Bảng điều khiển phòng

Bảng điều khiển phòng — nơi làm việc của lễ tân và quản lý bên trong Thu ngân. Mở bằng nút “Phòng” (🗺) trong Thu ngân (POS) và mở rộng toàn màn hình. Có hai điều kiện để nút hiển thị. Thứ nhất — vai trò: cần quyền quản lý phòng, Nhân viên phục vụ đã chuyển sang Thu ngân bằng PIN sẽ không thấy nút. Thứ hai — công tắc “Chip bảng điều khiển phòng” trong “Giao diện POS”: với ngành ăn uống và khách sạn, nó được bật mặc định, còn với các loại hình cơ sở không phải nhà hàng (cửa hàng, salon, điểm nhận hàng, cửa hàng trực tuyến, dịch vụ, trang giới thiệu, blog, widget) thì bảng điều khiển mặc định tắt — hãy bật công tắc nếu vẫn cần dùng. Trên chính nút đó có huy hiệu: bao nhiêu Đặt bàn đang chờ xác nhận (cùng những yêu cầu nằm trong danh sách ở tab “Đặt bàn”) và bao nhiêu cuộc gọi đang hoạt động.

Bảng điều khiển mở ở tab “Đặt bàn”; các tab khác chuyển trong phần đầu trang. Đơn hàng, cuộc gọi và Đặt bàn được đẩy về qua websocket — không cần cập nhật thủ công. Danh sách chờ, “Ngày” và “Nhiệm vụ” chỉ được đọc một lần khi mở bảng điều khiển: đây là những danh sách ít thay đổi hơn và không cần đăng ký trực tiếp.

Bảng điều khiển ghi nhớ rằng nó đang mở. Khi nó còn trên màn hình, địa chỉ Thu ngân có ?panel=hall, nên việc tải lại trang (F5) giữ bạn trong bảng điều khiển chứ không đưa về Thu ngân; sau khi tải lại, bảng điều khiển mở ở tab mặc định. Nút “Quay lại” của trình duyệt đóng bảng điều khiển và đưa về Thu ngân, còn từ Thu ngân — lại mở bảng điều khiển: ví dụ, xếp Khách vào Bàn, nhận Đơn hàng rồi quay lại phòng chỉ bằng một lần nhấn. Vẫn có thể đóng bảng điều khiển bằng dấu ✕. Có thể thêm liên kết đến Thu ngân với bảng điều khiển đang mở vào dấu trang: bảng điều khiển chỉ mở nếu nhân viên tại Thu ngân thấy nút “Phòng” (cùng hai điều kiện như trên).

Trong phần đầu trang của bảng điều khiển có biểu tượng bánh răng cài đặt — từ đó mở cài đặt sơ đồ phòng (bao gồm cả chính sách đặt cọc Đặt bàn) và widget đặt chỗ trực tuyến.

“Hiện tại”#

Một màn hình trạng thái của cơ sở tại thời điểm hiện tại. Gồm các ô:

Nhấp vào ô sẽ làm nổi bật các đối tượng tương ứng ngay trên sơ đồ phòng — đó chính là khác biệt giữa bảng điều khiển và một danh sách số liệu. Tại Chi nhánh có nhiều phòng, phía trên sơ đồ có nút chuyển phòng.

Các ô trống sẽ bị ẩn: một quán cà phê nhỏ không có khách sạn và không có nhiệm vụ sẽ thấy tab trông sống động chứ không như một bảng toàn số không. Nếu mọi thứ yên ắng — sẽ hiển thị đúng như vậy.

“Chờ đợi” — danh sách chờ#

Hàng đợi Khách chưa có Bàn trống.

Bản ghi vào danh sách: tên, Số điện thoại, quy mô nhóm, đã hứa chờ bao nhiêu phút, ghi chú. Số điện thoại được nhập theo cùng định dạng quốc gia như trong Đặt bàn, và nút “Gọi” trong dòng hàng đợi cũng hiển thị Số điện thoại tương tự. Mặc định điền sẵn nhóm hai người và 15 phút chờ.

