 dias», «30 de setembro» — e ao lado do campo aparece o botão «Inserir prazo». Ele preenche o campo vazio ao ser clicado; a data escolhida manualmente não é alterada pela sugestão.

O feed também se preenche sozinho: uma ligação recebida do telefone da pessoa de contato entra no cadastro como atividade (direção, duração, resumo breve, link para a gravação), um e-mail recebido — como atividade com o assunto e o link «abrir no e-mail». O caminho inverso também existe: no cadastro da ligação, na seção «Ligações», o botão leva direto para a empresa, na aba «Atividade» dela. Os dois fluxos são desligados pelos interruptores «Ligação → atividade da contraparte» e «E-mail → atividade da contraparte» (aba «Dados do vendedor», bloco «Automação»).

As tarefas abertas do CRM são visíveis não só aqui: no quadro de tarefas do turno geral (/tasks), no topo, há o bloco «Empresas e contas» — uma lista somente leitura, cada linha leva ao cadastro da contraparte. Se a fonte estiver indisponível, o bloco simplesmente não é exibido — o quadro do turno não depende do CRM.

O cadastro tem um gerente responsável (escolhido entre seus colaboradores) — por ele a lista é filtrada: «Meus» e «sem responsável». Abaixo do perfil há o bloco «Arquivos»: contratos, especificações e digitalizações podem ser anexados ao próprio cadastro.

Análise da solicitação por IA#

O botão «🤖 Analisar solicitação» transforma um e-mail, a transcrição de uma ligação ou um PDF em um rascunho de venda pronto. Você cola o texto — a plataforma mostra a pré-visualização da análise: qual cliente foi reconhecido, quais itens foram encontrados no seu catálogo (com uma estimativa de confiança para cada um), o que não foi possível reconhecer. Você confere e clica em «Criar rascunho».

O que é importante:

• A IA trabalha apenas com os seus dados — o catálogo da unidade e os cadastros de clientes; ela não pode inventar um produto inexistente, e tudo o que não for reconhecido vai honestamente para uma lista separada;
• a IA não define preço, imposto nem desconto — eles vêm do catálogo, das condições comerciais do cliente e do perfil do país;
• o cliente é reconhecido em primeiro lugar pelo número fiscal, e-mail ou telefone, e só depois pelo nome;
• o resultado é sempre um rascunho mais uma tarefa para o gerente: não é possível emitir o documento por esse caminho. Se o cadastro do cliente ainda não existia, ele é criado com a marca «da análise por IA»;
• onde encontrar o resultado: o rascunho fica na aba «Documentos» do cadastro do cliente, e a tarefa — na aba «Atividade». Na aba «Pedidos» ele não estará: lá entram apenas as compras desse cliente na sua loja.

Lembretes e dunning#

A aba «Notificações» ativa lembretes automáticos por unidade: resumo diário, lembretes para você sobre faturas vencidas, e-mails ao cliente com aumento gradual de tom, avisos de expiração de propostas comerciais e contratos — cada cenário tem seus próprios parâmetros (hora de envio, estágios, com quantos dias de antecedência). O botão «Verificar agora» executa tudo isso imediatamente, e a lista «Próximos lembretes» mostra o que será enviado — qualquer item pode ser adiado.

Lista, busca e ações em massa#

A busca funciona por nome, número fiscal, telefone e email. Os filtros são por tipo (pessoa física/pessoa jurídica), status (ativos, bloqueados, arquivados), tags e gerente responsável («Meus» e «Sem responsável» — com contador, para que nenhum cliente fique sem dono). A engrenagem «Visualização da página» configura o conjunto de colunas, a densidade da tabela e a aba que abre primeiro.

Ao selecionar vários cadastros, é possível enviá-los para o arquivo, aplicar uma tag ou remover a tag de todos de uma vez. O cadastro arquivado é mantido (documentos podem fazer referência a ele), mas desaparece da lista ativa.

Importação, exportação e duplicatas#

• Importação — em lista, com um cliente por linha: tipo;nome;país;número fiscal;telefone;email. No relatório é possível ver quantos foram criados, quantos já existiam e onde está o erro.
• Exportação CSV — a seleção atual inteira, considerando a busca e os filtros e em todas as páginas da lista.
• Mesclagem de duplicatas: o registro atual permanece, o selecionado é arquivado, e seus contatos e identidades são transferidos. Só são mesclados registros do mesmo tipo.

Seções relacionadas#

• Clientes frequentes — reconhecimento do cliente e histórico de pedidos por telefone
• Documentos — modelos de contratos e termos, preenchimento com IA
• Comércio — programa de parceria com link para o registro do cliente
• Pedidos — lista geral de pedidos
• Finanças — dinheiro e relatórios

Perguntas frequentes#

Qual é a diferença em relação a “Clientes frequentes”? “Clientes frequentes” é uma consulta rápida por telefone e um selo de visita recorrente. “Clientes” é um registro com dados cadastrais, documentos e acertos financeiros, para B2B e vendas com papelada.

O cliente aparece sozinho depois de um pedido na loja virtual? Sim. Depois de concluir o pedido, a plataforma encontra sozinha o registro adequado pelo número fiscal, telefone ou email — e, se não houver, cria um a partir dos dados do pedido e preenche os campos vazios, sem apagar o que você já digitou manualmente. Isso não gera duplicatas: um novo pedido do mesmo comprador cai no mesmo registro. Também é possível criar registros manualmente ou por importação.

Analisei uma solicitação — por que ela não está na aba “Pedidos”? Porque a análise com IA não gera um pedido da loja virtual, mas um rascunho de venda — uma proposta comercial ou uma fatura. Procure-o na aba “Documentos” do registro do cliente, e a tarefa “verificar antes de emitir” na aba “Atividade”. A aba “Pedidos” mostra apenas as compras do cliente na sua loja; uma solicitação vinda de email, ligação ou PDF não entra lá.

Um funcionário, e não o proprietário da conta, pode abrir esta seção? Por enquanto não: a seção funciona apenas com a conta do proprietário. Um funcionário com login próprio (e o proprietário que trocou para outra conta) receberá uma recusa — o acesso por funções para esta seção está em desenvolvimento.

É possível bloquear um comprador? O registro tem o status “Bloqueado”, e para proibir pedidos na loja virtual há uma lista de bloqueio nas configurações de pedidos — veja Loja virtual.