Ca tiền mặt và báo cáo Z

Ca tiền mặt là cách ghi chép chính xác tiền mặt tại Thu ngân: thu ngân mở ca với tiền lẻ, ghi nhận mọi biến động tiền mặt, và cuối ca thì đóng ca rồi đối chiếu số dư thực tế với số dư tính toán. Kết quả được đưa vào mục “Tài chính”.

Mở tại: Bảng quản trị → Thu ngân (POS). Quản lý ca nằm ở thanh trên cùng của phiếu thu ngân (biểu tượng thu ngân hoặc menu bên cạnh).

Vì sao cần ca tiền mặt#

Khi chưa mở ca, nút thanh toán trong POS không khả dụng. Điều này đảm bảo mỗi khoản thanh toán đều gắn với một thu ngân và một ca cụ thể — nhờ đó hình thành việc đối chiếu tiền mặt.

Ca được quản lý theo thu ngân: nếu nhiều người cùng làm việc trên POS, mỗi người có ca riêng theo chi nhánh. Dữ liệu bán hàng của mỗi ca không bị trộn lẫn.

Mở ca#

1. Trên thanh trên cùng của phiếu, nhấn “Mở ca”.
2. Nhập tiền lẻ — số tiền mặt đã có trong ngăn kéo trước khi bắt đầu làm việc.
3. Xác nhận. Ca đã mở: nút thanh toán trở nên khả dụng, trên thanh trên cùng xuất hiện chip ghi tên thu ngân.

Chip “Thu ngân” hiển thị số tiền mặt hiện phải có trong ngăn kéo ngay lúc này: chip tăng theo mỗi khoản thanh toán tiền mặt, giảm theo tiền thối đã trả (chip nhận số tiền của biên lai, tức là số đã nhận trừ tiền thối), theo các khoản rút ra, nộp quỹ và hoàn tiền mặt. Đưa con trỏ lên chip — phần gợi ý sẽ bóc tách số tiền thành tiền lẻ, doanh thu tiền mặt, các khoản nộp vào, rút ra và nộp quỹ.

Nếu chi nhánh đã thiết lập danh sách kiểm tra mở ca, hệ thống sẽ tạo nhiệm vụ theo danh sách ngay khi mở ca và hiển thị số mục đã thêm — “bật máy pha cà phê, ghi chỉ số, kiểm tra tủ trưng bày” tự xuất hiện, không cần quản lý nhắc. Tìm chúng trong Trò chuyện công việc, mục “Nhiệm vụ”: từ 29.08.2026 bảng nhiệm vụ của ca nằm ở đó, không còn mục “Nhiệm vụ” riêng trong thanh bên (xem Nhiệm vụ).

Sau khi mở, ca được lưu đệm trên thiết bị — khi mạng mất trong thời gian ngắn, thu ngân vẫn có thể tiếp tục nhận đơn hàng.

Biến động tiền mặt#

Trong ca, có thể ghi nhận ba loại thao tác:

Mỗi thao tác được ghi nhận kèm số tiền và ghi chú không bắt buộc, và được tính vào báo cáo tổng hợp.

Báo cáo X — số liệu tạm thời#

Báo cáo X hiển thị trạng thái hiện tại của ca mà không đóng ca: đã thu tiền mặt bao nhiêu, đã nộp vào/rút ra bao nhiêu, đã nộp quỹ bao nhiêu, số dư dự kiến trong ngăn kéo là bao nhiêu. Ca vẫn tiếp tục, dữ liệu không bị đặt lại về không.

Dùng báo cáo X để kiểm tra thu ngân tạm thời giữa ngày làm việc.

Doanh số thanh toán bằng thẻ được bóc tách theo máy POS của đơn vị thanh toán: nếu quầy có hai máy, có thể thấy mỗi máy đã xử lý bao nhiêu — thành các dòng “Thẻ · <máy POS>” ngay dưới tổng số tiền thanh toán bằng thẻ. Phần bóc tách này có cả trong thẻ báo cáo tại thu ngân và trong bản in X/Z; tổng của phần bóc tách không được cộng thêm vào tổng (khoản thanh toán bằng thẻ không gắn máy POS sẽ không nằm trong đó). Ứng dụng di động hiện chưa hiển thị phần bóc tách này.

Các khoản thanh toán không phải tiền mặt cũng không phải thẻ — phiếu quà tặng, cấn trừ tiền đặt cọc hoặc tiền trả trước, phần “ghi nợ”, phần khách trả bằng điện thoại của mình — được gộp vào dòng “Khác”. Dòng này hiển thị cả khi đóng ca, trong thẻ báo cáo và trong bản in X/Z, nhưng chỉ khi ca có những khoản thanh toán như vậy. “Khác” không nằm trong số dư tiền mặt dự kiến: số tiền đó không có trong ngăn kéo.