Trạng thái: đang chờ → đã mời → đã xếp chỗ; trạng thái kết thúc — không đến và đã hủy (tự rời đi). Sau khi mời, bộ đếm không đến trong 10 phút bắt đầu chạy: dòng quá hạn được tô đỏ. Trong dòng còn có “Không đến”, “Đưa lại vào hàng đợi” (xóa bộ đếm) và “Xóa”. Các bản ghi đã đóng không lẫn vào danh sách chung — chúng được hiển thị bằng công tắc “Lịch sử”; chúng được lưu 12 giờ, tổng cộng mỗi Chi nhánh — tối đa 200 bản ghi.

Cách mời. Có đúng hai kênh và cả hai đều thật:

• Gọi điện — liên kết tel: ngay từ dòng, không cần cấu hình gì;
• Telegram — nút chỉ xuất hiện nếu Khách đã có cuộc trò chuyện với bot Telegram của Chi nhánh này. Telegram không cho phép bot nhắn trước: chừng nào Khách chưa tự bắt đầu cuộc trò chuyện thì đơn giản là chưa có chat. Ở đây không có giả lập trông như hoạt động thật.

SMS và WhatsApp trong danh sách chờ hiện chưa được hỗ trợ.

Xếp chỗ. Khi một Bàn trống, bảng điều khiển gợi ý nhóm phù hợp: trong số những người vẫn đang chờ và vừa với Bàn đó, chọn nhóm sẽ còn ít chỗ trống nhất, nếu bằng nhau — nhóm chờ lâu nhất. Gợi ý xuất hiện ở tab “Hiện tại” (và tồn tại 10 phút) — nghĩa là chỉ người đang mở đúng màn hình này mới thấy. Trên chính tab “Chờ đợi”, Bàn phù hợp nhỏ nhất của nhóm được chọn sẽ được làm nổi bật. Xếp chỗ tạo một Đặt bàn thông thường và chuyển Bàn sang Thu ngân — theo cùng cách như xếp chỗ Đặt bàn từ sơ đồ.

Bộ đếm số người đang chờ hiển thị ngay trên tab — con số bên cạnh tên.