Hóa đơn khách thanh toán tách nhiều phần được đưa vào báo cáo theo phương thức của từng phần: phần trả bằng tiền mặt vào doanh số tiền mặt và số dư thu ngân dự kiến, phần trả bằng thẻ vào doanh số thẻ và phần bóc tách theo máy POS. Đơn hàng vẫn chỉ là một, và trong số lượng đơn hàng thì được tính một lần.

Báo cáo Z — đóng ca tiền mặt và đối soát#

Báo cáo Z đóng ca tiền mặt. Trình tự:

1. Nhấn “Đóng ca (Z)” trong menu thu ngân.

2. Nhập tiền mặt thực tế đã kiểm đếm trong ngăn kéo.

3. Hệ thống tính số dư dự kiến:

   Dự kiến = Tiền lẻ đầu ca + Doanh thu tiền mặt + Tiền nộp vào − Tiền rút ra − Tiền nộp ngân hàng
   

   Đối với điểm nhận hàng, khoản thanh toán khi nhận hàng (COD) bằng tiền mặt cho các bưu kiện của người khác được cộng vào số tiền này: tiền thực tế nằm trong cùng ngăn kéo nhưng không tính vào doanh thu của chi nhánh — khoản này được hạch toán riêng theo dòng đại lý.

4. Hiển thị chênh lệch — phần chênh giữa số dư dự kiến và số dư thực tế. Chênh lệch được ghi nhận trong báo cáo (đúng chuẩn hoặc thiếu/thừa).

5. Ca tiền mặt đóng lại. Chỉ có thể bắt đầu bán hàng mới sau khi mở ca tiếp theo.

Báo cáo được lưu lại và trở nên khả dụng trong mục “Tài chính”.

In X và Z#

Cả hai báo cáo đều được in trên máy in nhiệt qua Cenaly Hardware Bridge; nếu không có bridge — việc in diễn ra qua trình duyệt. Nếu máy in ngoại tuyến, lệnh in vào hàng đợi và sẽ được in khi thiết bị hoạt động trở lại — giao diện sẽ thông báo như vậy, còn lúc đó vẫn chưa có bản giấy.

Chi nhánh chỉ có máy tính tiền tài chính trong phần cứng là trường hợp riêng: bridge qua máy tính tiền tài chính không in các tài liệu của chúng tôi (thiết bị này chỉ được phép in thử và in trước hóa đơn), và phương án dự phòng qua trình duyệt ở đây không chạy. Báo cáo X và Z tại chi nhánh như vậy được xem trên màn hình, còn báo cáo ca tiền mặt tài chính do chính máy tính tiền tài chính xuất ra. Chi tiết — In ở bếp và trong phòng.

Lịch sử ca tiền mặt trong Tài chính#

Tất cả ca tiền mặt đã đóng đều khả dụng trong Tài chính → Ca tiền mặt: bảng theo thu ngân và ngày với tổng kết doanh thu, các khoản thu chi và chênh lệch. Điều này thuận tiện cho việc đối soát hằng ngày và kiểm soát kỷ luật tiền mặt.

Mục này khả dụng với chủ tài khoản, quản lý và bất kỳ chức danh nào được cấp mục “Tài chính” — ví dụ chức danh tích hợp sẵn “Kế toán” (xem Nhân viên).

Cần gì để bắt đầu#

• Thu ngân — ca tiền mặt được mở từ thanh tiêu đề của phiếu thu ngân, không có mục riêng cho việc này.
• Quyền mở ca tiền mặt — vai trò của nhân viên tại thu ngân.
• Tiền lẻ đầu ca — số tiền bắt đầu ca tiền mặt; từ đó tính tiền mặt dự kiến (chip “Thu ngân” cũng hiển thị số này, cộng thêm doanh thu tiền mặt và các khoản thu chi).
• Bridge và máy in — nếu cần báo cáo X và Z trên giấy (In).