«Sơ đồ», «Đặt bàn», «Gọi phục vụ»#

Sơ đồ — sơ đồ trực tiếp của phòng. Trạng thái bàn: trống, đang dùng, đã đặt trước; phía trên là hai biểu tượng đánh dấu — 🔔 gọi nhân viên phục vụ và ✓ đơn hàng đã xong. Nhân viên phục vụ được gán cho bàn hiển thị ngay trên sơ đồ — một vòng tròn màu của họ với chữ viết tắt ở góc trên bên phải của bàn; di chuột vào đó (trên máy tính bảng — chạm vào), và một gợi ý với tên sẽ hiện ra. Nhân viên phục vụ cũng hiển thị như vậy trên sơ đồ của tab «Hiện tại». Chạm vào bàn đang dùng hoặc đã đặt trước sẽ mở thẻ: bắt đầu hoặc mở đơn hàng (với danh sách các đơn hàng đã mở của bàn — số, thời gian, số tiền), xếp khách vào bàn đã đặt, gán nhân viên phục vụ cho bàn (hoặc đổi/bỏ). Nếu bàn có nhiều đặt bàn cho hôm nay, thẻ hiển thị tất cả theo danh sách thời gian — gần nhất đầu tiên, và nó cũng được đề xuất bằng nút «Phục vụ»; trên chính sơ đồ, huy hiệu của bàn mang đặt bàn gần nhất và «+N», còn bao nhiêu đặt bàn nữa trong hôm nay. «Hôm nay» đối với sơ đồ — đến hết ngày, và từ 06:00 còn cả đêm đến 06:00 sáng: đặt bàn lúc 01:00 hoặc 04:00, được tạo vào buổi tối, hiển thị ngay tại bàn của mình — và sau khi chuyển sang bàn khác cũng vậy, — chứ không chỉ sau nửa đêm. Sơ đồ không vẽ đặt bàn của những ngày tiếp theo, chúng nằm trong tab «Đặt bàn». Chạm vào bàn trống không mở thẻ — nó chỉ chuyển bàn sang thu ngân để có thể ngay lập tức nhập đơn hàng. Đổi hoặc bỏ nhân viên phục vụ của bàn trống vẫn có thể: chạm vào biểu tượng vòng tròn của họ trên bàn — thẻ tương tự sẽ mở ra ngay với danh sách nhân viên phục vụ (bên cạnh — «Bắt đầu đơn hàng»); biểu tượng cũng hoạt động như vậy trên bàn đang dùng. Nếu sơ đồ phòng chưa được vẽ, tab hiển thị màn hình trống với liên kết đến trình chỉnh sửa sơ đồ. Đối với khách sạn, phòng trên sơ đồ không phải là bàn: trong thẻ của nó, thay vì «xếp khách vào bàn» là nút «🛏️ Nhận phòng», dẫn đến cửa sổ nhận phòng trên «Sơ đồ phòng» (hóa đơn khách, trạng thái phòng, đăng ký khách — chi tiết trong Đặt bàn), và không có hàng «nhân viên phục vụ» cho phòng — phòng không do nhân viên phục vụ phục vụ. Phòng được tính là phòng hoặc giường trong cơ sở có loại «Khách sạn»; ở các cơ sở khác, «Phòng» trên sơ đồ là chỗ thông thường, như bàn.

Đặt bàn — cùng những đặt bàn như trên trang sơ đồ phòng, nhưng ở dạng thu ngân: tạo, sửa, xác nhận, gán bàn, xếp khách, hoàn thành, «không đến», hủy, mở biên lai của đặt bàn đã xếp khách và hiển thị các đặt bàn đã qua. Trong dòng đặt bàn thấy khung thời gian bàn được giữ cho khách, — ví dụ, «Hôm nay 11:00–13:00». Nút «✏️ Sửa» mở biểu mẫu ngay tại chỗ của dòng: có thể dời ngày và giờ, kéo dài hoặc rút ngắn đặt bàn, thay đổi số khách, bàn, tên, số điện thoại và ghi chú. Nếu bàn đã bị chiếm vào thời gian mới, không thể lưu; nếu bàn kịp bị chiếm từ màn hình khác trong cùng giây và máy chủ từ chối, dòng sẽ trở về giá trị cũ và bảng sẽ báo rằng các thay đổi không được lưu. Khách để lại e-mail sẽ nhận được thư về việc dời thời gian khi thời gian được dời. Thấy được đặt bàn đến từ đâu — từ khách hay từ trang quản trị, — và tình trạng bận hiển thị ngay trong biểu mẫu: vào thời gian đã chọn, bàn bận được đánh dấu «· Đang dùng» và không chọn được, khi trùng lặp bảng cảnh báo «trùng với đặt bàn khác cho bàn này» và không cho tạo, còn khi mọi bàn đều bận trong khung đó — ghi «Không có bàn trống» (đặt bàn không có bàn vẫn có thể tạo: bàn sẽ được gán thủ công). Thời gian đã qua biểu mẫu không nhận. Trường số điện thoại của khách ghi lại đúng như cách viết số ở quốc gia của chi nhánh — «+7 (912) 575-19-38»: nhóm số được tự động đặt khi nhập, trong trường trống có ví dụ số của quốc gia. Số cũng hiển thị như vậy trong dòng đặt bàn và trong thẻ bàn trên sơ đồ. Không một chữ số nào thay đổi, và ghi chú dạng «số nội bộ 101» hoặc hai số cách nhau bằng dấu phẩy vẫn giữ nguyên như đã nhập. Đặt bàn chưa xác nhận được hiển thị bằng con số trên tab — đúng bằng số yêu cầu trong danh sách. Yêu cầu đã qua thời gian mà vẫn chưa được xác nhận sẽ rời khỏi danh sách (nó hiển thị dưới «Hiển thị đã qua») và không còn được tính trong con số. Dời thời gian không tạo đặt bàn mới: cùng một bản ghi được thay đổi. Đối với khách sạn, phòng và giường không được đề xuất trong biểu mẫu đặt bàn và trong chuyển bàn — phòng được đặt theo ngày, trên bảng lịch (Khách sạn); đối với đặt bàn đã gắn với phòng, thay vì «Xếp khách vào bàn» là «🛏️ Nhận phòng»: nút mở trên «Sơ đồ phòng» cửa sổ nhận phòng tiêu chuẩn với khách từ đặt bàn, chứ không chỉ đổi trạng thái.

Tự động hủy khi không đến. Nút «⏱ Tự động hủy» ở đầu tab mở cài đặt ngay tại chỗ: hộp kiểm «Hủy đặt bàn nếu khách không đến» và thời hạn chờ sau khi bắt đầu đặt bàn — từ 5 đến 240 phút, mặc định 15. Mặc định chế độ tự động tắt: đến muộn không giống như không đến, và hủy đặt bàn của khách thật tốn kém hơn bàn trống. Khi bật, đặt bàn đã xác nhận trong dòng có đếm ngược «⏱ sẽ hủy sau N phút», và đến hạn đặt bàn chuyển sang «không đến», bàn lại trống và bảng hiển thị thông báo với số bàn. Đặt bàn bị máy hủy hiển thị dưới «Hiển thị đã qua» với ghi chú «🤖 hủy tự động». Tự động hủy hoạt động cả khi thu ngân đóng — máy chủ đuổi kịp các đặt bàn quá hạn. Những gì chế độ tự động không làm: không động đến đặt bàn cũ hơn một ngày, không đụng đến khách đã được xếp và các yêu cầu chưa được nhận, và không bao giờ hủy đặt bàn có tiền đặt cọc đã thanh toán — đặt bàn như vậy do nhân viên đóng bằng nút «Không đến», vì cùng với trạng thái là số phận tiền của khách được giải quyết. Cặp cài đặt tương tự có trong khối «Hành trình khách» của nhật ký ghi: quy tắc chung cho cơ sở. Chi tiết — Đặt bàn.

Gọi phục vụ — cuộc gọi nhân viên phục vụ mà khách gửi từ menu QR (xem Đơn hàng). Trong dòng — bàn và đã gọi bao nhiêu phút trước (lý do khách không nêu), bên cạnh là nút «Đã nhận» và công tắc âm thanh chung. Cuộc gọi chưa nhận tự tắt sau 10 phút. Cùng tiếng chuông đó cũng được nhân bản trong mục «Đơn hàng».

«Ngày» và «Nhiệm vụ»#

Ngày — ai đang trong ca làm việc ngay lúc này: kế hoạch - thực tế hôm nay theo nhân viên, chia thành «đang trong ca», «đang nghỉ giải lao», «chưa đóng ca», «sắp vào ca», «đã kết thúc» và «ngoài lịch», kèm số phút đi muộn và số phút thực tế đã làm. Từ đây cũng có thể điểm danh vào và ra từ máy POS dùng chung: chủ và quản lý điểm danh bất kỳ ai mà không cần PIN, những người khác dùng PIN của mình.

Mỗi nhân viên chỉ có thể có một ca làm việc đang mở, vì vậy lần quên điểm danh ra (ca mở quá 20 giờ) sẽ được đưa vào nhóm «Chưa đóng ca»: dòng đó ghi ngày của ca, bên cạnh là nút «Đã ra» để đóng ca. Khi ca còn treo, máy chủ sẽ không nhận điểm danh vào của nhân viên đó — và tab sẽ báo điều này bằng lời, kèm ngày của ca đang treo, chứ không phải một lỗi chung. Cũng có thể đóng ca của tháng trước dù ca đó không có trong danh sách của tab: chính thông báo từ chối sẽ đưa ra nút. Ở ngành khách sạn, tab có thêm khối yêu cầu của khách — yêu cầu chuyển theo chuỗi «đã mở → đang xử lý → đã hoàn thành» bằng một nút.