Giới hạn#

• Không có ca tiền mặt đang mở thì thanh toán tại thu ngân bị chặn — đây là biện pháp bảo vệ việc hạch toán tiền mặt, không phải lỗi.
• Báo cáo X không khả dụng khi ngoại tuyến. Số liệu tạm thời được tính trên máy chủ dựa trên doanh thu; có thể đóng ca tiền mặt mà không có mạng, báo cáo Z sẽ được tạo khi kết nối được khôi phục — Nếu mất internet.
• Ca tiền mặt mở khi ngoại tuyến nhận số tạm thời và được thay bằng số thật khi dữ liệu được gửi bổ sung.
• Lịch sử ca tiền mặt nằm trong mục “Tài chính”, mà mục này chạy trên hạ tầng AWS: trên cenaly.ru sẽ không có lịch sử ca tiền mặt ở đó.
• Ca tiền mặt không tự đóng. Ca tiền mặt bị bỏ quên vẫn mở cho đến khi đóng thủ công.

Xử lý sự cố#

Không cho nhận thanh toán. Ca tiền mặt chưa mở — hãy mở ca với tiền lẻ đầu ca.

Tiền mặt không khớp khi đóng ca. Hãy đối chiếu các khoản thu chi: tiền nộp vào và tiền rút ra phải được ghi nhận trong ca tiền mặt, chứ không phải “trong đầu”. Chênh lệch được ghi nguyên trạng trong báo cáo Z — đó chính là ý nghĩa của việc đối soát.

Ca tiền mặt treo mở từ hôm qua. Hãy đóng thủ công; ca mới mở với tiền lẻ đầu ca riêng.

Báo cáo X không được tạo. Không có kết nối với máy chủ — ngoại tuyến thì không thể do cách vận hành: việc tổng hợp doanh thu được tính trên đám mây.

Không có báo cáo Z sau khi đóng ca ngoại tuyến. Báo cáo sẽ được tạo khi kết nối trở lại và hàng đợi thao tác thu ngân được gửi đi.

Các mục liên quan#

• Thu ngân (POS) — xử lý đơn hàng, bàn, thanh toán
• Tài chính — bảng điều khiển quản trị, lịch sử ca tiền mặt
• Biên lai — sổ đăng ký biên lai, hoàn tiền
• Tiền tip — hạch toán tiền tip trong ca tiền mặt và báo cáo tài chính
• Nhân viên và ca làm việc — vai trò, quyền truy cập
• Kiểm soát thất thoát — chênh lệch thu ngân dưới dạng quy tắc cảnh báo
• In ở bếp và trong phòng — in X/Z qua bridge phần cứng

Câu hỏi thường gặp#

Một thu ngân có thể mở nhiều ca tiền mặt cùng lúc không?#

Không. Mỗi thu ngân có một ca tiền mặt đang mở cho mỗi chi nhánh. Để bắt đầu ca mới, cần đóng ca hiện tại qua báo cáo Z.

Nếu mất internet trong lúc làm việc thì sao?#

Ca tiền mặt đang mở được lưu trên thiết bị — thu ngân tiếp tục nhận thanh toán. Việc mở ca, các khoản thu chi tiền mặt và đóng ca tiền mặt vào hàng đợi và được gửi lên máy chủ khi kết nối được khôi phục. Khi ngoại tuyến, chỉ báo cáo X không được tạo, còn việc đối soát báo cáo Z được tính bổ sung sau khi đồng bộ: máy chủ tổng hợp dữ liệu về doanh thu.

Chênh lệch trong báo cáo Z nghĩa là gì?#

Đây là phần chênh giữa số tiền mà hệ thống dự kiến tìm thấy trong ngăn kéo (theo công thức hạch toán) và số tiền mà thu ngân thực tế kiểm đếm. Chênh lệch nhỏ là bình thường (sai sót khi thối tiền). Chênh lệch có tính hệ thống là dấu hiệu cần kiểm tra.

Doanh thu qua thẻ có nằm trong ca tiền mặt không?#

Doanh thu qua thẻ được gắn với ca tiền mặt và hiển thị trong báo cáo. Tuy nhiên, các khoản thu chi tiền mặt (nộp vào, rút ra, nộp ngân hàng) chỉ liên quan đến tiền mặt; việc đối soát số dư dự kiến cuối cùng chỉ tính theo các khoản thu tiền mặt.

Ai nhìn thấy ca tiền mặt?#

Nhân viên với bất kỳ chức danh nào được cấp mục “Thu ngân” đều có thể mở ca tiền mặt và làm việc với báo cáo X/Z — mặc định là “Quản lý”, “Phục vụ”, “Quản lý ca”, “Thu ngân”, “Nhân viên bán hàng”, “Pha chế”, “Lễ tân” và “Nhân viên điểm nhận hàng”, nhưng danh sách có thể tùy chỉnh. Lịch sử của tất cả ca tiền mặt trong mục “Tài chính” khả dụng với chủ tài khoản, quản lý và các chức danh có mục “Tài chính” (ví dụ “Kế toán”).