Nhiệm vụ — phiên bản gọn của bảng nhiệm vụ ca làm việc: thêm nhanh (kèm mức ưu tiên ngay), các nhóm «đang mở / đang xử lý / xong», đánh dấu hoàn thành và xóa. Bảng kanban đầy đủ với thẻ và thời hạn nằm ở trang riêng, có liên kết ngay trong tab. Số nhiệm vụ đang mở hiển thị trên tab.

«Phân tích» — bản đồ nhiệt của sảnh#

Mét vuông nào mang lại tiền. Phía trên là bốn chỉ số trong ngày (doanh thu, đơn hàng, hóa đơn trung bình và số bàn đã có khách), bên dưới là sơ đồ sảnh được tô màu theo đại lượng đã chọn: doanh thu, đơn hàng, hóa đơn trung bình hoặc thời gian có khách. Chạm vào bàn sẽ mở thẻ với bốn con số tương tự của bàn đó; ở chi nhánh có nhiều sảnh, sảnh đang hoạt động được tô màu, còn số liệu tính cho toàn bộ chi nhánh.

Hai giới hạn được nói rõ:

• chỉ tính ngày hôm nay (ngày theo lịch, không phải 24 giờ gần nhất) — tab hoạt động trên bộ nhớ đệm đơn hàng trực tiếp, không có backend riêng phía sau; các khoảng thời gian (tuần, tháng, doanh thu trên một chỗ ngồi) hiện chưa được hỗ trợ;
• bàn không gắn mã QR là «không có dữ liệu», không phải «doanh thu bằng không»: đơn hàng được liên kết với bàn qua mã, và với bàn không có mã thì không thể đưa ra bất kỳ khẳng định nào về doanh thu.

Cần gì để bắt đầu#

• Quyền truy cập Thu ngân. Bảng sảnh không phải một mục riêng trên thanh bên: nó mở bằng nút «Sảnh» (🗺) trong Thu ngân (POS).
• Sơ đồ sảnh đã vẽ — sảnh và bàn được tạo trong mục Sơ đồ sảnh; bảng chỉ hiển thị chúng.
• Mã QR đã gắn với bàn — nếu chưa gắn, tab «Cuộc gọi» sẽ trống, và đơn hàng sẽ không liên kết được với bàn.
• Đặt bàn đã bật — cho tab «Đặt bàn» và các chính sách đặt cọc (Đặt bàn).
• Đơn hàng theo bàn đã tích lũy — bản đồ nhiệt doanh thu và hóa đơn trung bình được dựng từ đó, nếu lịch sử trống thì bản đồ cũng trống.

Giới hạn#

• Bảng nằm trong Thu ngân — nó không có địa chỉ riêng và mục menu riêng.
• Cập nhật qua websocket. Khi mất kết nối, các tab không tự làm mới — phải cập nhật dữ liệu thủ công.
• Không có dòng thời gian đặt bàn theo bàn và không có công cụ xếp chỗ: các lần trùng nhau vẫn thấy được, nhưng không có xếp chỗ tự động.
• Không có trạng thái «khách đã đến» và không có nhắc nhở tự động trước N giờ so với giờ đặt bàn.
• Tự động hủy đặt bàn khi khách không đến mặc định bị tắt và do cơ sở bật lên: «đến muộn» chưa phải là «sẽ không đến». Đặt bàn có đặt cọc đã thanh toán thì hệ thống tự động không bao giờ hủy.
• Phân tích sảnh tính theo bàn — đơn mang về và giao hàng đương nhiên không được bản đồ nhiệt hiển thị.

Xử lý sự cố#

Không có nút «Sảnh» trong Thu ngân. Loại hình cơ sở của bạn đã tắt mục bàn — hãy bật lại trong cửa hàng ứng dụng.

Tab «Cuộc gọi» trống dù khách gọi nhân viên phục vụ. Nghĩa là mã QR chưa được gắn với bàn: hãy quét lại mã ở đúng bàn đó, liên kết sẽ được chuyển sang.

Trên sơ đồ không có bàn. Kiểm tra xem đã chọn đúng sảnh chưa — bàn thuộc về một sảnh cụ thể.

Không thấy đặt bàn. Đặt bàn đã bị tắt ở chi nhánh hoặc bạn đang xem chi nhánh khác. Ngoài ra, trên sơ đồ chỉ hiển thị đặt bàn của hôm nay (buổi tối thì cả đêm đến 06:00): đặt bàn cho ngày mai hãy tìm trong tab «Đặt bàn».

Bản đồ nhiệt trống. Không có đơn hàng nào gắn với bàn trong khoảng thời gian đã chọn.

Các mục liên quan#

• Thu ngân (POS) — nơi mở bảng
• Sơ đồ sảnh — trình chỉnh sửa sơ đồ và gắn mã QR cho bàn
• Đặt bàn — đặt bàn, đặt cọc, trạng thái
• Đơn hàng — cuộc gọi nhân viên phục vụ và hành trình của nó
• Bảng nhiệm vụ ca làm việc — phiên bản đầy đủ của bảng

Câu hỏi thường gặp#

Bảng điều khiển phòng có gì khác so với mục “Sơ đồ phòng”?#

“Sơ đồ phòng” là trình chỉnh sửa: tại đó bạn vẽ bàn, phòng và gắn mã QR vào chúng. Bảng điều khiển phòng là công việc theo sơ đồ này trong suốt ca làm việc: xếp chỗ, hàng đợi, cuộc gọi, phân tích. Trang chỉnh sửa không có danh sách chờ và bản đồ nhiệt.

Khách có thể tự vào danh sách chờ không?#

Vào danh sách chờ của Bảng điều khiển phòng — không: nhân viên lễ tân xếp khách vào hàng đợi này và mời khách bằng cuộc gọi hoặc tin nhắn. Nhưng khi đặt bàn trực tuyến, nếu khung giờ mong muốn đã kín, khách có thể nhấn “Thông báo nếu có chỗ trống” — những yêu cầu này nằm trong luồng đặt bàn và tự động đến với khách khi có chỗ trống. Xem Đặt bàn.

Vì sao bàn trống dữ liệu trong phần phân tích?#

Bàn chưa được gắn mã QR. Đơn hàng được liên kết với bàn chính qua mã, nên không có mã thì không có dữ liệu về bàn — và bảng điều khiển hiển thị trung thực “không có dữ liệu”, chứ không phải số không.

Có thể mở bảng điều khiển trên máy tính bảng riêng ở lối vào không?#

Có — đây là một phần của ứng dụng thu ngân, chỉ cần mở thu ngân trên máy tính bảng của lễ tân và giữ bảng điều khiển ở chế độ mở rộng. Chỉ lưu ý về quyền: nút “Phòng” xuất hiện với các vai trò có quyền quản lý phòng, nên máy tính bảng phải hoạt động dưới tài khoản của lễ tân hoặc quản lý, không phải nhân viên phục vụ. Và kiểm tra công tắc “Chip bảng điều khiển phòng” trong “Giao diện POS” — với các loại hình cơ sở không phải nhà hàng, nó mặc định tắt.

Cuộc gọi nhân viên phục vụ có bị trùng trong “Đơn hàng” không?#

Có, đó là cùng một tín hiệu: chuông trong mục “Đơn hàng” và tab “Cuộc gọi” hiển thị cùng những cuộc gọi đang hoạt động.